创新档案管理 服务农业科技——关于上海市科技兴农项目管理的思考

■ 唐玉姝 吴立峰

上海市科技兴农项目由上海市农业农村委员会利用市级财政科技兴农专项资金设立而来，每年围绕上海农业科技创新重点方向和重点领域，实施市科技兴农项目计划，支持涉农科研院校、技术推广单位和企业等新型经营主体共同开展技术创新研究与示范，有效引导了科技创新和成果转化，为都市现代农业绿色发展提供了坚实的科技支撑。在这个过程中，从建议征集、材料申报、立项评审、情况跟踪、项目审计、项目验收到绩效评价等环节，形成了大量的项目档案，详细记录了科技项目的研究内容、研究目标、技术路线、考核指标、研究成果及示范应用推广情况等，具有凭证性、权威性和延续性。

因此，标准化、规范化、科学化地管理农业科技档案，对于指导现代农业发展，提高农业现代化水平具有非常重要的现实意义。本文对农业科技档案管理现状进行了思考及分析，并在管理制度、管理质量、档案数字化及开发利用等方面提出了创新理念和方法，旨在为提高农业科技项目档案管理水平及农业科技创新提供思路和参考。

一、上海市科技兴农项目档案管理现状

以科技兴农项目为例，从1989年至今，已归档科技兴农项目课题累计超过数千卷。且随着立项课题数量的不断增长，以及新的归档任务的增加，现有档案室空间显然不足。

中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》和上海市委办公厅、市政府办公斤《关于加强和改进新形势下本市档案工作的实施意见》等文件指出，各地区各部门各单位要从人力、财力、物力上统筹安排，把数字档案馆（室）建设列入整体规划，切实推进档案存储数字化。

因此，上海农业科技服务中心近年来率先开展了档案室改造和科技档案电子化工作。将传统档案柜改建为密集柜，节省空间约2/3，原有存储压力得到极大缓解；完成档案电子化近30万余页，并挂接了档案专用软件，便于存储及查阅。通过上述举措，使存储质量提升、查阅效率提高、档案利用价值增加。

二、农业科技档案管理存在的不足之处

作为农业科技中不可或缺的资料库，高质量的科技档案对于快捷查阅、积累经验和少走弯路具有重要作用，不仅关系到农业科研工作的开展，也在一定程度上关系到我国现代农业创新战略的发展。但当前农业科技档案工作中仍存在着制度意识不够、专业能力有限、管理方式落后及开发利用不足等问题，很大程度上限制了农业科技档案的收集、分析和开发利用。

（一）制度意识不足

由于统一规范和标准的缺乏或不完善，农业科技档案管理工作无章可循、无法可依。某些农业科研单位或者虽有制度，但只流于形式。部分档案管理部门自身在管理理念上也存在偏差，仅将农业科技档案视为一种单纯的保管对象，而没有将其作为一种重要的资源来看待，也必然会影响农业科技档案管理工作的有效开展。

（二）专技能力有限

档案管理人员多为各单位年龄较大的员工，利用电脑及软件等新设备新技术开展档案管理的工作能力偏低；即使也有部分年纪较轻的档案管理人员，但大都并非档案管理专业，专技能力有限；有的单位还聘请兼职人员进行科技档案管理，但由于不能够保证工作的连续性，档案管理质量受到了影响。

（三）管理方式落后

大多数农业科技档案仍停留在手工立卷和保存的水平，其存在形式主要是纸质，管理方式比较落后，存储条件得不到保证。一些农业科研单位档案管理部门并未配套必要的档案管理软硬件设备，导致其农业科技档案数字化进程受阻。

（四）开发利用不够

就现状而言，农业科技档案的开发利用还未达到应有的深度和广度。由于档案管理部门与科技管理部门通常处于分立状态，档案管理部门无法及时准确获得科研工作信息，无法提供有针对性的档案指导，也就无法有效配合科技人员参与科研开发和市场交易。

三、农业科技档案管理思考及创新

应充分认识到农业科技档案管理在我国现代农业科技进步中的重要地位和作用，针对农业科技档案管理工作的不足之处进行全面优化调整，加强农业科技档案管理工作的资金和技术投入，全面提升农业科技档案管理水平和质量，建立健全农业科技档案管理制度、加强档案管理人才培养、基于新兴技术构建档案数据库以及全面拓展农业科技档案利用途径。

（一）完善管理制度，增强档案意识

首先要使科技人员认识到自身有义务和责任将日常形成的科研资料加以收集、整理，并按科技档案规章制度及时归档；还应打造一支业务过硬、专业能力强的农业科技档案管理队伍，档案人员不仅要具备政治素质和专业知识，还应掌握信息采集、编排、网络和大数据等多种技术，以提升管理水平。

（二）配合管理流程，提高归档质量

应要求科研人员配合管理流程，注重相关资料收集工作，把控归档细节，强化归档质量；另一方面，科技档案管理人员可主动提供归档工作规范手册及日常指导，明确和完善项目归档的内容，以降低归档问题的发生频次。同时，可在项目申报、评价机制及成果转化等方面制定相应激励机制，进一步促进广大档案管理人员主动参与到农业科研工作中来。

（三）顺应时代趋势，实现数字归档

传统档案以纸质文档为主，保存和挖掘利用势必会消耗大量的人力物力。在信息技术、互联网和大数据快速发展的背景下，电子文档作为新型的信息载体，逐步替代传统纸质文档已成为一种必然趋势。通过在科技文件的管理中附加信息技术并备份纸文内容，可以打破时间、空间上的限制，能够将简单的信息存储转化为高级的信息资源，可最大效率提高科技档案的管理水平，减少科技档案的不当损失。

（四）围绕科技创新，积极开发利用

首先要认真鉴别科技档案的内容和属性，对于公开的科技档案，要加大开放力度，对于秘密的科技档案，要依法从严管理；以项目档案内容为依托，采取多种方式对信息进行开发，在提供常规利用如著录、检索等工作基础上进行信息深加工，提供高水准和有深度的编研成果；搭建农业科技信息服务平台，向服务对象提供参考咨询、专题服务、动态提供、个性化推送及借阅等服务，提高档案服务水平；全面配合农业科技成果转化及开发工作，收集并整理农业科研工作进程中产生的第一手材料，利用档案数据库进行综合分析，并通过生产、推广以及转让等途径，实现农业科技成果的转化及开发，有效促进农业科研工作的开展，充分发挥农业科技档案的价值。

由封闭向开放转变、由重保管向重服务转变、由行政管理向依法管理转变。这是习近平总书记关于新时期档案工作的要求，是新形势下档案事业的必由之路，也是农业科技档案工作的永恒主题；而其最终目标，就是要最大程度地发挥出农业科技档案的真正价值，为三农事业发展奠定坚实基础，为实现乡村振兴、繁荣农村经济做出应有贡献。