高效视角下的科研院所公文规范化管理1

刘 敏

（上海船舶设备研究所，上海 200031）

0 引言

随着社会节奏的加快，各行各业均对工作效率提出了更高的要求。如何在更短的时间内创造更多的收益成为了普遍关心的问题[1]。

在科研工作中，公文的制度化、规范化、科学化管理与提升科研院所的整体工作效率息息相关。要做到可持续、高质量的发展，就必须充分认识到公文规范化管理的重要意义，给予足够重视，认真分析各环节的不足。本文从高效视角出发，对公文规范化管理的重要性进行阐述，并对公文管理的特点和现存问题进行分析。在此基础上，提出一种公文管理可持续发展模式，以期为科研院所的公文管理提供一定参考。

1 公文规范化管理的意义

1.1 内部信息传递高效化

公文的应用范围较广，具有一定程度上的通用性。科研院所内部诸多的信息传达工作依赖规范化的公文。虽然科研院所统归于一个整体，但其内部依据职能的不同划分为各个部门。由于科研院所的职工人数较多，单纯依靠口头传递无法实现高效化信息传递的目标。规范化的公务文书可使多人在不同地点同时接收信息。公文在形式上简洁明了，在整体上规范划一，可使员工在短时间内对传递的内容形成共识，进而实现信息传达的高效性。

1.2 外部协作沟通高效化

科研院所承担的研究任务往往比较复杂，需要和社会组织、公司企业等建立协作。规范化的公文能在科研院所和外部机构之间建立起有效的沟通桥梁。规范化的公文就像是信息传递的衡量标尺，可在彼此间建立高速衔接通道，有效提高信息传递、协同合作的效率。

1.3 日常工作处理高效化

科研项目是科研院所的主营业务，日常管理工作是科研院所的重要后备保障。政治学习、人员管理、物资调用等日常工作包含的信息往往比较琐碎，规范化的公文对于信息的准确高效传达具有重要作用。只有信息传达的准确性得到保障，任务才能顺利完成。只有高效处理日常琐碎工作，才能为主营业务预留出足够的时间和精力。

1.4 科研项目安排高效化

科研工作的基本要求是全面化、准确化、客观化、科学化。科研工作中重要文件转接、重点任务部署等环节都离不开公文。公文准确精练，有利于科研任务的快速安排、项目的顺利实施。

2 科研院所公文管理的特点

2.1 工作对象特殊

科研院所的工作内容多为高新技术、重点项目的研发推进，这些工作往往涉及诸多技术机密。我国保密形势面临着窃密主体多元化、领域扩大化、方式多样化等挑战，关键技术一旦被泄露，将严重制约研发进程，侵害知识产权，后果不堪设想。

科研院所的公文机密性较强，其公文管理工作也应当注意保密。做好保密措施是科研院所公文规范化管理的重中之重。

2.2 工作内容专业

科研工作具有专业性，科研院所的公文多用于传达科研工作内容，其用词也具有专业性和准确性。一旦公文欠缺准确性，出现细节错误，很可能对项目的顺利进行产生负面影响。公文的规范化管理能有效提升公文撰写发布的准确性，符合科研工作严谨、专业的要求。

3 科研院所公文管理现存问题

3.1 思想层面不够重视

由于公文管理工作具有间接性、长远性、隐蔽性，故常被视为附加性工作，很多单位会将公文管理工作纳入后勤工作或行政工作的范畴。长期以来，科研院所未对公文工作给予足够重视，这往往会导致公文管理工作不够规范，从长远看来制约了科研工作的整体有序发展[2]。

3.2 撰写阶段不够严谨

科研院所大部分员工为从事科研工作的技术人员，而从事行政事务的人员占极少部分。此外，负责公文管理的人员往往专业不对口，无法按照规范要求完成公文相关工作，在撰写过程中往往存在“照猫画虎”等问题，未能严格遵守规范形式。

3.3 下发环节混乱无序

思想是行动的指引，科研院所整体上对公文管理工作不够重视，相关负责人员意识跟不上、工作不到位，在传递下发的过程中存在着下发主体不对应、重复下发等问题。公文管理缺乏规范化往往会导致管理失效、事倍功半。

3.4 后续工作缺乏跟进

当前，公文工作多呈现策划、起草、下发等3 个过程，而缺乏对于公文下发之后的管理。很多单位认为公文下发就意味着公文上传下达任务的完成，就标志着公文管理工作的结束。然而，公文规范化管理过程也包括公文效果验收以及公文归档整理等后续总结工作。只有对后续工作进行系统的总结和分析，才能为公文规范化管理提供进一步指引。

4 可持续发展模式

4.1 建立有序的管理体系，实现人员结构规范化

公文管理规范化建设应当以管理体系规范化建设为基础。有序合理的组织管理架构是规范化管理的前提。管理体系的规范化包括人员结构规范化、制度机制规范化、运行方式规范化等诸多方面。有序的管理体系可为实现公文高效上传下达创造便利条件。畅通无阻的管理体系可提高公文传递的效率[3]。公文管理人员应当向专业化方向发展，积累充足经验，助力科研院所公文管理迈上新台阶。

4.2 运用信息化管理工具，科技赋能助力规范化建设

科学技术为生产生活、经营管理提供了更为广阔的发展空间。公文管理规范化、高效化建设可借助大数据、物联网等关键技术实现进一步发展。

传统的公文多以书面形式呈现，以文件形式存档，这种方式较为低效[4]。可利用大数据技术搭建公文管理信息系统，在统一开放的系统平台上实现公文的一键化处理，简化公文传递、保存等过程，提升工作效率。公文管理数据库可将公文按照时间、类型、对象等分类依据进行规范化的整理和保存，以便日后查阅。

4.3 畅通反馈机制，做好收效工作

当前，公文管理工作的形式化问题较为突出，存在疲于应付的情况。在公文下发之后，研究院所对于公文的收效情况缺少掌握，应当畅通公文管理的反馈机制，以问卷调查、访谈等途径反馈员工对公文管理全环节存在的问题[5]。只有充分掌握基层管理过程中存在的问题，才能开展有针对性的应对措施。问题长时间堆积会降低管理成效，影响工作进度，需要对问题进行及时化解与应对。

5 结论

公文的制度化、规范化、科学化管理与提升科研院所的整体工作效率息息相关。本文从高效视角出发，对公文规范化管理的重要性进行了阐述，并对公文管理的特点和现存问题进行了分析。在此基础上，提出从建立有序的管理体系、运用信息化管理工具、畅通反馈机制等3 方面构建公文规范化管理的可持续发展模式。希望本文的研究成果可为科研院所公文管理提供一定参考，推动科研院所高效健康发展。