基于绿色现代数智供应链体系的协议库存电力物资执行管控研究

孟 阳,张正男

(国网黑龙江省电力有限公司物资公司,哈尔滨 150001)

0 引 言

随着科学技术的不断发展,信息化物资管理广泛应用在各行各业,借助于信息化系统工具,可以更加精准高效地获取数据信息。协议库存,即由需求方根据物资需求单位未来一定时期内物资需求的预测,应用统一的物料编码及技术规范,将所需的物资分类汇总,通过招标或其他采购方式确定供应商,并与其签订框架采购协议。待具体物资需求申请产生后,按照先前制定的匹配规则和操作流程,将实际需求计划提报物资匹配给中标供应商。按照协议内容,将物资实际需求计划优先匹配给该协议中本地区供应商。当匹配金额达到该框架协议承诺采购总金额的下限时,在确保整体指标的完成或避免以往供应商投诉的情况下,才考虑将部分物资需求匹配给该批次其他地区供应商或以往批次的中标供应商。采用协议库存相当于采购货物已经提前在仓库备好,可以缩短采购供应周期,为工程建设争取时间,同时可减少需求方自身的库存,节约运营成本。但是,目前输变电协议库存匹配环节自动化程度并不高。2019年初,按照国网公司工作安排,将35 kV以上工程设备类、材料类物资纳入协议库存采购实施,由国网公司总部负责统一组织实施协议库存招标采购。各省(自治区、直辖市)供电公司作为协议库存物资合同签约与履行主体,负责合同执行的业务管理与实施。但因输变电协议库存计划申报和招标策略与省招协议库存存在明显差异,应用省招协议库存自动匹配系统开展输变电协议库存匹配工作存在手工调整比例过高的情况。从业务角度讲,手工调整订单耗费业务人员大量精力,严重影响工作质效;从合规角度讲,手工调整订单由业务人员随机匹配,随意性较大,整个过程不可控因素较多。

针对电网协议库存电力物资存在的协议执行比例不到位、匹配自动化程度不高、业务合规风险较大等问题,提出基于绿色现代数智供应链体系的协议库存电力物资执行管控,对协议库存自动匹配、协议库存特殊业务、协议库存执行监控、协议库存资源可视等内容进行详细阐述,并从国网公司、省公司、地市公司三个层次给出解决协议库存执行管控的建议。

1 协议库存执行管控功能

国网公司绿色现代数智供应链体系,通过跨行业、跨平台、跨企业的专业化协同整合,促进能源电力全产业链供应链绿色低碳、数字化智能化转型,深化数字新技术和供应链创新融合,迭代升级现代智慧供应链“五E一中心”数字化平台,加快推进供应链的数字化、网络化、智能化,助力构建多元替代保障体系,提升公司供应链的安全性、稳定性和竞争力。

1.1 协议库存自动匹配

在国网公司绿色现代数智供应链体系下,针对管理过程中薄弱环节,梳理输变电协议库存匹配业务流程,整理匹配工作难点,分析问题产生原因,研讨解决困难方案,细化合规管控措施,按照“业务流程规范+信息系统监控”的主体思路,通过“前期配套原则、优先消纳原则、地域原则、进度均衡原则”四项匹配原则,实现输变电协议库存系统全自动匹配,降低手工调整订单比例。将具体风险管理目标和风险控制要求嵌入到输变电协议库存匹配业务流程中,实现物资风险管理与流程管理有机融合,有效提升管理水平、提高工作效率、完善企业管理。

在业务流程上,结合本省输变电协议库存匹配业务实际,全面梳理匹配业务流程,根据业务流程明确管控措施,制定管控方案。按照物料号、技术规范书ID两个维度,实现输变电协议库存物资协议数据抓取,通过完备的匹配规则实现对协议供应商的合理分配,从理论上实现输变电协议库存全自动匹配,降低人为因素干扰。针对确需手工调整匹配条目,设置严格的审批流程,加强对关键节点的过程监控,确保手工调整订单的公正性和可追溯性。在信息系统上,按照优先级顺序将前期配套、优先消纳、地域匹配、进度均衡等详细匹配规则固化在输变电协议库存自动匹配系统中,利用信息系统实现对匹配业务的全流程监控。匹配原则如下:

1)前期配套原则。对于扩建改建类项目确需配套应用的物资,需求方提供前期工程项目的物料号、中标批次、工程项目名称、供应商信息,并说明需要配套的原因,再按照同一物料实际需求优先匹配给前期为该项目供货的中标供应商的方式予以匹配。

2)优先消纳原则。对于协议执行时间超过设定时间阈值,且协议执行比例仍不满足执行比例最低要求时,将该协议包含物资纳入全省资源池,实行全省共享优先匹配,确保该协议执行比例满足要求,保证供应商订单份额。

3)地域原则。按照“谁提报、谁使用”的原则,系统设定同一物料实际需求计划优先匹配给此计划需求单位对应区域的中标供应商。

4)进度均衡原则。对于同一批次、同种物资、同一需求单位,中标供应商不同时,按照供应商执行进度均衡的原则,优先匹配至执行比例较低的供应商,以保证供应商之间的匹配结果差值在合理范围内。

输变电协议库存匹配条目统计如图1所示,输变电协议库存匹配金额统计如图2所示。自该系统上线以来,手工调整条目数由17.66%降至0.2%,手工调整金额由19.60%降至1.7%,实现了匹配全过程无人为干预,操作全过程系统监控,有效保证匹配结果的准确性、公正性和可追溯性,切实防控物资管理风险,提高工作效率。

图1 输变电协议库存匹配条目统计

图2 输变电协议库存匹配金额统计

同时,协议库存匹配功能可以实现匹配数据结果实时更新、供货单签订进度实时查询的共享模式,打通从协议匹配到合同签订之间的专业壁垒,为地市公司更快捷更准确掌握订单情况提供便利。

1.2 协议库存特殊业务

因协议库存计划需求预测存在偏差,无法完全按照地域原则实现自动匹配。针对需跨地域匹配的订单,积极开展协议库存特殊业务线上审批工作,将原来匹配申请单线下人工签字盖章改为线上审批,有效解决各需求单位因预测能力不足造成的紧急物资需求无法提报的困境,特别是在新冠疫情大面积侵袭,业务人员出行受阻、物资保供紧急的关键时期,起到了至关重要的作用。提高应急物资响应速度,提升应急物资保障水平,为后续物资供应保障打下坚实基础。同时,该功能解决了纸质单据不易流转和容易丢失、破损的问题,业务办理时间由原来的一周缩短至一小时,大幅提高物资办公效率,有效节约物力人力资源,减少纸质资源损耗,实现物资降本增效。

输变电协议库存特殊业务审批如图3所示。据统计,自协议库存特殊业务功能上线以来,已累计完成了全省22家需求单位、219个工程、1 305条特殊业务审批工作。按照一个工程最少办理一次协议库存特殊业务需求申报,累计减少差旅次数219次,以办理一次业务需1人、差旅费每天400元、耗时3天、全省各地市单位到哈尔滨的平均里程357 km、黑龙江省高速公路客车车辆通行费收费标准0.45元/km、轿车高速平均油费0.6元/km计算,累计可节约成本42.70万元,以轿车每千米碳排放量0.27 kg计算,累计节能减排42 218.82 kg,为实现“双碳”目标作出物资贡献。

图3 输变电协议库存特殊业务审批

1.3 协议库存执行监控

通过对协议库存执行、物资订单合同签订、供应商执行比率等情况的分析,动态掌握协议库存执行率统筹。制定对订单执行、物资匹配、供应商执行的数据监测,对执行比例不在此范围的协议库存进行记录,对供应商协议库存执行的有效性数据进行多维度的比对,分析并结合数据指标扫描结果数据图形化展示。输变电协议库存执行比例监控如图4所示。协议库存有效期届满时,监控协议执行比例应在80%～120%之间。其中,虽然协议库存有效期届满,但在180天有效延展期内,执行比例不足80%的,不属于异常行为;延展期结束后,执行比例仍不足80%的属异常行为。

图4 输变电协议库存执行比例监控

若框架协议有效截止日期与框架协议有效起始日期之差小于等于370,且框架协议有效截止日期与系统当前日期之差小于等于60,或者框架协议有效截止日期与框架协议有效起始日期之差大于370,并且框架协议有效截止日期与系统当前日期之差大于等于0,框架协议匹配比例小于0.8或大于1.35,系统则显示预警。

若框架协议有效截止日期与框架协议有效起始日期之差小于等于370,且框架协议有效截止日期与系统当前日期小于0,或者框架协议有效截止日期与框架协议有效起始日期之差大于370,且框架协议有效截止日期与系统当前日期小于0 ,框架协议匹配比例小于0.8 或大于1.35,系统显示异常,否则显示正常。

1.4 协议库存资源可视

在资源优化配置职能基础上,拓展实物资源、物力资源、人力资源以及需求资源的统筹。结合输变电协议库存工作需要,在运营平台建立协议库存可用协议“资源池”,实现协议库存物资资源在线共享;满足公司对实物资源(实体库库存、专业仓库存、在途订单、协议库存、专区物资、供应商库存等)、物力资源(检测资源、运力资源、评标基地、供应商产能、合同资源等)、人力资源(计划审查专家、现场监督专家、合规监督专家、评标专家、资质业绩核实专家、供应链运营专家等)、需求资源(项目储备资源、年度需求资源、采购批次资源、原材料资源等)、系统资源(ECP、ELP等系统流量调配)的统筹,确保全域资源实时可查、可视。输变电协议库存资源查询如图5所示。

2 协议库存执行管控建议

输变电协议库存由国网公司总部负责统一组织实施协议库存招标采购,各省(自治区、直辖市)电力公司作为协议库存物资合同执行管控和分配主体,地市电力公司是物资实际需求报送、领用的具体执行者。因此,需要国网公司、省公司和地市公司协同联动,不断完善本级管控措施管控流程,方可有效解决协议库存执行管控难题,提升协议库存执行管控整体水平。

2.1 国网公司侧

1)优化招标策略。通过近三年输变电协议库存执行结果发现,协议包含的物资规格、型号、种类越多,协议金额越大,整体协议执行难度越低,应尽量避免小金额协议存在。

2)完善物料主数据体系。因协议库存合同执行时限的特殊性,应尽量避免频繁变换协议库存物料主数据,若数据需要变更,应结合协议执行期限预留出充足的消纳时间,或给省公司侧提供明确的对应关系。协议库存物料组映射关系应充分考虑价格因素,同一物料组下各种规格、型号最高价与最低价差值应控制在10%以内,避免出现中标结果与需求计划完全一致,而协议执行比例却不达标或超限的情况。

3)明晰协议库存价格联动规则。近年有色金属原材料波动较大,价格联动时限由每月缩短至每周,致使价格联动频次和金额增加,因此应进一步明确价格联动规则,设置协议总金额联动机制,确保协议执行比例统计维度一致,规避供应商投诉风险。

2.2 省公司侧

1)优化采购计划物资品类。现阶段国网公司批次招标与协议库存招标物资间存在交集,建议优化计划申报物资品类,对于物资通用性不强、消纳困难的物资品类,尽量采取批次为主、协议库存为辅的方式进行物资计划申报。

2)完善合同协议扩展变更制度。按照国网公司协议库存范围变更相关工作要求,完善协议库存范围变更工作制度,对于物资技术参数发生重大变更、影响工程使用的情况,通过协议库存供货范围变更的方式来满足现场需求。

3)坚持省市两级联动机制。经过省市两级联动机制的高效运转,输变电协议库存协议执行得到有效管控,消纳能力大幅提升,存量物资逐步减少。物资公司业务部门间横向联动、统筹协调,针对国招批次计划逐条核实、统一核减,明确核减方案、制定消纳措施;物资公司地市公司间纵向贯通、刚性执行核减方案、直接应用存量物资,既节省招标时间,又提升执行进度。

4)加强物资项目沟通协调。定期组织召开协议库存物资项目分析会,物资部门定期梳理存量情况,项目部门定期反馈工程进度,按照提前谋划尽早解决的总体思路,针对痛点难点问题制定措施方案,自上而下地解决存量问题。

5)加大协议库存考核力度。按照输变电协议库存考核机制,进一步加大考核力度,制定协议库存匹配计划准确率和协议执行率两个指标,通过对指标考核来提升地市公司协议库存管理理念,督促地市公司认真分析本单位存量协议库存产生的原因,制定相应管控措施,提升全省协议库存管理质效。

2.3 地市公司侧

1)建立输变电协议库存台账。地市公司应根据物料组维度,分批次、分项目建立输变电协议库存执行台账,掌握本单位各批次、各项目协议库存物资应用情况,避免出现人员沟通不畅、物资计划重复报送、重复招标的情况。

2)提高招标计划完成度。地市公司根据输变电协议库存台账,做好做实物资同各专业的沟通协调信息共享工作,定期督促项目部门完成需求计划提报,按照要求完成本单位协议库存份额。

3)积极配合消纳全省存量物资。根据输变电协议库存工作群组中定期下发的全省存量物资明细,地市公司要积极接收梳理,结合存量明细做好本公司国招批次计划核减工作;针对省公司统一核减的国招批次计划,地市公司要按照核减方案要求及时修改上报需求计划,使核减物资及时完成匹配,保证存量物资按期动态清零。

4)提升需求计划准确率。针对各单位实际需求物资与报送招标物资存在不符的情况,地市公司应强化协议库存需求计划审核工作。报送需求计划时先进行核对,确保与招标物资一致后再行上报,避免出现需求计划无法匹配的情况。

3 结 语

对绿色现代数智供应链体系下输变电协议库存执行管控功能的建设开发、成果应用及效益效果进行了详细的介绍。系统阐述了协议库存自动匹配、协议库存特殊业务、协议库存执行监控、协议库存资源可视等内容,并从国网公司、省公司、地市公司三个层次给出解决协议库存执行管控的建议,解决了协议库存执行比例不到位、匹配自动化程度不高、业务合规风险较大等问题。随着绿色现代数智供应链体系的不断建设,协议库存执行管控手段将进一步完善,协议库存执行将越来越规范,协议库存优势将得到更充分的发挥。