互联网背景下电子发票对民办高校财务管理工作的影响

李 霞

(东南大学成贤学院，江苏 南京 210088)

互联网背景下，电子发票作为收付凭证依据在工作生活中的应用比例越来越高。 电子发票特有的绿色环保、节能高效、操作便捷等特性，是纸质发票无法比拟的。 近年来，国家在全面推广电子发票，电子发票在民办高校财务报销业务中所占的比重也越来越高[1]。 电子发票的广泛应用虽然给民办高校师生报销提供了便利，但也给民办高校财务管理带来新的挑战。 电子发票对财务管理工作的影响，作为民办高校应充分认识到，并以此为契机，推动财务管理工作实现由传统模式向信息化模式的转变。

一、 电子发票概念及其发展历程

(一)电子发票的概念

电子发票是顺应时代发展的新产品，是指税务机关电子发票管理系统出具的或包含加载电子签名、使用国家统一编码和电子防伪技术，在商品购销、接受或供给相关服务等经营活动中进行电子传输和存储的无纸化收付凭证。 它具有特定的编码，自身安全性可以加密验证，这类发票效用等同于纸质发票，具有同等的法律效力，只是在网络中生成、流转，电子模式作为它的存储方式。

(二)电子发票的发展进程

我国首张电子发票诞生于2013 年，同期预示着以重点城市为主的电子发票前沿试点工作正式拉开帷幕。 2015 年，国家税务总局颁布关于实施利用增值税电子发票系统，填开增值税电子普通发票若干问题的相关文件[1]。 国家税务总局之所以将电子发票列为税务改革中的创新项目，主要是为了加强对各单位尤其是企业单位的监控，目的是促进各单位的财务管理规范化。 电子商务平台勇于作为增值税电子普通发票的首批使用者，伴随着电商平台对增值税普通电子发票使用反响很好，物流快递、电信网络、餐饮服务等更多的行业也陆续参与到电子发票使用行列中来。 国家税务总局于2017 年又相继发布关于增值税电子普通发票进一步完善实施工作相关指导意见，进而加大了对实施电子发票工作的支持力度。 当年6 月份，财政部紧接着提出电子发票改革试点方案，对电子发票改革任务进行了更深入明确。 到了2020 年，在报销会计电子凭证录入归档规范工作时，财政部又下发相关通知，通知中明确表示只要会计电子档案合乎档案管理条件的，那么其具有的法律效力类似于纸质会计档案，进而给规范报销、录入、归档会计电子凭证录入归档工作提供了重要保障。 近年来，电子发票应用日益常态化，在民办高校的财务报销业务中也逐渐担当起主力的角色。

二、 电子发票对民办高校财务管理工作的影响

(一)电子发票对民办高校财务管理工作的积极影响

1. 降低运营成本，节能环保

电子发票的推广应用，可以减少纸张批量使用，节省了购买纸质发票所需发生的相关开支和不必要的时间成本。 精简了使用纸质发票所需要的专用税控设备的购买及设备的维护成本，缩减了纸质发票周转发生的邮寄费和传递所需的时间，降低民办学校经营运行费用。 电子发票的批量应用，符合政府所倡导的低碳节能、可持续发展和谐生态的理念，在杜绝资源浪费、节能减排等方面起到积极作用，对建设生态资源节约型社会有良好的推动意义。

2. 简化财务工作流程，提高财务工作效率

跟纸质发票相比拟，电子发票省略了印刷、领取等环节。 在买卖交易活动完成后，电子发票管理系统也随着同步完成自动开具电子发票的过程。 电子发票的开具、传送、发票验旧等操作程序可同步开展，开票系统实行即开即验。 省去手工开票的流程，避免了发票印章不清晰等状况。 而且发票使用者可以实时获取电子发票，获取的渠道也多种多样，如通过邮箱推送、二维码扫描程序等途径。 电子发票可以自行随时打印，大大缩短了发票收集时间，同时也解决了票据丢失的风险，规避了在纸质发票报销环节中出现经办人报销票据遗失风险。 同时，发票的电子化形态，使财务管理人员可以直接通过财务软件实现发票的整理和统计，省略了纸质发票的人工整理、核对等工作，降低了发票管理工作的风险性和出错率，节约大量的时间和精力，简化了财务工作流程，进一步提高了财务管理效率。

3. 优化办税效率，促进税务管理

使用电子发票后，税务会计可以在网上申领和购买电子发票，完全做到足不出户，而且发票信息导入开票系统的环节也十分简单、便捷；税务部门可以通过互联网技术，及时掌控学校发票领用和使用情况，实时监控即时上传的电子发票信息，并对其相关数据进行分析，便于税务机关规范管理，实现对税收的有效监管，减少偷漏税现象发生。

4. 推动会计档案电子信息化演变

在推行发票电子化实施阶段，同期也推进会计档案电子信息化演变，电子发票的普及与应用打破了传统会计档案查阅和保管受时间、空间等因素束缚的壁垒，推进了会计档案的电子化，为财务管理信息化、智能化奠定了坚实的基础。 电子发票存储在互联网的云数据端或电脑的硬盘里，平时只需做好备份、适当维护即可。 不仅解决了原先纸质发票存储场地防火、防湿、防虫等难题，消除了发票遗失和损毁的困扰，还使财务人员能直接通过网络的形式使用这些电子发票，从此无须在海量的财务凭证里翻找原始凭证，节省了大量的时间和精力，使工作效率有质的提升。

(二)电子发票对民办高校财务管理工作的不利影响

民办高校财务管理工作对报销的要求非常严格[2]。 电子发票的使用虽然给民办高校财务管理工作带来了新的契机，但是也对民办高校的财务管理工作带来了新的挑战。

1. 辨别电子发票真伪难度系数大

采用特制的纸张和专业的税控设备是纸质发票的一大特点，它的开具和签章都是由专门财务人员负责。 在防伪技术和手段等各方面纸质发票都很完善，有一定工作经验的财务人员都可以通过纸质发票的手感、印鉴的清晰度鉴别发票真伪。 电子发票具有数字性、信息性，可重复性等特点。 与纸质发票根本的不同点是电子发票依存于电子数据展现。 正因为这一特性，致使电子发票能多次、重复下载、打印，这样的情况，就给别有用心的报销人员有机可乘的空间，他们可能会运用某些专门的修图软件对发票金额或抬头进行技术篡改后，进行报销，财务核审工作人员肉眼很难辨别其真伪。 尽管电子发票的防伪技术已经非常缜密成熟，但面对大量师生报销业务，很难逐一查验电子发票的真实性。

2. 缺乏健全的财务制度运行环境

在我国电子发票推广和普及的背景下，国家虽相继颁布了一系列关于规范电子发票的相关文件和管理办法，但实际上，财务系统还没有实现与民办高校的电子发票模块端口无缝对接，通常还是需要将电子发票打印为纸质模式，在纸质的电子发票上，需由项目经费负责人签字、相关系院盖章，才能进行财务报销。 电子发票报销手续和纸质发票报销相差无几，为了避免电子发票被重复报销，许多民办高校增添了手工登记电子发票流程，增加了财务人员的登记和筛查统计工作，导致电子发票的优势得不到体现。 另外，在实际操作过程中，电子发票打印的纸张通常都为普通A4 大小纸质，比原先纸质发票尺寸大一倍，且纸质厚度是原先的几倍，反而给会计的财务凭证装订工作增添了不少工作量，同时凭证存档空间也需扩容。 由此可见，要想真正发挥电子发票的优势，必须要建立一套涵盖电子发票信息资料输入窗口、发票审批、完成报销、凭证归档、档案保存等信息健全的电子发票财务管理制度。 进一步实现财务电子信息化在高校财务中运用，提升民办高校财务管理的工作效率，充分发挥电子发票的无纸化与简易化的优势。

3. 财务管理需求与电子发票的发展不均衡

电子发票的发展以互联网的信息化发展为前提，因此电子发票与信息化发展之间是相辅相依的。要想更进一步确保电子发票的应用与发展，具备相应的财务信息技术水平是民办高校迫切需要解决的一大问题。 但是，当前大部分民办高校面临着信息化建设条件有限、信息化建设水平相对不高、信息化设施配备不全、缺少相应的技术支撑等现实问题，使得民办高校很难实现财务信息一体化操作，在一定程度上阻碍了民办高校的财务信息化发展进程。 为了有效提高财务管理的质量和效率，防范电子发票安全风险，必须提升民办高校财务信息发展速度，建立并完善民办高效的财务管理信息系统，实现财务信息规范化、电子化管理[3]。

4. 财务工作人员的综合素质有待提高

在信息化背景下，要充分发挥电子发票的作用，民办高校财务工作人员除了需要具备扎实的财务专业知识、熟练的业务水平外，还需具备财务管理电子工作技能。 随着电子发票的普及，师生们在日常学习活动中，涉及电子发票的应用也日益增多，这就对民办高校的财务人员信息化管理能力等综合素质提出了更高的要求。 高校财务人员要不断提高财务信息化管理能力，能准确辨认电子发票的真伪，能杜绝虚假金额报销及多次重复报销等问题发生，同时对电子发票的管理、存档也要与时俱进，能适应环境，使财务管理工作有质的变化。

三、 民办高校财务管理部门的应对策略

(一)加强民办高校财务人员培训

信息化背景下，电子发票的普及，对民办高校财务[1]工作人员的综合能力提出了新的任务:即需要其具备更专业的财务信息电子化知识，比如更熟练地掌握电子发票的特性、更好地发挥电子发票的优势，比如时刻警觉财务风险，增强风险预防意识。 一方面，高校财务人员须不断主动学习，提升自身业务能力，适应大数据时代的要求，提高财务工作质量和效率；另一方面，民办高校需要通过定期举办讲座、举办培训班等方式加强对财务工作人员的业务知识和业务技能培训，从制度上保证财务人员的培训力度，促使财务人员适应新的工作需要。

(二)建立电子发票采集与查验系统

互联网时代背景下，民办高校应响应号召，跟紧时代步伐，将电子发票的应用和管理列为财务部门信息化建设的首要问题，借助网络电子信息技术，在财务软件系统中设置电子发票报销模块，共享电子发票资料上传端口，报销者可以通过端口的扫码小程序自动上传电子发票相关信息，在提交相关资料后，系统可以将申请报销的电子发票数据，与已入账的电子发票数据库逐条对比，自动筛选统计，排除重复报销的发票，对异常发票发出警示，并自动退还有问题的发票。 而查验无误的电子发票则自动传送到相应模块的业务中等待财务工作人员的下一步操作。 财务工作人员按照相关财务报销制度和规定对电子发票资料进行人工核对，核对无误后，电子签名，完成审核、复核手续，最后将报销金额通过无现金系统转账给报销者。 信息化财务系统的应用，能有效避免电子发票多次报销，可以简化烦琐的报销手续，提高财务管理工作效率，同时可以促进民办高校财务管理工作的信息化进程。

(三)加强民办高校财务网络安全防范

民办高校财务部门必须建立电子发票信息安全防范系统，实现电子发票信息网络风险防范。 首先，设立高校电子发票网络系统的访问权限，提升防火墙级别，加强病毒防御系统，阻止非法访问用户，防止病毒的入侵，规避数据信息被盗取、篡改、发票虚开的风险。 其次，建立完善的民办高校财务信息传递系统，为电子发票在传输、共享流程的环节中涉及的安全性、可依赖性提供保障。 再次，开发专门的数据库来管理、存储各类电子发票，保证电子发票的信息安全，做好电子发票档案的备份。 最后，加强对民办高校电子发票信息报销系统、财务软件等财务电子化系统的维护，定期对相关软件系统进行升级、加密，加强网络自动预警设置，一旦出现风险，及时触发报警提示，防止信息网络安全问题发生。

四、 结语

电子发票是互联网技术联合税务工作实施而形成的新事物，对我国税收工作发挥着举足轻重的作用，具有广阔的应用和发展空间。 在互联网背景下，电子发票的应用逐渐广泛，民办高校财务管理工作的电子化、信息化发展已是时代发展的必然趋势。电子发票作为加速民办高校财务管理电子信息化转型的重要枢纽，一定水平上给民办高校财务管理工作带来新的契机[1]。 民办高校要与时俱进，结合学校自身特点，开展财务管理信息化建设的同时，提高网络安全风险防控水平，加强民办高校财务会计人才队伍综合素质培养，进一步有效发挥电子发票的作用，从而提高民办高校财务管理工作效率和财务信息化水平。