新形势下科研单位干部人事档案标准化管理1

储炎芳

（上海船舶设备研究所，上海 200031）

0 引言

干部人事档案作为干部在工作、成长和组织培养过程中产生的真实记录，是干部选拔任用、考核评价的重要依据[1]。相较于一般人事档案工作，干部人事档案工作具有更强的政治性、严肃性、规范性和机密性[2]。

如今，干部人事档案已成为我国开展干部监督工作、实现干部选拔、落实人才培养、优化干部人才评鉴的重要依托，也是维护广大干部队伍应有权益的基础，符合当前我国建设服务型政府的现实需求[3]。

新时期按照全面从严治党的相关要求，科研单位应严格落实干部人事档案管理的相关制度机制，严把干部档案入关口，加强干部人事档案收集整理和管理工作，进一步明确标准化改革背景下科研单位干部人事档案建设的重要意义[4]。

2018 年11 月，中共中央办公厅印发了《干部人事档案工作条例》，对干部人事档案工作从管理体制、内容分类、日常管理、档案利用、档案审核等方面提出了更高的要求，从政策层面为干部人事档案管理的标准化、规范化提供了顶层指导。

本文对新形势下做好干部人事档案工作的重要性和必要性进行阐述。在此基础上，对当前干部人事档案工作中存在的典型问题进行分析，并提出相应的对策及建议。

1 新时期做好干部人事档案管理工作的重要性

培养造就大批德才兼备的高素质人才是国家和民族的长远发展大计。档案工作是一项非常重要的基础性工作，在总结经验、延续历史、支撑发展等方面具有重要作用。档案工作存史资政育人，是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业。档案工作看似平凡，却是一项对历史负责、对党和国家负责、对人民负责的崇高事业。

干部人事档案是对干部个人经历、思想政治、业务能力、现实表现、工作业绩、廉洁自律、家庭状况、社会关系等方面真实情况的反映，也是作为考察了解和正确选任干部的重要依据。因此，做好干部人事档案管理工作具有十分重要的意义。

2 当前干部人事档案管理工作中存在的问题

当前，我国科研单位的干部人事档案主要包括如下内容：干部的履历和简历、自传和思想汇报、考核鉴定、学历教育培训和职称材料、政治审查材料、党团材料、奖励表彰材料等。干部人事档案全面体现了干部成长发展的动态过程，系统反映了干部个人的教育工作成长经历，为单位选拔、培养和使用干部提供了重要的信息支撑和决策依据，为干部队伍的建设发挥了重要作用。

科研单位长期以来对干部人事档案缺乏标准化、规范化的管理，且部分管理人员重视程度不够，这就导致了各种问题的产生，主要表现在以下4 个方面：

1）干部人事档案信息不准确、不一致

在档案管理和审核的过程中，时常会发现档案记载的信息与实际不一致的问题，如：文件中的出生日期与身份证上不一致；多份材料记录的日期不一致；缺少相关证明材料，无法证明干部的学习、工作经历；入党审批、事业单位招聘录用审批等材料信息不准确，无法说明干部的政治面貌及录用情况；学历学位材料、入党材料造假，严重破坏了档案的真实性和严肃性，对档案的正常利用产生了严重影响。

2）干部人事档案事前审核不严、材料缺项较多

在新员工入职时，若未对其人事档案进行严格审查，或未及时补充完善缺失材料，会造成后续检查的麻烦。一般情况下，常出现缺项的材料主要包括：中学阶段的入团志愿书和入团申请书；毕业生登记表；高等教育阶段的学生登记表、授予学位决定、入党考察材料；前任职单位的履历表、离职证明、工资材料等。上述材料均为各阶段的原始材料，一旦缺失则很难补充，甚至会对个人职业晋升造成无法弥补的损失。

3）干部人事档案材料填写不规范，收集不完整，补充不及时

相关部门对干部人事档案的重要性缺乏正确认识，归档意识较为淡薄，对材料及时归档的重视程度不够，往往会造成材料填写不规范、收集不完整、补充不及时等问题。

对于干部履历表、毕业证书、获奖荣誉证书等需要干部个人提供的材料，有时由于个人重视程度不够或没有归档意识，未能及时向人事档案管理部门反馈变更信息；有时由于提供的材料不完整，档案信息滞后、不能真实反映当前干部的实际情况，进而影响了档案的实时准确性。

有些干部在填写归档材料时存在思想不重视、敷衍了事等问题，如：填写履历材料时字迹潦草；对个人学习工作经历、家庭成员情况填写不完整；对能体现科研学术水平、工作业绩和专业能力的工作总结、年度考核等材料撰写不认真。在干部选拔任用时，这些问题往往会导致组织无法从个人档案中提取有价值的信息，进而无法作为评价和使用干部的重要依据。

4）干部人事档案转递造成部分材料缺失

因工作变动等情况，需要对干部的人事档案进行转递。不同单位对转递的具体要求和规定不同，且部分档案管理人员缺乏责任意识，往往会造成档案转递过程中材料的缺失。

3 对策和建议

相较于其他业务工作，干部人事档案管理更偏重内部管理，所以往往不被大家了解和熟悉，进而忽略了干部人事档案管理工作的重要性。对于人事档案标准化、规范化管理，本文从以下5 个方面提出改进对策和建议：

1）提高政治站位和意识，加强对档案管理工作的组织领导

部分单位对干部人事档案管理工作的重视程度不够。科研单位应提高政治站位，从思想上高度重视，将干部人事档案管理工作放在重要位置，把政治要求自觉落实到档案管理工作的各个方面。

加强对档案管理工作的组织领导，明确档案工作负责人和具体档案管理人员，落实责任，保证档案工作的正常有序开展。

档案管理工作看似不起眼，实际是一项政策性强、工作量大且十分繁琐的工作，加强干部人事档案管理人员的配备是做好档案管理工作的必要条件。

2）加强档案管理制度建设，健全档案管理机制

加强干部人事档案管理制度的建设，是做好科研事业单位档案管理工作的重要保证。各单位要建立和完善干部人事档案在收集、归档、审核等方面的相关配套制度，确保制度全面、准确、可用。

3）加强档案的事前审核机制，严把档案管理“入口关”

科研单位干部的学历、经历、工作能力都能通过翔实的档案记载予以反映，因此要加强入职前干部人事档案的审核把关，即把好“入口关”。及时对新入职人员的人事档案开展专项审核，以“三龄二历一身份”、家庭成员、职称等重要信息为重点，逐个核实人员信息。一旦发现缺失材料，立刻通知相关人员补齐材料。若发现档案材料涉嫌造假等情况，立即展开查核，严格按照有关程序进行认定，确保每一份干部人事档案信息真实准确。

4）建立干部人事档案资料协同和动态管理机制

应建立以组织人事部门为主体、相关部门协同配合的动态管理机制，定期组织单位相关部门及时沟通协调，齐抓共建，确保档案收集齐全、完整与准确。同时，通过建立各部门人事专员联络机制进行网格化管理。组织人事部门要定期发放归档通知，制定归档计划，明确归档材料。组织人事部门要定期与各部门人事专员沟通，收集符合归档条件的档案材料，审核鉴别并及时归档。要加强干部人事档案管理工作重要性的宣贯教育，让干部员工有意识、自觉地补充完善档案信息，从源头上保证档案的真实性、完整性和准确性。

5）加强干部人事档案信息化、数字化建设

随着信息化技术的不断发展，干部人事档案管理的信息化、数字化是必然趋势。以现有材料为基础，将纸质档案转化为电子档案，建设信息资源数据库，通过专业的档案管理软件实现高效收集、轻松查阅、有效利用，逐步完成干部人事档案数字化建设工作。

4 结论

干部人事档案管理工作对于干部选拔任用、考核评价非常重要。本文阐述了新形势下做好干部人事档案工作的重要性和必要性，分析了当前干部人事档案工作中存在的典型问题，并提出了相应的对策及建议。本文的研究成果可为科研单位干部人事档案的标准化管理提供一定参考。