医疗保障档案管理存在的问题及对策

张晓晨

（郓城县医疗保障局，菏泽 274000）

医疗保险是影响民生的核心事业。随着保险业务的增加，保险品种增多，工作越来越烦琐，需要报销的人员数目也迅速增加，这需要他们创新工作模式。当前，医疗保障档案机制已经初步形成并逐步摒弃了旧有的管理方式，采用了一些现代化的管理方法和措施。然而，由于缺乏健全的体系，仍然存在一些不足和缺陷，在实践中，要继续健全模式并优化模式，发挥出医疗保障档案原本的价值。

一、医疗保障档案管理工作的重要性

医疗保障档案要想实现有效、科学的管理，在某种程度上要依靠医院的发展规模和内部管理质量。医院在发展自身业务的过程中，必然会有许多成就，这些成就在档案中都会有所体现，要更好地理解和了解医院的发展进程，档案是最直观的参考依据。所以，医院要想实现可持续发展，档案管理工作也要同步发展。我国的经济发展持续向好，我们一定要尽早改变医疗档案管理观念，建立起新时代的档案管理理念，努力改进档案管理工作的模式，使档案数据能够更准确地记录和显示单位发展历程，切实有机整合档案管理与单位的内部管理活动，保证相关工作顺畅进行。档案材料是在各种主营业务及医院全面发展进程的基础上发展起来的，它们准确记载了各种过去发生的事件，对单位负责人的决策有非常重要的意义。单位的领导和相关管理层可以分析档案，总结前期积累的经验并融合医院的发展现状，建立起与之相适应的发展模式，让管理更加高效和合理。目前，保险种类越来越多，需要报销的人员数目也日渐增多，将信息上传到社会保障档案的工作任务量也在持续上涨。显然，在医保方面，合理的制度和规定要借助于质量优良、信息准确的基础资料的支撑，这样才能制定出合理、规范的管理办法，也有利于决策。假如支撑材料准确、合理，决策者就能拓展他们的眼界和思维，持续精进决策，在短时间内做出科学、合理的决策，同时保证可行性。所以，一定要保证医疗保障档案的规范化发展，为决策层提供的资料越是全面充足，参考意义也就越大，这一点很重要。

二、医疗保障档案管理工作存在的问题

（一）管理意识薄弱，管理机制和标准有待加强

医疗保障档案不同于实际的临床工作，无法立即显示出其经济价值和社会价值。所以，管理者、职能机构和临床部门都普遍不能正确认识档案管理工作，显示出重视临床经验和业务管理、忽视档案管理的特点，无法看到档案管理工作对医院文化的有利价值、档案在医院发展进程中产生的贡献性，以及其对管理工作的价值。有些档案管理人员在理解上存在偏差，会认为这项工作属于常规保管性事物，并不需要投入太多精力，只要保证资料不丢失、不泄露就可以，进而将该项工作目标局限于应付查档等。随着医疗行业的发展，医疗保障档案也出现了一系列变化，无论是内在表现还是外在表现，加之当前缺乏规范的管理制度和考核评价体系，许多医院都是孤立摸索，借助于经验和实践自己研究。此外，由于医院的配置模式不一样，就公立医院来说，有些直接归卫生厅管理，有些归医科大学管理，行政系统和业务不尽相同，档案管理的形式和要求也不一致，使得医疗保障档案管理淡漠化、边缘化，更不用说科学规范的管理了。

（二）档案管理制度不健全，管理方法落后

国家在医疗方面一直在进行改革，但是医疗保障档案却缺乏更新和改进。大部分医院没有对档案管理开展考核和评估，缺乏同医院发展相适应的档案管理办法和合理的考核模式，医保档案还没有形成健全的管理体系和统一规范的管理办法。医疗的迅猛发展，让临床上开始更加广泛地出现各种高新技术，但与之矛盾的是，医疗保障档案仍处于手动记录的发展阶段，没有现代化技术的痕迹，不够统一和科学，记录不全的情况经常出现。一些医院为了减少资金成本投入，不够重视档案管理工作，导致档案管理方面获得的资金明显不够充分，档案管理观念落后，缺乏快捷的信息查询数据库，也就无从谈起资源的高效和合理利用。

（三）医疗保障档案管理机构需要进一步健全

一般来说，许多医院都是由综合档案机构管理一般性文件、科技档案、基础设施和基建档案、会计档案及影像档案等，并负责实物档案的整理和查阅，至于科研方面和教学方面的档案则是由具体的业务机构进行管理，病历档案由病例研究机构管理，人事档案由人事部负责，在单位内部建立起许多部门共同管理档案的管理体系，工作呈现分散发展的特点，没有建立起一个规范性的组织模式。加之传统理念的制约，导致档案管理者一般将文件按照日常性的档案展开管理，对医生及科研机构在学术方面创作的理论研究、撰写的手稿重视程度不够，对医院基础设施的建设情况、保存情况没有加以一定的重视，大型仪器和设施在资料管理方面不够完善，通常忽视了对它们的管理，导致在科研方面、基建方面和设备管理方面的档案比较缺乏，这也是当前医疗保障档案方面的管理薄弱点。

（四）缺乏专业的管理人员及健全的档案管理体系

医疗保障档案的管理是一项高度职能化、政治化和行政化的工作，需要经验、知识丰富和协调能力强的专业档案员，以及具有较强服务意识和文件组织能力的兼职档案员。大多数记录是由兼职人员根据其部门任务，相应地展开材料收集和分类工作，然后整理成档案。兼职人员负责医疗保障档案管理中最基本和最关键的工作，这对管理的质量和水平有关键性的影响。但当前，除了少数专业文秘人员外，参与医疗保障档案管理的大部分工作人员都是兼职员工，他们的日常工作强度大，处理文件的精力有限，很难及时、完整地处理文件。此外，一些管理者对综合管理机构随意安排剩余劳动力，负责档案工作的人员流动性较大。档案管理工作者的技能水平、文化层次和年龄各不相同，缺乏严谨的专业培训和使用科学技术开展档案管理工作的经历，导致档案管理工作难以取得有效进步。所以，如果不能建立起一支素质能力过硬的档案员队伍，很难在医疗保障档案管理方面取得突破性进展。

（五）档案管理设施整理不全，需要进一步提升现代化管理水平

随着医院的迅猛发展和扩张，医疗保障档案领域的种类及数量都相应地增加了，这在某种程度上增加了档案管理工作者的工作强度。然而，当前大多数医院在档案管理方面缺乏标准化记录，档案管理设备不足，而且已有的设备也都比较落后，管理经验和技术落后，这些都限制了医保工作的开展。可以看到，计算机和网络技术在持续发展壮大，普及程度已经十分广泛，然而整体上利用这些技术开展档案管理的医院数量还很少，这就导致医疗方面的档案管理规模还没有相应提高。

三、改进医疗保障档案管理工作的思考

（一）加强领导，增强档案意识

要从源头上提高医疗保障档案管理的质量和效率，就必须更加重视医疗保障档案工作，工作者一定要正确认识到管理医疗保障档案的价值和意义，立足医保现状，强化管理，助推医疗保障档案管理工作的开展；注重对工作人员的培训，让管理者的整体素质有所提升，加强专业技能，立足于宣传和教育，让人们能够正确认识到医疗保障档案管理工作的价值，为档案管理的整体推进提供坚实的基础。同时，领导层面对此重视才能确保档案管理工作顺利进行，也是确保档案管理工作顺利进行的基础条件和前提。医院领导应将档案管理纳入医院的发展规划中，与医院业务保持一致的规划和发展，积极宣扬医疗保障档案管理工作的重要价值，强化医疗保障档案管理工作的专业性学习，让全体员工正确了解档案管理工作的意义和价值，把档案管理工作与医院的常规工作紧密相连，积极推进档案管理工作的开展。

（二）健全档案管理制度，规范档案管理行为

规范的管理办法能够促进各种工作扎实开展。总的来说，实际的卫生工作中没有建立起统一的管理体系，也就不能展示出档案管理的作用和价值。档案管理是严谨的，程序紧密。统一的管理办法能够避免档案管理工作杂乱无章，确保档案管理工作能够获得长期的可持续发展。为了全面落实档案管理工作，应该对档案管理机构进行科学设置，并配备优秀的工作人员，从根本上保证执行效果。医院应结合《中华人民共和国档案法》等一系列政策和管理办法，同时考虑到本院档案管理工作的现状，逐渐完善档案管理工作，确保档案在管理、归档和借阅、传递方面都能严谨地开展和运作，同时做好档案的保密、销毁、留存等工作，使档案工作的相关流程都有规章制度作为保障，管理清晰、办法明确。还需要统一管理和评估所有类型的档案、不同的记录媒介，使档案管理与医疗活动同步进行评估和发展。在实际工作中，要建立完善的管理制度，根据实际工作需要，明确岗位职责，避免权责交叉不一致，要确保权责清晰，建立规范的体系和制度，落实责任到人，才能从根本上提高档案管理工作的质效。

（三）加强档案人员培训，提高档案管理人员素质

由于医疗保障档案管理在医疗保险组织中是很重要的常规事务，所以要十分注重对档案管理工作者的培训。通过“走出去”的方式，向档案工作开展得比较好的单位取经，主要是在档案管理方面学习好的规章制度和管理标准及实际工作中的具体业务，规范医疗保险领域的工作流程，强化专职和兼职档案管理者的技能水平，在科学知识领域和档案管理专业方面壮大专业团队力量，对当前档案团队进行培训或聘请专家来医院授课，或派工作人员参加课程学习，持续强化档案管理者的能力水平。倡导员工自主学习，并将学习情况同升职和岗位竞聘相关联，更新思维，使他们能够不断地学习新技能、新方法，丰富自身的管理知识，尤其要积极学习云计算技术、统计分析技术及数字化技术等，这样可以灵活运用各种硬件和软件，让档案管理工作更高效。档案管理不应局限在收集、整理、保存信息层面，而是应充分利用当下资源做好产业服务，研究怎样利用档案支撑医院发展，创造更大的经济价值，变被动为主动，开发档案信息价值并积极拓展档案管理的新手段，可以统计、剖析档案信息并进行总结，为医院管理层和相关部门、工作人员提供参考资料，以供大家借鉴。

（四）适当投入，强化档案室的硬件建设

医院应根据实际业务情况，配齐计算机、摄像机等仪器，并引进打印机、扫描仪等仪器，使用档案管理系统来完成档案的建立、编目工作，并能完成数据统计和借阅查询，以解决手动操作下信息无法大规模储存、查询慢等问题，提升工作质效。符合条件的医院，可以把档案方面的目录和信息接入医院内部网络，通过网络平台来强化科室之间的交流，确保各种资源高效流转和共用，适应医疗、教学和科研内容的要求，进而促进医疗行业的长足发展。同时，还要重点注意以下内容。第一，建立一个专门的档案室。根据规定，专门的档案室要具备防潮、防光、防火功能，具有防高温、防盗和防虫的相关设备，保证库房的湿度和温度符合标准，使档案能够被妥善保管。第二，采用密集型货架。根据档案的范围、保留期，以及每个科室涵盖的业务文件和电子资料、图表信息等分类保管，放置在货架上，从而保存历史文件并确保档案的连续性。第三，强化文件和档案的归纳整理。遵守年份-险种-业务原则，收集相关信息，并准确分类、整理和归纳，再考虑到保管时间的长短来完成组卷工作，编制页码和档案目录。

（五）加强档案管理信息化建设

计算机是当前的管理手段中最核心的工具。利用计算机进行档案管理时，计算机在收集、传输、开发和使用方面，功能强大，精准快速。虽然归档过程与纸质档案的归档过程在表现形式和方法上都不一样，在属性和来源的性质上二者也完全不同，然而在档案管理领域，大规模使用信息技术是很有必要的。在实践中，要加强信息化建设，合理运用现代技术，深化医疗保险管理的功能和效果，拓宽管理宽度。在实践中，要在现有管理系统的基础上升级医保管理的内容，持续更新各种数据信息，确保医疗保障档案、管理手段能够整体得到发展。通过引进计算机技术和创新管理方式，输入个人信息就能及时查询医保方面的资料，所以在实践中要注重各种档案信息的输入和校核工作，同时要保证信息安全，避免档案外泄，也要对一些档案进行备份，提供适当的共享权限，这样才能确保档案资料准确和有效，并有利于档案的交互，以保证信息的效率和作用，为医疗保障档案的发展奠定基础。

结 语

档案管理能够保存好各种前期资料，也可以给医保制度提供重要的参考依据。所以，要合理判断我国医疗行业的发展趋势，通过合理的举措扩大医疗保险事业的规模，统筹管理好城镇居民医疗保险体系，在资金拨付方面强化资金的投入，持续改进当前的医疗保障制度，强化工作人员的业务技能，建立起完整的档案管理体系，健全各种工作规程，确保档案管理工作可以合理发展，这样有利于促进医保行业的发展，也能从本质上改正医保工作存在的缺点，有利于日后的档案管理工作。