档案馆数字化转型战略研究与启示——以芬兰国家档案馆《2025 战略》为例

王旌羽 张博闻/武汉大学信息管理学院

随着人工智能、区块链、大数据等新一代新信息技术与档案工作各个领域深度融合，“档案资源体系的数据化建设、档案管理流程的数字化再造以及档案生态系统的数据化治理正面临一系列机遇与挑战”[1]。为紧跟“数字中国”的建设步伐，促进档案基础业务、资源开发与利用服务的创新，档案机构需要进一步加快数字转型的速度，“创新档案工作的理念、方法、模式，全面加快数字转型和智能升级”[2]。芬兰作为北欧高度发达的福利国家，在长期的经济社会发展过程中形成了独具特色的档案事业发展模式，与英美等国相比，其档案事业具有鲜明的“中心化”特点，属于集中式档案管理体制，与我国具有相似性。此外，国内对芬兰档案事业的研究成果较为少见，内容上聚焦于档案立法[3]、档案管理体制[4]、档案教育[5]等方面，时间上集中在20世纪90年代至本世纪初，对近年的档案工作动态未给予充分关注。芬兰国家档案馆对数字化尤为重视，以五年战略的形式制定了工作计划，并在资源建设、用户服务、数据互通等方面取得了突出成效。本文将对芬兰国家档案馆数字化转型的纲领性文件——《2025战略》展开研究，分析其特色，总结其经验，为我国档案工作数字化转型提供参考。

1 芬兰国家档案馆《2025战略》的基本内容

芬兰国家档案馆于2020年发布了《2025战略》，共包含九个章节，从档案馆建筑布局、新技术应用、国际合作等方面提出了发展构想，并将目标愿景确定为“构建一个全球先进和积极的组织，开发和利用新的方法，以可持续和经济有效的方式使用和存档公共信息，为下一代保存有价值的模拟和数字文化遗产”[6]，既谋划了国家档案馆2020-2025年的总体工作布局，同时也涉及数字化转型过程中的具体事项。《2025战略》主要从数字化业务、数字化技术、数字化能力三个方面阐释芬兰国家档案馆数字化转型的基本内容。

1.1 数字化业务

数字化档案业务在档案馆的整体数字化进程中居于核心地位，直接决定了档案工作的效率与质量。芬兰国家档案馆自1980年以来，就一直明确其在信息生命周期中的定位，即“作为公共资料生命周期管理和存档方面最重要的经营者，负责信息的生命周期管理，对具有社会意义和科学意义的重要信息进行归档，并确保信息的获取”[7]，并在这一总体定位的指导下对档案工作各方面的数字化转型提出了基本要求。

1.1.1 收集与保存。五年内，数字存档将会成为芬兰公共部门文件存档的主要方式。数字存档主要通过三种方式实现：接收数字格式的材料、公共部门材料的大规模数字化以及对以前收到的材料进行追溯数字化。在增量资源的数字化方面，首先，来自政府部门的前端信息在公共部门系统之间应当尽可能顺畅流动，信息原则上只收集一次，此后所有相关机构都可以通过局域网无障碍获取，这些公共机构也将逐步向社会开放数据接口。归档时，芬兰国家档案馆将与市政当局共同探索数据存储和信息服务解决方案，提供全国范围内统一的元数据标准。在存量资源的数字化方面，截至2022年，芬兰国家档案馆已完成1.4亿件纸质档案的数字化，当前芬兰的各级政府部门仍有135公里长的档案架，里面存放着将永久保存的传统载体文件。这些文件将以电子副本的形式移交芬兰国家档案馆，并在国家档案馆的统一监督下，以项目形式开展集中的数字化，最终要达到的目标是“不再为类似材料建立新的档案空间”。通过对实体存储空间扩张的限制，倒逼档案馆加速数字化进程。但这一数字化进程并不是盲目激进的，在操作框架中包含详细的质量认证机制、历史文化价值评估机制以及对纸质材料的安全处理机制，每个时代最具有代表性的重要档案材料的实物副本仍将保存下来。即便采用众包方式开展，对于参与人员的专业能力资质也将开展严格的审查认证以保证较高的数字化质量。由于芬兰各地的档案馆均属于国家档案馆的分馆，行政和业务上均受国家档案馆的统一监督指导，大规模的数字化项目将会被分散到芬兰国家档案馆的不同分馆，既可节省材料运输成本，亦可强化与地方市政部门的合作，在当地创造就业机会，并助推地方市政部门信息化能力的提升。

1.1.2 开发与利用。芬兰国家档案馆始终坚持“信任、参与、民主、非歧视”等价值观，将服务科学研究与社会公众视为档案资源开发利用的主要目的，对芬兰国家档案馆数据集的多学科使用为各学科的发展开辟了无限的可能性。在服务目的方面，国家档案馆是“一个动态的信息绿洲，它确保材料很容易被发现，用于研究和社会的需要”。对于已经完成数字化的内容，国家档案馆将存档数据以电子形式无障碍地提供给所有人进行研究，原件则基于安全保护的需要不再提供利用；在服务形式方面，2025年，在线服务将成为芬兰国家档案馆的主要服务渠道，90%的客户只需使用在线服务即可实现其全部目的，与此同时，芬兰国家档案馆的在线服务平台也将持续朝着简洁、吸引力强、视觉和谐的目标优化，对于社会公众，在线交流将是他们与国家档案馆的主要沟通渠道。家谱学在芬兰拥有较高的研究热度，由于家谱的网络性，合并、链接和汇编数据变得越来越重要。芬兰国家档案馆一方面将依托轻量级共享系统持续为家谱研究提供丰富的数字资源，另一方面也将提供一种基于语义链接和永久URL地址的检索服务。目前，芬兰国家档案馆的信息系统已经实现了针对这一功能的更新，为向家谱学者提供服务奠定了基础。档案馆也将积极与家谱学家展开合作，引入专家力量为文献建立索引、从文本中挑选具备检索功能的关键词、纠正OCR识别的错误，使专家队伍成为测试和改进应用程序和用户界面的重要力量。

1.1.3 参与与合作。芬兰国家档案馆积极参与大学和其他科研机构在数字化研究方面的国家和国际合作，并将合作的重心由北欧国家的区域合作转向欧洲各国的整体合作。欧洲目前已经建立起密切的档案馆合作机制，由欧盟委员会（European Commission）成立的欧洲档案馆专家小组（European Archives Group）与欧盟成员国档案馆的领导人每两年举行一次会议。部分合作则通过协会和集体论坛进行，如DLM论坛致力于推动欧洲数字资源的长期存储和归档解决方案的形成，芬兰正积极融入这一合作机制。当前，芬兰国家档案馆正在参与由欧盟委员会资助的“欧洲档案记录与知识存储”（E-ARK3）项目的一揽子工作，这一项目旨在开发电子文件归档参考体系结构、数据库信息归档解决方案以及这两个领域所需的培训课程内容。此外，在国际档案理事会（ICA）会议上，芬兰和其它北欧国家发出一系列倡议，旨在推动数字技术进步、档案开放、信息自由及土著人权利保障。根据联合国教科文组织大会2015年通过的《关于保存和获取包括数字形式的文献遗产的建议》，芬兰国家档案馆还以作为濒危文献的国际避难所而闻名。芬兰在未来五年也将继续坚持采用数字化的方式为濒危文献建立数字化副本。另一方面，芬兰计划加强与高等院校和科研机构的合作，如利用赫尔辛基数字人文中心（HELDIG）的“黑客马拉松”项目拓宽技术问题的解决思路，与阿尔托大学在基于芬兰内战数据的链接服务和语义门户的实现上进行了合作，建立WarSampo信息门户。这些数字基础设施的建立为历史学家的工作带来了极大的便利，使其在无需学习计算机编程的情况下使用和分析数据。今后，芬兰国家档案馆提供的在线服务种类将会愈发多样化，服务形态也将走向智能化。

1.2 数字化技术

1.2.1 人工智能技术。芬兰国家档案馆坚持走独立研发道路，与财政部门密切配合争取专项资金支持，摆脱对第三方技术提供商的依赖，尤其注重对人工智能技术的运用。立法层面，芬兰将会修改《档案法》，允许使用数据挖掘和人工智能等分析工具，并制定完善的使用规则，包括数据采集规则、数据处理规则以及数据开放规则，以避免侵犯公民的合法权益。实践层面，目前芬兰国家档案馆正在积极参与由欧盟开发的手写文本机器阅读项目READ，该项目依托手写文本识别（HTR）技术，运用KNN、MNIST等机器学习算法，实现手稿文字的自动识别与精准呈现，克服了传统的OCR技术对印刷文字识别精度高而手写文字识别精度低的不足。服务层面，到2025年，芬兰国家档案馆将利用人工智能为其客户提供多样化和安全的服务，人工智能将彻底改变档案利用者从大量数据中手工查找数据的方式，将数据从它所依附的载体上分离出来，提供合并和分析的机会，为数字档案产生新的价值提供了宝贵的契机。

1.2.2 语义网技术。“互联网之父”Tim Berners Lee于1998年提出了语义网（Semantic Web）的概念[8]，其被认为是新一代互联网即Web3.0的发展方向，是一种使用可以被计算机理解的方式描述事物的网络，其基本思想就是让机器或者设备能够自动识别和理解万维网上的内容，自动处理、集成来自不同数据源的数据[9]，使得Web信息获取更为智能便捷。芬兰国家档案馆敏锐地发现了这一技术所蕴含的巨大潜力以及在档案服务中广阔的应用前景，将XML、RDF以及Ontology（本体）技术运用于档案资源的组织和描述中，增强服务的互操作性。五年内，国家档案馆将确定适合数字档案长期保存的元数据系统，以及在快速变化的数据管理中使用基于语义网和本体技术的解决方案，揭示档案的内容以及档案资源中所蕴含的丰富联系。

1.3 数字化能力

1.3.1 数据能力。芬兰国家档案馆在总结工作经验的基础上，提出了“数据能力”（Data Capability）这一概念，将其界定为“发现、分析数据并利用数据创造价值的能力，能够敏锐意识到数据的价值，并运用现代信息技术挖掘数据中存在的联系”。芬兰国家档案馆将与财政部及信息管理委员会合作，集中、规范地实施数据管理，档案部门对数据管理的指导工作将延伸至数据生命周期的开始阶段，通过记录不同的数据处理活动，生成验证可用性所需的元数据，以确保其作为证据的可靠性。现代社会，数据量呈现出井喷式、指数级增长，数字出版物极大地改变了学术研究的样态，也对数据格式的持久性与可用性提出了更高的要求。要有效利用大量数据，就需要充分使用人工智能、语义方法和其他现代数据管理工具。随着国家档案馆深度融入国家数据管理战略，数据管理已经成为档案馆工作人员不可或缺的业务能力，数据能力将在档案工作能力中居于十分重要的地位。相应地，国家档案馆工作人员的能力培训重点也将会转向数据分析处理及信息系统的管理、操作与维护。

1.3.2 组织能力。组织能力的核心是人力资源管理能力，在档案馆的数字化进程中发挥着统筹协调、激发合力的作用。随着管理团队规模不断扩大，明确档案馆全体工作人员的共同目标与奋斗愿景成为人力资源管理工作的重中之重。芬兰国家档案馆目前的财务状况相对稳定，有能力对运营、财务和人力资源政策进行规划并支持战略目标的实现。五年内，数字化将改变芬兰国家档案馆工作人员的能力要求，这就要求国家档案馆在战略期开始时，首先对新入职员工进行系统的能力调查，根据调查结果为每位员工确定个性化的学习目标，并以此为基础决定培训的重点内容。另外，管理人员将接受有关管理思维模式变革的培训，以便他们能够在更加民主的环境中准确识别员工的发展需求，并根据新战略的总体方针指导国家档案馆的整体活动。

2 芬兰国家档案馆《2025战略》的特点分析

2.1 围绕用户体验构筑档案服务体系

“数字化转型是指企业借助新的技术，重新设计和定义与客户、员工以及合作伙伴的关系”[10]。档案部门和用户的关系将会在数字化转型的大环境下彻底改变。芬兰国家档案馆始终坚持以提高用户满意度为主要目标，围绕改善用户体验搭建数字化转型所赖以依存的基础系统架构，在系统设计过程中实现档案部门业务能力和用户需求的耦合。此外，芬兰国家档案馆计划借助网络媒体构建允许用户参与互动的在线交流平台，向用户充分呈现并详细介绍馆藏数字档案资源，同时允许用户借助平台报名参与众包，激发用户参与档案工作的主观能动性。在此基础上，通过改善档案馆网站及数字资源共享平台的前端界面以促进数字世界中档案潜能的充分释放，在线上与线下同时提升用户服务水平。

2.2 通过学习培训方式克服知识障碍

为解决馆员信息技术能力不足的问题，芬兰国家档案馆计划在五年内开发、设计并提供一系列免费的数字技能线上、线下培训，这些培训内容周期短且贴合实际，既有助于馆员了解数字化转型对机构发展的重大意义，也有助于铲除馆员在训练数字专业技能时存在的时长、资金和自我认同等阻碍。此外，档案工作数字化转型还对芬兰档案学高等教育提出了更高的发展要求，高校承担着为芬兰培养新一代档案学术研究与业务工作者的重任，应以培养数字技能为重点，更新课程体系或增设相关专业，以便学习者顺利在数字环境下开展档案工作，保证档案信息的可用性。今后，优质的人才队伍将会成为芬兰国家档案馆数字化转型的中坚力量。

2.3 以合作为重要路径走出技术困境

当前，传统的档案工作模式正逐步受到数字技术广泛应用的挑战。芬兰国家档案馆在数字化进程中一方面迎来了大数据、云计算、人工智能等一系列新技术，另一方面馆内的技术力量尚不足以将这些新技术灵活运用于档案工作。因而，在保证档案部门主体性的前提下，必须加强与技术部门的协作。《2025战略》系统总结了档案部门技术匮乏的问题，同时也指出单纯依靠第三方提供的技术服务不利于档案工作未来的长期发展，档案部门不能仅仅依靠外部力量提供支持，而应当与时俱进，不断丰富自身的知识结构，在政府机构体系内部增强自身实力，与信息管理委员会等部门建立对等的合作关系。此外，由于档案馆内部整体技术力量以及外部信息部门的资金有限，在合作时应针对各自的需求充分进行沟通协商，以清单或合同方式明确分工、落实权责，保证合作过程的顺利进行。

2.4 立足本馆核心地位开拓多方渠道

虽然档案工作正处于数字化转型的大趋势下，但传统的档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用等工作环节的核心意涵、理念与方法仍然不变，新技术的运用只是改变了档案工作的发展形态，提升了信息网络环境下传统档案工作的效率。芬兰国家档案馆立足于数字化转型的战略定位，充分运用多种资金、技术和人力资源筹集方式，一方面通过一系列公民参与档案著录活动吸引社会大众，提升社会成员参与众包项目的积极性；另一方面，芬兰也于2022年12月成立国家档案馆专项基金，通过吸纳社会资本，为众包项目提供资金支持，同时以有偿方式为参与众包的人员提供劳务报酬，保证项目得以持续开展。此外，芬兰国家档案馆还积极拓展业务领域，参与国际合作，在文献遗产的数字化保护等方面与欧盟各国积极互助，形成了常态化交流沟通机制，提升了芬兰在欧盟档案工作体系中的影响力。此外，芬兰国家档案馆也积极参与国家政策制定，向高层强调档案工作数字化转型的重要性，争取决策者对档案工作的支持，凸显数字时代下档案部门在信息生命周期链中的重要地位。

3 芬兰国家档案馆 《2025战略》对我国档案馆数字化转型的启示

3.1 坚持用户需求导向，适应数字工作环境

《“十四五”全国档案事业发展规划》（下文简称《“十四五”规划》）基于我国社会主要矛盾的转变，分析了人民群众档案利用需求的新特征，指出“人民生活水平显著提高，对档案信息、档案文化的需求日益增长，迫切要求加快档案开放、扩大档案利用、提供优质高效服务”[11]。档案工作数字化转型包括业务流程再造、前沿技术应用、服务模式更新与工作理念变革等多个方面，但满足社会各方面的利用需要、挖掘档案中蕴藏的丰富价值一直是档案工作的终极目标和价值追求。在“数字中国”建设向纵深推进的大趋势下，我国档案部门应立足国情，坚持以建立方便人民群众的档案利用体系为目标导向，面向用户提供专业化、特色化的档案服务，在档案行业与社会大众间建立双向交流渠道[12]，在档案部门内部达成业务目标共识，提升档案工作者的职业身份认同，在档案部门外部通过用户参与，形成正向反馈，以用户意见为基础推进档案部门的数字化转型。

3.2 推动人才队伍建设，打造专业技术团队

“新文科”建设的深入推进为我国档案学高等教育提供了跨越式发展的契机，我国档案学应大力推进交叉学科研究，实现计算机、经管、法律等学科与档案学基础理论的深度融合，为新时代的档案工作培养“宽口径”“复合型”人才。《“十四五”规划》指出要在高等教育层面拓宽人才培养渠道，加快高层次应用型人才培养，在职业继续教育层面推动继续教育形式多样化。根据这一要求，我国各地档案馆在资金状况允许的前提下，可与高校、互联网公司等技术力量雄厚的组织机构达成协议，开发数据库、计算机网络、程序设计等难度较低的成人继续教育课程，鼓励档案工作者学习数字化转型所涉及的技术知识，并将学习情况融入档案工作者的职称评定、晋升考核等评价指标体系中，提升档案工作者的综合素养，使其既能掌握档案整理、编纂、鉴定等传统业务技能，又能在数字化转型战略实施时精准分析并提出具体需求，熟练运用各种软件，掌握信息系统的日常使用与维护方法。

3.3 发挥主观能动作用，聚焦关键业务领域

《“十四五”规划》要求创新档案工作理念、方法、模式，加快数字转型和智能升级，档案管理数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字转型，档案信息化建设进一步融入“数字中国”建设。这些要求从宏观层面发出了档案工作数字化转型的号召。我国档案工作者应转变“清水衙门”的被动心态，积极拥抱并主动融入这一过程，参与数字化转型的法规、政策或标准的制定论证，参与信息系统或新技术的研发，参与数字化转型的国际合作，提升档案部门在“数字中国”建设中的话语权。《2025战略》从不同方面指明了芬兰档案工作数字化转型的基本路径，我国档案部门可吸收该战略中的合理因素，依托新修订《档案法》《“十四五”规划》的相关规定以及我国档案工作数字化转型的现状态势等提炼并细化档案工作数字化转型的重点环节和领域。此外，档案部门还需加强顶层设计，通过深入广泛地开展调查研究充分了解本地区档案工作数字化转型的进度，在制定短期工作计划的基础上，循序渐进，针对实际困难逐个击破，最终达到提升档案工作整体数字化水平的目的。