国产元器件直发流程的探索与实施

赵庆芬、陈璐、李文轶、刘立功、顾家祥 /中国运载火箭技术研究院

中国运载火箭技术研究院物流中心主要承担型号物资采购供应、质量保证和物流服务工作，实施型号物资的集中采购与统一仓储、配送。其中，物资供应是完成各项科研生产任务的关键一环。传统工作流程下，国产元器件由供应商生产完成后发送到物资中心，仓储部门完成清点、登记办理相关手续后再转发至相关用户，该转发流程在元器件年采购金额规模较小的情况下运行顺畅。

2021 年年初，物资中心元器件任务量激增，采购金额迅速增长，仓储部门无法及时有效地将到货物资办理入库、出库、配送等。为适应科研生产任务的激增和元器件供应周期的缩短，采购中心全面梳理了元器件业务流程，探索实施元器件直发用户流程，即在元器件生产完成和检测中心下厂验收合格后，由供应商将元器件实物和部分资料直接发送至相关用户。

一、元器件转发流程及存在的问题

1.元器件转发流程

在元器件转发流程下，产品完成生产并具备验收条件后，采购部门在系统中生成下厂验收通知单，检测中心据此开展验收工作。产品验收合格后，供应商将验收合格产品、资料一块邮寄物资中心，仓储部门接收物资和报告并对物资进行清点、登记、办理入库、调拨、出库、配送等。

2.存在问题

（1）业务量激增情况下，资源不匹配

在业务急剧增长、型号需求紧急的情况下，用户大多要求2天之内发放物资。然而按照现有流程，2 天之内完成大部分物资的到货清点、检验、入库、调拨、出库及配送发放工作十分困难。

（2）转发流程环节多、周期长

国产元器件验收合格、到货后，需进行核对、清点、产品表面质量检查、审查报告、调拨、出库等操作，环节多、流程长，且对重点客户目前每周只能配送1 至2 次，在业务量剧增的形势下，难以满足进度需要，用户体验较差。

（3）出现问题处理周期长

检测中心收到产品实物后，可能因为物资字典替换、质量证明文件不全或缺失等原因无法立即办理入库和调拨，进而造成产品无法及时发放用户。

（4）用户核算产品成本时间滞后

产品到达库房后，需办理入库、调拨、出库并打印合格证、配送，该周期平均在7 天以上，用户在收到产品和出库单后才确定产品成本，并据此办理成本结算和相关后续工作，时间滞后。

在元器件转发流程下，产品完成生产并具备验收条件后，采购部门在系统中生成下厂验收通知单，检测中心据此开展验收工作。产品验收合格后，供应商将验收合格产品、资料一块邮寄物资中心，仓储部门接收物资和报告并对物资进行清点、登记、办理入库、调拨、出库、配送等。

二、元器件直发工作方案

1.元器件直发流程

为提高供应效率，缩短供应周期，提高用户满意度，元器件采购中心考虑在产品验收合格后直接由供应商发给用户（直发流程），并对直发流程过程中可能存在的问题进行梳理分析，制定解决措施。

采购中心接收供应商传递的用户单位签收的下厂验收通知单（代原先的出库单），待检测中心依据供应商传递的相关质量资料在系统中生成下厂验收报告后，做到货、入库等后续工作，两部门之间存在工作交叉，闭环流程较慢，影响物资中心与用户单位对账、结算等工作。

针对上述问题，采取以下流程调整：检测中心依据现场监制验收人员传递的验收结果在系统中生成下厂验收报告；系统生成到货单、质量检验单、入库、调拨、修改价格、出库、对账等工作均调整到采购中心完成，避免两个部门过多的工作交叉；检测中心确保相关质量资料的完整性，并及时归档备查，采购中心确保用户单位签收的下厂验收通知单的完整性，并及时归档备用。

2.风险及应对措施

（1）验收过程风险

验收过程风险是指，由于供应商未对照双方合同核对下厂验收通知单的准确性，物资中心也没有对下厂验收通知单与合同的一致性进行复核，另外，针对紧急放行产品，没有精准把握元器件研制的实际状态，造成元器件下厂验收通知单信息与产品实际状态不符，监制验收任务无法及时顺利开展。具体包括：下厂验收通知单中元器件型号规格、质量等级、详细规范编号以及生产批号等产品信息与实物不符；下厂验收通知单中元器件质量保证项目（破坏性物理分析、水汽、质量一致性）不适用或完成信息与实际情况不符；下厂验收通知单中的元器件相关试验项目未完成，尚不具备验收条件；紧急通知的验收任务，验收现场无法及时获取相关元器件。

针对此类风险，供应商和物资中心在精准把握物资研制状态的基础上，双方均核对并确保合同信息和下厂验收通知单信息完全一致。采购中心采购员应在收到下厂验收通知单后，对下厂验收通知单内拟验收的产品物资属性与合同进行核对，如果出现不一致及时协调解决。

（2）发货环节风险

发货环节风险是指用户收到产品后发现与原始需求不一致。

针对此类风险，提出以下应对措施：

一是在合同签订阶段要求供应商必须识别出产品实物与用户原始需求是否一致，不一致将暂缓签订采购合同（先排产），直至用户重新提交与产品实物一致的采购需求。

二是验收阶段仔细核对实物。将风险控制在验收阶段，即验收人员在验收阶段发现现场验收实物与原始需求不一致，立即通知采购员，由采购员组织物资替换流程，修改后重新提交下厂验收通知单。

三是供应商错发或漏发。直发流程上线初期可能会出现用户收到产品与原始需求不一致的情况，由采购中心牵头组织相关部门完成修改与确认。

自2021 年5 月实施国产元器件直发流程至今，物资中心平均缩短供货周期10 天。国产元器件直发流程的实施将物资中心库房工作人员从耗时且不产生价值的接货、实物清点、物资搬运、配送等工作中解放出来，物资供应效率大幅提升，实现了需求单位、采购组织、供应商的三赢局面。

（3）签收环节风险

签收环节风险是指用户返还签收回执不及时。

针对此类风险，提出以下应对措施：

一是直发流程正式运行前对供应商进行宣贯培训，强调用户及时返还签收回执的重要性，如果用户无法及时返还签收回执给供应商，后续则无法及时办理到货入库，导致无法给供应商挂账付款。

二是采购中心应在必要时协助供应商与用户沟通协调，加快签收回执的返还速度。

（4）信息补录环节风险

信息补录环节风险是指资料接收不全或有错误，到货登记不及时，造成后续环节无法开展。

针对此类风险，提出以下应对措施：

一是采购员协调用户将签收的验收单及时提供给采购员，采购员根据信息及时进行到货登记。

二是资料不全或有错误的，尽快协调供应商补发资料。

（5）紧急放行风险

紧急放行风险是指，产品寿命试验未完成，但因型号任务急需，通过紧急放行的方式先行交付用户，存在质量风险。

针对此类风险，在下厂验收通知单上标明紧急放行单号，下厂验收按照紧急放行处理，不开具正式合格证；供应商实物发货时，不带合格证；采购中心组织完成其他闭环手续；检测中心补开正式合格证，补发至用户单位。

自 2 0 2 1年5 月实施国产元器件直发流程至今，物资中心平均缩短供货周期10 天。国产元器件直发流程的实施将物资中心库房工作人员从耗时且不产生价值的接货、实物清点、物资搬运、配送等工作中解放出来，物资供应效率大幅提升，实现了需求单位、采购组织、供应商的三赢局面。

在前期元器件直发的基础上，采购中心将继续扩大元器件直发的用户范围,进一步降低元器件库房的压力，缩短实物流转周期，提高物资供应效率。