基于预算的医疗设备全生命周期质量管理*

汤国平,周庆利

(浙江大学医学院附属第四医院,浙江省义乌市 322000)

虽然越来越多的医院已经实现医疗设备资产、维修、维护等工作信息化管理,但整体信息化水平程度不高。另外,预算和合同仍然处于手工管理,或者在不同的系统中完成,医疗设备管理“信息孤岛”的现象未能得到根本解决,最终导致医疗设备资产的账卡不一致、合同与资产管理不连贯等现象[1]。本文对医疗设备全生命周期管理过程中的难点进行分析,包括:预算管理、成本效益分析、采购与合同管理、资产管理和质量管理等,提出改进方案、设计医疗设备全生命周期管理信息系统,构建“三级医院医疗设备管理信息化成熟度模型”, 解决医疗设备管理“信息孤岛”的现状,大大提升医疗设备管理水平。

1 预算和成本效益分析管理

预算管理作为公立医院大型医疗设备精细化管理的重要管控手段,是对医院各科室的设备资源进行全面论证、合理配置和科学控制,以便有效地管理和协调医院的设备诊疗活动[2]。但在传统的医疗管理体系中,预算管理往往受到忽视,即使有50万元设备可行性分析,编制过程也是流于形式,缺乏采购后的跟踪分析,不能很好地指导整个采购工作。另外,年度计划采购无计划性,不能合理安排整个采购工作的进度。

针对以上问题,本研究对预算和成本效益分析管理进行了重塑(详见图1)。

图1 医疗设备预算和成本效益分析管理

(1)重视预算的可行性分析,对50万元以上的医疗设备开展采购后的追踪分析,从表1所示的几个方面予以赋分,其分值将作为年度预算审批重点参考依据[2]。(2)通过接口,将医疗设备信息化平台与实验室信息系统(Laboratory Information System,LIS)、医学影像存档与通讯系统(Picture Archiving and Communication Systems,PACS)、医院信息系统(Hospital Information System,HIS)等医疗业务系统进行关联,运用成本效益模型实时、动态监控相关医疗设备的运营情况、收入和支出[3-4]。(3)经医学装备委员会论证,院长办公会、党委会同意的医疗设备形成次年设备采购计划,设备采购人员结合设备可行性分析,按设备效益和需求紧急情况进行排序,制定合理的采购计划时间。

表1 50万元以上医疗设备年度预算赋分表

2 采购与合同管理

采购管理是根据年度预算具体执行相关采购工作,具体包括招标文件的制定与汇签、采购合同的制定与汇签及采购验收等工作。传统采购管理以线下纸质手工为主,近些年有些医院虽然通过办公系统(OA)实现了线上汇签[5]。但是,以上两种模式相关采购信息与资产管理系统相互孤立,信息很难交互。本研究将资产管理系统采购的审批流,通过钉钉接入,实现合同的钉钉线上审批,最后上传正式合同的扫描件。同时采购合同和预算进行关联,从而实现预算进度的实时监控,有利于采购人员对年度预算执行情况的合理安排。

为了保证服务、维保类合同服务过程有监督,系统根据服务、维保合同约定的周期和内容自动发起任务,相关责任工程师钉钉上收到考核任务提醒,责任工程师和设备使用科室根据合同约定逐一考核,对服务商的服务情况进行评分,考核结果及时反馈给服务商,及时改进,必要时可根据合同约定解除合同,保证医院利益。

3 资产管理

医院资产是国有资产的重要组成部分,如果固定资产管理不力,极易造成国有资产流失。传统资产管理模式,仅限于资产入库和出库,对过程的管理十分欠缺。人员流动、交接不清、资产位置的随意变动和缺少专人管理等因素导致盘点工作难度大。针对传统资产管理的难点,重塑资产管理流程(见图2),出库、转科等流程实现电子签收,上传固定资产标签粘贴照片,通过钉钉和短信提醒资产管理人员资产变动情况,确保每个资产的身份识别标签及时粘贴、每个资产有人管理。

图2 资产管理流程图

经过系统改造,每个资产向上可以溯源到采购合同,向下可以追溯到管理人员。固定资产标签为FRID标签,通过超高频FRID读写器实现非接触式盘点,大大提高了盘点的效率和准确度[6-7]。资产在线报废时可以清晰地看到设备历史维修记录和维修费用,系统自动给出建议,有助于设备管理人员的判断与审批。

4 质量管理

根据等级医院评审的要求,建立院科两级的医疗设备质量管理体系至关重要。通过医疗设备维修、预防性维护(PM)、计量、巡检、日常使用登记等,建立了医疗设备质量管理体系[8-9]。

最后笔者就孩子的安全问题，建议家长每天放学时尽量接送，如果没有办法做到也要随时关心孩子的安全，教育他不到危险的地方玩，放学后马上回家。平时多与孩子交流一天的学习和表现，与教师及时沟通。

设备维修通过扫描固定资产二维码,可实现设备故障信息的快速、准确传达给维修人员。同时,在设备管理科室大屏上可实时显示保修列表,有利于管理人员和报修人员追踪设备维修进展。对产生维修费用的情况,维修人员可以预估维修费用后发起审批流程,完善了整个维修过程的闭环管理。

设备验收阶段,根据厂家说明书的建议,对设备预防性维护(PM)内容和周期(通常生命支持类6个月,有源性设备12个月,无源性设备2年)进行配置,设备验收完成后,系统自动按周期启动预防性维护工作,并通过钉钉提醒。

医疗设备的计量是保证其临床检测和治疗的重要保证,根据《中华人民共和国计量法》和各省市计量管理工作的具体要求,制定全院强制检定和校准的目录,根据目录对字典属性进行维护,建立全院医疗设备计量清单,通过设定系统到期自动提醒,确保计量工作保质保量完成。

设备的每月巡检及时发现设备日常运行过程中遇到的问题,是管理科室和使用科室信息交流的重要途经,设备的维修进展、预防性维护等客观数据每月追踪完成情况。通过巡检,管理人员可以规范使用人员的设备操作流程,使用科室也可以将设备使用过程中遇到的问题反馈给管理人员。

日常使用登记是使用科室对医疗设备日常使用情况的登记,通过每日及时登记可以及时发现问题,及时反馈给管理科室,从而实现设备质量管控的闭环。

5 其他功能

正确的操作是保证医疗设备精准诊断和治疗的前提,医疗设备操作培训至关重要。但是厂家人员的现场培训很难普及到每位医护人员,因此操作文档的管理十分重要,通过操作文档和操作视频,能解决大多数情况下快速操作设备的目的。将通过资产管理系统,将设备说明书、简易操作手册和视频上传至系统,临床使用人员只需要扫描设备二维码即可实现设备文档和操作视频的快速获取。

为了提高设备使用率,设备租赁管理是一个很好的解决方案。通过该系统可以实现设备的在线租赁,设备管理科室工作时间定时配送。紧急情况下,使用科室可通过自助智能柜直接取用并自动计时,也可自助归还[10]。

6 系统构建

本系统采取微服务架构,各个服务之间职责相对单一且耦合度极低,每个服务都可以独立稳定运行容器之上。前端采取客户端和浏览器两种模式,满足新老客户不同的需求。系统通过接口实现与钉钉对接,实现采购申请、合同、维修、巡检等多个流程的线上审批,通过角色管理确保各类查阅和审批流的权限精准控制,确保信息安全。如图3所示,系统主要包含基础管理模块(组织机构管理、权限管理、角色管理、人员管理、字典管理、配置管理、短信管理)、设备管理(设备验收、设备入库、设备出库、库存管理、设备维修、设备保养、设备报废、设备运行监控)、设备采购(采购预算、采购计划、采购申请、采购审核、采购合同、维保考核),财务对接(支付单、付款凭证、转账凭证、对账管理、调账管理、对接财务支付能力)、数据统计(维修分析、保养分析、报废分析、采购分析)等模块,实现对资产购置计划、招标、合同、审批、付款、安装调试、使用、计量、维修、保养、提取折旧、报废进行全程的记录和管理[11],实现对各个环节的相互监控与有效管理,对医疗设备的全生命周期的追踪,以此来提高医疗设备的利用率、降低使用风险、更加智能地管理设备的整个生命周期。

图3 基于医疗设备全生命周期管理信息系统架构图

7 讨论

预算编制为医疗设备生命周期中的“孕育”期,采购、合同管理为医疗设备生命周期中的“成长”期,验收和使用过程管理为医疗设备生命周期中的“成年”期,最后经报废管理(“死亡”期)完成整个生命周期管理[12]。传统医疗设备全生命周期管理的各个阶段未能完全信息化,或分散在多个信息平台中,导致出现医疗设备管理出现“信息孤岛”的现象,最终导致医疗设备管理的精度不高、信息不对称。

结合《三级医院评审标准》《三级公立医院绩效考核指标》《医院智慧管理分级评估标准体系(试行)》等评价监管体系中对医疗设备的管理的要求,本文从设备预算编制开始,围绕医疗设备生命周期中的各个管理结点展开分析,通过构建“三级医院医疗设备管理信息化成熟度模型”,解决了传统医疗设备管理孤岛现象。最终实现以医疗设备台账(资产编号)为中心,向上可追溯到采购预算和合同,向下可以追溯到医疗设备维修、维护及报废记录,医疗设备全生命周期精细化管理水平得到大大提升。