一家卷烟工厂管理体系转版的实践与探索

伍花容

近年来，质量管理体系在烟草行业得到广泛应用。2016年12月30日，国家标准组织发布了GB/T19001标准；2017年，国家烟草专卖局办公室印发《关于推进落实新版质量管理体系转版工作的指导意见》。对此，G卷烟厂结合自身特点，开展了管理体系转版升级的实践与探索。

作为卷烟制造企业，G卷烟厂一直以来非常重视质量管理体系的推进，先后参与了创建优秀卷烟工厂活动，导入目标管理、对标管理、精益管理，引入测量管理体系、安全管理体系、设备管理体系等。与此同时，卷烟厂面临着一些新的管理难题，如：体系交叉重复、流程冗余、表格交叉重复、管理效率低下的问题。新版质量管理体系提出的过程方法，能有效解决流程冗余问题，处理效率和规范的关系，成为工厂提升管理的有效抓手。

新版质量管理体系策划实施情况

体系运行情况摸查。G卷烟厂从摸查基层运行情况入手，评估工作着眼于5个维度的输出，选取3个试点操作岗位，围绕工厂4大纵向职能管理链和基层7大体系要素的聚合链进行摸查与评估。5个维度主要包括：各级管理层与操作层职能职责的对接情况，横向协调上各体系之间的整合情况，岗位工作职责、工作标准的建立情况，以及现行管理体系文件的执行情况；3大试点岗位为：制丝加料工序、卷接包某机台、储运科烟叶出库工序；4大纵向职能管理链包括：生产管理、质量管理、安全管理、设备管理这几大管理职能在公司、工厂、车间管理制度形成的纵向关系；基层7大核心要素包括：生产排产、操作规程、作业标准、产品质量管控、设备维护保养、计量管理、不合格和纠正措施。

全面转版。基于烟草工业公司的管理层级，G卷烟厂存在公司级、工厂级、车间级三级管理职责与权限，对应三级管理标准和管理目标。

搭建管理框架和流程识别。建立完善《管理流程框架》《流程及文件清单》。通过梳理，建立起层层支撑的体系流程架构，共形成了一级流程、二级流程、三级流程。

文件编写与评审。一是按照“统分结合、分层实施”的策略，核心业务流程和支持性流程各有侧重、分层推进。在核心业务流程上，围绕“产品质量”搭建综合性生产运行标准体系；支持性流程上，立足规范管理和风险管理的平衡关系，开展流程梳理和文件版式转换，同步开展流程规范和流程优化。二是注重效率，精准培训。各部门确定推进员，明确各文件梳理的时间节点、推进计划、编写人员。推进部门及时组织体系转版理论培训和流程图绘制培训；建立日常“一对一”对口沟通机制，及时解决各部门的疑难杂症；邀请咨询机构，分批次驻厂辅导，集中解决流程优化问题、系统性问题和标准规范问题。三是注重效果，做实评审。流程清单和文件初稿完成后，分别组织横向职能部门和纵向执行参与评审。全厂共绘制流程图205个，转版了各类企业工作标准、管理标准、技术标准。开展表格优化梳理工作，识别出纸质运行表格、电子表格及其优化点，进一步整合文件和流程。

内审员队伍建设。从各部门精选综合素质好的人员，组成内审员队伍，在体系转版的全过程注重内审员队伍建设，并通过参观先进企业、参加外部理论培训、企业内部培训等方式，提高理论与内审实践水平。

运行巩固。组织全员性文件执行情况自查和督查工作，确保文件制度的严肃性。组织管理体系内部审核工作，确保质量管理体系的符合性、有效性。借助审核底稿，使用过程方法，按照新版管理体系风险与流程思路开展内部审核工作。发挥管理体系对高质量发展和精益工程的支撑作用，诊断核心标准和流程的符合性和有效性，评价公司文件的识别转化情况。通过两年的转版实践，G工厂顺利通过第三方质量管理体系认证工作。

新版质量管理体系运行情况

新版质量管理体系的作用。通过质量管理体系转版工作，G卷烟厂的管理体系基本实现了管理流程化、风险可控化。

实现了管理平台统一化。质量管理体系、职业健康安全管理体系、测量管理体系、设备管理体系不再各自为政，而是搭建了统一的标准平台、统一的管理目标、统一的运行模式。

实现了管理流程化。通过流程梳理，在厘清职责、打通部门壁垒、提高流程效率、识别流程风险點等方面，取得了明显效果。如，原来分设的检验流程、不合格品管理流程，按工序和对象进行了重新组合，形成了检验及不合格品管理流程。

实现了风险可控化。通过开展风险分析，对于关键环节实行高度控制，增加了管控力度。如，增加了质量异常上报及处置流程等。新建了样品试制管理细则、设备验收管理流程制度，填补了标准空缺。通过设备维修维护、一机一档、特种设备、基建工程项目等流程梳理，进一步理顺了设备管理部门、其他专业部门与车间的关系。

与此同时，质量管理体系的运行还存在一些问题，制约质量管理体系作用和价值的发挥。

领导力的作用体现不够。七项基本原则中，领导力是基本原则之一。但作为中烟工业集团下属卷烟厂，G卷烟厂决策力有限，高、中管理层虽然关注顾客，关注企业提供合格产品的能力，却难以将质量管理体系作为一套系统工作，上升到战略层面去维护和实施。

流程管理的作用没有充分发挥。流程节点之间的职责和权限加在一起，便构成各岗位、各部门、各层级的权责体系。因此，流程不是简单的工作流，而是公司的管理文化、管理哲学的集中体现，它需要自上而下、系统策划、全员参与。但在实施过程中，由于欠缺专业能力，或者全局意识不强，流程优化的原则很难被全面应用，各环节之间的关系很难被全面评估，流程仍然存在人为切割、迂回等问题。

风险思维运用不够深入。风险是不确定性的影响，它是指偏离预期，正面或负面的影响。正面影响可能带来机会，负面影响需要采取管控措施。但这些措施大多是临时性、应付性的，企业缺少主动识别风险和机会的能力以及积极性，因为大部分风险长期缓慢且难以预估结果。

体系运行的机制不够顺畅。由于卷烟工厂不是独立法人，可发挥的空间有限，人员配置、机制机构、体系评审、目标绩效等难以施展，影响了质量管理体系作用和价值的发挥。

作为卷烟制造企业，质量管理体系是企业目标明确、职责清晰、政令畅通的重要保障，提高产品质量和顾客满意度是工厂推行质量管理体系的终极目的。企业要持续抓好质量管理体系的符合性，提高标准的建立和落地水平；还要努力提高质量管理体系的充分性和有效性，以问题为导向，以质量目标为引领，开展各层级目标指标分解及流程指标KPI（关键绩效指标）分解，充分运用风险思维，理顺流程，完善制度，优化资源配置水平。