档案信息化战略转型与发展之浅见

相颖/山东省胶州市档案馆

党的二十大报告指出：“推进新型工业化，加快建设制造强国、质量强国、航天强国、交通强国、网络强国、数字中国”。在新的时期下，突出档案信息资源建设，加强档案信息资源的保护成为档案工作者需要高度重视的课题之一。随着档案和档案工作在国家治理中的基础性作用日益凸显，以及信息技术对档案形成方式和管理理念的颠覆，迫切要求档案工作主动适应环境改变，需要贯彻创新驱动，加快档案信息化战略转型。

1 档案信息化战略转型的必要性和重要性

随着互联网、大数据、云计算、人工智能、区块链等新一代信息技术飞速发展，档案保护开发利用工作也需要作出创新。特别是随着国家政府职能转变和“放管服”改革的不断深入，“互联网+”等战略的实施，电子政务和大数据发展日新月异，使档案工作所处的政务环境特别是电子政务领域发生了重大变化，这些都为档案工作带来了挑战。档案信息化技术的不断发展已经成为档案事业发展的重要趋势，发展潮流已不可阻挡。档案信息化是一项新事物，发展的质量应当以满足档案事业的内在需求和社会对档案事业的客观需求来衡量。档案信息化战略转型要以信息化推动档案事业战略转型的发展，是档案事业发展的强大动力和战略举措，对整个档案事业发展起到引领和保障作用。

档案信息化战略转型发展是改革与发展的需要，是档案事业发展的重要因素，关系我国信息化体系的建设。而信息资源、信息网络、信息技术、信息产业、信息化人才、信息化法规和标准是国家信息化体系的基本构成要素。同时在国家信息化全局的建设过程中，地区的信息化和行业的信息化技术的提升也是重要的组成部分。

2 影响档案信息化战略转型的制约因素

在国家信息化战略的背景下，档案事业发展的信息化技术提升是国家信息化战略的具体体现，档案信息化是在该战略背景下提出的，是有序展开的、系统设计的，适应国家信息化进程和发展的一项重要举措，信息化技术提升具有明显的时代和社会特征。在社会技术和环境的不断变化之下，处于不同时期的档案信息化发展目标任务以及各方面的要求有着很大的差异。在档案信息化建设的过程中，技术和人文环境的要求在建设中相互影响、互为支撑，共同制约档案信息化战略转型发展。

2.1 档案信息技术与设备应用不当，导致档案信息系统各自为政

在当前信息化技术不断发展和改进的过程中，档案管理的模式和程序也出现了较大程度的改变。当前数字环境不断改革创新的背景下，档案信息化的根本目标依然是要满足当下社会对于档案保管和利用的相关需求，通过现代技术的改进和应用来不断提高档案事业发展向网络环境的转移。在这样的特定环境背景下，我们设定的档案信息化的发展和改进的目标任务是具体的、符合实际的，并且在发展进程中相对稳定。在社会技术不断改革和创新以及变化的背景之下，信息化的建设不可能一蹴而就，目前档案信息化建设管理工作中缺少统筹规划以及相应的监督机制，从而导致在不同的系统内部以及在不同的地区中存在着区域的分割性。另外，档案管理工作本身就具有一定程度的保密性质，在档案信息化过程中出现了整合能力有限、不能共享的现象。各个档案管理系统之中的结构以及数据分享存在格式不同以及结构不同，最终导致信息鸿沟，使各个档案数据信息独立存在，形成了信息的孤岛，无法继续进行交换和分享。以上这些现象的存在会导致大量的人力和物力的浪费，在各个领域或区域的档案管理工作中，出现了多种档案管理系统，造成了杂乱的局面，成为档案信息资源共享的瓶颈，对档案信息化建设过程中的信息共享产生阻碍。

2.2 档案信息化建设标准的不完善，影响档案信息化建设行为的有效规范

档案信息化建设中标准缺失、滞后、越位错位、交叉重复等问题，严重影响发挥标准化的导向作用，不利于满足我国档案信息化建设健康发展需求。由于档案管理工作的特殊性，缺乏互联互通、信息共享和安全等基础共性标准导致了电子文件归档、数据交换、电子档案长期保存等出现瓶颈问题。目前的信息技术水平，要求新兴信息技术在档案行业中的可能应用有所预见性，使标准体系能够适应信息技术的飞速发展。在档案管理的过程中，档案的音视频格式以及存储类型等文件的规范和标准亟需建立健全，其中包括 40多项标准处于待制定状态。在档案信息化建设的过程中，缺少标准的制度和项目建设规范性指导，使信息化建设和数字技术提升的过程之中没有建立起统一的行业标准。档案信息的保存、共享和使用没有达到最高的利用率。

2.3 信息技术应用中数据及系统的安全性和保密性严重影响档案信息化安全

一是档案管理人员保密意识和管理水平的不同，在档案信息化管理的过程中，存在无意识的泄露现现象。二是随着信息化水平的不断提高，档案信息资源更易受到病毒、黑客的攻击。三是存在电磁泄漏、剩磁泄漏的现象。另外，存在档案法治意识淡薄、档案信息安全法规研究力度不够、没有出台专门的档案信息安全法、档案信息安全体系不完整等问题。

2.4 单一的档案服务模式已经远远不能满足用户多样化的需求模式，制约了档案信息化的发展

现代社会的不断进步和技术的不断发展，对于档案信息化的要求越来越高。随着档案信息用户的数量越来越多，范围越来越广，对信息查询准确率的要求也越来越高，需求类型和内容也呈现出多样化。单一的档案服务模式已经远远不能满足客户多样化的需求模式。只有不断地分析当前出现的新技术和新手段，同时找出档案事业发展中的问题，才能不断地根据问题进行改进，从而使档案信息服务能最大限度地满足网络环境下的档案信息用户需求。

3 档案信息化战略转型的方法途径

3.1积极探索档案信息化建设新模式，加强档案信息资源整合

胶州市积极探索基层档案信息化建设的新模式，将档案作为战略性的信息资源进行整合，开展现场调研，制定工作方案，加强业务指导，积极开展试点创建工作。加强数字档案馆建设，推动现代信息技术与档案管理的深度融合，促进档案信息实时交流或者共享，减少了档案信息传递运输或等待周期，极大地节省了时间成本和管理费用，有助于工作效率的提升和改进。在大数据和人工智能的推动下，在信息技术的加持下，档案领域才能够挖掘出更加有价值的有效信息，这是人工查找所不能达到的。对当下所拥有的档案信息资源进行充分的保护开发以及合理的利用，将档案信息资源转化成生产力，发挥档案信息的最大价值，为社会创造出更多的经济效益。

3.2 制定完善建设行业标准，发挥对档案信息化建设支撑引领和保障作用

为指导现阶段的档案标准化工作，解决档案信息化建设中标准缺失、滞后、越位错位、交叉重复等问题，发挥标准化的导向作用，促进我国档案信息化建设健康发展，根据《国家标准化体系建设发展规划（2016—2020 年）》提出的“推进档案信息化与电子档案管理标准体系建设的部署和要求，针对档案信息化标准跨行业、跨领域、跨专业的特点，立足国内需求，兼顾国际标准体系，建立起涵盖基础共性、资源建设、信息服务、信息保障和应用五部分的档案信息化标准体系要求。”2020年3月国家发布了《档案信息化标准体系建设指南（研究报告）》。由此，系统梳理档案领域相关标准，优化标准体系结构，将档案信息化建设所需的各项标准分门别类地纳入体系表中，避免相互间的交叉，做到层次合理、分明，构建协调一致、自主制定与采用国际标准相结合、相互配套的标准体系表，建立兼容性好、开放性强的档案信息化标准体系，以满足档案事业发展需求。这些行业标准的制定和体系的建立，充分发挥了标准在推进档案工作中的指导、规范、引领和保障作用，以及对推进技术融合、业务融合、数据融合的引领和支撑作用，实现我国档案信息化建设全面、可持续、协调发展。

3.3 维护档案信息安全，建立健全档案信息化安全体系

随着档案信息化进程的发展，对档案人才的要求也越来越高，不断培养和教育档案信息安全人员是维护档案信息的有效途径。档案安全是档案工作的生命线，维护档案信息安全，需要采用先进的科学的档案管理方法，加大档案信息的保护措施和保护力度，不断建立和健全档案事业的信息安全保障。档案信息安全最大的维护者是人，也是档案信息安全的制造者。不断加强档案信息化建设过程中的法律意识和安全意识，加大对档案法规的理论研究力度，制定专门的档案信息安全法。胶州市档案馆根据上级业务部门的统一部署，建设新版金宏数据档案中心，安全有序开展存量档案数据迁移，全面提升全市档案管理利用数字化水平，主动融入数字机关建设，完善政务服务数据归档机制，大力推进党政机关电子文件单套制归档，在试点的基础上逐步推进电子档案应收尽收、不断提高电子档案在档案资源体系中的比重。开展馆藏电子档案数据备份和应急演练工作，强化系统数据应急恢复和容灾备份，加强网络安全管理，开展网络和信息系统密评和网络安全等级保护。做到技术与管理并重、主动防御、分级防护、长治久安、立足国内、采用最新技术、重视内部安全多措并举维护档案信息安全，构建完善的档案信息化体系。

3.4 强化档案科技支撑，推动数字化转型，不断满足网络档案信息服务的实际需求

强化档案科技支撑，推进智慧档案馆建设管理，引领档案管理服务现代化。胶州市不断完善数字档案管理平台功能，做好平台上线的使用工作。实现馆藏档案收、管、存、用全业务流程管理，实现对馆藏实体档案与数字资源的集中建设管理。不断加强特色档案和专题数据库建设，继续做好红色档案专题库、RCEP档案专题库、影像资料专题库等电子档案专题库的建设和管理工作。

正确评估用户的需求方向，不断开创多样化的档案信息服务方式，对信息进行动态化的收集管理，在分析基础上进行科学分类归纳，增强信息服务的有效性，不断满足社会对于档案网络的实际需求。首先，档案部门通过建立网站或公众号，通过网络开展服务。在网站上开通档案馆概况、馆藏内容、线上展览等模块，让用户近距离了解档案。政务公开、查阅利用、电子阅览等模块可以改变传统的实体阅览方式，将档案由纸质转换为电子数据，从而通过图片等形式进行生动的展示，使档案查询利用工作更加便捷、生动形象。第二，通过电子邮件等方式开展档案信息服务，有利于扩大档案用户范围，使档案信息服务工作更具有实用性。第三，利用网络论坛等形式与档案用户实时沟通，促进档案信息的交流。通过论坛发帖子交流精准解答用户提出的问题，保证档案服务的工作能够实现满足社会需求，进而实现针对性和时效性。

4 结语

时代赋予档案信息化战略转型新内涵，档案部门作为国家部门的重要组成部分，是宝贵历史记忆的保管者，承担着“为党管档、为国守史、为民服务”的重要职责使命，胶州市档案馆坚持创新引领，拓展服务模式，聚势数字赋能，积极推进信息化为核心的档案管理现代化，把档案工作放到“两个大局”中去谋划，积极思考，助推全市档案工作提档升级。主动适应全球信息技术发展趋势，尽最大可能地发挥信息技术在档案信息化建设中的作用，最终目的就是适应信息技术发展对档案工作提出的要求，要充分利用当前出现的各项新技术和新手段不断改进和提高档案事业的管理服务水平，更好地为信息化建设服务，不断满足社会对档案信息的利用需求，努力实现档案管理的现代化和信息化。