刍议档案数字化管理的优势与弊端

摘 要：近几年，我国科学领域创新发展，信息技术被广泛应用于各行各业运营管理之中，电子信息化设备的应用范围也逐步拓展。基于这一发展环境，数字化档案成为各领域、各行业的“必需品”。故此，本文针对档案数字化管理的优势及弊端展开分析，并提出相应优化策略，以供相关人员参考借鉴。

关键词：档案；数字化管理；优势；弊端

引言

档案数字化是现代信息时代发展的必然产物，是基于计算机网络技术、云平台、大数据技术和多媒体技术等基础上，形成和发展起来的一种新型档案形态。它将分散于各个平台不同的档案数据信息进行归纳整理，并利用数字的形式实现储存，以网络技术作为连接共享基点，有效地提高档案的管理效率，有效地发挥档案的价值。

一、档案信息化管理是时代发展的必然趋势

我国社会经济飞速发展，科技领域取得了显著进步。伴随着计算机网络技术、大数据技术、云计算、多媒体技术等创新发展，档案数字化管理逐步取代了传统的纸质文件管理模式，成为众多企业档案管理的新手段。档案信息化管理是基于互联网络、计算机技术基础上形成的一种新型的档案管理形态，具有较强的分散性及多样性，能够将各类档案信息以网络数据的形式储存于网络云端，有效避免了传统档案管理模式的局限性。因此，档案信息化管理已经成为时代发展的新需求、新要求。

二、档案数字化管理的优势

1.有利于打破档案管理的时空限制

在企事业单位运营与管理过程中，档案资料发挥着重要作用，能够为决策层提供数据参考，便于其开展科学的决策与制定发展规划。开展档案数字化管理，能够以计算机网络技术为依托，打破传统档案管理的时空局限。档案管理人员仅需要使用移动终端设备便可开展档案管理工作，在任何场地任何时间都能够开展档案管理。

2.有利于保护传统纸质档案

传统档案主要是以纸张为物质载体，尽管通过管理工作能够保障档案信息的完整性和客观性。但是随着时间的推移，纸质档案会受到室内温度、湿度、光线照射等因素影响，进而出现纸质档案变黄、受损等问题，最终致使很多珍贵文件失去使用价值。而开展档案数字化管理，能够将纸质档案通过电子扫描仪、计算机设备等将其转化为电子文档，减少了传统纸质文档在光照及空气中的暴露频次及时间，延长了传统档案的保存年限。

3.有利于整合各部门资源信息

传统的档案管理主要是对纸质版档案的管理，在一定程度上制约档案管理水平的提升与模式的创新，无法高度集中和整合档案资料。例如，档案管理部门在收集各部门档案信息过程中，存在各部门沟通不足所导致档案内容陈旧、更新不及时等问题。这不仅降低了档案管理效率，也不利于决策层参考档案信息决策与制定发展规划。而推进档案数字化管理，能够利用网络平台实现各部门档案资料在线收集，还能够便于各部门及时更新档案信息，有利于提高资源整合效率。

三、档案数字化管理的弊端

1.电子文件存在一定安全隐患

档案数字化管理虽然具有操作便捷性、传输快速性、储存空间小等特点，但在档案管理安全方面仍然存在一定弊端。档案数字化管理主要借助计算机设备及网络系统，应用电子编码技术储存、调取电子档案等，但却无法固定载体，部分鉴别文件的原始凭证也无法编辑修订，最终导致电子文件原始凭证的辨别难度加大，档案管理效率低下。此外，档案数字化管理是以网络为传输媒介，在这一过程中较为容易遭到黑客攻击或者病毒入侵，影响整个档案数字化管理体系的运行稳定性，甚至造成信息泄露，影响档案管理的整体质量。

2.电子文件档案对于储存载体依赖性较强

虽然现代化计算机储存系统的储存空间很大，但随着企事业单位爆炸式增长的电子文件，储存空间总会有用尽的一天。此外，应用软件更新换代速度较快，很多早年的电子档案已经无法在新型系统软件中有效读取，甚至存在部分电子档案与应用软件无法兼容的问题。针对这一问题，企事业单位在档案形成与管理储存中投入了大量精力，使用了多种设备设施及应用软件，进而增加了办公系统的运载负担。另外，电子档案与传统纸质档案不同，无法直接读取，且较为容易受到病毒影响造成档案信息泄露、丢失等问题，给企事业单位带来不利影响。

3.人员选择具有一定局限性

在档案数字化管理中，使用计算机设备及网络系统能够有效提高档案管理的效率与质量，但也对档案管理人员的专业技能和信息素养提出了较高要求。现阶段企事业单位中，仍然有部分档案管理人员对现代信息技术、计算机操作流程、网络知识等掌握不足。基于信息时代背景下开展档案数字化管理需要档案管理人员既要具备扎实的传统档案管理技能，还要了解档案数字化管理流程。而事实上，复合型档案管理人才匱乏，不利于企事业单位档案数字化管理的开展。

4.资源浪费严重

虽然各大企事业单位都紧跟时代发展步伐，积极开展了信息化建设，但由于档案数字化管理系统的推行时间不长，导致很多企事业单位并未完全认识到档案数字化管理的意义与价值。尤其是档案管理人员在日常档案管理工作中仍然沿用传统的档案管理思维和管理模式，重复数据信息收集、制成档案、扫描入库这一模式，不仅阻碍了档案数字化管理建设与发展，同时将档案束之高阁，极大降低了档案的参考及共享价值。而基于这一环境，企事业单位各部门、各岗位员工也会形成刻板思维，仅看得到眼前的档案，而忽视了网络中浩瀚的档案资料。此外，现阶段企事业单位还存在数字化档案利用率低下的问题。例如，部分单位仅使用计算机等设备实现档案文字录入、文件重命名和打印等。这不仅增加了档案管理工作的复杂性，也严重制约了电子文件档案的利用价值，造成设备及档案的双重浪费。

5.办公自动化与档案管理系统不兼容

企事业单位由不同的部门组成，各个部门组织结构不同、工作性质、内容等各不相同。因此，企事业单位各部门所使用的管理软件也各不相同。随着企业规模的扩大以及项目数量的增加，每个部门每天就会产生相当多的文件档案，而管理软件数量及类型也存在一定复杂性，这就在一定程度上降低了档案数字化管理的效率与质量。例如，某一企业人事部门会使用中国石油人力资源管理系统，财务部门则使用财务资产管理系统，管理部门使用OA办公平台等，每个部门“各自为政”，遵循自身管理模式及工作需求开展档案管理，这就给档案管理部门档案收集与归纳增加了难度。此外，在档案数字化系统设计与建设进程中，应该按照我国所制定的档案现代化管理标准开展。但是，由于市场中的管理系统是由不同单位设计，设计环境、管理软件侧重的领域等存在明显差异性，形成的数据信息无法连接共享和转化，也无法对各部门电子档案的直接调取与归档。

四、优化档案数字化管理的策略

1.强化档案安全性

企事业单位应该注重档案数字化管理安全制度的建设与完善。档案作为一个具有较高参考价值和机密性的资料，其中有部分可以对外公示，但有的部分则需要保密管理。做好安全管理就显得尤为重要。在档案数字化安全管理中不仅应该包含硬件安全管理，也包含软件系统的安全管理。第一，在硬件安全管理中，相关人员应该在采购过程中严格把控好信息储存载体的质量，保障硬件使用期限，为电子文件管理提供基础保障。对于储存电子文件的设备以及介质都应该委派专门人员负责，以避免硬件设备长期使用出现故障问题，导致电子文件完整性受损；第二，在软件管理中，技术人员需要对软件安全防护系统建设并定期优化升级。对外，建设完善的网络防火墙和监管系统，一旦发现非法入侵或攻击行为及时预警；对内，结合各部门工作需求设置软件系统访问权限和密码管理，避免电子档案数据信息泄露，给企事业单位带来不良影响；第三，在档案数字化建设进程中，不少企事业单位会将其外包给专业机构。在这一过程中，从档案收集、整理、录入、操作再到重新入库整个过程中都存在被泄露风险。对此，应该明确好外包人员的工作职责、任务要求、质量保证及保密要求等，必须使用合同、规章制度等对其约束。在数字化档案建设完成后，专业承办机构的服务器及终端文件需要全部移交给档案管理部门，并要彻底删除外部资料。此外，企业事业单位还应该利用信息技术在档案数字化管理系统中对档案数据信息展开实时监测，对于其中存在的问题及时修复与干预，避免发生档案管理安全隐患。这样就能够实现标准统一、规范科学的档案数字化管理模式，保障档案安全。

2.建设系统工程，实现信息共享

如果企事业单位在收集与整理完档案资料后，就将其束之高阁，那么，档案管理工作将会变得毫无意义，档案资料也会失去参考价值。对此，企事业单位应该基于数字化时代背景，构建电子档案系统工程建设。其中，应该包含档案数字管理系统总体设计规划、硬件设备设施型号选择、软件系统开发与优化、传统档案及电子档案集约化整理、即时扫描录入、档案备份管理、查询管理以及安全系统建设等。此外，由于企事业单位内部各部门的工作性质及所负责的项目内容不同，每天会产生大量档案资料。对此，技术人员还应该在系统工程建设中增加双服务器、高速扫描仪器，对于备份光盘及磁带都应该设置双份。为了进一步提高档案有效利用率，技术人员还可以在系统工程建设中增加查询窗口。这样，工作人员就可以根据关键词、档案时间和类型等进行查询，进而提高档案管理效率，实现档案共享。

3.加强人才培养与引进

隨着科学技术的创新发展，信息化技术逐渐被广泛应用在生活的方方面面。虽然为工作学习与日常交流提供了便利，但也导致信息总量呈现爆炸式增长。而基于这一背景，档案管理工作也开始由原有的劳动密集型逐步转变为以现代信息化技术及先进设备为依托的技术密集型。一方面，要求企事业单位管理者具备较强的分析能力与预测能力，对档案管理形式精准把控；另一方面，也需要档案管理人员熟练操作计算机设备，掌握数字化管理流程。首先，企事业单位应该注重档案管理人才培养与引进，结合实际档案管理需求不断完善档案管理队伍。首先，企事业单位应该对现有档案管理人员的工作能力展开多方评定，找到其中存在的能力薄弱点，积极组织专业培训工作。培训内容不仅要包含传统档案管理技能的提升，还要包含对档案管理人员信息素养和信息技能的提升，促使传统档案管理人员朝着复合型人才转变；其次，企事业单位还要注重人才引进，通过完善人才福利待遇与信息专业院校开展人才培养合作、拓宽社会招聘渠道等方式，引进更多高素质、技术过硬的人才投身于档案数字化管理工作中，持续推进传统档案管理朝着数字化方向转型，提高档案数字化管理水平。

4.加强资源整合

在实际的档案管理过程中，企事业单位还应该加大档案信息的资源整合力度，以便于档案数字化管理工作有序开展，提高档案的有效利用率。首先，档案管理人员应该对现有的传统纸质档案利用扫描仪实现数字化录入，并分类储存。其中，可以按照档案参考价值、档案类型、档案制成时间等合理分类。便于后续档案调取、共享和归档，强化档案数字化管理水平与效率。此外，技术人员还应该通过网络技术对现行系统中各资源库进行资源整合与连接，形成跨数据、跨类别、跨平台、跨内容及跨系统的档案管理体系。在这一过程中，每一个部门所形成的数据信息都可以看作一个独立的数字档案库，并有效连接总体的数字档案库资源，进而实现数字资源的节约化管理；其次，技术人员还可以在构建档案数字化管理系统中，设置档案信息采集板块、档案信息审核板块、档案管理板块、信息共享板块和安全板块等，对档案管理人员实施工作划分，既能够避免档案数字化管理工作杂乱无章，同时，还能够在最大限度上提高档案管理效率与质量。

5.强化办公自动化系统与数字化档案衔接性

企业应该在现有的办公自动化系统中增设档案资料查询功能，实现办公自动化系统与数字化档案管理系统之间的有效衔接，提高财务系统、业务系统和人力资源管理系统的兼容性。针对电子档案与传统纸质档案的管理问题，企业应该在两者之间建立“管理通道”，即将纸质文件与电子文件以文本方式实现统一管理。同时，还应该结合本单位档案数字化管理特点制定科学合理、切实可行的规章制度。例如，文档一体化管理机制、网络安全管理制度，能够有效提高档案数字化管理水平与安全性，推动企业数字化档案建设与发展。

五、结语

综上所述，随着科学技术的创新发展，档案管理朝着数字化方向发展已经成为一种趋势。一方面，档案管理数字化能够打破传统档案管理的时空局限性，提高档案管理效率；另一方面，能够实现单位内部档案有效共享，促使档案发挥最大效用。但是，当前企事业单位中的档案数字化管理仍然存在一些问题亟待解决，需要进一步深度探索和优化解决，强化档案数字化管理水平，促使档案发挥最大价值。

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作者简介：宋利（1981—），女，汉族，山东滕州人，本科，馆员，研究方向：病案管理与质控。