企业固定资产投资项目电子档案归集模式研究

樊红勋 高大伟 李如洁

摘 要：加快档案信息化战略转型，推进电子档案单套管理是当前企业档案管理的重要任务。当前企业固投项目档案归集在完整性、准确性、系统性、规范性和安全性等方面仍存在一些较为普遍的问题，其中电子档案归集困难、数字化归集管控能力不足等现象较为突出。应建立“三点合一”“多规合一”“智慧归集”的企业固投项目电子档案归集模式，实现档案管理中业务、技术和资源逻辑的同频共振，业务规范域和档案规范域的有机衔接，推进电子档案归集智能化。

关键词：固定资产投资项目；企业档案；电子文件；电子档案；档案归集

基金项目：国家社科基金项目“国家建设工程档案资源保障体系研究”（17CTQ049）；郑州航院研究生创新基金“大数据背景下建设工程档案智慧监管机制建设研究”（2022CX30）及“数智时代下城建电子档案审验云平台建设与分析决策服务研究”（2022CX32）。

引言

随着以大数据、云计算、人工智能、物联网等为代表的新一代信息技术快速发展和广泛应用，我国制造业、建筑业信息化已取得突破性进展，档案工作信息化战略转型不断加速。有研究者指出当前档案治理的话语情境已迎来具有变革意义的“数智”转向[1]。在实践中，推进档案工作现代化建设，加强数字化环境下的重点档案归集等已列入当前档案工作的要点[2]，“推进企业事业单位电子文件单套制归档从会计系统向管理系统、工程技术系统、科研系统等更广泛领域推广”[3]也已成为“十四五”时期档案事业发展的重要任务。

如何做好数据时代的档案归集是当前企业固定资产投资项目（以下简称“固投项目”）档案管理的重要课题。工程前期电子文件如何从政府、企业等多来源渠道获取聚合，工程设计、施工、竣工及交付阶段的各类电子记录如何采集、归档、验收等问题亟待解决。尤其是企业大型固投项目周期跨度长，且电子档案跨系统平台、跨内外业场景生成极为普遍，更是加大了企业固投项目电子档案的归集难度。这就要求调整档案归集思路，加快电子文件单套归档、智慧验收等模式改革，以数字化、智慧化创新实践赋能归集效能提升，本研究正是在这种背景下开展的。

1 企业固投项目档案归集现状

结合企业固投项目档案验收工作实践发现：固投项目档案归集在完整性、准确性、系统性、规范性和安全性等方面仍存在一些较为普遍的问题。其中既有零散材料不全、签章手续不完备、依据标准不一致等“老问题”，也有电子文件归档功能建设滞后、元数据丢失现象多、将档案数字化副本认定为电子档案、没有归档原生电子图纸、打印输出保存易褪色的“伪蓝图”等“新问题”。因此，提升企业固投项目档案管理水平，尤其是强化电子档案归集模式探索，以信息化驱动企业固投项目档案管理现代化极为紧迫。

2 企业固投项目电子档案归集模式的构成及实现

企业固投项目电子档案归集应立足国家电子档案单套管理改革背景，坚持系统观念、数据思维和问题导向，围绕整体系统、来源可靠、程序规范、要素合规和安全管理等原则，通过管理、制度、技术等多维度探索，逐步实现业务全程无纸化和智能化，提升归集管控质量，优化档案资源素质和结构，为后续电子档案长期保存和有效利用打好基础。其中，归集模式探索应立足固投项目档案管理规律，依据电子文件归档与电子档案管理有关规范要求合理设计，建立兼具合规性和创新性的适用模式与实施策略。本文提出“三点合一”“多规合一”“智慧归集”的企业固投项目电子档案归集模式。

2.1 “三点合一”模型构建

“三点合一”模型构建聚焦电子档案归集渠道建设问题。根据笔者前期研究，应围绕业务、技术和资源逻辑同频共振的主线贯通渠道，构建“三点合一”管理模型，见图1所示[4]。

一是将固投项目建设的业务逻辑抽象化为“项目合规控制”，根据项目全生命周期管理及关键业务发生次序，确定“项目合规控制节点”，建立“项目合规控制流线”。二是将工程信息沟通、业务网络协作的技术逻辑抽象化为“项目信息交互”，厘清项目各参与方的“项目信息交互节点”，建立“项目信息交互流线”。三是将项目原始数据生成、电子文件归档的资源逻辑抽象化为“原始信息档案化管理”，以项目信息、质量信息等为核心同步项目进度、施工部位、现场行为等数据，融合文字、图像、声音等媒介形式，运用电子签名、电子签章等手段，生成并固化项目原始记录，形成“原始信息形成节点”，确立“原始记录形成流线”。四是根据上述三类管理流线和关键节点，交叉形成支持建设单位档案部门有效介入、文件形成单位广泛参与的“电子文件归档与电子档案管理节点”，实现电子文件从形成、采集、归档到验收的全面覆盖和实时可控，破解“补档案”“造档案”现象及档案不完整、不准确等质量问题。

2.2 “多规合一”规范建设

“多规合一”指通过整合各领域固投项目档案管理相关标准规范，打通业务规范域和档案规范域衔接堵点，协调制度逻辑，建立满足“三点合一”管理要求的规范体系，以制度创新固化企业固投项目电子档案归集模式。一方面根据国家档案局《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》等文件有关要求，在融合《建设项目档案管理规范》《城市建设档案著录规范》《建设电子文件与电子档案管理规范》等档案、住建领域规范基础上，研制“固投项目电子文件元数据规范”，构建包含“文件实体、业务实体、责任者实体、关系实体”在内的元数据体系，清晰从项目原始数据生成到电子文件采集和归档的核心数据。另一方面，从项目建设的前端入手，细化固投项目建设管理中业务逻辑的制度化表达，研制“固投项目建设质量节点管理”“固投项目電子文件类目和代码”等规范，识别“三点合一”的“项目合规控制节点”“项目信息交互节点”及“原始信息形成节点”，明晰管理要求。

2.3 “智慧归集”应用创新

积极应用新一代信息技术，推进企业固投项目电子档案归集的智慧升级，实现“智慧归集”创新。电子档案智慧归集的目标是运用内容识别、人工智能、信息可视化等技术，赋能实现档案归集全流程智能化，主要包括智能收集、智能分类、智能整理、可视化组织、智能检查、可视化验收等，见表1。

在实践中，一方面可将智慧归集模块嵌入到已融合了“三点合一”“多规合一”要求的电子文件归档与电子档案管理有关系统，供建设单位及其他项目参与方使用；另一方面也可单独提取智能检查、可视化验收等模块，建立固投项目档案可视化验收和在线监管系统，供档案验收单位及其他监管单位使用。

结语

本文针对企业固投项目档案归集中常见问题，立足国家电子档案管理单套制改革背景，从较为宏观的角度探讨了“三点合一”“多规合一”“智慧归集”的企业固投项目电子档案归集模式，以期为加快推进企业固投项目档案管理数字化转型提供思路和方法借鉴。

参考文献

[1]金波，杨鹏.“数智”赋能档案治理现代化：话语转向、范式变革与路径构筑[J].档案学研究，2022（2）：4-5.

[2]陆国强.全面贯彻落实党的二十大精神奋力书写档案事业现代化和高质量发展新篇章——在全国档案局长馆长会议上的报告[EB/OL].（2023-02-16）[2023-04-14]https：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202302/edef53f544bb4eea8bfacd87fd8a223e.shtml.

[3]国家档案局.中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》[EB/OL].（2021-06-09）[2023-04-14].https：//www.saac.gov.cn/daj/toutiao/202106/ecca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtml.

[4]高大伟，蒋雪洁，丁晓雪等.供需问题、理论内涵与关键策略：企业档案资源体系高质量发展探析[J].档案学通讯，2022（2）：53.

作者简介：樊红勋，航宇救生装备有限公司档案馆馆长、郑州航空工业管理学院兼职硕士生导师、副研究馆员。高大伟，郑州航空工业管理学院硕士生导师、副教授。李如洁，郑州航空工业管理学院硕士研究生。