基于科技创新助推档案工作高质量发展

文/海口市人民医院 符仙民

档案作为大众存储、记录信息的一项有效途径，能够分门别类地管理具有价值的信息，档案信息通常分成显性、隐性这两类，可为大众的生产生活提供数据支撑，所以保障档案工作质量也逐渐受到了重视。但在具体档案工作中相关工作人员并未树立合理的管理认识，出现了信息化设施不健全等各种问题，降低了档案工作的质量，难以发挥档案中的真正价值。现阶段人工智能、大数据等信息技术得到了大范围的普及，这为档案工作提供了技术驱动。

一、档案管理工作概述

档案管理工作指的是企业应将生产经营过程中的各种活动所形成的材料实施归类管理，因而自上而下的全体工作与整个企业均被纳入档案管理工作范围内。保障档案完整、严守档案信息，这是档案管理工作者应遵循的重要原则。然而在当下实际管理档案时，很多档案管理员忽视档案管理的关键性，经常出现不尽责、不认真等问题，进而致使档案经常遗失、丢失和泄露。所以，为提升档案工作的质量，应尽可能开展好保密工作。这就要求档案管理员要结合档案的具体特征、多种工作性质来实施保密工作，应尽可能保持使用与保密间的平衡关系，要保持公平公正、不偏不倚的态度，这样才能做好档案管理工作。

二、利用科技创新促进档案工作高质量发展基本原则

（一）可行性原则。要想创新、改革档案工作方式，就要以信息技术为前提，并且也需要各部门协同合作并优化档案资源，也应安排计算机专业人才。所以，在应用多种科技时，单位一定要确保自己可以适应建设创新工作方式的要求，保障科技创新具备较高的可行性。单位在创新科技改革时，应对档案工作展开研究与评判，寻找当下现有的优缺点，使其更好地利用档案资料，并配齐专门的电脑人员。所以，各部门在运用各种科技手段时，首先要确保自己的能力，从而设计出建设数字化档案系统的方案，确保系统建设的科学性与可行性。

（二）安全性原则。各单位保存的档案信息都与其自身的运营、发展存在密切关系，比如单位人力资源材料、重要会议材料等，假如上述档案材料产生损坏、遗失等问题，会在一定程度上影响单位内部各部门井然有序地运作，尤其是当下处在科技创新的环境下，尽管互联网可以当作保存档案材料的有效手段，然而也存在大量的安全风险，例如病毒袭击、黑客入侵等，上述问题会对档案材料完整性带来一定的威胁。因此，在应用科技创新观点时要自觉遵循安全性准则，把保障档案材料安全当作档案工作的重中之重。在利用电子化方式处理档案材料后，要创建安全防范机制，通过防火墙来抵御外部木马病毒的侵入，利用病毒监控技术第一时间探知到系统内存在的病毒。要设定登录密码，利用密码来规范获得档案材料的用户种类，从而避免他人窃取材料。

（三）标准性原则。标准性原则指的是在引入科技时，应确保各个环节都达到标准化，并根据有关标准与需求进行建设工作。唯有标准数字化档案管理系统，才可以对档案工作的成功开展创造有利条件、确保数据信息的保存品质，增强工作效能，保障档案材料安全。不标准的行为会导致在传送信息时出现错误、建设安全防范系统时会产生多项问题，会对档案工作带来影响。所以，单位在开展档案工作时要提前制定标准化的实操程序，同时制定与程序相匹配的规范，在建设中应审查、评价系统质量，要第一时间掌握建设中出现的问题，同时进行整改。另外，单位应保障信息化档案管理系统能够满足有关法律法规与行业要求，反之若触及法律底线则会严重影响单位长久发展。随着信息化迅速普及开来，互联网尽管为大众提供了一定的便捷性，但同时也为违法犯罪人员创造了窃取信息的条件，因而一定要确保档案管理工作标准化，避免档案工作在实施过程中发生不标准的现象。

三、基于科技创新助推档案工作高质量发展的措施

（一）提高档案管理员信息化管理能力。档案管理员作为直接决定档案管理工作能否成功开展的核心因素，想要有效运用科技手段来创新发展档案工作，则一定要强化档案管理员自身的信息化认知、利用科技的认知，如此才会促进管理员在现实工作中有目的地运用新科技，从而完成提升档案工作质量的预期目标。首先，要为档案管理员创造教育培训的契机，从而增强其专业技能、业务能力、综合素质，确保管理员增强思想意识，摆正态度，将精力集中到工作上。在教育培训中通过“一对一”新员工与老员工组对的形式实施有目的性的技术技能实训，而老员工要虚心向新员工请教如何应用信息化系统。管理员应推广宣传新科技运用到档案工作中的方法，单位要建立教育培训小组保证每个员工均可以熟练使用信息化技术进行工作。其次，要主动招聘复合型专业管理人才，改变工作方法、工作模式，科技创新以往的档案管理方式，自觉朝着信息化、数字化的方向发展。现阶段人才是推动社会、经济发展的重要因素，想要进一步提高档案工作质量，一定要积极招聘熟练运用各种科技的复合型人才，通过这种方式来提高人才团队的整体素质，为科技创新的推广普及奠定坚实的人才支撑。另外，要建立健全相关的绩效考核机制。要定时、不定时的组织管理员参与考核，确保每个档案工作岗位人员均拥有非常强的专业素质。此外，单位应将技术培训与晋升机制有效融合在一起，在聘用人才时应优先选用专业技能符合标准、可满足档案工作要求的人员，也要具有认真负责的职业素养，在符合单位有关政策标准的前提下，确定具体的岗位职责。档案管理员应分工有序，确保责任能够落实到个人、岗位，应定时测试现有工作人员必备的档案知识，使其具有较高的管理能力。

（二）建立数字化档案管理系统。数字化管理系统具有在线阅览、远程搜查档案信息的性能，仅需通过管理员的授权就能利用档案管理系统展开一系列操作。总体来讲，要想实现档案工作质量的总体提升，就要创建分享式档案管理系统，这样能够加快档案工作信息化的实施进度。而单位通常在以往的发展中保存了很多的数据信息，所以要想利用最少的时间来完成数字化档案的建设存在着非常大的困难，这就要求单位要按照档案自身的价值对其展开数字化处理。立足于理论方面而言，单位可选择的最优方案是把全部的档案内容利用数字化技术进行处理，然而因数据信息数量非常大，同时一些档案内容出现了不完整的状况，应提前选定价值较高的材料展开数字化处理。首先，单位选定对自身具有较高价值的档案实施数字化。比如记录重大项目、活动的档案、人力资源档案等，能够为当下单位进行工作创作有利条件。其次，选用利用频率次数相对较高的档案展开数字化，增强工作质量，把工作过程中利用率较低、价值低、无价值的档案去掉。在创建建设数字化系统过程中要传送大批的数据信息，通过评估档案信息自身价值，能够缓解档案管理员的工作压力，增强工作质量。

（三）创建档案管理云计算信息处理平台。云计算技术在新时期在档案工作中发挥着不可替代的作用。现阶段档案管理工作应充分利用数字化技术的明显优势，结合目前档案工作所处的环境与实际工作要求。要自觉创建档案管理云计算信息处理平台。按照使用者的实操命令，利用互联网技术的搜索功能来收集更多的材料与信息，通过虚拟化语言的方式向使用者推荐档案材料信息，进而达成共享档案材料的目的。创建云平台能够迅速更新信息，完成材料的迅速分享与传播，提升搜索、管理档案的便捷性。

（四）保障科技创新档案管理化进程。在城市现代化发展进程中，沿用以往纸质化档案管理方式已难以适应社会发展的要求，而应利用科技创新来提高档案工作的质量与效果。管理员能创建健全的管理档案的平台与机制，利用规范化管理打造较为高效的管理档案资源的网络体系，进而促使档案管理工作向着网络化、现代化、智能化的方向发展。此外，还应自觉创建档案管理信息数据库、多媒体管理系统，利用计算机技术确保档案管理中心的成立，再增加运用、抽检科技档案的频率。另外，搜集规整科技档案的过程中应严格执行落实有关制度的标准与规范，确保档案管理的安全性，持续提升档案管理的质量。

（五）创新档案管理方式。要想利用大数据技术来完善档案工作，则要立足于具体的档案管理工作，要创新整改管理方式、管理内容、管理措施。借助于信息技术的持续创新与发展，从以往档案管理系统的技术层面出发，要把以大数据为代表的多种信息技术有效运用到档案管理的具体工作中，应当把信息技术运用到档案管理的实际工作中，尤其要从档案的管理方式、管理内容、管理措施等方面入手进行深层次的分析探究，利用工作学习、工作沟通乃至大数据被应用到其他领域并与现实工作相融合的成功经验的参考，从而增强档案工作的质量与效率，符合新时期现代化社会高效发展的要求，能够为各行各业制定决策并提供大量的有益数据信息。能够进一步体现出档案的借鉴意义、参照价值，推动各行各业利用档案管理的有力支撑形成更高、更多的社会收益、经济收益。科技创新越来越需要升级优化档案管理体系，这是科技创新大形势下开展好档案工作亟待解决的问题。当下应重点倾向于健全档案管理工作的搜索制度、保存制度、电子端口衔接制度，应建立电子式统计台账，制定信息化档案工作规则。利用档案信息搜索系统，以云计算、大数据为技术支撑，收集规整档案使用的难点、工作盲区，进而进一步优化档案管理的常态化机制。

（六）健全档案法律法规机制建设。档案信息公开法制建设应认真调查、分析、探究国内外有关档案管理的法律法规，健全国内关于档案法制管理所涉及的法律法规，推动档案的一切法律法规具有较强的可行性，更加能够符合中国国情。信息公开能够保障公民享有知情权，能够与公民的自身权益有效结合起来，公民能自觉向档案法制的建设提出自身的建议、意见。另外，还应修改与优化档案所涉及的法律法规的内容。对档案工作中的违法、违规、犯罪现象应该重新展开界定，明确在档案使用过程中公民的主要地位。确定能借阅档案的对象、使用档案的时间与范围。针对某些用词不够精准的语句要展开重新编制。结合现实工作中产生的各类问题，有指向性地实施分析，对细则的使用规范要重新展开界定，避免落实过程中发生错误，进而带来一系列的问题。

（七）通过科技创新提高档案工作质量要有序开展。伴随档案工作的持续进行，以往的档案管理方式已不再符合现阶段档案工作的实际需求，因此应该利用前沿的科技手段，创新改革档案工作的管理方式，然而这是一个循序渐进的过程，不会一蹴而就。要想利用科技创新来提高档案工作质量则应该提前调查、了解档案工作的真实情况，结合具体状况、根据单位制定的档案工作发展规划，制订档案工作进行科技创新的计划。比如，将数字化技术应用到档案工作中时应配置计算机、局域网、扫描仪等多种必备的设备，这样不仅为档案工作预留出今后发展的空间，还为当下档案工作提供了真实可靠的便捷性，在确保科技创新可大幅度提升工作质量时，也不会干扰单位其他工作的正常进行，应在实践过程中持续摸索、持续整改、有序开展，唯有如此，才能促使科技创新能够真正在档案工作中发挥自身应有的价值与作用。

（八）建立健全的信息化管理制度。要想创建完善的信息化档案管理制度，则应分门别类的整理信息化管理的程序、内容、岗位等一系列内容，要对各类细化的内容创建相应的制度政策，并统一管理上述内容，同时把有关工作人员的岗位职责与工作环节等方面贯彻执行到实际的工作过程中，保障档案管理工作人员能够按照标准进行实操，防止由于人为原因导致出现各式各样的工作错误。经过明晰上述工作细节，能够使每个管理工作人员了解到自己对科技创新助推档案管理工作所肩负的使命，并基于此来提高管理工作人员的职责认知。当创建政策制度时，应充分思考实施奖惩相结合的手段，不仅应思考要在一定程度上对管理工作人员进行约束与规范，还应思考促使管理工作人员在奖励中实现创新。

四、结语

综上所述，在当今信息化快速发展的时代，发掘、运用档案资源也应持续加大重点关注、分析的力度，进而利用前沿的管理观点、举措来增强档案管理员自身的工作质量，保障档案资源能够得到合理、有效地应用。同时，也应利用最新的信息互联网技术，实现对档案工作的高质量管理。创建健全的管理机制与系统，提升总体利用、管理档案信息的效率，为加快档案管理的现代化进程创造有利的支撑，促使国内经济的总体发展水平持续提升。