浅析基础教育教学研究单位中的档案建设

金格

摘 要：档案建设对基础教育教学研究单位的工作与当地教育发展都有着极为重要的意义。但目前，还存在着许多矛盾，影响档案效能的发挥，许多问题亟待解决。如何让档案真正做到“能用”“好用”，使之“活起来”，是基础教育教学研究单位在档案建设上需要探索的路径。

关键词：基础教育教学研究单位；档案建设；档案现代化 ；优化路径

一、基础教育教学研究单位档案建设的重要意义

基础教育教学研究单位一般指的是各地区教学研究室，承担着组织本市（区）基础教育教学研究、深化教学与课程改革，以及为基层学校提供教学指导服务等职能。其在教研活动过程中形成的大量档案，不仅是衡量教研单位教学管理水平和评估基层学校教学质量的重要依据，更是体现各地教育教学水平的重要见证，对地方教育教学具有指导性作用。

1.评估指导基层学校的重要依据

围绕提高教师学科教学水平与课程实施能力，开展多种形式的教学研究活动是基础教育教学研究单位的基本工作，教学研究活动除了对教师教学水平展开指导，还包括对基层学校的课程实施情况及教学效果开展视导与评价，基础教育教学研究单位的档案建设可以使得指导评估有所依据。这些档案包括但不局限于以下几种：（1）教研员在日常听课过程中收集的典型教案、优质课件和先进的教学方法；（2）教学视导检查时形成的检查记录及报告；（3）各项模拟考试及中高考后完成的试卷分析材料、教学质量分析报告；（4）开展专题讲座时收集的典型经验等等。它们都是随着教研实践活动形成的真实记录，是教研信息材料的汇集，能够准确、系统、全面地印证以往的教研活动和管理情况。以上材料的形成与收集，仅凭个人的主观记忆积累显然是行不通的，需要随时随地形成载体材料，并作为档案保存起来，利于日后横向与纵向对比，明确教研指导方向。

2.教师评审工作的重要凭证

教师的系列评审是基础教育教学研究单位与教育主管部门密切配合做好教师队伍建设的重要一环。教师评审工作相关的档案包括学科带头人、优秀青年教师以及优秀教研组等评审材料、记录在册的荣誉称号及证书。这些材料不仅是教师教学水平和教学业绩的重要凭证，还是教师评审结果的可靠依据。一方面，过程性评审材料和结果性公示材料存档体现了“雁过留痕”的档案思维，也为评审的公正性提供事实依据，对于评审有任何疑问，只需后期查阅相关档案便可以得到解答，加强比赛的权威性和公平性；另一方面，这些登记在册的荣誉及证书除了方便查询，减少假证现象，还可以为本单位或教育部门建立专家库提供有力依据。

3.促进课程与教学改革的重要推力

基础教育教学研究单位中的教研档案不仅记录各种教研活动指导思想的发展，也记录教研工作的经验教训和教学规律，是展现课程与教学改革成果极为重要的形式，为提高教学质量提供借鉴经验，为探索教学规律及方法提供参考依据。借助档案资源不仅能对一线教学情况诊断分析，了解课程与教学改革的现实性成效，还能回溯性分析总结改革过程中的误区与盲区，为当地教育行政部门动态调整政策提供有力依据，从而使得决策更加合理化、科学化。除此之外，通过对在库档案的梳理、编研，将汇编而成的一系列优秀成果、经典案例实施资源共享，可以加快课程与教学改革试验成果的孵化，有效推动改革进程。

二、基础教育教学研究单位档案建设的现实问题

随着档案工作精细化和专业化要求越来越高，基础教育教学研究单位档案建设中存在的问题也逐渐浮现，这些现实问题制约着档案资源的知识性转化与利用，成为教研单位档案建设发展的掣肘。

1.档案建设重要性与档案工作边缘化之间的矛盾

档案资源是基础教育教学研究单位开展教研工作重要的知识资产和信息储备。然而，长期以来“重业务，轻档案”的思维误区仍存在于各业务部门与领导干部之间，相当一部分人对档案建设工作的理解过于狭隘，认为档案建设既不是重点工作，也不能带来政绩，不需要投入过多精力，只需做好教研工作，对于档案只要不泄密、不遗失、应付查档即可，没有认识到档案建设工作对教研工作的正向辅助作用。

档案工作是非重点的边缘性工作，这类偏见体现在以下几个方面：首先，单位年度工作计划的重点工作中几乎很少涉及档案建设及其后续发展规划，档案管理仅仅停留在形式上。此外，档案相关的硬件及基础设备设施也常常被忽视，有的单位没有设置专门的档案室，档案散落在各个经办人手中；有的单位虽然安排了档案室，但未按照标准化建设，档案库房布置没有严格落实“八防”要求，导致档案材料出现发霉、虫蛀的情况；有的档案室没有按照要求分门别类存放，归档资料摆放混乱，检索利用效率低下；有的档案室常被占为他用，与储藏室并无区别。加之，檔案相关的各项制度建设有待加强，有的虽然简单制定了相关制度，但在落实方面还有待商榷，也没有做到动态更新完善……以上种种均导致档案工作日益边缘化，进而降低档案资源的效能。

2.档案系统性与归档非程序性之间的矛盾

收集、整理、立卷以及归档等是档案管理的一系列操作，是实现档案工作规范化、标准化的必要程序，但并不意味着每一环都需要档案人员亲力亲为。业务部门往往会下意识地认为档案建设与自己无关，对于教研工作中产生的档案很少能做到自觉收集和归档，尤其是调研报告、课题研究等具有阶段性和周期性的档案，长期滞留于个人手中，未能做到及时归档，造成档案资料的不完整。由于缺乏重视，基础教育教学研究单位对档案的收集与归档往往缺乏制度约束，更遑论严格按照一定程序操作，某些有价值的档案甚至没有纳入本单位的归档范围，亦未提出统一保管的相关要求。

基础教育教学研究单位的特殊性对档案的建设也提出严峻挑战。由于基础教育教学研究单位的业务涵盖从特殊教育、学前教育、义务教育到普通高中教育的各个学段，每个阶段还细分学科，各学科均配备1～2名教研员，基本上每一次教研活动和评审活动都会产生大量的档案，由于缺乏档案相关知识以及工作量较大，这些档案基本滞留在具体负责人手中，难以及时归档，有的甚至被遗忘在个人办公室文件柜中“落灰”，随着时间的推移很可能会发生档案的损毁甚至丢失。

3.档案工作专业性与档案人员随意性之间的矛盾

随着现代化档案事业的发展，档案工作日益精细化，对档案人员的专业素养要求越来越高。然而，基础教育教学研究单位由于规模和编制的限制，很难设置专职的档案管理人员，档案管理往往只是其中一项工作，一般还会兼任其他工作，如行政、后勤及人事等，导致工作人员徘徊在各项工作之间疲于应付，没有过多的精力用于档案建设，档案工作仅限于文档收发、查阅，立卷归档较为随意，不能及时处理。除此之外，由于档案工作不受重视，档案人员很少有机会接受系统的档案知识技能学习培训，难以熟练掌握档案工作规范和流程，对档案材料的整理、立卷和装订等业务工作较为生疏，没有掌握现代化设备的操作技能，更遑论多方面开发教研档案，多方位延展档案价值，借助信息化手段搭建档案资源共享平台。另外，很多档案人员没有厘清档案建设的目的，只是为了保存而保存，造成“存得多，利用少”的困局，档案工作与教研工作脱节，最终成为“死档案”，难以得到真正的利用。

三、基礎教育教学研究单位档案建设的探索路径

基础教育教学研究单位中的档案价值显而易见，做好档案建设是一个单位健康发展的前提，是提高教研工作质量和工作效率的必要条件，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。如何践行习近平总书记对档案工作提出的“三个走向”行动指南，延展档案价值，使得档案资源更好地“活”起来，用起来，是基础教育教学研究单位在档案建设上需要探索的路径。

1.转变观念 ，健全制度

想要进一步提高基础教育教学研究单位的档案管理水平，就需要逐步改变单位领导及教职工对档案工作的认识，从“重教研，轻档案”逐步过渡成“教研与档案并重”的思维，即充分认识到档案建设对单位发展和教研工作开展的重要性，以及教研工作与档案工作相辅相成的发展关系，重视并全力支持档案工作。完善考核机制，将档案建设质量与档案管理人员的绩效评估、年度考核和职称晋升挂钩，促使档案管理人员重视档案工作，倒逼其提升工作能力和管理水平，以此来确保档案建设与管理更加高效规范。加大档案建设资金投入，引进先进设备设施和管理技术，最大限度地满足档案管理工作需求。为防止在档案建设和管理中出现无章可循、无法可依的混乱局面，需要做好档案建设的顶层设计，强基固本推进本单位档案制度体系的建立健全，保证档案建设和管理的规范化、制度化。在贯彻执行《中华人民共和国档案法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《干部档案工作条例》《“十四五”全国档案事业发展规划》等档案相关的法律法规、方针政策的基础上，根据本单位实际情况，“量体裁衣”地制定本单位档案相关的各项规章制度，做到档案管理“有典有则”，科学、合理。例如，制定本单位的《归档范围及档案保管期限表》《档案管理制度》《档案室借阅制度》《档案保密管理制度》等。再者，需要将档案建设纳入单位发展规划和年度重点工作之中，与教研工作共同部署，协同落实，真正做到档案工作和教研工作的耦合，实现“以档促教”。

2.协同归档，优化结构

由于基础教育教学研究单位涉及基础教育阶段的所有年段、学科，档案范围相对较广，因此，档案建设绝不能仅靠档案管理员一人，而是需要扩大受众面，号召全单位共同参与，更要优化档案结构，全面提高单位在库档案的数量与质量。首先，要强化全员的档案收集和归档意识。一方面，促使全体人员意识到档案资源是教研工作和教研成果的储备形式，提高全员档案收集及归档的主动性，把每一个教研员纳入兼职档案员之中，并由档案管理人员对全体教研员统一开展培训指导。另一方面，需要明确归档范围，保证重要档案应收尽收，优化档案结构。尤其是教学大纲、教学指导意见等政策指导性文件、新优质初中课堂教学评价标准及案例研究报告、各类评比产生的优秀教学案例，以及中、高考质量分析与反馈调研报告，国家级、省级立项课题和教学成果奖等散落在相关教研员手中的档案，均需要定时定点与档案管理人员交接归档。其次，档案人员要与教研人员明确归档时间，确保档案收集的时效性。教研类档案收集要根据教学计划开展，定期展开收集，如教学质量评估、成果鉴定以及优秀评选等均会产生许多资料，由于持续时间长、时间跨度大，一定要把握好时机，分类、整理及归档相关的论文、成果作品以及其他材料。最后，在档案收集过程中要注重档案形式的多样性，除了传统的纸质档案，还要关注声像、图片、实物等其他形式的档案收集，如名师课堂、微课、优质课的视频音频、各类评选评审的活动图片、重要教研会议的录音录像以及各类获奖证书、奖牌等，优化档案结构。

3.培养人才，专业管理

千秋基业，人才为本。习近平总书记早就高屋建瓴地提出要“择天下英才而用之”。档案人员是档案建设的主体，高质量的档案管理工作离不开高素质的档案人员，因此，培养专业的档案人员是档案建设的重中之重。首先，要强化档案人员的业务能力，推动档案工作的专业化。一方面，单位要为档案人员创造各种知识结构优化的条件，如支持其定期参加档案公司或者档案主管部门组织的业务培训，使得档案管理人员可以熟练掌握档案相关的法律法规和专业理论知识，熟悉基础的档案操作流程，掌握先进的档案管理技术。另一方面，档案人员自身也要增强主动学习意识，通过继续教育网络平台的学习，不断丰富自身的知识储备。通过积累日常工作经验，不断总结工作心得，改善不足，用认识指导实践，用实践优化认识，弥补培训的空缺。其次，要及时更新档案管理的观念。档案人员可以通过加入档案学会，定期参加行业交流大会、学术论坛和档案工作者年会等，动态了解行业的新态势、新标准，更新档案管理思维模式，学会运用现代科技手段和先进管理方式来建设档案资源，创新档案管理，实现由档案资料保管者向档案资源开发者角色的转变。最后，要设立专门的档案岗位，做到档案工作专人专职。档案工作的精细化已经不再适合兼职的档案人员，现代化档案管理要求档案人员应该是复合型档案人才，其知识构建是多元性的——除了掌握基础的档案学科知识，还需要兼顾管理学、计算机及信息化建设等综合知识，兼职的档案人员显然没有这种精力和能力的支撑。

4.顺应时代创新方式

教研活动往往会形成大量档案，要提升教研单位档案的使用效率，就必须改变传统的档案思维，稳步推进档案信息化建设，实现档案全方位、多层次及多功能的现代化管理。在档案开发方面，利用现代化信息技术手段和网络服务系统数字化加工传统载体档案，将纸质档案转化为电子档案，逐步建立档案资源数据库，在此基础上组建专家团队深度研编，开发譬如“中考质量分析与反馈专题调研”“高中差异化教学实验”等档案成果专题库，最大限度地挖掘档案信息价值，为教研工作和教育事业发展服务；在档案检索方面，搭建档案智慧检索平台，加快档案查询系统的智能化，采用“多轴并展”的方式完善目录，将相关文献资料分别以主题内容与教研时间目录编排，满足教研人员的不同查阅需求；在档案资源分享方面，通过教研网络铺设，建设档案资源共享平台，打破市、区、校三级“教研共同体”的时空限制，实现档案资源互联互通互享，促进三级共同体之间的交流，共同解决难点问题，推广优秀教学经验和教学成果。

四、结语

总的来说，基础教育教学研究单位的档案建设是一项“惠及千秋万代的崇高事业”，是推动教育事业高质量发展的重要引擎。各教研单位要牢记习近平总书记对档案工作“四个好”“两个服务”的殷切嘱托，深入践行“三个走向”，砥砺奋斗，踔厉前行，做好新时代档案建设工作。

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（作者单位：南京市教学研究室）