浅析电子档案管理在高校档案管理中的应用

文/晋中师范高等专科学校 杨婷婷

随着时代的进步，高校的档案管理工作也越来越受到人们的重视。电子档案在高校档案管理中的运用，是高校迈向新时代发展的必经之路。任何一所高校在档案管理这项工作中，电子档案的作用不容忽视。要不断总结、分析、创新，优化电子档案的服务模式，规范有关的业务程序和制度，保证电子资料的安全和优质的服务。尽管电子档案的重要性毋庸置疑，但许多大学对此并未给予足够的重视。高校档案管理工作中，在完成档案管理工作过程中存在着诸多问题，如档案内容流失、档案资料不完整等。

一、高校电子档案管理工作的现状与问题

(一)管理工作超负荷。从目前的高校档案管理现状来看，每年都会发生大量的数据变动、迁移、登记等，这些变动的数据都是以百万为单位的，再加上继续深造、就业等，这些数据的变动和频繁程度，以及地域、时间、空间的特点，以及维护、改动、更新这些都需要大量的人力和资源。

(二)管理工作高要求。信息化时代总在天翻地覆的发生改变，因此，对档案管理工作的信息化水平也越来越高。电子信息化是一种快速、高效、方便的处理方式，但是在日常工作中，它的功能还未完全发挥出来。当前，绝大部分学校的档案还依赖于纸质文件，然而，电子档案只发挥着浅显的作用，例如，交换、检索、备份等。

(三)档案管理工作的规范化水平不够。由于不同学校的实际情况不同，其制度和标准也不尽相同，造成了各学校在档案管理中的操作不统一，有的甚至产生了矛盾，从而对档案管理工作产生了不利的影响。

(四)档案管理人员素质不高。近年来，高校档案管理工作越来越受到人们的关注。其中，最突出的问题就是高校档案管理人员的素质普遍不高，这也间接地导致了高校档案管理工作的难度极大地增加。虽然很多大学都有专门的电子档案管理员，但他们的学历普遍偏低，甚至连专业都没有。由于没有经过专业、全面的电子档案管理的训练，在档案管理中不能及时收集、整理有关的资料，从而使其在高校的档案管理工作中难以有效地运用专业知识去管理学生以及其他的电子档案，进而增加了今后的高校电子档案管理与检索工作的困难程度。

(五)缺乏管理电子档案的经费。在21世纪的网络环境下，学校档案馆作为一个重要的信息集散地，其在高校档案管理中面临着很多问题，其中最突出的就是经费的投入。在经费的使用上，存在着两个问题：一是各大院校在学校的基础设施、食堂、宿舍等基础设施上投入了大量的经费，导致经费不足。二是一些学校在经费的投入和使用上比较盲目，尽管有关部门已经将一部分经费拨付到了电子档案中，但一些主管人员并没有按照自己的实际情况来统筹安排经费，而是盲目地购买各种数字资源和设备，这就导致了大量的资源浪费。

二、电子档案管理的优势与问题

(一)电子档案管理的优越性。1.归档快速、方便和高效。电子档案的使用，是与信息化技术相结合，使传统的文件处理过程达到最小化，同时也可以进行文件的收集、分类、储存、翻阅、统计等工作，极大地提高了文件的归档效率，也大大地减少了档案整理的工作量。尤其是在信息档案管理方面，充分发挥其优势，可以保证各类资源的充分利用。2.资源利用的快速、便捷和高效。我们就可以做到把管理信息化档案这项重要技术,充分及时地融入应用到管理电子档案体系中，这同时也可以及时有效科学地实现对馆藏档案数据进行更加系统完整的归档管理，使信息档案信息的有效资源相互共享，使日后人们文档的归档整理、查找、阅读利用等一系列工作就变得会更加高效简便快捷。同时，随着宽带网络、信息高速传输系统等先进技术产品的快速普及，电子档案文件的自动查询、分类、排列、优化、过滤删除等一系列操作也得到了极大的改善，使其能够充分利用信息的传输速度、应用能力和存储信息等优点。通过信息资源的共享，可以使资源的选择更加全面、合理的被利用。3.信息储存更加安全稳固。与以往传统储存的大量纸质文件载体相比，电子档案存储设备可以更为充分高效地利用如DVD 光盘、U 盘、移动硬盘、内存卡等多种先进的载体技术工具来完成储存处理和档案传送，这些新型设备突出的主要优点则是它们不会完全被来自外界的信息环境干扰所左右，并且其储存文件时间长、信息量比较大、稳定性好。

(二)电子档案的管理问题。1.电子档案资料的完整性。在传统的档案文件管理中，一个错误或者失误，都会对档案的保存工作产生很大的影响，但是由于保存的方式比较简便，错误也很容易被解决。但由于电子文档的结构较为复杂，存储方式多种多样，因此，由于外部环境的影响，电子文档很可能会出现信息的丢失和损坏，所造成的影响与损失都是及其深远的，有些失误甚至难以挽回。利用大数据技术实现电子档案的全面、完整，这就要求利用大数据技术进行数据采集与分析，既可以提高电子档案的准确度，又可以缩短检索的时间。它是一种新型的数据库，可以利用大数据技术实现对数据的采集、存储和利用。2.电子档案的存储安全问题。高校系统的电子档案协同管理功能是指以定时、定点传输的信息方式来将相关档案业务信息的信息整合或资料共享给其他档案服务管理服务系统，并根据实际情况来决定其保密性，从而为今后的电子档案管理改革打下技术基础。许多存储设备的读取和写入速度都很快，但是一旦被窃取，就会受到严重的损害。同时，在网络中传输信息时会存在很大的丢失风险，存在着被修改、强制损坏、被盗用等问题。由于学校所保存的档案大多是学校师生的重要资料，所以其安全问题不容忽视。这是因为在大数据技术的应用中，各个数据采集点都采用了分布式的存储方式，利用大数据对数据进行记录，从源头上保证数据的正确性。同时，利用大数据技术在各个采集节点上进行数据的加密与传输，提高了数据的安全性。3.电子档案的长期可读。电子档案的数据存储在不同的媒体平台中，数据的读出和存储都要有特定的设备，这就造成了数据对软件和硬件的依赖性。现在的科技发展很快，电脑的更新速度也很快，如果兼容的话，很有可能会造成重要数据的丢失，这样大大影响了电子档案的使用寿命。

三、高校档案管理电子档案的创新运用

(一)增强电子档案存储装置和网络安全。在采集数据时，如果有一个节点需要对数据进行更改，则必须经过其他节点的同意，才能保证该节点的安全性，从而避免了数据文件的丢失。特别是一些财务档案和敏感档案，更是安全的。在网络传输与保存环节中，存在着一切不可避免地风险，例如电子档案的安全性。因此学校电子档案的安全性我们要更加重视，主要有：检查、更新、维护、清理有关的设施和网络服务器，并以此为责任，建立网络安全监察员，定期更新存档的档案，尤其是重要的档案文件数据，保证在传输、储存、使用中的保密性、发展性、持续性、安全性。在将大数据技术用于高校电子档案信息利用的过程中，应该将电子档案分成多个云存储系统，在使用过程中，只需要在网络上进行审查、申请、审批等操作，就可以将电子档案的使用过程进行标准化，并且可以对不同身份的用户进行标识，从而监控电子档案的使用。

（二）人工智能技术在档案智能化检索中的应用。档案查询在电子文件系统中占有重要地位。智能检索是利用语音识别技术，从语音中抽取含有的文字信息，实现人机对话。如果需要更多的信息，可以选择语音输入，搜索引擎会经过三个步骤：语音转换、自然语言处理和文件检索，最后得出符合要求的结果，然后将文件编号和电子版本提供给用户。当查询需求比较复杂，如查询所需资料的关键资讯不清楚时，则需要使用者与搜寻引擎进行互动，并与资料库管理员进行三方交流，以获得最佳的使用方式。而语音识别，则可以让用户的资料更加的灵活，更加的人性化，同时，系统还会根据用户的个人资料，进行智能分析，从而为用户提供有用的资料。而在智能搜索中，通过大量的数据分析，可以实现文本的数字化和电子化，从而实现对各种文档的自动检索。利用OCR 技术，可以实现对历史文献进行深度神经网络的识别，提高了对历史文献的检索能力。

（三）人工智能技术在档案智能化利用中的应用。这种方法是通过建立一个智能化的网络平台来实现对用户的远程使用。当前，我国许多大学不但拥有大量的学区，而且地域分布十分零散，有些地方还出现了跨省的现象。比如，在申请和就业的过程中，毕业生的教育文件非常紧缺，如成绩单、录取名册、毕业证书、学位证书等，由于地理位置的原因，为了让学生们足不出户就能得到所需的资料，所以学校也可以在网上进行，不过往往要人工录入大量的资料，进行身份核实和查询。而在人工智能的帮助下，学校会根据学生的指纹和人脸识别，建立一个庞大的资料库，让学生无论在学校里，还是在学校外，都可以通过指纹、人脸识别等方式进行身份认证，然后通过索引键来获得自己想要的资料。与传统的密码技术相比，通过指纹和面部识别技术，可以保护学生的个人信息，防止非法盗用学生的个人资料，防止学生个人资料被冒领。

四、以管理视角为中心的高校电子档案管理在高校中的应用

(一)运用现代管理思想，对高校电子档案管理进行数字化管理。在大学，电子档案的应用非常广泛，而且种类繁多。因此，档案工作人员应不断提升自身的专业技能，将电子档案技术应用于实际工作中。这就需要档案管理人员在管理理念上进行不断的优化与完善，以发展、创新的眼光看待电子档案，注重发挥其积极性。从消极的经营理念到主动的服务。要注重利用科技的长处，将人才与技术有机地结合起来，以弥补各种不足。这就像是一个档案管理员，会觉得自己的位置会被人工智能所取代，因为人工智能有自己的计算能力，可以处理一些重复的工作。为了方便、快捷的处理，许多大学都会采用电子文件的方式来进行档案的管理。在档案编研、深度挖掘、盘活档案等方面投入了大量的人力、物力。通过对人才、科技资源的整合，实现了档案服务的质量从传统的管理理念到服务理念的转变，进而促进档案工作的健康发展。

（二）强化对电子档案的认知。在院校的档案管理中，加强对其重要性的认识，是做好高校档案工作的先决条件。因此，学校的档案管理者必须在思想上紧跟时代步伐，改变自己的经营理念，全面认识和反思电子档案的工作。同时，学校要加强对电子文件的宣传，确保学生对其有一个清晰的认识，从而更好的进行档案的管理，提高工作的效率。

（三）建立完善的电子档案管理制度。为了使电子档案管理更好地应用于高职院校，使其更方便、更好地为高校服务，就必须根据自己的具体情况，制定一套完整的管理体系，为其提供更好的服务。当前，不少学校已经制定了《电子文件收集管理规定》《档案管理人员考核制度》等相关制度。然而，在实践中，应根据当前的形势与学校的档案管理状况，分情况实施。

五、结语

电子档案对于高校的档案管理是一个需要不断探索的领域，如果能够妥善利用，它就会显示出其存在的价值和意义。因此，运用电子档案技术，保证高校档案工作的正常进行，是保证每个高校和使用者的合法权益的重要途径。高校电子档案数字化管理方式的积极创新及其运用，既要积极重视各种现代新科技手段方法的集成运用，又要重视充分调动发挥对其创新工作的积极性，更要注重切实充分有效发挥当前高校档案科技管理方式的技术高标准，在推进电子档案科技管理工作方面着力强化高等学校对其科研工作的专业技术研究投入机制和高层次人力资源研究投入，在积极发挥专业技术优势成果的产业化过程中，实现我省高校档案技术管理体制的战略性转型优化与升级。