探究新医改下医院档案管理的改进措施

沈俊龙　王哲

摘 要：在医药卫生体制改革过程中，逐步明确了医院信息化要求，将档案管理现代化作为重要的工作任务来完成。本文主要分析了医院档案管理现状和新医改背景下医院档案管理的不足以及改进措施，希望能够为医院的档案管理工作提供借鉴。

关键词：新医改；医院档案管理；改进措施

医院档案记录了医院日常活动和发展历程的各类信息，是关系到各个部门建设和发展的重要信息资源。新医改背景下，对医院档案管理提出了更高的标准要求，是医院管理者必须高度重视的管理内容，是达成医院现代化管理目标的重要环节。

一、医院档案管理现状

医院档案管理以科研、药品、医疗和教学为重点，全面覆盖医院日常活动的文件资料，在医院运转和管理工作中发挥重要的作用。医院开展档案信息化建设逐步扩大了计算机的适用范围，方便了医疗工作者查找和使用文件资料。但是，医院病案管理信息的纵向联系涣散以及横向联系不强，医院病案管理缺乏科学理念的指导，是病案信息管理网络不完善的具体体现。一些医院的病历档案由不同部门分别管理的方式，导致在调取某一项数据时，需要多方配合，投入大量的精力和时间，影响整体的档案管理效率，明显降低了病案信息的价值体现，不利于后期的统一管理。医院档案管理正在面临着档案内容模糊和界定不清晰，以及管理制度不完善和硬件设备设施建设缓慢等严重问题，成为阻碍档案管理水平提升的重要因素。

二、新医改背景下医院档案管理存在的不足和问题

1.管理制度不完善

医院档案管理不同于其他文书档案，其特殊性強和涉及面广，不是专属于某一部门，不属于年度和阶段性规划的可用资源，而是从医院的每个科室收集形成的文件资料，更加强调管理制度的规范性。在规章制度不完善的情况下，日常的管理工作缺乏约束性，时常发生相互扯皮以及推脱责任问题，增加了档案管理过程中的随意性，甚至在问题发生后无法找到具体的管理责任人，大大降低了信息资源的管理和应用效率，已经成为档案管理落实具体流程的阻碍因素。

2.医院信息化建设不健全

医疗信息系统的发展，主要从医疗管理、临床管理和区域医疗卫生服务三个阶段逐步推进。我国医院也正面临着信息系统建设由第一阶段过渡到第二阶段的中间期，医院以加大人力、物力和财力管理作为主要的工作内容，医疗和临床应用只限定在较小范围，基本处于起步阶段。在行业政策、管理体制以及医疗行为等影响下，医院信息化建设表现出很多不足，信息一体化管理目标难以达成也是问题之一，需要深究医院管理中融合信息技术的具体方式，不断加大建设力度，在国家提供的有利环境下，医院信息化建设必须坚持与临床应用相融合，与医疗事业发展所需的客观条件相适应。

3.缺乏专业性管理人才

医院档案管理信息化，要从管理理念方面进一步强化，但是往往因人力方面的不重视，会限制管理人才的储备，档案管理人员的专业能力往往不能胜任岗位要求，存在不明确信息化管理模式等问题，延缓了档案管理信息化建设。对于档案管理信息化模式的应用，医院许多人员都不够重视，科学化管理要求很难推进下去。而且，随着信息技术的快速发展，相应的管理投入有限，导致先进科技向信息管理方式的转化率偏低，管理方法培训方面的专项经费较少，许多专业技术和管理方法不能及时在管理人员中普及，影响他们的专业素养。管理负责人未明确部门和个人的职责范围，直接影响档案资源的时效性，许多档案信息需要花费大量时间来完成整理和归档，存在医院信息采集不全面、人员沟通不畅等问题，限制了电子档案的功能作用，大大降低了档案管理信息化建设效率。

4.监管力度不够

医院档案的管理过程中含有一定的个人因素，如果发生信息泄露，会影响病人的人身安全和病情隐私。所以，注重医院档案监管和严格档案管理流程，是患者信息避免被泄露的必要举措。医院档案管理现阶段普遍存在审批流程复杂、管理部门缺乏奖惩机制、约束和监管工作随意性强等问题，成为管理人员玩忽职守的重要原因，违背了档案信息的保密性原则。

5.安全隐患增大

在信息化建设过程中，档案资源能够快速完成信息传输，但同时也带来更大的安全风险。信息技术的应用，使纸质存储方式逐渐发生变化，利用计算机设备存储各类信息资源，有利于相关人员的查阅和整理。但是，计算机网络技术的应用，加大了外界入侵的风险性，更易造成档案资源的损坏，如黑客攻击政府网站，发生重要信息损坏或被窃取的情况。

三、新医改背景下医院档案管理工作的改进措施

1.注重各部门协调与资源整合

现阶段，医院的档案管理体系是以档案和其他信息的分体管理方式，以综合档案室以及信息科为基本构成，要求保持相对独立性为前提，完成档案信息的搜集、统计、整理、储存和加工等一系列工作，避免因部门之间缺乏协调合作而出现重复性劳动，进而导致医院资源的极大浪费。医院档案资源丰富、门类庞杂，需要科学整合各类档案资源，为了解决医院档案管理现代化进程中的重点问题，需要加大相关部门的协调与合作，维持良好的默契度。

2.建立健全档案管理制度

档案管理科学化，需要从完善规章制度着手，规范日常管理工作，全面提升工作效率和信息安全。一是项目档案管理办法必须细化，在更为完善的实施细则指导下，明确管理人员的职权范围，成为档案管理行政执法的重要依据。二是增大监督力度，发挥行政执法职能。医院信息的私密性强，信息安全十分重要。通过广泛的执法宣传，在执法部门和管理机构之间建立密切合作关系，在良好的协调合作下，严格管理人员的工作流程，严肃处理违规行为，确保档案信息的完整、准确。档案部门在管理制度的指引下，规范归档、保管、统计、保密和借阅等一系列流程，使每一位管理人员都具备较高的工作效率。

医院档案管理中应用数字化技术，有利于规范档案管理全过程，使档案管理质量进一步提升。一是规范管理人员工作方式，避免因人为因素造成疏漏，使相应的监督管理机制完善化，总结工作经验和调整管理制度内容。例如，在医院设立意见箱，便于员工提供个人意见和建议，为管理者完善制度体系内容提供有效信息。这部分数据信息庞杂，全面管理标准的具体要求很难落实到位，而数字化技术的引入，使管理流程更为规范化，可以有效避免重复性问题。二是档案管理规范化要求完善业务、办公和财务系统，保持各个系统的良好关系，使数字化技术能够充分发挥优势。管理人员也要明确系统间的内部联系，确保每一位医务工作者都能全面了解系统应用方法，使档案管理工作更为规范化。

3.积极利用信息技术

（1）数据处理流程。医院档案管理与数字化技术的结合，促使传统纸质档案、照片和录音等信息的积极转变，以扫描加工方式呈现出数字化信息。业务部门的档案管理模式也从单一纸质发展为数字以及纸质文件相结合的双归档模式，是档案管理数字化建设的重要环节，对于控制数字化数据库构建过程中的具体工作具有重要作用。同时，还需要注意三点：一是扫描索引信息，能够做好快速提取；二是扫描步骤和操作记述规范化，以便于顺利开展各项工作；三是严格把控扫描加工环节，保障整体质量。

数据处理流程的有效性，是处理相关数据的必要条件，确保医院档案信息化管理科学、合理。每一位患者从看诊到出院都会产生大量的数据信息，以广泛收集的纸质文件为基础，在完成技术转化后，以影像资料形式作为数据库的重要信息来源，便于调用业务管理系统的具体数据。一般情况下，档案数据库是影像、信息两类数据库的共同构成，以梳理数据处理流程为基础，提高整个医院档案的管理水平。

（2）加强数字文件整理。数字化档案管理效率和整体质量的提升，要以充分发挥整体性优势为基础，保障相关工作的落实效果。数字文件整理要以档案管理效率的提升为目的，注重数字化技术的合理应用，多角度考虑问题。一是传统档案管理的纸质、录像和照片等大量文件资料，信息化整理强调预先做好数字文件整理。在扫描整理信息后，分门别类地逐一录入，以提升档案电子化的整理效率。管理者要明确数字文件整理标准，以数字文件质量为前提，尽可能地防止二次整理行为的发生，与数字档案建设的目标要求相一致。二是数字文件整理要更加突出数字化技术优势，积极聘请一些信息技术专家讲授先进经验，以档案管理形式为基础，合理设置信息录入系统，增强各项资料文件收集过程的准确性，以便于后期快速查找档案信息。

（3）加強网络信息安全管理

医院档案信息不可避免地涉及一些人为因素，一旦发生信息丢失问题，必然会造成一定损失。网络安全问题的发生时间不固定，一般是在极短时间内信息资源快速遭到破坏。所以，医院档案管理信息化建设必须正确处理信息服务以及安全两方面的关系。一是技术和非技术关系的正确处理，必须认识到信息安全不能仅仅依靠硬件设备设施和应用技术，管理人员必须具有高度的责任心。档案信息安全的落实，需要完善的管理制度作为保障，将信息服务和信息安全整合处理，通过设置密码认证机制、施行审计制度、保护重要服务器和文件定期备份等配套方法，逐步落实下来。

（4）构建一体化管理模式

档案管理属于医院综合管理系统中的重要构成部分。将信息资源系统与医院信息化建设相融合，是节省各项资源投入的重要方式，也扩展了信息化建设过程中的综合信息量，成为构建资源库的基础，体现出整个资源信息的综合效益。所以，医院信息化需要积极纳入现代化、电子化和标准化建设体系中，将规划与建设同步展开。医院必须充分认识信息技术规范化的重要性，重视理论研究工作。档案部门也要加快推进计算机管理和网络系统的构建，在共享信息资源方面创造良好的客观环境。档案管理人员需要端正工作态度，只有具备较高的专业素养和职业道德，才能在日常工作中不断拓宽知识面和结构体系，为实现档案管理现代化提供助力。

（5）重视档案资源的开发和临床应用

档案资源在深度开发中体现其价值。医院以“治病救人”为宗旨，强调在临床服务中充分使用这些资源，作为档案资源价值评定的一项重要指标。围绕临床的日常管理，具体展开相应的设计和开发工作。一是开发，以临床医务人员需求为基础，深入开发临床产品，完善医院管理系统，加快推进卫生信息系统朝着标准化方向发展。二是开发和利用，医院立足于自身实际情况，在综合考虑信息化建设需求后，通过增加人力、物力资源投入，逐步完善各科室的软硬件设备设施，以便于更好地为档案资源信息化提供客观条件，职能部门也需要充分吸收相关人员的意见和建议，及时调整档案资源信息化方面存在的具体问题，充分体现档案管理信息化的优势。

4.全面提升档案管理人员的综合素养

利用高新技术是医院档案管理科学化发展的必然趋势，要求档案管理人员必须顺应时代潮流，建立现代化管理理念。一是加大管理方法和知识理念的宣传力度，为档案管理人员提供专业化指导，引导各个层次的管理人员都能成为思想交流的积极参与者。

医院档案管理要求档案管理人员完成信息资料的搜集与保存，为需求者的随时查询提供前期服务，是管理人员专业素养的客观需要。学校领导要对医院档案管理重视起来，加大经费投入，积极提供一些专题会议和主题活动的参与机会，在良好的学习和工作氛围下，激发管理人员的积极主动性。注重人员素质培养，在培训机制的约束下，使人员培训固定下来，将理论知识、职业道德、信息应用能力几项内容纳入人才培训方案中，注重理论与实践培训的结合，利用拓展训练以及经验宣讲等形式，提升培训方式的合理性，同时，以考核机制检验培训结果，保障培训质量。技能学习与岗位培训的有效结合是理论转化为实践的重要方式，大幅提升了档案管理人员的理论知识以及在日常工作中的应用能力。

聘用档案管理人员的具体标准需要有所提升，以专业对口和能力达标等作为招聘要求，确保档案管理工作质量。通过明确岗位职责内容，充分发挥档案管理人员的能力与价值。医院档案管理部门要完善管理人员的提升渠道，以专业化平台帮助他们及时了解新知识和新技术，在良好的沟通交流中，拓宽视野，开拓创新。

四、结束语

医院在日常管理中需要面对大量文件资料，管理、开发、利用都需要现代化管理模式的有力支持，必须充分体现档案资源的内在价值，以便于后期的应用管理。基于医院档案管理现状和信息化建设中的不足，需要通过协调各部门开展资源整合以及档案资源开发和临床应用，构建一体化管理模式，为加快推进档案管理信息化建设创造有利条件。

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作者简介：沈俊龙（1988—），男，汉族，山东菏泽人，本科，馆员，研究方向：档案管理；王哲（1984—），男，汉族，山东菏泽人，本科，馆员，研究方向：档案管理。