数字化转型背景下市政设计企业文书档案管理工作探析——以上海市政总院为例

文/上海市政工程设计研究总院（集团）有限公司 洪婷

数字化转型是数字经济发展对企业发展提出的深层次的变革要求，也是企业在数字经济时代利用“云计算”“大数据”“区块链”等技术，寻求自身发展，摆脱发展困境的有效手段。在数字化转型的背景下，上海市政总院作为国内勘察设计企业的排头兵，正在经历从信息化企业到数字化、智能化企业发展的过程。伴随着企业的数字化转型，档案管理也从传统载体管理阶段向电子文件管理、数字档案管理再到智慧档案管理阶段进行演变。新时期，文书档案管理应将工作重心转向以档案信息数字化存储和提供服务为重心，逐步探索通过技术手段挖掘文书档案中潜在的有效信息，为企业现阶段的主营业务和未来的长远发展提供精准有效的参考依据。

一、文书档案管理的现存问题

（一）文书档案资源质量不高。一是实物档案的质量不高，数字化加工有难度。上海市政总院的文书档案自1954年成立至今，年代久远的档案存在发黄、纸张脆化的情况，数字化加工需要耗费的成本远高于新产生的档案，影响数字化加工进度。二是数字化档案信息的质量不高，数据治理有难度。系统数据存在缺失、重复和有误的情况，历史文书档案缺失著录数据，已著录的数据存在重复、缺漏或信息错误的情况，数据治理需耗费人工，难度较大。三是对预归档材料的收集不足，档案信息资源不完整、不准确。收集和预立卷工作依靠部门兼职的资料员时间、精力有限，对文书材料的收集和预立卷工作不重视，出现收集不充分、重复和有误等情况。

（二）文书档案归档管理效率较低。一是归档不及时。收集工作是在收到归档通知后开展的，业务部门人员缺乏及时收集和整理文件材料的意识，也面临人手不足、人员变动等问题。同时，文书档案管理涉及各管理部门之间的对接与沟通，平级部门之间的归档交接在制度和实际管理方面存在一定的局限，影响归档效率。另外，现行实物档案管理制度，要求将电子文件打印成纸质文件归档，影响归档速度。二是对预归档文件内容的审核指导耗时，归档效率低。资料员收集材料不齐全、预立卷质量不高，要求档案人员对预归档内容反复查漏补缺，导致工作效率低下。三是文书档案管理技术手段落后，整理入库进度慢。文书档案管理的技术工具落后，使用已开发多年的单机系统进行著录、存储和检索，系统的功能有限，已无法满足现代化的管理要求。加之预立卷质量不高，插卷、补卷情况多，对系统的稳定性和人性化功能设计的要求更高，而当前系统操作不便，极大地影响了文书档案的整理入库效率。

（三）文书档案利用服务不足。一是服务模式落后，用户体验较差。文书档案的利用服务“线上线下分离”，线上发起利用申请，线下提供利用服务，用户体验差。此外，受数字加工程度不高和档案管理系统检索功能简单的影响，检索效率低。二是提供利用观念被动保守，服务价值不高。文书档案强调保密性，目录数据不对外开放，仅文书档案管理人员可查阅，对档案内容的提供利用服务手段原始、谨慎，未能对档案的数字化价值进行探索，对用户需求的把握不足。

二、问题产生原因分析

（一）档案管理理念过时。一是市政设计企业档案管理“重科技、轻文书”。上海市政总院的科技档案信息化工作早在2008年开始，已实现档案管理系统覆盖档案的收、存、管、用各阶段日常管理活动。而文书档案仍在使用功能落后的档案管理软件，存在档案资源质量不高、管理效率低、利用服务不足的问题。二是存取导向思维影响下的档案管理注重对档案原件及档案信息资源的保护，存在“重存轻取”的偏见，阻碍利用服务水平的提升。在此思维影响下，上海市政总院的档案鉴定和开放工作不足，档案数字化工作的开展较晚，追求数字化率过程中容易忽略档案信息资源的开发和利用工作。随着用户需求的增长和复杂化，现有“存、取”理念已不能满足用户的需求，也无法为企业带来更多价值。

（二）档案管理模式落后。一是上海市政总院的文书管理仍然采用实物纸质档案的单套管理模式，无法满足现实文件产生多源的情况。目前，业务系统几乎已覆盖各部门的大部分业务活动，其中产生的电子文件材料归档方式复杂，既浪费资源，也增加了相关工作量，不符合管理的现实需求和未来发展趋势。二是现行管理模式缺乏前端控制。文书档案的归档不仅是业务末端的环节，还存在阶段性和滞后性。档案部门往往在业务活动结束的第二年度才开始介入，在业务活动过程中缺乏控制，归档的收集、整理入库等以后期的人工完成为主，没有考虑电子文件的产生环境和归档程序，以滞后的人工投入来对抗数字化转型带来的诸多变化，档案管理人员的归档文件审核压力增加，工作内容重复性高，耗时久，无法保证归档文件的完整、准确，成效不显。三是未开展数据治理工作，对档案系统著录的数据未能查漏补缺、纠正错误，使得系统的错误数据、垃圾数据冗余，降低了档案质量，也为检索和利用带来了困难。长此以往，会增加系统的负荷，耗费资源，对系统的稳定性和数据的安全性产生威胁。

（三）档案管理制度不健全、执行不到位。一是缺少数字化转型相应的制度。上海市政总院拥有一套成熟的档案管理制度规范体系，但未能随着档案信息化建设同步更新。目前，档案管理制度规范并没有涉及电子文件管理的篇章描述，仅凭借传统的档案管理经验难以保证数字化档案建立的标准化以及数字化档案信息利用的规范化。在缺乏成熟、完善的档案管理制度的情况下，容易造成档案资料收集的完整性、归档的及时性、数字化档案信息的安全性等方面的问题，直接影响档案信息资源的质量及后续的利用。二是管理制度执行不到位。档案管理各相关主体职责实际落实不清晰，各归档部门之间、归档部门内部对归档内容的区分、内部人员的分工、资料员与档案管理人员之间的职责不够明确，缺少相关的监管机制，在实际工作中存在怠慢、扯皮、重复劳动等问题，影响归档质量和归档效率。

（四）缺少统一高效的档案管理系统。业务系统设计缺少顶层设计与档案协同观念，缺少统一高效的档案管理系统。上海市政总院的档案管理暂缺少集成统一的档案管理系统，不同类型的档案、不同管理环节的功能分布在不同的平台，与业务系统的对接不足。缺少统一高效的档案管理系统意味着缺少实现信息存储、电子文件在线归档和检索利用等需求的高效手段，随着档案数量的不断增加，传统档案管理的效率必然越来越低。

三、问题解决路径

（一）转变档案管理理念。一是要提高文书档案管理意识，加强文书档案的数字化管理。档案管理为企业服务，企业对数字资源、知识服务需求的不断增长，文书档案具有辅助企业决策的重要作用，加强文书档案管理意识是大势所趋。二是采用“开发”导向思维、树立档案开放共享理念。要尽快实现“存量数字化、增量电子化”。同时，文书档案可以探索从按“卷”管理改为按“件”管理，这样既遵循了文件的形成规律，又保持了文件之间的有机联系，从而区分不同文件的价值，便于对文件结构化信息的提取和后续档案信息资源的深度开发。另外，要树立档案资源开放共享的理念，定期鉴定和开放档案，从被动提供“存、取”转为主动“开发”提供利用，充分发挥企业文书档案的价值，为主营业务和管理职能赋能。

（二）改进档案管理模式。一是探索混合“单套制”管理模式，将电子文件管理纳入考虑。文书档案混合“单套制”在上海市政总院的应用是指在归档时，可将传统纸质文件按实物保管，电子文件则直接从其产生的业务系统归档至档案管理系统。另外，考虑按“事由”分类以代替按“组织”分类，按“件”归档以代替按“卷”归档。不再刻意遵循“同一部门的档案不可分散，不同部门的档案不能混淆”的原则，而是更关注业务本身的连续性，从工作流、项目、文件的背景信息等多维度、多角度采用多种方式赋予文件特定的标识，使每份文件相互独立又有所关联。二是融入“前端控制”理念，实现业务时间提前、重组操作工作流程和固化元数据。业务时间提前会将文件中的数据提前输入系统，进而对档案进行有效监管，缩短了电子文件从整理到归档的时间，提高业务效率。重组操作工作流程指在对电子文件前端控制模式之下，会促使电子文件的管理流程向文件形成的阶段发生转移，并在此基础上，按照相关的业务流程进行重组后再向更新的一种档案化管理流程模式转移。固化元数据是指在电子文件实施前端控制的过程中引入元数据的管理技术，可以有效地对文件生成到文件归档的整个过程中所产生的元数据进行记录，并且完成对文件内容的固定。在文件形成后，若是对文件内容进行修改、流转、毁损等操作，都能够被实时记录，从而进一步确保文件的安全性。三是开展数据治理常态化工作，对档案数据实时或定期进行数据检测与治理，及时清除垃圾数据，避免系统的无效负荷，同时保证系统和数据的安全、准确，以提高档案资源的质量，为档案资源的深度开发奠定基础。

（三）完善档案管理制度和执行监管机制。一是完善档案管理制度与电子档案实施细则。采用项目推动的方式逐步完善电子档案管理所需要的各项管理制度和实施细则。依托数字档案室建设项目的推进，形成“四性”检测方案、接口规范、电子文件长期保存策略等制度规范。二是在制定管理制度和实施细则的同时，完善执行监管机制。关注重点环节、强调主体责任，明确管理内容。探索全流程跟进的管理方式，与文件形成周期结合，将指导与监督检查工作落实到管理的各个环节，有计划、有针对性地对各单位专（兼）职资料员开展培训与业务指导。面对权责不明确、易变动的问题，充分发挥设立档案分管领导的作用，对档案管理过程中的个别突出问题，向上反馈、责令整改，保留追责权利。

（四）加快数字档案室建设。上海市政总院于2021年开始探索数字档案室的建设，其中，文书档案管理建设工作可谓是从头开始，重新开发系统不存在历史遗留问题的限制，管理模块设计可以大胆突破，与业务系统顶层设计紧密融合，为管理和服务提供“一站式”平台。同时，企业数字化转型首先是企业基础设施的全面升级，服务器、网络、基础软件以及其他配套设施的配置、性能均得以提升。企业数字档案室建设可以巧借“东风”，主动并轨到企业数字化转型快车道上，以融入企业数字基础设施建设中，不仅可以解决数字档案室建设软硬件条件实施难问题，而且可以提前介入系统接口标准、元数据标准建立阶段，在协同推进企业数字化转型中，将档案工作融入企业业务中。

四、结语

档案管理数字化是时代发展的必然结果，企业应顺势而为，自上而下推动档案管理的变革。在实现文书档案数字化管理的具体过程中，要从企业文书档案管理的现存问题出发，协同企业的数字化转型，通过推动数字档案室建设项目，实现电子文件在线归档和档案信息资源的高效管理，更好地发挥文书档案的作用和价值。