高校教师财务报销过程中退单问题对策

李秀梅

［摘 要］高校的前台报销工作是学校财务最基础的工作，也是制作财务报表的基石。在新《政府会计制度》实施的背景下，数字平台财务管理系统得到广泛运用，这对工作人员的会计专业能力和实际操作能力来说是一个巨大的挑战。财务报销工作面临的问题是如何让教师报销过程简单化，降低退单率。文章针对高校教师财务报销过程中存在的问题进行深入研究，并提出解决办法，以期提高高校财务工作的效率和管理水平。

［关键词］高校；退单；财务报销

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.12.001

［中图分类号］F810.6；G647［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2023）12-0004-03

0     引 言

随着国家对高校教育事业愈加重视，国家和社会对高校投入的各项资金逐年增加。国家统计局、科学技术部和财政局联合发布的《2020年全国科技经费投入统计公报》数据显示，2020年全国研发经费投入24 393.1亿元，比2019年增加2 249.5亿元，增长10.2%。如何把这些资金合理地运用到教学和科研方面、根据资金的用途做到专款专用、按时并保质保量地完成省财政资金支付进度，是目前高校财务人员在实际报销工作中面临的主要问题。

1     高校财务报销现状

当前高校的报账模式主要分为现场排队报销模式和预约报销模式。现场排队报销模式是报销人员携带事先签批、整理完毕的票据及资料到财务部门现场排队，财务人员按照排队的先后顺序依次办理业务。这种模式的优点在于报销人员可以和会计人员面对面交流，可以明晰单据是否符合规定，可以实时知道报销申请是否已通过；缺点在于排队耗时太长，加塞现象频发。

预约报销模式是教师通过网上预约报销系统预约时间，按预约时间将审批好的报销支出审批表送到财务部门的模式。以Y高校为例，预约报销的流程如图1所示。预约报销模式的好处是教师按预约的时间到财务部门交单，不用排队，交单后就可以离开。这样教师就可以根据自己的时间来安排报销工作，使教师的报销时间更加灵活，节约排队的时间。不足之处是报销人员不能和会计人员进行面对面交流，一些问题不能得到及时解决，有问题的单据还需要报销人员取回修改，没问题的单据是否已报销，报销人员也不能及时知道。

经过对比，预约报销模式节约了报销人员排队的时间，更加灵活、便捷，得到广大师生的认可。但是在预约报账模式下，会出现大量票据不符合规定、缺少签字等问题，导致报销单据被退回。我们把这一现象称为退单。

2     高校财务报销过程中出现退单问题的原因

预约报账模式实施以来，虽然节约了报销人员的排队时间，但是在报销的过程中出现了许多问题单据，导致大量单据被退回修改，增加了财务工作人员的工作量，大大降低了工作质量和工作效率。导致这些问题的原因主要有以下几类。

2.1   原始单据不完整、不规范

2.1.1   发票类单据

发票类单据主要有增值税发票（普通发票、专用发票），包括电子发票、纸质发票、定额发票（要有清单），以及财政非税收入收据等。财务工作人员要在税务平台上查验这些发票（財政非税收入收据不需要查验），在确定查验结果正常后，需要打印出来。此外，发票的开具要规范、完整。发票开具出现的问题主要有4类：一是单位名称开错，纳税人识别号漏开或错开等。二是所购货物的名称、数量、单价、单位不完整或不具体，如购买办公用品时，清单上只有办公用品而没有明细项中性笔、复印纸等；开具复印费票据时，没有写清具体的复印内容。三是定额发票没有开具清单或开具的清单没有加盖单位印章等。

2.1.2   酬金发放时所附单据

酬金包括工资、劳务费、咨询费、评审费等，酬金发放分为学校和科研两个层面。学校层面发放酬金需要出具发放表并加盖院系或部门公章，以及发放依据的文件。科研层面发放酬金需要出具发放表并由项目负责人在发放表上签字，除对学生和项目负责人发放酬金外，还要附项目成员名单。发放表内容要完整，具体来说：表头须标明发放的大类（如劳务费、评审费等），表内要有发放的时间、标准、金额、银行账号、开户银行等信息。在发放表中出现的问题主要有负责人不签名、没有发放日期、不附项目成员名单等。

2.1.3   基建、专项资金报销中的指定单据

基建、专项资金支出的金额相对较大，Y高校规定金额在5万元以上（含5万元）的资金报销时还需要附合同、验收报告等单据。这类原始单据存在的问题主要有合同中的付款项不明确、合同落款处缺时间和负责人签字、验收报告缺失等。

2.1.4   特殊事项要附说明单据

当出现特殊事项时，需要提交的原始单据有所不同。例如，单据所列内容不清楚需要有特别说明、所购货物数量较多时需要有领取表、固定资产需要有固定资产入库单、用公务卡支付需要附支付凭单、对公转账需要附对公账号和开户银行信息等。

原始票据准备环节的细节较多，报销人员因不知道具体要求，而面临多次退单、多次更正，影响了报销人员的情绪和工作效率。但这一环节又是报销工作的基础，是会计核算、审计的依据，不能有一丝马虎。

2.2   财务支出审批表不符合规定

财务支出审批表分为基建类、教学及党政类、科研及学科类、专项项目类。报销人员需要根据服务的项目类别不同，依据《财务支出审批办法》，找对应的领导给粘贴到对应的原始票据财务支出审批表签字。这一环节存在的主要问题有三类：一是用错审批表，导致领导签字项目与对应的审批项目不符；二是支出审批表填写的金额与所附单据金额不一致；三是支出审批表上的大小写金额不一致，出现随意涂改的现象。在填写支出审批表这一环节出现问题，会导致报销人员需要重新填写支出审批表，重新找领导签字，不仅浪费个人的时间，占用领导的时间，更大大降低了报销的效率。

2.3   网上预约单的问题

2.3.1   报销流程颠倒

按照报销流程，报销人员应该先通过审批，再进行网上预约。但是，有些报销人员先预约，后去找领导签字，结果未在规定的时间内完成签字，导致预约时间失效，使其他报销人员无号可约（尤其是在年底报销高峰期，这类问题会比较突出）。

2.3.2   未按项目预算进行预约

报销人员预约时未按项目预算进行预约。教学部门的相关费用包括业务费、党建学生经费、实验实践经费、招待费、学科建设经费等;科研经费分为印刷费、材料费、出版文献费，还有劳务费、差旅费、其他支出等预算项目。这些经费有相对应的预算数，不能混为一谈。报销人员如果没有按预算进行预约，会造成超预算支出或随意乱用预算的现象，进而导致退单。

3     财务报销过程中退单问题的对策

3.1   加強对高校教师的财务报销培训

对高校财务报销来说，其主要依据是新《政府会计制度》《财务支出审批办法》《差旅费管理办法》等会计制度。这些制度是财务工作人员办理报销业务的法律依据，也是规范报销人员的法律准绳。高校通过制度培训，可以使财务工作人员和报销人员对报销制度理解一致，并将其灵活运用到实际操

作中［1］。

培训形式可以采取线上和线下培训。线下培训可以让财务工作人员和报销人员面对面进行学习交流，其在学习过程中对哪项制度理解不一致的可以进行讨论，互相学习，达到融会贯通的目的。线上培训主要针对部分因上课或科研等工作而没有时间参加线下培训的教师，这样有利于每位教职人员随时随地接受培训。

对高校教师的财务报销培训应该常态化，分为定期和不定期。开展定期培训，主要是因为现在的报销过程细节较多，有些报销人员并不是经常报销某类业务，间隔时间过长就容易漏项，定期培训可以促进报销人员对制度的理解深入化。不定期培训主要是针对新制度和新进人员，及时对有关人员进行培训能够有效提高报销工作的质量和效率［2］。

3.2   建立财务人员与报销人员的沟通机制

在财务报销过程中，制度是刚性的，前台人员的服务是柔性的。这一过程需要刚柔结合，使制度在实践中得到有效运用。可以从以下两个方面加强财务人员与报销人员之间的有效沟通。

3.2.1   财务人员须掌握一定的沟通技巧

在沟通的过程中，财务人员在语言上要有一定的技巧，因为大部分高校教师缺少会计专业知识，财务人员要能够站在对方的角度来思考，用对方能理解的方式和语言进行交流，使报销过程更加顺畅［3］。

3.2.2   在各部门内部设置专职报销人员

首先，在各院系和各部门内部建立专职报销人员岗位。其次，对财务工作人员和各部门的专职报销人员进行一对一的沟通和培训，使专职报销人员熟悉报销制度和报销流程。最后，让专职报销人员带动和服务各部门的报销工作，使一些基本报销问题在各部门内部就能得到解决。这样就形成1+1+N的模式，更有利于报销人员快速、准确地解决问题［4］。

3.3   建立网络报销平台

网络平台在财务工作中起到很重要的作用，它灵活便捷，能够减少财务工作人员的工作量。学校财务部门可以通过数字平台将报销制度、报账流程、票据管理、固定资产管理、经费到账情况上传至网络。通过网络平台实现网上报账，能进一步提升财务报销工作的效率，以“不见面”代替“面对面”报账。同时，通过在会计核算系统与网上报账系统内设置电子签名模块，完成审批、审核、经办等审签重要程序的设定，就可实现各职能部门、各院系及科研经费的报账审批电子化［5］。电子化审批流程既能减少领导错签和漏签现象，也可减少因领导开会、出差而找不到人签字的情况，同时还可以方便报账人员在外学习期间及时报销费用，减少费用报销过期的现象［6］。

3.4   通过网络信息平台做好宣传

当前是网络信息时代，接收信息比较方便，更容易让报销人员及时了解制度动态的更新。学校财务部门可通过财务信息门户、建立微信交流群、建立财务处微信公众号等方法，使各类新制度得到及时有效的宣传［7］。

4     结束语

高校报销工作是各项制度实施的起点，致力于为教学及科研等活动的资金使用提供良好服务。在日常的工作中，财务人员通过各项措施的推行，让更简单的报销流程、更便利的审核规则、更少的办事要求成为财务服务的宗旨，消除报销人员对报销工作的心理阴影，真正减轻高校教师负担，使报销流程顺畅有序地执行，使每笔资金能够落到实处，切实为教学、科研活动提供资金保障，同时为提高会计信息质量奠定坚实的基础。

主要参考文献

［1］王晔.高校智能财务报销工作探讨［J］.纳税，2020（35）：

112-113.

［2］许丹.高校科研经费“报销繁”问题探讨［J］.财会学习，

2020（30）：155-156.

［3］张小玲，钟珂，廖雨萱，等.经费管理视阈下高校科研人员创新活力研究：以重庆市为例［J］.会计之友，2022（11）：

132-137.

［4］王芳.“放管服”视阈下高校科研经费管理流程一体化策略探析［J］.财会学习，2022（25）：4-7.

［5］乔春华.论高校财务透明度［J］.教育财会研究，2010（4）：

11-17.

［6］王阿乐.利用信息化手段解决高校科研经费“报销繁”问题的探讨［J］.财会通讯，2021（1）：158-162.

［7］王静.当前高校科研经费报销中存

在的问题及对策［J］.当代会计，2017（3）：53-54.