关于房地产开发项目合同管理的几点思考

王 慧 山东颐养健康集团德圣地产有限公司

近年来，随着社会经济不断进步，房地产在社会经济中的占比逐年增大，这对房地产企业合同管理体系有着一定的要求，使其能利用该体系规避风险，促进房地产企业长久稳健发展。合同管理是房地产企业日常管理较为重要的工作之一，对推动企业良好发展有着十分重要的影响。因此，企业要加强对合同管理的重视，提高合同管理水平。同时，健全合同管理制度，有助于提高企业的核心竞争力，使其在竞争激烈的市场环境中占有一席之地。因此，企业需根据内部实施情况，不断完善合同管理制度，提高合同签订前的合同筹划阶段，评审、审核阶段的合同管理水平。

一、房地产合同管理的相关概述

主要是指借助相关规章制度与管理流程，加强对人员培训、合同起草、谈判、审查履行等方面的处理。合同管理涉及房地产开发工程的初期直至后期的所有经营过程，在该过程中房地产企业需与不同单位签订相应的合同，不同合同涵盖的内容不同，包括执行时效、付款方式、双方权利义务、违约责任、解决方法、审批权限等皆存在不同，因此，需分门别类对不同的合同进行编撰管理，提高合同管理水平。

二、房地产开发项目加强合同管理的重要性

其一，有助于保障企业战略、经营目标有效实现。通过不断完善合同管理体系，有助于促进房地产企业良好运行。因此，企业需加强对合同管理的重视，依据内部实际情况制定切实可行的合同管理体系，将其有效落实到具体工作中。通过实施合同管理工作，有利于推进内部经营目标实现，帮助企业更好地面对市场环境发展。合同是起到约束买卖双方作用的商业契约，在开展合同管理工作时，需要买卖双方都参与到该项管理工作中，在合同履约过程中一旦出现问题，便可及时对其进行整改补充，保障合同管理的水平。同时，还需健全监督管理体系，利用该体系约束合同管理的公平公正性，进一步促进企业经营目标、战略目标实现。

其二，有助于规范内部管理。房地产开发企业涉及的工程较多，承担施工进度、建筑工程质量安全以及成本控制等各方面的责任，一旦某个施工环节出现问题，则会影响到整体的开发时效、开发效益等等，对企业内部管理造成不利影响，因此，企业加强合同履行能力管理就显得尤为重要。如果企业能依据内部自身发展特征以及实际业务特点，构建一套完善的合同管理机制，其中涵盖意向协商、合同起草谈判阶段、合同的具体签订过程、履行、监督等全过程。该机制的有效实施有利于助推合同顺利履行，规范合同管理流程，进而促进内部管理水平提高。

其三，有助于企业高效控制运营风险。房地产企业有着十分鲜明的特征，作为资本密集型行业，其本身所具备的运行风险高于市面上其他行业，无论是项目的立项、施工以及后期的维护等阶段，都需要合同对其中出现的风险进行有效管控，规避风险。因此，加强合同管理，一方面在于清晰合同主体的权利与义务，清晰双方的合同金额和支付方式以及一旦出现违约所需承担的责任等等，利用合同管理，有效规避合同双方存在的一些法律纠纷，保障双方能够根据签订的合同条款顺利履行相关权利与义务。另一方面通过对内部员工进行风险防控的有意引导，使其增强自身风险防控意识，改变自身固有的工作模式，最大程度地控制内部风险。

三、探析房地产开发项目合同管理中存在的问题

(一)未能有效落实合同管理制度，缺乏对合同管理的重视程度

越来越多的房地产企业重视到成本管控的重要性，虽然很多企业参考了国家下发的相关制度，用于制定合同管理制度，在该制度中明确了审批流程以及不同的职责划分，然而在实际执行过程中未能依照该合同管理制度展开具体的工作，导致合同管理制度久而久之流于形式，无法起到实际作用。其一，审批阶段未能进行严格管理，存在审批权责不清晰的问题，进而导致出现审批超权限问题。例如，审批金额一旦超过相应的权限，该合同需总经理或董事长签字。其二，大多数企业都存在合同内容不严谨的问题，很容易给企业带来较大的风险问题。例如，合同中未能明确工程计价标准，导致发生签证变更等新增工作时在合同执行时无据可依。其三，合同签订环节管理不严谨。在合同签订阶段存在非法人代理签订、合同中未明确授权等相关问题。应在合同中标明需法定代表人签字确认，如法人无法确定，则由法人授权的代理人签订，但是大多数企业未能提供纸质委托授权书。并且，还存在合作单位未能获得合同要求的资质证明，甚至有些企业未能对合作单位的资质与运营情况进行严格审核便签订合同的情况。在与房地产企业签订合同时，需要合作方严格提供最新的营业执照、安全生产许可证、资质证书、授权委托书、项目经理劳动保险证明等资料，严格把关该类资料的提供是确保合作方资质条件合格的重要手段，为合同履约提供了基础保障。

(二)合同条款不严谨，合同文件审核不规范

房地产开发项目企业在进行招投标阶段，由于施工图设计不全面导致工程量清单编制缺乏合理性，出现缺项或项目特征描述不准确，这就要求制定完善的合同条款来弥补。由于合同条款不严谨，会导致在履行合同过程中出现经济纠纷等各类问题。例如，设计变更，该变更会影响合同目标的控制与协调，影响合同管理人员对合同权利与义务的平衡性控制，一旦合作中相关约定不明确，则会出现合同纠纷。一般而言，建筑项目施工阶段所涉及的主体众多，给合同审核增加难度。很多企业在合同签约时未能充分有效地审核把关，导致在履行合同时出现开发商利益受损的现象。同时，由于合同签订与履行人员不一致，导致现场管理人员会出现不熟悉合同内容的现象，缺乏合同交底制度，导致合同双方不清晰自身的权责范围以及权责关系[1]。

(三)合同管理缺乏有效的风险防控机制

房地产开发项目企业的合同管理工作，其深度与质量往往取决于合同管理人员的专业水平以及自身积累的合同经验，由于尚未构建完善的监控制度以及防控风险的措施，往往导致项目开发过程中合同文件管理十分混乱。庞杂的合同文件不仅影响合同管理人员的精准判断，还无法为合同管理提供有效依据，无法保障合同管理关键环节的有效实施，很容易出现合同风险。

(四)合同履行监管较为松散，电子系统约束性差

首先，大多数企业都存在合同管理人员整体管理水平较弱的问题，在制定合同管理制度、执行相关流程时缺乏有效管控，监管力度较弱，缺乏重视，导致企业合同未能依照相关规定履行，从而致使出现一些不必要的违约责任。房地产企业的合同在执行阶段耗时较长，在履行过程中会涉及较多的经办人，人员流动较大，如果经办人员未能妥当交接，则会导致经办人所负责的合同履行资料缺失，无法及时有效地明确履行情况。

其次，房地产开发项目企业不仅有承包合同，还有销售过程中签订的合同，为简化客户付款手续，很多企业未能依据合同规定的方式进行付款，甚至出现他人代客户付款、现金支付等，一旦后期出现退款，则会引起不必要的纠纷[2]。

最后，虽然很多企业都有电子登记合同系统，但是由于该系统权限全部放开，未能设置相应的管理职责，导致出现信息重复登记、漏记、错记等现象。在执行合同阶段，未能依据相关规定进行，导致合同签订与履约执行产生严重脱节现象。

四、优化房地产开发项目合同管理的相关策略

(一)健全合同管理制度，加大执行力度

合同管理涉及企业各个方面，包括双方权利与义务所要承担的工作范围、支付方式、质量管控、成本控制等内容。其一，企业需依据内部实际情况制定完善的合同管理制度，该制度中需明确签订合同前期严格把关资质审核，承包商或者供应商是否具备该项目所要求的资质，判断该企业是否正常经营。其二，还需不断完善从合同编制到履行整个过程，涉及合同谈判、编制、审核、监督等方面的制度。审批环节需明确不同的职责要求以及签批权限。其三，还需设定专门的法务管理部门，负责监控合同审批流程是否符合规范，负责委托律师把关审核每一份合同的条款约定，确保该合同内容能为企业有效地规避风险，避免一些不必要的损失。其四，企业需将合同管理制度与企业的全过程成本管理进行有效结合，在借助合同日常、合同台账的基础上实现企业内部信息共享[3]。

(二)加强合同流程管理，提高合同履约管理水平

其一，加强合同权利与义务方面的管理。在对项目合同进行审批时，需明确内部相关规章制度。依据合同性质的不同对其进行分类管理，管理人员在具体的管理工作中，需清晰自身权责，避免越权管理[4]。

其二，加强合同谈判与签订方面的管理。在签订合同之前，管理人员需对合同主体的相关信息进行深入了解，清晰合同主体的经济实力，审核合同主体的相关资质，审核合同主体是否具备法人独立资格，在拟定相关合同内容和条款的过程中力求企业合同管理人员全程参与，在谈判过程中，针对一些潜在问题要深入研究。

其三，加强合同履行与监督方面的管理。合同是从签订日期开始生效，一旦开始生效，需要合同管理人员对合同展开交底工作，在进行具体交底时需依据合同条款以及合同内容详细地开始交底工作，确保合同双方清晰需履行的责任，有效降低合同风险。同时，合同双方还需根据合同内容中有着较大影响的条款，进行深入分析，制定相应的解决方案。针对合同条款中的潜在风险出具解释说明。合同双方需认真分析合同内容，确保心中有底。在借助信息技术的基础上实现对各类合同的有效监控，提高合同的履约能力。

(三)健全风险防控机制，加大风险防控力度

其一，构建完善的组织机构。房地产开发项目企业需设置专职部门，该部门主要负责企业的合同审核工作，需全程参与合同会审、谈判、制定、监督、执行等环节，并且通过实践不断完善合同管理的相关规章制度，指导和监督对子公司或者其他部门合同管理工作。同时，其他部门以及子公司都需设置相应的合同管理人员，归口管理该部门或者子公司。所设置的合同管理人员需具备较高的专业水平以及综合素养，具备良好的职业道德，清晰合同管理中所涉及的相关法律法规，清晰企业所经营的业务以及管理流程等。同时，管理人员还需清晰合同提起部门、履行部门所承担的职责以及所具备的权限，保障合同管理人员在具体的管理工作中能有效控制，为企业领导层科学决策提供有效的数据支撑。

其二，配备相应的合同范本。房地产企业需全面摸查、整合内部业务类型，完善合同模板库，将该模板库在企业内部共享，并根据实际实行效果定期调整模板。合同模板主要涉及前期咨询、设计、施工、监理等不同类型的合同，在所有的合同模板中需加入保密条款，避免消息泄漏造成的不必要损失。还需加入不可抗力条款以及通知送达等，在合同的必要附件上需配备廉政告知书。在确保合同切实可行的基础上全面细化规定合同主体的权责、义务等内容[5]。房地产企业构建合同模板库，有利于规避合同经办人工作中出现的漏洞，避免合同内容不严谨出现的合同纠纷，确保合同管理工作有效开展。

(四)加强合同的电子化管控与监督，增强员工合同管理意识

房地产开发项目企业所涉及的合同各式各样，数量较大、金额较大、涉及面较广、收付数量较为频繁，因此，企业做好日常合同登记、执行的动态管理十分重要。在借助信息技术的基础上，企业要实现档案管理、财务管理现代化，实现电子化合同管理是企业未来发展的必然趋势。虽然部分企业已经实施电子化，但由于领导层不重视，未能有效指导业务部门实施合同电子化管理，导致各部门经办人对电子化合同管理尚不清晰，无法有效使用。基于此，将财务人员融入到电子系统化管理合同中，便于财务人员及时有效地管控合同的订立、变更、执行、监督等过程，保障合同履行的高水平，使其合同支付信息与实际账目相符合，确保各阶段业务手续完备，避免出现合同执行情况混乱的现象[6]。

五、结语

总而言之，随着我国社会经济飞速发展，房地产企业在该种环境背景下迅猛发展，其不仅面临着巨大的竞争压力，同时还面临着良好的机遇。为提高企业的核心竞争力，越来越多的房地产项目开发企业关注内部成本管控，其有效途径之一就是加强合同管理，有助于优化合同管理制度，加大合同执行力度，通过在合同签订前有效管控，规范合同管理流程，促进合同履约管理水平提高，在借助电子化系统的基础上实现对合同管理的全过程监控，进一步促进风险防控机制的完善，避免出现合同风险。通过培训、加大宣传力度等方式增强员工合同管理意识，使其正确认识到合同管理的重要性，进而约束自身工作行为，提高合同管理水平。