基于一体化政务服务平台的档案管理问题研究

文/广西民族大学 罗雨晗 李彩丽 邱梦梦 阮宁洪

一、一体化政务服务平台概述

（一）一体化政务服务平台概念。一体化政务服务平台是指在政府信息化建设的基础上，将政府各部门、事业单位、企事业单位和社会组织的服务功能整合起来，提供便捷高效、一站式的行政服务。其主要作用是整合政府服务资源，提高政府服务效率，方便群众办事，推进政府数字化转型。有助于档案工作充分融入社会信息工作之中，打破档案信息系统与其他信息系统之间的隔离现象，充分发挥档案工作在信息时代的价值。一体化政务服务平台的主要特点是整合性、开放性、互联互通性和安全性。整合性指整合政府各部门的信息系统和数据资源，实现各部门之间的数据共享和信息交流。开放性指平台向公众开放，提供便捷的在线申办、查询和办理服务。互联互通性指平台与其他政务服务平台、公共服务平台和企业服务平台之间实现互联互通，形成全面覆盖的服务网络。安全性指平台采用先进的信息安全技术，确保政务数据的安全性和可靠性。一体化政务服务平台主要包括政务服务中心、数据中心、安全中心和运营中心。政务服务中心是平台的核心，提供政务服务的前端接口，包括在线申办、查询和办理服务等。数据中心是平台的数据管理中心，负责整合政府各部门的信息系统和数据资源，实现数据共享和信息交流。安全中心是平台的安全管理中心，负责平台的安全保障和数据安全管理。运营中心是平台的运营管理中心，负责平台的运营和管理。一体化政务服务平台的优势在于提高政府效率、降低行政成本、提升公众满意度。政府部门可以通过平台实现信息共享和业务协同，提高工作效率和质量，降低行政成本。公众可以通过平台实现便捷的在线申办、查询和办理服务。

（二）一体化政务服务平台发展历程。一体化政务服务平台的发展历程可以追溯到20世纪90年代初期，当时国际上已经开始探索以信息技术为基础的政府服务模式。我国政府在2000 年开始推动政务服务一体化改革，旨在整合政府各部门的信息系统和数据资源，提高政府效率和服务水平。以下是一体化政务服务平台的发展历程：2000—2005年：政务服务一体化改革初步探索阶段。当时各地政府开始建设政务服务中心，推出一些基础性的政务服务系统，如公安信息管理系统、社保信息管理系统等。2006—2010 年：政务服务一体化改革加速发展阶段。国家开始出台一系列政策文件，推动政务服务一体化改革。各地政府进一步加强政务服务中心建设，推出了一些综合性的政务服务平台，如北京市政务服务网、上海市政务服务网等。2011—2015 年：政务服务一体化改革深入推进阶段。国家开始大力推动政务服务一体化改革，提出了“互联网+政务服务”等新理念。各地政府进一步加强政务服务平台建设，推出了一些具有创新性的政务服务平台，如广东省政务服务网、江苏省政务服务网等。2016 年—至今：政务服务一体化改革全面推进阶段。国家出台了《政务服务一体化改革实施方案》，提出了一系列政策措施，推动政务服务一体化改革全面推进。各地政府进一步加强政务服务平台建设，推出了一些具有前瞻性和创新性的政务服务平台，如浙江省政务服务网、深圳市政务服务网等。总体来说，一体化政务服务平台的发展历程可以概括为从初步探索到加速发展再到深入推进的过程。未来，随着新技术的不断发展和政府服务模式的不断创新，一体化政务服务平台将会进一步完善和发展。

随着数字技术的发展，政府服务的形式也在不断变化。一体化政务服务平台正在向数字化转型，越来越多的政务服务正在实现在线化和自助化。例如，在线申请身份证、驾驶证等各种证件，网上办理缴费、报税等行政服务。同时，政务服务也在向手机App、微信公众号等移动平台扩展，提高政务服务的便捷性和覆盖面。最新的一体化政务服务平台，包括国家级的“政务服务平台”和省市级的“数字政务服务平台”。政务服务平台提供了丰富的政务服务，包括办事指南、在线申请、办理进度查询、在线咨询、公共服务等多项服务内容，涵盖了民生、经济、环保、教育、医疗等各个领域。例如，可以通过政务服务平台查询交通违法罚款信息、申请失业保险金、在线办理营业执照等。数字政务服务平台则更加注重移动化、智能化，通过推出App、微信公众号等平台，方便群众随时随地办理政务服务。

二、一体化政务服务平台中的档案管理

（一）档案管理。档案管理是指对机关、企事业单位、个人及其他组织的各类档案进行收集、整理、保管、利用和销毁的一系列活动。档案管理是一项重要的行政管理工作，对于保障国家、社会和个人的合法权益具有重要意义。档案管理的意义主要体现在以下几个方面：1.保障国家和社会的合法权益。档案是国家和社会的重要财产，是维护国家和社会合法权益的重要保障。通过档案管理，可以保障国家和社会的合法权益，维护社会稳定和发展。2.促进政府决策的科学化和规范化。档案是政府决策的重要依据，通过档案管理，可以保证政府决策的科学化和规范化，提高政府决策的准确性和有效性。3.促进社会文化的发展。档案是社会文化遗产的重要组成部分，通过档案管理，可以保护和传承社会文化遗产，促进社会文化的发展和繁荣。4.保障个人权益和社会公正。档案是个人权益的重要保障，通过档案管理，可以保障个人合法权益，维护社会公正和公平。总之，档案管理是一项重要的行政管理工作，对于保障国家、社会和个人的合法权益具有重要意义。通过档案管理，可以促进政府决策的科学化和规范化，促进社会文化的发展，保障个人权益和社会公正。

（二）一体化政务服务平台中档案管理的优势。一体化政务服务平台中的档案管理具有以下优势：整合多个部门的档案管理：政府机构、行政机关、公共服务机构等都需要对重要的文件、合同、协议等进行管理，而互不关联的档案管理系统会导致管理混乱。一体化政务服务平台能够整合多个部门和机构的档案管理，减少重复工作和资源浪费。方便快捷的查询与使用：一体化政务服务平台实现了在线可查找的档案管理，使得政府部门和公众都可以方便快捷地获取所需的信息，从而减少了人力成本和时间成本。提高办事效率：传统的档案管理方式需要人工分类、归档、备份等操作，耗费大量时间和人力资源。而一体化政务服务平台中，档案的保存、分类、检索等操作都可以通过自动化流程来完成，大大提高了办事效率。提高安全性：政务档案是非常重要的资料，一旦丢失或泄露会对政府机构和社会产生非常大的影响。一体化政务服务平台中的档案管理可以实现档案的安全存储和传输，确保档案的完整性和安全性。提供数据支持：政府部门可以通过一体化政务服务平台中的档案管理工具，获取大量公共数据和底层数据，用于政府部门的政策制定和决策。总之，一体化政务服务平台中的档案管理可以突破原有的工作模式，积极主动地与社会外部构建联系，提高政府机构和公众的办事效率，减少档案管理的工作量，保证档案的安全性，并为政府决策提供数据支持。

三、一体化政务服务平台中档案管理存在的问题

政务服务平台是以数字化和信息化手段为支撑，为公民和企业提供全面、便利、高效的服务的重要手段之一。其中，档案管理作为信息化建设的核心内容之一，在实现平台功能完善和提高服务水平方面具有重要作用。然而，一体化政务服务平台中的档案管理还存在着一些问题，主要表现在以下几个方面：

（一）信息安全问题。由于政务服务平台中存储的信息涉及到大量的个人隐私、公司商业机密等重要信息，因此信息安全问题是最为关键的问题。当前的政务服务平台管理缺乏对于档案信息的完整性保护、访问控制等安全机制，并且档案的长期保存和备份也存在着不足。

（二）档案检索和利用问题。政务服务平台中的档案管理常常无法满足用户对于档案信息的及时、准确、全面的要求。主要原因是政府机构的档案管理部门不够专业化，缺乏信息检索和利用的效率和技巧，导致用户获取档案信息受限。

（三）档案数字化转化问题。政务服务平台中大量的档案信息还停留在传统的纸质档案上，数字化转化缺乏整体规划和系统实施，并且涉及的技术问题也比较复杂，需要将传统的纸质档案资料转化成数字化的形式以便于管理和利用，这也是传统政务服务平台需要提高的方面。

综上所述，政务服务平台中的档案管理还有一些问题需要进一步完善。政府机构需要加大投入和改进管理方式，保证档案信息的安全性、完整性和准确性，提高档案信息的数字化水平，并且加强用户服务，提高公民和企业的满意度。

四、一体化政务服务平台中档案管理问题解决对策

一体化政务服务平台的档案管理问题是涉及机构、人员、技术和条例等多方面的问题。为解决这些问题，以下是一些对策：

（一）改进技术设施。技术设施可以帮助解决人工处理档案的不足和数据归档过程中的错误问题。政府可以引进更先进和智能化的档案管理系统，采用人工智能技术，充分利用数字化技术，以提高档案管理的效率和精确度。

（二）建立规范的档案管理制度。政府需要建立一套完整的，标准化和科学化的档案管理制度，使政务服务平台的数据存储、归档、访问和处理都能够符合法律法规要求，规避档案管理中的风险和问题。

（三）加强人才培养。该平台需要具备专业的档案管理人员，确保档案的组织、归档和利用。因此，政府应该注重档案管理人员的招聘和培养，使其了解政府的文件处理，并掌握相关法律和法规。

（四）重视数据备份和安全。针对资料消失、档案遗失等情况，政府应该建立起完善的档案备份机制。另外，政府也需要加强对数据的保密和安全性，建立保密机制，限制非授权人员或机构的数据查询等行为，避免机密泄露。

（五）主动收集信息。政府应该鼓励并支持信息收集和数据归档工作。要加强对各部门、机构和团体的联系和协调，为市民提供更全面、深入、准确的信息服务，这样才能提供更优质的政务服务。

这些对策可以协助政府解决优化一体化政务服务平台的档案管理问题。它们旨在管理政务服务平台基础文件、优化设施等方面提高政府与市民的信任和沟通能力。

五、一体化政务服平台中档案管理未来发展趋势

一体化政务服务平台是政府以信息化为手段，将不同部门、不同领域的政务服务有机整合在一起，以提高政府服务效率、降低服务成本，实现政府与公民、企业间信息资源的共享和互动。档案管理是一体化平台的重要组成部分，其未来发展趋势包括以下几个方面：

（一）数字化转型。如今，数字化技术快速发展，多数的政府服务逐渐数字化，档案管理也不例外。政府需逐步实现档案数字化转型，推行数字档案转换、数字化存储、数字档案检索和数字档案公开等高效运作，提高服务效率，为公民和企业提供更加简便的服务。

（二）智能化应用。利用人工智能、机器学习等技术，实现档案信息自动分类、筛选和生成，大幅减少人力工作，提升效率；同时，智能化应用可以最大化利用档案数据，为政府、企业和个人提供更好的信息资源。

（三）信息共享。政府不同部门间的信息共享是未来发展的趋势之一。目前，政府在办理各种业务中，部门间信息不互通，信息孤岛现象突出，导致增加政府和企业的办事成本。而技术和平台的支持下，档案共享可以提高政府部门之间信息交流和协同，提高档案管理效率。

（四）安全可靠。随着信息安全意识的增强，政府在档案管理中必须保障数据的安全。政府机构需要建立完善的数据安全机制，及时发现并处理数据安全问题，确保档案管理的可靠性，避免个人信息泄露及数据丢失。

综上，档案管理的未来发展要求政府不断创新、转型升级，以数字化、智能化、信息共享和可靠性为导向，提高政务服务的效率、方便性和质量，减少不必要的纸质业务，实现电子政务的高效运作和全面推广。

六、结语

通过以上研究可以明确，档案管理依托于一体化政务服务平台，不仅可以充分发挥一体化政务服务平台的智能化、数字化、信息共享能力，还能满足档案管理的信息安全、检索利用和数字化转型的要求。但仍然存在一些问题，比如信息安全保护机制不足、档案检索利用率低、档案资源不能共享等。本文为将来在实际工作中一体化政务服务平台中的档案管理提供了明确的方向，有助于提高政府服务效率，降低服务成本，进一步提高一体化政务服务平台的工作效率。