数字化战略转型期档案服务业发展取向与演进路径分析

摘  要：本文基于“十四五”期间数字化战略转型的背景和主要目标要求，讨论了数字化在档案服务业中的重要性和应用前景。通过调查，分析数字化在档案服务业中的应用与发展现状，总结数字化战略转型期档案服务业的机遇和挑战，提出了以用户为中心、以服务为导向、以数字化为手段、以创新为动力的数字化转型原则，并探讨了数字化转型的四个阶段和实施步骤，为档案服务业数字化转型和可持续发展策略的实施提供参考。

关键词：数字化战略；档案事业；档案服务业；数据安全；服务创新；移动应用；质量评估

Abstract： Based on the background and main objectives of digitalization strategy transformation during the 14th Five-Year Plan period， this paper discusses the importance and application prospect of digitalization in archival service industry. Through investigation， this paper analyzes the application and development status of digitalization in the archive service industry， summarizes the opportunities and challenges and puts forward the principles of digital transformation that is user-centered， service-oriented， digitalized， and innovation-driven. It also discusses the four stages and implementation steps of digital transformation， providing reference for the implementation of digital transformation and sustainable development strategy of the archival service industry.

Keywords： Digital strategy; Archives business; Archives service industry; Data security; Service innovation; Mobile applications; Quality assessment

檔案服务业是指以提供档案数字化、文献检索、档案复制、档案保管等服务为主要内容的服务业。截至2023年5月17日，全国涉及档案的企业机构已达472255家，[1]成为档案事业的重要组成部分。档案服务业在经历初创时期（1990年—1999年）、稳步发展时期（2000年—2005年）、快速发展时期（2006年—2022年）发展后，[2]已呈现出“两大”（社会需求大，行业整体体量大）、“三低”（即企业规模集中度低、人才水平低、企业竞争力低）、“两高两多”（企业淘汰率高、经营成本高；僵尸企业多、小微企业多）、“两悖反”（行业重要性与社会重视度出现悖反，行业复杂性与企业专业性及社会理解度出现悖反）的显著特征。[3]

随着数字化技术的快速发展和广泛应用，使得数字化已经成为推动各行各业发展的重要引擎。档案服务业也不可避免地面临着数字化转型的挑战和机遇。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出了档案数字化转型的指导思想、目标和具体内容。本文旨在探讨数字化战略转型期档案服务业的发展取向和演进路径。通过文献研究、调查研究和案例分析，揭示数字化在档案服务业中的应用前景和发展趋势，探讨数字化战略转型期档案服务业的发展取向和演进路径，为档案服务业自身的数字化转型和可持续发展提供参考和借鉴。

1 档案数字化战略转型的概念和背景

1.1 数字化转型相关概念。数字化转型是指将传统的实体资产、服务或业务通过数字技术手段进行转型，以适应数字化时代的新需求和新模式。

从上述定义出发，档案数字化转型可以理解为将传统的实体档案资源通过数字技术手段进行转型，以适应数字化时代的新需求和新模式，包括将实体档案数字化、建设数字档案馆、推进数字化服务等。这种转型可以提升档案治理能力、提高档案资源的利用效率、保障档案资源的安全、促进档案资源的开放共享，更好地满足社会的需求。

1.2 档案数字化战略转型期。《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称《规划》）发布实施，标志着档案数字化战略转型的提出和档案数字化战略转型期的到来。对标《规划》可以看到，其中指出：“十四五”时期，档案作为重要信息资源和独特历史文化遗产，价值日益凸显，档案工作对党和国家各项事业的基础性、支撑性作用更加突出，档案事业发展处于重要战略机遇期，同时也面临严峻挑战。新一代信息技术广泛应用，档案工作环境、对象、内容发生巨大变化，迫切要求创新档案工作理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级。[4]因此，“深化档案信息化战略转型[5]”列入《规划》指导思想，“档案工作基本实现数字转型[6]”成为《规划》档案信息化建设再上新台阶的最终目标。《规划》提出了大力推进“增量电子化”，促进各类电子文件应归尽归，电子档案应收尽收，市地级以上国家档案馆全部具备电子档案接收能力等。[7]以上内容均显示出数字化战略已经成为“十四五”期间及今后相当长时期内，档案事业与档案工作的重要内容，标志着档案事业已经进入数字化战略转型期。

1.3 全国档案局长馆长会议主要精神。2023年2月16日召开的全国档案局长馆长会议指出，今年是全面贯彻落实党的二十大精神的开局之年，做好档案工作具有重要意义。着力推进档案事业转型发展，提高数字档案馆（室）建设水平，增强档案科技自主创新能力，坚持统筹发展和安全，坚决守住档案安全底线。[8]对标《规划》，我们不难读出如下三个重要相关信息：首先，对《规划》中有关档案信息化、数字化相关任务落实情况开展阶段性评估是“十四五”规划实施情况开展阶段性评估的重要内容之一；其次，档案数字化战略转型是“着力推进档案事业转型发展”的应有之义，也是《规划》中“深化档案信息化战略转型”列入指导思想的具体体现；最后，提高数字档案馆（室）建设水平是今年“档案数字化战略转型”任务的重点之一，也是实现《规划》中“基本实现数字转型”目标的关键措施之一。

数字化转型是档案事业发展的必然趋势，也是提高档案资源利用效率、保障档案资源安全性、推动档案事业创新发展和提高档案服务水平的重要手段。因此，探讨数字化战略转型时期档案服务业发展取向与演进路径，既有长远意义，也有现实意义。

2 数字化战略转型期档案服务业的发展现状和问题

2.1 档案数字化转型与档案服务业数字化转型。档案数字化转型注重的是档案资源的数字化转型，而档案服务业数字化转型注重的是档案服务模式的数字化转型。下面我们从数字化战略转型期档案服务业发展的现状入手，探讨数字化战略转型期档案服务业的基本和突出问题。

2.2 数字化战略转型期档案服务业发展的现状和基本问题。第一，数字化技术与档案服务业的融合。数字化技术与档案服务业的融合还存在一些问题，如数字化技术应用的不均衡[9]、应用效果一般、数字化档案资源建设的不足[10]等。有调查显示：对于数字化技术在档案服务业中的应用程度，认为普遍应用的占44.44%，认为应用非常广泛的占29.63%，认为应用较少的占25.93%。对于数字化技术在档案服务业中的应用效果，认为有所提高但仍存在问题的占44.44%，认为显著提高了服务效率和质量的占33.33%，认为没有显著提高的占11.11%，认为没有提高的占3.70%，其它情况占7.42%。

第二，档案服务业的市场需求和竞争格局。随着数字化技术的发展和应用，档案服务业的市场需求和竞争格局也在发生变化。85.19%的受访者认为技术投入成本和对从业人员的技能要求增高。数字化档案服务的需求不断增加，而传统档案服务的市场份额不断缩小。[11]同时，数字化档案服务市场的竞争也日益激烈，92.59%受访者认同需要档案服务机构提高服务质量和创新能力。

第三，档案服务业的人才和管理问题。数字化战略转型期档案服务业需要具备一定的人才和管理能力。但是，目前档案服务业的人才队伍存在一些问题，如人才结构不合理、人才培养不足等。[12]有调查显示：受访者中，81.48%认为应当提高从业人员技能，74.07% 认为应当加大人才培养和引进，70.37%认为应当实现从业人员职业化，74.07%认为应当加大人才培养和引进，62.96%认为应当加强从业者队伍稳定和保障。此外，档案服务机构的管理能力也需要进一步提高，以适应数字化转型的发展需求。

2.3 数字化战略转型期档案服务业规范发展问题。除数字化技术与档案服务业的融合、档案服务业的市场需求和竞争格局、档案服务业的人才和管理问题三个基本问题之外，数字化战略转型期档案服务业的发展现状和问题还包括数据安全、标准化、技术更新换代、跨部门合作四个突出问题。

第一，数据安全问题。数字化档案的安全性很大程度上决定了数字化档案服务业的发展前景，数字化档案的数据安全问题是数字化转型期档案服务业面临的重要问题之一。仅以2021年为例：4月，日本网络服务公司Sakura Internet遭遇数据泄露；6月，新加坡全国医疗保健集团（Sing Health）的数据库遭到黑客攻击，患者的个人信息被窃取；7月，印度的数字钱包公司Mobikwik遭遇数据泄露；8月，美国在线教育巨头Chegg遭遇数据泄露。正如某调查显示：100%受访者认为数据安全性和保密性的风险是数字化技术对档案服务业的挑战；100%受访者认同数字化技术对档案服务业的发展最大影响是对档案服务的安全性和保密性提出了更高要求。

第二，标准化问题。数字化档案服务的标准化问题比较突出，需要建立一套完整的数字化档案服务标准体系，以保证数字化档案服务质量和效率。[13]某调查显示：100%受访者认为急需数据安全性和保密性的标准和规范，88.89%受訪者认为急需技术应用和管理的标准和规范，81.48%受访者认为急需服务质量和效率的标准和规范。正因为问题突出，需求迫切，《规划》提出：制定和实施引领高质量发展的档案标准体系方案，加大对不同业务领域的档案标准供给[14]的任务，并将电子档案、科研档案、建设项目档案、医疗健康档案、档案资源共享服务、档案馆服务、档案安全保护及风险防控、数字档案馆（室）建设等标准供给[15]列为重点。

第三，技术更新换代问题。数字化技术更新换代较快，比如：ChatGPT从2022年12月15日至2023年5月8日，就进行了至少5次用户可感知的更新；计算机硬件的改进——GPU吞吐量和内存在过去四年中增加了10倍。某调查显示：88.89%的受访者认为数字化技术在档案服务业中的应用需要数据存储和管理技术、数据挖掘和分析技术、人工智能和大数据技术的支持。同时，数字化档案服务业需要不断更新技术和设备，以保证数字化档案服务业的持续发展。

第四，跨部门合作问题。数字化档案服务往往涉及多个部门和领域，需要加强跨行业、跨部门合作，建立有效的数字化档案服务的协同机制。仅以《2023年度国家档案局科技计划项目拟立项项目公示》中的十大重点项目为例，70%由3个以上单位承担，其中最多的由全国14个不同层级档案馆和高校承担；这些项目中近半数有档案服务企业参与；一个项目同时涉及企业、档案馆、研究机构等不同类型机构单位的占到40%。科研如此，其他数字化档案服务项目亦是如此。在跨界跨部门成为常态的现下，协同亦成为常态。

3 档案服务业数字化转型的发展取向

3.1 档案服务业数字化转型的基本原则和目标。笔者认为，档案服务业数字化转型应当遵循以用户为中心、以服务为导向，以数字化为手段，以创新为动力的基本原则。

档案服务业数字化转型的目标，则应是提高服务质量和效率，满足用户需求，推动档案事业发展。

3.2 档案服务业数字化转型的发展取向和策略。本着上述原则和目标，档案服务业数字化转型的发展取向和策略主要有以下四个方面：

第一，服务内容和服务模式的创新。数字化转型需要创新服务内容和服务模式，提供更加个性化、多样化、便捷化的服务。例如，经过多年的档案信息化高速发展，档案数字化发展已到新的发展周期，传统的档案数字化外包在多数省份，特别是沿海省份已经明显进入下行趋势，传统档案数字化服务公司需要在保持现有数字化能力基础上寻找新的增长方向。信息技术能力较强的可在电子档案软件研发、数据挖掘、数据开发等技术路线进行开拓创新，修复技艺能力较强的可在档案保护与修复的传统技艺路线上进行聚焦挖掘，建立差异化的竞争优势，树立新的品牌。以“福建华匠修复”为例，档案创始团队在原有档案服务外包人员以及用户基础上，专注聚焦档案修复，同时延伸到古籍、老字画、拓片等纸质文献修复，短时间内建立起国内少有的大批量档案修复技术团队，专注开展档案修复以及相关培训、档案文创开发，实现了团队个人发展和公司转型升级，在档案行业内率先踏上了服务内容和服务模式的创新发展之路。

第二，技术手段和工具的应用。数字化转型需要充分应用现代信息技术，如云计算、大数据、人工智能等，提高数字化处理、存储、检索、分析和展示的能力。在新颁布的《中华人民共和国档案法》将档案由满30年向社会开放缩短为满25年向社会开放后，档案开放审核面临的工作量大、人力严重不足问题加剧。部分档案馆尝试采用机器+人工的半自动化方式进行开放审核，即通过计算机对待审核档案内容进行检索和关键词定位，将含有对应关键词的档案从待鉴定档案中区分出来后，再由人工复核，但是这种方式依旧耗费大量人工，还可能存在错判、漏判情况。

比如：上海涵妍档案信息技术有限责任公司通过AI帮助档案馆进行开放审核，融入OCR、NLP、手写体识别、机器学习等技术，打造基于规则和语义驱动的开放审核模型，且赋予其自主成长的能力。在进行开放审核时，系统会自动调取待审核档案，根据系统配置的审核方案、审核规则、样本模型进行审核，AI会给出是否开放的结果、审核结果置信度与审核依据等。相关审核人员可以根据AI审核结果再进行复审，且AI还可根据人工复审结果继续学习进步。涵妍在静安区档案馆部署智慧开放审核系统后，结合馆内待审核档案情况，不断调整模型、优化功能，解决了手写体识别率低等各类难点。在经过数十万条数据的训练，以及对人工复审结果的学习优化后，AI审核准确度达到85%以上，极大程度提升了开放审核效率。再比如：“数字罗塞塔计划项目”是由苏州石头记智能科技有限公司的杨安荣博士联合国内知名投资机构发起的一项利用数字胶片、蓝光存储、玻璃存储等技术，旨在解决电子档案乃至数字资源长期保存的国产化替代科技攻关工程项目，以实现“保存社会记忆，传承人类文明”的最终目标。该项目自2021年7月启动至今已将近两年时间，第一阶段数字胶片研发工作接近尾声，预计2023年6月底正式发布，将为国内档案部门重要电子档案的长期保存和异质备份带来福音。

第三，人才培养和管理体系的建设。数字化转型需要建立适应数字化时代的人才培养和管理体系，培养具备数字化技能和档案专业能力的人才，提高档案工作的现代化水平。比如：“北京小兰老师”在企业发展过程中不仅面临同行业的升级和创新，也面临来自具有互联网基因的企业切入市场而形成的全新竞争压力，企业必须用好新一代技术，借助数字化转型来推动行业价值提升。根据档案培训市场的转型需要和市场竞争压力，该公司全面融合数字化转型过程中的大数据、云计算和人工智能技术，一方面集中精力开发基于移动互联网的在线学习平台，另一方面开发数字档案课程，将传统面授方式转向云课堂，目前公司已研发上线了档案云课堂（基于APP/H5/PC端）、档案继续教育培训平台、基于钉钉的企业云课堂平台，累计开发数字档案课程约1000学时，注册用户达2万余人，通过教育培训与互联网融合发展，开辟了档案专业人才培养的新路径。整体而言，人才培养方面，除了培训方式发生变化，培训内容也发生了很大的变化。原来培训多偏重比较基础的档案业务内容，现在培训的内容越来越偏向人工智能在档案工作的利用，以及档案数据方面。

第四，政策环境和法律法规的支持。数字化转型需要政策和法律法规的支持，[16]建立数字化档案的标准、规范和制度，保障数字化档案的安全和可信度。比如：仅2021年5月到2022年4月，一年时间内国家档案局就公布相关标准十项。2022年5月到2023年4月，又有十数项相关标准公布，更多的政策法規标准供给正在跟上。

此外，巧妇难为无米之炊，档案服务业数字化转型离不了资金和技术支持。据调查，有92.59%的受访者认同档案服务业数字化转型需要加大对技术创新和研发的支持，85.19%的受访者认同需要资金投入和财政补贴的支持。因此，应当加大对档案服务业的投入，为档案服务业数字化转型提供必要的资金和技术支持。

4 档案服务业数字化转型的演进路径

档案服务业数字化转型解决完为什么转、转什么的问题之后，还需要解决怎么转的问题，即档案服务业数字化转型的演进路径。概括起来是“四阶段”“四步走”。

4.1 “四阶段”——档案服务业数字化转型的演进路径和阶段。档案服务业数字化转型的演进路径是一个逐次递进、不断提升的由点到线，由线到面、由面再到体的进阶过程，包括四个阶段，分别是数字化基础阶段、数字化应用阶段、数字化创新阶段和数字化生态阶段。

在数字化基础阶段，档案服务机构需要进行数字化设备和技术的建设，为被服务机构提供实体档案数字化服务，以实现馆（室）藏存量实体档案的数字化。[17]这是一个由点到线的积累过程，主要涉及档案馆（室）。

在数字化应用阶段，档案服务机构需要开发档案服务平台和移动应用，在为被服务机构提供基于档案数字化的传统型档案利用服务的同时，实现与各类业务系统的联通，保证增量电子档案的应存尽存。[18]这是一个由线到面的扩展过程，涉及与档案馆（室）有业务关系的各个业务领域和系统。其标志性工作是电子文件归档和增量电子档案管理。

在数字化创新阶段，档案服务机构需要应用档案信息化和数据挖掘技术，为被服务机构提供基于互联网、大数据、云计算等新技术的深度利用服务，在推动数字化服务创新的同时，推进档案工作的创新发展。这是一个由面到体的构建过程，涉及与档案利用有关的社会各个阶层和部分。其标志性工程是数字档案馆（室）。

在数字化生态阶段，档案服务机构需要构建数字化生态系统，为被服务机构或公民提供基于人工智能的智慧城市的智慧化服务。这是一个实现档案数字化、社会化服务的全面覆盖和深度融合的过程。其标志性工程是智慧档案馆（室）。

4.2 “四步走”——档案服务业数字化转型的实施步骤和方法。明白了档案服务业数字化转型的演进路径和阶段。只是档案服务业数字化转型的务虚部分，务实部分是实施步骤和方法。

第一步，档案数字化和数字档案库的建设。档案数字化是数字化转型的基础，需要建设数字化设备和技术，实现档案数字化。数字档案库是数字化转型的核心，需要建设数字档案库，实现档案数字化的存储、管理和利用。由于我国经济和技术发展的不平衡，这项工作具有一定的区域性延迟和时间差，档案服务业数字化转型也应当考虑并适应这种差异性需求。

第二步，档案服务平台和移动应用的开发。档案服务平台是数字化转型的重要组成部分，需要开发档案服务平台，提供数字化服务。移动应用是数字化转型的重要手段，需要开发移动应用，提供数字化服务的便捷性。同样是档案服务平台和移动应用开发，开发使用技术的代差，以及最终用户终端的代际差别，也会造成兼容性与互通性的障碍，需要档案服务企业特别关注。

第三步，档案信息化和数据挖掘的应用。档案信息化是数字化转型的重要手段，需要应用档案信息化技术，实现数字化服务的智能化。数据挖掘是数字化转型的重要方法，需要应用数据挖掘技术，实现数字化服务的个性化和精准化。而这些都是基于大规模真实数据应用的积累，正所谓“不积跬步，无以至千里”，[19]因此，数据积累应当成为档案服务业数字化转型的重要任务之一。

第四步，档案服务质量和效益的评估和提升。档案服务质量和效益是数字化转型的重要目標，需要评估和提升档案服务质量和效益。评估档案服务质量和效益的方法包括用户满意度调查、服务质量评估、效益评估等。提升档案服务质量和效益的方法包括服务流程优化、服务内容创新、服务模式创新等。[20]

5 结语

本文对数字化战略转型期档案服务业的发展取向和演进路径进行了深入分析，提出了以用户为中心、以服务为导向、以数字化为手段、以创新为动力的数字化转型原则，同时探讨了数字化转型的四个阶段和实施步骤。本文的研究主要集中在数字化转型的理论分析和档案服务业数字化转型的少量案例分析上，还需要进一步深入实践，探索数字化转型的具体实施方案和效果评估方法。同时，随着新技术的不断涌现，档案服务业数字化转型还需要不断更新和升级，未来的研究可以关注数字化转型的前沿技术和趋势。本文通过对数字化战略转型期档案服务业的发展取向和演进路径的探讨，揭示了数字化在档案服务业中的重要性和应用前景。数字化技术的发展为档案服务业带来了新的机遇和挑战，档案服务业需要不断创新和转型，以适应数字化时代的发展需求。在数字化战略转型期，档案服务业应当积极探索新的服务模式和业务领域，加强数字化技术的应用和创新，以提高服务质量和效率，促进档案服务业的可持续发展。

参考文献：

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（作者单位：南阳医学高等专科学校第一附属医院 杨林，科长 来稿日期：2023-04-20）

（作者单位：甘肃省农业科学院 郭秀萍，学士，副研究馆员，办公室档案科科长 来稿日期：2023-02-20）