新时期优化企业办公室行政管理工作要点分析

□ 宁夏石嘴山 李 佳

办公室行政工作是连接企业内部所有部门的中枢，其承担着文字处理、落实政策、信息传递、文件资料存档等重要职责，是承担企业上下内外沟通的重要部门，是维持企业正常运转的重要纽带。这一工作虽然涉及面广，且繁琐不易出成绩，但作为办公室行政人员仍需要保证细致、专业工作态度，并且不断对现有工作进行优化，达成企业内部高效运转。本文通过结合笔者在办公室的实际工作经验，对工作中遇到到问题进行分析，通过不断提高人员素质、健全规章制度等内容，从而有效提高员工工作积极性，使企业内部形成了有序、良好的工作环境。

一、引言

优化办公室管理工作，能够降低企业的经营、管理成本，对于国企而言更是尤为重要。新时期背景下，社会经济高速发展，要求企业提高自身的运转效率，紧跟社会发展的步伐，因此办公室管理工作面临工作内容更加繁杂。同时，办公室行政工作人员需要清晰掌握各个部门的职责与工作内容，促使企业内部各部门之间通力合作，提高工作效率，为新时期背景下的企业发展提供动力。

二、办公室行政管理职能

1.协调功能。办公室行政管理工作需要将企业制定的管理政策进行下发，在日常工作过程中监督各部门落实要求，确保各个部门的工作按照规定开展，促进企业内部各部门工作更加规范，提高各部门工作的执行效率，达到部门之间的协调作用。在会议协调过程中，对会议进行全流程、全要素升级管理，在保证会议内容的前提下，对会议进行整合、精简，提高会议效率，加强对会议材料把关，重点以图表、数字反映汇报内容，尽量减少文字内容，提高汇报精准度和汇报质量；优化会议硬件设置，谋划智能无纸化会议系统，以线上会议的方式弥补线下会议存在的局限性，保证会议组织的及时性，提高决策效率。

2.中枢功能。办公室行政管理工作对规范企业内部的工作流程、提高企业领导对各部门工作效率与质量的了解、保障政策的上行下效及企业的稳定运行起着重要的调节作用，这就要求办公室行政管理工作人员要经常深入工作一线，了解基本工作情况并听取广大员工的意见，总结经验提出改革建议，及时向领导汇报并提出建设性参考意见，作好参谋与协调工作。

3.督办功能。办公室行政管理工作在政策下发的过程中观察政策执行效果，了解企业员工对政策内容的意见，挑选合理意见促进管理制度改善，提高企业决策制定的合理性与民主化，实现办公室行政管理工作的督办记录功能；办公室行政管理部门对上级机关单位的部署，结合本单位领导的意见，贯彻执行并组织实施和检查落实执行结果，对加强机关管理维护正常工作秩序保证工作质量起到组织执行的重要作用。

4.保障功能。办公室行政管理工作的保障功能在于既要保证上级主管部门以及本单位分派和布置的各项具体事务工作及时有效地完成，保证领导集中精力思考和处理工作中的重大问题，又要同单位内其他部门建立良好的工作关系，倾听他们的意见，充分调动企业整体员工的工作积极性，齐心协力完成各项任务。办公室行政管理部门还需要整理企业内部各个会议的开会内容，会议结束后利用会议纪要监督各个部门在职权范围内的分工组织实施，针对全局性或者没有分工的工作，明确各个部门的工作职责，确保会议决策的尽快实施，并将执行情况实时与领导人员报告，保障企业各个部门的运行效率。

三、新时期背景下企业办公室行政管理工作存在的问题

办公室行政管理工作琐碎并且细致，需要行政人员有能力透过现象看本质观察影响各部门沟通效果的原因，既需要保障企业管理制度的人性合理，还需要保障政策内容符合现阶段企业发展方向，行政人员需要与各部门保持良好的沟通关系，提高各部门对行政管理工作的配合度。

1.行政人员素质能力不足。办公室行政管理工作通常被误认为内容简单、技术含量较低，导致企业办公室行政人员素质能力参差不齐，且行政管理的思维差距较大，没有充分认识到行政管理工作对企业发展的价值与意义，在处理工作问题的过程中不能提高工作质量与效率，对企业项目执行质量造成影响。此外，行政人员的素质与能力存在不足会影响本部门的工作内容、工作经验的总结与积累，影响部门工作的创新与完善，影响该部门工作效率的发展。

2.行政管理制度不完善。办公室行政管理工作内容繁复冗杂，内容涉及各个部门，而企业在行政管理制度的建设中，没有清晰规划行政人员的工作要点与重点，导致行政工作效率降低，不能满足企业领导人对各部门工作的管理要求。制度不完善会让部门行政人员在工作中存在畏首畏尾的现象，没有任何可以依靠的制度，他们会担心自身工作是否带来负面影响，从而影响部门管理工作的有效开展，不利于企业管理制度的完善，影响各个部门在工作中的沟通与协调效率。

3.信息化建设进展缓慢。新时期信息化建设不断加快，各项工作的统计与分析通过计算机进行已成必然趋势，但部分企业依旧存在着对行政管理工作不重视的问题，导致行政部门依旧使用纸质化的办公方式，在各项信息的统计与分析及工作审批上效率低下，集成化程度低，最终影响企业整体工作进展效率。

四、新时期背景下优化企业办公室行政管理工作的要点

1.提高行政部门人员素质。为了让办公室行政管理工作发挥其统筹协调的作用，企业领导人需要提高对行政管理部门的重视，首先体现在人员素质能力方面。以往办公室行政管理人员大部分并不是出自管理专业，或管理经验较欠缺，因此，应对管理人员配置进行优化调整。在行政部门领导人的任命上选择具备行政管理经验，正确认识行政管理工作意义的专业人员，改善行政部门内部的工作风气，提高工作效率。行政部门内划分不同的工作小组，提高行政管理部门整体人员的素质能力。提高行政人员对新时期背景下各岗位对企业发展的重要影响与新要求的认识，以及行政人员对社会经济发展以及企业如何稳健发展的了解，提升行政人员的思想认识层次，在工作过程中不断思考如何完善行政工作的制度，不断强化沟通协调能力，保障企业内各部门之间的通力合作，为企业发展负责。

人力部门需要加强对行政人员能力的考察，与行政管理部门负责人积极沟通，为行政工作人员提供培训机会，在充分明确自身工作职责、掌握自身工作内容、提升自身工作质量的同时，加强对企业各个部门业务内容的了解，从而强化与各部门的沟通协调能力；要求办公室行政管理工作人员遵守工作纪律，针对会议管理工作，应当保密的内容、讨论的具体情况以及没有经过批准传达和公布的决议等，不得以任何方式向外泄露，针对会议上存在的不同意见不可以向外扩散，避免影响企业的工作氛围；要求该部门工作人员保持良好的行为作风，具备良好的工作习惯，与其他部门沟通过程中保持良好的沟通态度，切实履行自身的职责，将良好的作风习惯、工作习惯与自己所担负的岗位职责有机结合起来，配合部门管理人员在管理好部门基本工作的同时，利用自身的工作积极性与创新能力，促进部门内部管理工作的积极向上，提升自身部门的重要性，展现部门存在的价值；鼓励部门行政人员解放思想，放下思想包袱，只要找准工作开展的立足点，积极与部门同事探讨该措施的可行性，部门领导人以及组长都可以鼓励他们大胆的开展工作，定期开展工作复盘会，针对这一阶段取得的工作成效进行总结，分析措施推进过程中存在的阻力以及解决方法，分析自身的工作方式是否存在问题，在这一过程中是否还发现企业流程审批方面存在不足并提出自身的解决方法，进一步展现自身的工作价值与办公室行政管理工作的价值。

2.健全行政管理规章制度。企业办公室行政管理工作的规章制度影响着行政人员的工作质量与效果。完善管理制度，在行政部门各小组工作的过程中，将每一项具体的工作落实到相关责任人身上，提高行政人员的工作责任感，保障工作质量与效率。为了发挥行政管理工作的效果，企业领导人积极引进科学的管理制度，将行政部门的工作内容与企业发展相结合，提高行政管理工作的科学性；完善行政人员的晋升路径以及绩效考核机制，保障对行政人员发展的科学规划，提高行政人员的工作积极性，保障行政管理部门的人员留存，为企业健康有效的发展提供保障；要求办公室行政管理部门在工作中要求实求真，保障自身的监督力度，围绕企业中心工作项目，持续紧抓重点工作督办，利用反向倒逼的方式确保各部门工作按期完成，在督办的过程中，根据各项工作项目的特点等内容，将工作项目进行层级设置，采用一级督办、二级督办的方式避免各个部门工作没有条理，避免各个项目同步推进带来其他问题。在反向倒逼的过程中，采用考核的方式提高员工的工作积极性，设置奖金的层级，让每一个部门明确自身负责工作项目的要求；针对各个会议中需要的各项文件、材料、纪要等，需要行政管理工作人员妥善保存，保障文件档案的完整，按照企业文件档案的管理方式进行建档保存；办公室行政管理工作以推动本部门工作人员向心力为导向，推动部门建设工作新气象，部门内部成立部门管理委员会，部门委员共同参与部门政策的探讨、制定和管理工作中，激发部门人员的工作积极性、主动性和向心力，利用民主集中的方式集思广益，让本部门的决策方案更合理、更有效，让企业行政管理部门的管理工作能够创新与灵活，在与企业各个部门沟通的过程中，能够获得更多可参考性的意见；针对办公室行政管理工作在公文效率上存在的不足进行从紧从严处理，持续汇总公文管理方面出现的问题，定期整理、公示典型问题，将公文写作和公文处理的培训渗透到日常工作之中，制定修编公文管理制度，进一步明确行文、办文相关规定和考核细则，有效提升企业总体公文办理水平，提高行文的通过率，提升企业内部运行效率；根据办公室行政工作的工作内容，划分部门内部为行政、后勤、对外协调3个工作小组，分别设立小组组长，不断完善部门组织架构，提升各个小组的工作组织能力，工作小组划分结束并确定小组成员之后，组长需要发挥自身的管理能力与带头作用，合理安排组内人员的工作时间与工作内容，调动他们的工作积极性，保障组内工作氛围的团结与工作效率，能够不断完善与创新相应的工作流程；办公室行政管理部门的领导人坚持以自查为抓手，观察与分析部门工作存在的不足，带领小组组长不断分析各类工作中存在的问题，积极补足短板、强化弱项、提升管理工作的质量，定期开展全面的自查工作，促进各个小组内部、部门内部工作方式与流程的改进，规范本部门工作内容与工作制度，展现部门工作的价值，推动企业其他各个部门组织结构与工作效率的优化。

3.精细化管理理念的贯彻。精细化管理理念在于不断完善行政管理制度内容，提高管理制度与新时期社会发展的协调性，让行政管理工作为企业发展提供动力源泉。企业领导人需要提高自身的思想认识，主动学习新时期背景下党的指导思想与社会发展趋势的相关知识，提高对行政管理部门认识与了解，重视行政管理部门的工作性质转变，推进行政工作由服务性质向服务与管理性质高效结合转变。行政管理部门要提高对企业内各部门业务的了解，在行政管理过程中根据部门业务的不同，针对性制定管理制度，推进服务职能与管理职能的灵活转换，精细化评估考核指标可如下表所示。

例如，针对企业后勤管理工作内容，办公室行政管理部门需要具备居安思危，常抓不懈，牢固树立“安全第一”的理念，在企业食堂的管理中，紧抓防疫消杀、食品安全卫生及食堂消防、用电安全等工作，保障企业食堂的安全卫生，蔬菜粮食的质量不存在问题，部门内制定详细的工作排班表，每天对食堂各个区域进行卫生检查，联合安保部门每月开展厂前区火灾隐患排查，确保不发生火灾事故，保障企业内部的人员健康与安全。办公室行政管理部门在精细化管理上还需要重视以人为本，服务至上的原则，不断提高自身的后勤服务水平，例如定期组织食堂员工的调研学习，探讨后厨管理经验和菜品加工方法，不断推出新菜品，提升食堂的菜品质量；了解企业员工的生活习惯与家乡菜品，定期推出“家乡菜”，缓解员工的思乡之情，提升员工对企业行政管理工作的满意度；设置相应的投诉与建议渠道，企业员工可以通过该渠道向行政管理部门提出自身对食堂的建议，部门后勤小组行政人员充分听取员工意见和建议，针对存在的共性问题共同探讨解决方法，针对存在的特性问题加强与员工的沟通，保持良好的沟通态度，避免出现语言与肢体冲突，避免对其他员工的心态与企业整体工作氛围带来影响，构建和谐积极的工作环境。

4.加强行政工作的信息化建设。信息技术的建设与使用是新时期社会发展的必然趋势，利用信息化管理平台能够提高行政部门的工作效率，帮助行政人员梳理繁复冗杂的工作内容，通过信息化平台实现对工作流程的精确追踪，减少工作失误。企业办公室行政管理工作信息化管理平台的建设需要与企业经营项目以及各部门负责的工作内容相关联，尤其是面临大量数据信息处理的工作，信息化平台为行政人员的工作提供便利条件，减少工作负担。

表 精细化评估指标

行政管理部门在信息化建设过程中需要加强对行政人员的培训，保障行政人员熟练操作信息化平台，听取行政人员在工作中对平台功能的建议，不断提高平台的操作简便性；丰富平台的使用功能，提高平台安全性，限制不同人员的工作权限，同时保障企业领导人通过行政管理部门的平台数据深入了解企业各部门的运行质量，及时分析存在的问题，降低企业内部资源消耗，实现新时期下企业的稳健发展；信息化建设过程中，重视以提升办公室行政管理工作为主要目标，提升本部门的服务质量，确保各个小组的工作能够与部门领导人的工作相协调，利用信息化管理平台检查并考评部门各个工作人员的工作质量、创新意识等。