关键的档案，模糊的管理

从高中建档开始，随着学历的升迁、工作的变动，人事档案袋中装的内容越来越多。对于进入国有企业、事业、行政单位的人，这份档案袋会紧随人员变动在组织间流转，但对没有进入这些机构的人，这份档案只会静静躺在人才服务中心的档案管理库中。在一些关键的时刻，比如考公考编、机关事业单位晋升、办理退休手续以及落户时，档案就会凸显其存在感。

应届生的档案袋

一名应届毕业生的人事档案可能去往三个地方：回户籍地的人才中心、转移至工作单位以及暂时保留在院校。按照相关政策要求，毕业生自己不能携带、保管自己的人事档案，必须通过国家规定的机要、EMS或由专人进行档案的转递。

在记者询问的十余位不同省份的大学毕业生中，个别就曾面临毕业时学校直接将人事档案交给自己，并让自己联系户籍地人才服务中心做人事档案的转递。

某东部省份区级人才服务中心党委书记陈庆，每年对此都很头疼，极少部分学校还是会违规把人事档案直接交给毕业生转递。面对毕业生拿着人事档案找上门来的情景，陈庆只能告知毕业生将档案还给学校，让学校通过合规的途径转给自己所处的人才服务中心。此举是为了避免个人违规拆开档案。

清华大学档案馆教授、研究馆员薛四新说，虽然相关文件对人事档案的转递有明确规定，但可以看到，一些非正规的机构在转递人事档案时依然存在不规范行为，有的让毕业本人或者非专人拿取档案。如果个人一旦拆开看，导致档案内容被篡改、丢失等，户籍地档案管理服务机构也可能无法为其存档，档案只能留在本人手里，失去其公信力。

极端情况下，一些毕业生甚至会直接丢失人事档案。陈庆说，一旦丢失，会非常麻烦，需要让个人学习、工作过的单位出具相应证明，相当于把个人入学之后的所有轨迹重新复盘。

陈庆曾经面临的一个两难问题是，在收到一份人事档案后作核定时，发现其前置学历缺失，即其拥有学信网能搜索到的本科学历，但缺少必备的前置高中学历材料。按照国家学籍管理的规定，如果没有前置学历，后面的本科学历应由教育部门予以注销，所以只能拒绝接收这份档案。

存放与管理

在一些财政资金并不富裕的地方人才服务中心，档案存放的一系列问题已经开始显现。

每一年，陈庆所在的人才服务中心都会增加约4000份人事档案，其中大多数来源于每年的应届生。最近几年，当地毕业生约80%都会将人事档案邮寄回自己所在的人才服务中心。

曾经，陈庆所在的人才服务中心可以通过收取档案管理费来维持人才服务中心的日常运转，最高峰时累计结余数百万。但自2015年1月1日起，收取档案管理费在全国政策层面被宣告终结。此后，部门的日常运营更多只能依赖于财政经费。

结余全部用完后，每年财政就拨付给陈庆部门不到20万元资金，这囊括了日常办公人员的工资、档案的邮寄费用、办公消耗品等。现在，陈庆和同事采取的办法是能不花的钱尽量不花，更别说改善办公环境。即使如此，这样的资金都不足以支撑整个档案工作所需的经费。

陈庆表示，人事档案，说起来都认为很重要，但获得的重视程度不高。虽然国家层面早就提倡档案无纸化、数字化，但因为财政资金缺乏，全省能把档案完全数字化录入到电脑中的只有少数单位。目前能做的就是保证档案不丢失、不被损坏等最基本的要求。

薛四新介绍，国央企、机关事业单位大多都有人事管理权，其员工的人事档案存放在本单位，由组织人事部门统一建档、归档、保存和提供利用。非公有制经济组织、社会组织聘用的人员，以及自由职业或灵活就业者的人事档案一般都存在流动人员人事档案管理服务机构，这些服务机构均是县级以上（含县级）人民政府设立的公共就业和人才服务机构，以及经省级人社部门授权的单位。

据了解，当下大量私营企业、股份制企业并不会特意去人才服务中心立户帮员工存人事档案，这时单位员工更多只能将人事档案转至户籍所在地的人才服务中心。

在国有企业，一家北京国企分公司的人事部部长杜凯介绍，规模稍大的国有企业分公司，都会设置档案室，档案管理员一般设置两个人及以上。虽然也要求保密，其实保密程度更多像公司一项纪律，包括提出不能把档案信息向外透露。杜凯说：“现在，企业没办法做到强制性一年对所有人事档案审核一次。所以在档案准确性方面，更多就只能依赖于档案管理工作人员的自我职业操守。”

关键的档案

不论其背后运作的机制存在何种变化，档案本身依然被赋予了极为关键的管理角色。

2021年，中共中央组织部等五部门印发了《流动人员人事档案管理服务规定》（以下简称《服务规定》），其中提出：“流动人员人事档案是国家档案和社会信用体系的重要组成部分，是党和政府联系服务人才的重要载体，是流动人员参加机关公务员考录和国有企事业单位招聘、办理政审考察、申报职称评审和核定社保待遇等事项的重要依据。”

某地级市人社局人事科科长肖林介绍，在招聘公务员时，会重点审核个人学历材料等内容，判断其是否符合招聘岗位条件，这是公务员录用考察环节一项非常重要的工作。其次，在干部提拔过程中，要求是凡提必审。

与此同时，个人档案与落户也息息相关。因总部位于上海，一家上海大型国企的北京分公司档案管理负责人李辉说，当集团员工获得落户上海的指标时，集团层面就需要开具调档函，把员工的人事档案从原单位或户籍地人才中心调到上海，这时就要求个人档案必须完整。

在职工办理退休手续时，档案的审查也是必不可少的一环。

緩慢数字化

2019年，因集团层面新聘用一名员工，杜凯去该员工前单位（北京市国企）作背景调查，那是他接触到的人事档案电子化最成功的一个案例——单位对个人档案进行补全、规范后，再把人事档案中的所有纸质版文件进行电子化扫描并编入系统，系统需要两位以上管理人员才能打开。

杜凯表示，一旦录入系统中，即使人为把纸质版材料从人事档案中抽出去，也更改不了电子系统里存有的原文件，这样做最大的好处是规避档案的造假或缺失，并可以及时调阅相关档案。

此后，杜凯所在国企也讨论过推动这样的人事档案数字化管理，但直到现在，仍迟迟没有推进。他说，技术层面其实没有问题，大量人工、精力和资金投入成为最大的阻力。

档案电子化是提升档案管理效率的一个重要方向。

2018年，中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》就提出：“加强档案信息资源的规划、建设、开发和管理，提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系。”薛四新介绍，从2000年开始，档案数字化工作在各级档案管理部门就陆续开展起来，人事档案的管理也逐渐实现信息化管理。

作为地方人才服务中心管理人员，陈庆也深知档案数字化能带来的系列好处，而财政资金不足是最大的阻碍。资金之外，现有的档案管理工作人员也不足以支撑完成档案数字化的工作。

（应采访人要求，文中肖林、李辉、杜凯、陈庆系化名）

（摘自《经济观察报》田进、王雅洁）