高校科研档案管理问题分析与优化策略——基于《科学技术研究档案管理规定》颁布背景下

文/首都医科大学档案馆 张亚伦

科学技术是现代社会发展的重要推动力，高校作为科学技术研究的重要载体，承担着大量的科研任务。科学技术研究档案（简称科研档案），是高校科学研究工作的信息支柱，是科学研究全过程的历史记录和原始凭证，是高校科研工作的基础保障，对于保护科研成果、促进科学技术研究、维护国家利益和社会公共利益具有重要意义。2020 年10 月，国家颁布了《科学技术研究档案管理规定》（简称新规定），它对这一领域的工作提出了更高的要求和规范。然而，在实际工作中，高校科研档案管理还存在一些问题。本文以新规定的颁布为背景，着重探讨高校科研档案管理中存在的问题，并提出相应的优化策略，以期为高校科研档案管理工作提供参考和借鉴。

一、新规定颁布背景和主要内容

（一）新规定的颁布背景。1987 年，国家颁布《科学技术研究档案管理暂行规定》，但随着我国科研事业的迅速发展，如何更好地保护和管理这些成果的知识产权，有效的推动科技成果转化和应用，规范和完善科研档案管理，确保科学研究数据的真实性、准确性和完整性，从而增强科研结果的可信度、公信力和科学研究的合规性管理，已经成为当前科研档案工作中突出的矛盾和焦点问题。这也是新形势下对科研档案工作新的需求。在此背景下，国家科委和档案局联合发布了《科学技术研究档案管理规定》，新规定的颁布旨在指导、规范科研档案管理，保护科研成果知识产权，对于促进科学技术研究的发展具有重要意义。新规定还明确了科研档案管理的管理程序、管理要求、基本原则和管理责任等内容，为科研档案管理提供了更高的规范和指导。

（二）新规定的主要内容和解读。新规定全文共3500 余字，首次明确了档案工作要以“服务大局，围绕中心”为核心。此次修订内容涵盖了科研档案管理以下内容和领域：定义、归档范围、管理责任、验收制度、电子档案的管理要求、档案信息的共享利用。前者较之后者更具体和精准，针对电子档案和科研数据的管理提出了更为具体的要求和措施，以适应信息化和数字化时代的科研档案管理需要。1.完善了科研档案的定义。新规定第三条指出：“科研档案是指科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。”而《科学技术研究档案管理暂行规定》的第二条：科研档案是指在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据，声相等各种形式载体的文件材料。新规定较之以往进一步完善科研档案的定义，把科研项目的全过程和一些新的数据载体都纳入科研档案的范畴之中。2.扩大了科研档案归档范围。新规定明确指出，科研档案不仅包括科学家或研究人员的笔记、实验数据、研究成果和相关文献等物理档案，还包括电子档案、数字化内容和科研数据等其他形式的科研资料。这较之旧的规定中仅限于科研过程中在工作中产生数据和相关的物理档案，内容更为丰富和贴合实际。3.规范了归档流程，明确了权责关系。新规定对科研档案工作的全过程进行梳理和规范：包含从前端档案的收集到最后的开放利用的各个环节。此外，规定还明确了科研档案工作中各个线条、各工作主体之间的权利和责任。而旧规定中对于权责的表述和各个责任主体之间的阐述不清晰，边界模糊。4.对跨机构、跨领域和跨学科开展的科研项目档案提出了明确要求。新规定对跨机构、跨学科、跨领域的科研项目的档案管理也提出了明确的要求：项目牵头单位对科研档案负总责，并且对参与项目的其他单位进行统一管理，明晰了档案收集和整理的线条和归属，并按照相关规定进行项目档案验收和审核。新规定填补了这方面的管理空缺。5.新增科研电子文档单套制管理。新规定中新增加了科研电子文档单套制管理要求，要求以统一、标准化方式对档案资料进行编号、分类、数字化、备份和共享，以保障科研电子文档的全面管理、安全使用和开放共享。6.鼓励了科研档案的开放和共享，细分了科研档案信息利用的范畴。新规定中第二十二条中明确提出了提倡科研档案的开放共享，鼓励科技机构和科研人员通过多种途径和方式开放科研档案，这不仅有利于促进科技创新、推动科学研究体系的协同发展，同时也有助于提高科研成果的可见性和引用率、促进科学知识的共享和科研资源的合理利用。较之旧规定，新规定加强了对于科研档案在开放、利用和共享方面的政策支持。

二、高校科研档案管理存在的主要问题

笔者所在单位为市属重点医学类大学，学校高度重视科研创新工作，每年都有大量的科研项目处于申报、立项和课题实施、结题阶段，产生了大量的科研项目相关材料，且由于课题多需要进行问卷调研和实验数据，除了纸质文件材料以外，还有各种格式的电子数据文件。针对科研项目中产生的不同类型、不同介质的文件资料，如何收集、整理和归档，并保证资料的完整性、规范性和准确性？如何在保证科研知识产权安全的前提下，实现科研档案的共享和利用？等诸多方面面临着许多亟须解决的问题。

（一）科研档案管理制度不完善，管理效率有待提升。在高校的科研档案管理工作中，存在着管理制度不健全，责任不明确，管理职能边界不清晰的问题，这就容易导致在实际的档案工作中出现漏洞和短板。科研项目从立项到结题会产生大量文件和数据，特别是跨学科、跨专业和跨机构的课题，涉及多学科、多部门、多单位合作，这在管理上就容易出现多头管理，从而造成管理上的真空地带，加大了档案的归集的难度。究其主要原因：一方面，高校科研档案管理部门设置不够合理，管理职责不够明确，工作职责重叠、缺乏协调，导致管理效率低下；另一方面，高校缺乏对科研档案管理者的绩效考核机制，导致管理人员缺乏工作动力和主动性。

（二）科研档案管理标准化程度低。在科研档案收集的过程中，存在标准化程度较低的问题。一是由于高校科研档案的种类繁多、数量庞大，且涉及到多个学科领域，缺乏统一的档案收集标准和工作流程。二是科研档案的归档工作没有与科研工作实际相结合，根据科研项目的需要和科研项目的实际情况，有针对性地进行档案的收集和整理。

（三）科研档案管理者对最新的档案政策掌握不及时。科研项目档案员往往是兼职档案员，一方面他们的专业知识和对档案政策的掌握本就有所欠缺；另一方面由于其还有本职工作，他们对于档案最新的政策法规的了解、掌握具有滞后性。新规定虽然出台一段时间，但相当部分档案管理者缺乏对新规定的学习和掌握，导致在档案收集和整理过程中出现了不规范、不及时等问题，最终体现为归档档案的不规范和不完整。

（四）科研档案利用价值挖掘不充分。高校科研档案管理中的另一个问题是档案利用价值没有被充分的挖掘。一些高校的科研档案管理工作将主要精力放在档案工作的收集和存放上，却忽视了档案自身价值的重要性，其主要原因是：科研档案的利用方式和服务保障不到位，这直接导致了科研档案在数字化、网络化和共享利用等方面的滞后。

三、高校科研档案管理的优化策略

针对目前存在的主要问题，笔者认为应采取以下优化策略：

（一）建立与本单位工作实际相适应的科研档案管理制度。高校应该在新规定的指导下，结合本单位科研工作实际，建立起与之相适合的科研档案管理制度。制度应该明确档案工作全流程的各环节权责关系、工作标准和具体工作环节的要求。从政策制度层面入手建立起符合工作实际的顶层设计，才能不断的指导实践、固化实效。

（二）加强档案材料收集、整理工作。高校应该加强科研档案材料收集、整理工作。目前，科研档案的收集只侧重在课题立项、申请、结题、验收材料方面，忽视了在项目过程中产生的关键数据资料，如实验过程中产生核心数据、数据汇总分析相关材料归档。这就要求管理者要关注科研档案材料的归档的全流程，针对项目中产生的一些非常规性资料，如电子实验数据、各种形式调查问卷，有针对性的采用相应的技术手段和工具，以提高工作效率和质量，避免疏漏。同时，还要在前端加强对归档材料的质量控制，确保材料的完整性。

（三）提升档案管理者的职业素养。高校应注重提升档案管理者的综合职业素养，建立科研档案管理专业培养体系。这里要着重提升档案管理者的档案意识。在科研档案的收集过程中，项目档案员一般都是兼职，不能全身心于档案工作，这就导致有的档案员在工作中会出现档案资料遗漏和将档案资料占为己有的现象。因此，档案管理部门要有针对性定期对科研项目档案员开展档案政策、法规和制度的培训，提升其档案意识和职业素养，确保档案管理的规范化。

（四）建立档案管理质量评估机制。高校要从本单位实际工作出发，建立起科学、有效和可操作的评估体系，把科研档案工作的全流程都纳入其中。同时，还要建立与之相适应科研档案工作评估小组，科研项目往往横跨学校多个部门：学校科研主管部门、项目负责人所在学院和档案管理等部门，做想切实做好科研档案工作，要联合、协同项目所涉及的部门，共同对科研档案的内容和范围进行评估，以确保最终归档材料的质量。

（五）加强档案管理与知识产权保护的衔接。高校还应加强档案管理与知识产权保护的衔接，建立科研成果与科研档案的关联机制。一方面，档案管理过程中做好科研成果知识产权在形成过程中产生的文件材料的归集工作。另一方面，知识产权文件在归档过程中要遵循知识产权形成的规律和特点，以科学、规范和方便利用为基本原则进行分类管理。这样从知识产权形成的全过程入手开展工作，不仅能够有效地对科研成果进行保护，也为科研档案的共享和利用奠定了基础。

四、结语

科研档案管理工作是衡量高校科学研究管理水平和研究质量的重要指标。科研档案管理工作的优化需要从制度层面入手，具体措施落实在具体工作实践层面，多层次、多维度的完善档案制度建设，最终实现科研档案管理规范化和标准化，有效提高科研档案规范性和利用价值，促进科技创新的良性循环。