高校财务智能化建设初探

孙运莉

（作者单位：山东电子职业技术学院）

近年来，随着高等教育改革的推动，高校资金量、业务量越来越大，这对高校财务管理提出了更高的要求。一般来说，高校财务有两大功能：一是规范、合理使用资金，提高经费使用绩效，提供财务决策支持；二是为师生提供良好的财务服务，包括及时准确地报销经费、在财务规定范围内答疑解惑等。而目前的财务系统已经无法满足高校财务管理需求，推动财务智能化建设势在必行。

一、高校财务智能化动因

（一）财务智能化可以大幅提高工作效率

高校财务有以下特点：第一，财务报销流程琐碎复杂。财务报销需要经过经费申请、粘贴票据、填制报销单、签批、报送等程序，流程烦琐，极易出错。第二，报销签批费时费力。从报销人的角度看，经费报销需要根据财务规定找所在部门负责人、财务部门负责人甚至校领导签批，需要多次往返奔波；从签批人的角度看，其需要随时在办公室里应对众多需要签字的人员，严重影响自身日常工作[1]。第三，财务人员工作压力大。高校资金量大，报销业务多，财务人员需要对每份单据逐一检查核实，还要对发票进行查验认证，无法兼顾报销业务的及时性和准确性。

针对高校财务工作特点，传统财务系统处理业务会耗费大量时间和人力资源，而财务智能化系统可以自动处理一些重复性工作，节省时间和成本，提高高校财务工作效率和准确性。

（二）财务智能化是全面预算管理的保障

实施全面预算管理是实现教育现代化、优化教育资源配置的重要举措。但是，这一举措在落实过程中出现了诸多问题。全面预算管理涉及学校各个业务部门的具体业务项目，单靠财务部门难以建立可行的绩效评价指标体系，进而导致评价结果缺乏有效性，教职工对绩效评价工作不积极，绩效评价工作难以推进。完善的预算管理一方面需要覆盖学校所有资金，另一方面必须贯穿资金预算全过程，包括预算编制、执行、监督、评价等。传统财务系统无法达到全面预算管理的技术要求，只有通过财务智能化建设，将学校财务系统与其他业务系统对接，实现数据共享、业财融合，才能实现高质量的全面预算管理。

（三）财务智能化是财会监管的基础

随着高校规模的扩大和资金量的增加，监管部门对高校财务管理的要求越来越严格。由于高校资金量大、涉及的项目类型多，有些监管要求很难在实际工作中落实。通过智能化转型可以提高财务管理的透明度和精细化程度，方便监管部门对高校财务状况进行监督和审查，减少财务违规风险。例如，将内控与审批的关键点嵌入系统，将高校票据信息系统与税务系统、审计系统等互联，实现对整个财务业务流程的实时监控。

二、高校财务智能化应用场景

（一）财务服务智能化

1.智能财务咨询

高校财务的一项重要工作内容就是做好财务咨询服务，也就是回答师生关于经费报销、薪酬发放、学费缴纳等的业务咨询问题。由于学校人员数量众多，财务人员往往要通过电话、微信等重复回答同样的问题，耗费时间和精力，影响自身日常业务推进。而运用自然语言处理、机器学习、数据挖掘等技术手段可以搭建全天候智能咨询平台，随时为师生提供精准化、个性化服务。

2.智能财务报账

传统财务报账流程耗时较长，报销人要将原始单据整理粘贴，并线上填写报销单，经所在部门负责人、财务处、校领导审批后，将原始单据和报销单送至财务处。财务处对单据抬头、金额等进行逐一检查并验真，确认材料完整无误后进行支付。整个过程烦琐费时，且极易出错。而智能财务报账可以提供原始单据智能识别、报销单智能填报、线上审批、自动支付等全过程智能化报销服务，实现“智能化、全线上、零接触”报销，极大地提高工作效率。具体来说，报销人通过手机将原始发票拍照上传，使用光学字符识别（Optical Character Recognition，OCR）技术对其进行智能识别，经过税务电子发票系统一键认证后自动生成报销单据[2]。相关负责人审批完报销单后，通过网银进行费用支付。

（二）财务会计智能化

1.账务处理智能化

账务处理工作规则性强、重复率高、业务量大，可以使用机器人流程自动化（Robotic Process Automation，RPA）实现自动化处理。具体来说，审批完成后的报销单转入财务核算系统，RPA 通过影像识别功能采集单据影像中所包含的信息，根据核算规则自动生成对应凭证，并完成凭证打印。期末，账务处理模块与其他互联的系统模块对账，对账通过后自动结账，并根据设置的报表生成规则生成财务报表和附注。使用RPA 和机器学习技术实现财务处理的全流程自动化，可以减少人为差错、提高工作效率[3]。

2.会计档案管理智能化

2020 年3 月，财政部、国家档案局联合发布《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，其中指出电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力，除法律、行政法规另有规定外，电子会计档案可不再以纸质形式保存。随着电子政务的发展和电子票据的普及，会计档案云存储成为高校财务智能化发展的必然路径。通过建立智能电子档案系统，可以将财务凭证与其附件智能互联，通过线上方式快速高效地查询所需信息，有效规避纸质凭证查询不便的问题。

3.管理会计智能化

管理会计是利用财务信息来支持管理决策和业务运营的会计学科，它强调业财融合，在单位管理、决策、风控等方面发挥了重要作用。本文主要从预算管理、风险管控、决策分析三方面探讨管理会计智能化应用场景。

（1）智能预算管理。高校通过智能预算管理，可以做到对全面预算的事前精准测算、事中有效监控、事后客观评价。编制预算时，可以比对资产系统中的存量资产和采购需求，避免重复购置；智能检索预算编制方针政策，降低违规风险。执行预算时，建立智能监测系统，可以自动追踪各项预算执行进度、资金支付情况，对偏差较大的项目及时予以反馈并分析原因。在进行预算评价时，可以根据系统预设的评价体系自动生成评价报告，根据评价报告分析当年预算编制与预算执行情况，并根据评价结果调整下一年度预算编制。

（2）智能风险管控。智能风险管控是一种基于人工智能的风险管理方法，通过对海量数据的收集、挖掘和分析，实现对组织内部潜在风险的识别、预警和控制。其主要目标是提高风险识别和反应速度，减少风险带来的损失和影响。智能风险管控应用到高校领域，具体来说就是对学校财务管理制度、岗位设置等进行智能风险评估和控制。高校可在外部咨询机构的协助下收集数据，并结合学校工作中心、科研教学目标识别、梳理、提炼风险内容，形成高校风险数据库。在此基础上，将各风险点嵌入智能财务系统，并借助智能搜索、数据分析等手段进行风险等级评估，自动进行财务风险预警，以便及时采取相应的风险管理措施。

（3）智能决策分析。智能决策采用人工智能相关算法、模型、数据挖掘等技术来处理大型数据集，提供预测、优化和建议服务，从而帮助人们制定最佳的业务战略和方案。具体来说，应用联机分析处理（Online Analytical Processing，OLAP）技术，通过“拖、拉、拽”等方式，对数据进行可视化展示、立体化分析，并生成各种图表报告，为管理者提供直观准确的决策信息和数据支撑。财务机器人通过对相关工作进行梳理分类，对数据进行计算，分析相关性以及数据之间的内在联系，给出决策方案建议[4]。

高校智能财务的应用场景非常广泛，从财务咨询、会计核算到预算编制、决策分析等都可以实现自动化、智能化。它可以替代人工，将财务人员从烦琐、重复的工作中解放出来，投入更具创造性、更有价值的工作。

三、高校财务智能化建设现状

高校财务信息化可分为会计电算化、财务网络化、财务集成化、财务智能化4 个发展阶段。各个学校所处的发展阶段并不相同，部分高校已开始探索和实践智能财务，通过应用大数据、人工智能等来提高财务管理效率和精度，并取得了一定成效，但多数高校仍缺乏相关经验和技术基础。整体来看，高校财务智能化建设尚处于起步阶段，在探索智能化建设的过程中取得了一定成果，但也逐渐显现出诸多问题。

（一）缺少顶层设计

高校前期建设缺乏统筹规划，职能部门各行其是，自行建设业务信息系统。而不同系统软件之间并不兼容，各部门数据无法直接有效传递，有些部门甚至将数据视为私有资源，限制共享，造成高校内部的“信息孤岛”现象。畅通的信息交流平台是进行财务智能化建设的基础，“信息孤岛”严重阻碍了高校财务智能化建设进程。

（二）资金投入不足

在高校发展过程中，从基础设施建设、教学科研、师资培训到教学条件改善等都需要投入大量资金。近些年，受国际形势、全球疫情等影响，国家财政形势有所变化，过紧日子成为预算管理长期坚持的基本方针。财政审批部门对高校财政资金的使用要求越来越高，要求优化资金配置，提高资金使用效益[5]。在此背景下，财政部门对各单位财政资金的审批趋紧，而高校自身又很难有其他途径的创收项目，对财务智能化建设的资金投入力度有限。

（三）存在数据安全风险

数据共享是财务智能化建设的前提。财务共享服务模式下必然涉及海量数据信息。目前，高校数据安全防护体系尚不完善，高校面临敏感信息泄露、恶意窜改、黑客攻击、病毒感染等安全隐患。这些风险可能源于技术漏洞、内部员工操作失误、外部攻击等多种因素，会对高校的教学、科研和管理活动产生潜在威胁与损害。

（四）缺少财务信息化人才

财务信息化人才是指具备财务知识和信息化技能的专业人士，他们能够将信息技术应用于财务管理、财务分析等方面，帮助高校实现财务数字化、自动化和智能化。财务信息化人才通常拥有会计和信息技术等相关专业背景，熟悉财务软件和数据库、数据分析等技术和工具，在财务智能化建设中主要负责智能应用和财务需求的对接。财务智能化建设的逐步推进，对财务信息化人才要求越来越高，目前相关专业教育和培训对人才的供给已经无法满足市场需求。

四、对高校财务智能化建设的建议

（一）总体布局，建设智慧校园

从战略角度高度重视高校财务智能化建设，将财务智能化融入高校整体的智慧校园建设。首先，要结合高校实际情况和特点规划建设方案，形成智慧校园基本蓝图。这可以通过咨询专家、第三方等手段实现。其次，校领导层要充分沟通并共同制订实施方案，协调各部门实现业务系统的整合对接，消除“业务孤岛”“信息孤岛”现象。这对部门间的交流、协同提出了更高的要求，需要领导层统筹协调、教职工积极配合，共同推动实现信息共享。最后，财务智能化建设需要充足的资金支持，由此高校需要提升对财务智能化建设的重视程度，优先保障财务智能化建设资金需求。

（二）增强风险意识，保障数据安全

财务数据存储在云端，极易受到来自内外部的各种威胁。数据安全关系到财务服务的可用性、连续性，因此高校要高度重视数据安全问题。一是完善数据安全防护体系。要加强数据安全基础设施建设，构建完善的数据防护体系，保障数据在合法合规的范围内有序流动，确保数据不丢失、不泄露、不被窜改、可追溯和隐私合规[6]。具体来说，要对财务数据及时备份、多地存储，安装防火墙，及时修补系统漏洞等。二是做好内部防护。高校要对单位内部系统设置登录认证和访问控制，同时对员工进行数据安全意识培训，确保员工妥善保管内部信息。三是做好数据安全审计工作。高校要对系统安全情况进行评估、记录，做好隐患排查、漏洞修补等工作，确保数据环境处于安全状态。

（三）加强信息系统培训，提高业财融合能力

财务智能化建设对财务人员的要求从传统的核算型向复合型转变。目前，高校财务人员专业水平普遍较高，但局限于财务相关领域。随着数字化平台建设的推进和业财融合的开展，高校各部门业务、数据等都与财务业务处理日益紧密。因此，应提高财务人员业财融合能力和信息化平台使用水平。一方面，要加强财务人员培训。可以邀请第三方信息系统公司的专业人士或熟悉系统使用方法的财务信息化人员来高校开展培训，使财务人员掌握和熟知各类业务系统，了解系统的数据来源、操作方法、功能特点等，从而加深对业务的理解。另一方面，高校应提高复合型人才的待遇，积极引进具有财务和信息化双重背景的高水平人才，为高校智能财务建设提供充足的人才储备。