农机鉴定档案规范化管理浅议及对策建议

四川省农业机械鉴定站

□ 陈军成 刁 伟

农机鉴定档案管理，是农机鉴定机构通过文字、图片、视频等格式，记录农机鉴定申请、鉴定实施和鉴定获证等过程相关信息数据的基础性工作。农机鉴定档案规范化管理，有利于快速进行农机鉴定信息检索、有效获取农机鉴定信息数据，为农机鉴定证后监管、农机补贴政策实施等提供重要技术支撑。通过农机鉴定档案规范化管理，对于提高农机鉴定机构的管理水平和科学规范实施鉴定程序都具有重要现实意义。

一、农机鉴定档案管理的重要性

农机鉴定需对鉴定样机进行一致性检查、适用性性能测试等，出具具有证明作用的数据和结果，因此，要满足《检验检测机构资质认定管理办法》要求。RB/T 214—2017《检验检测机构资质认定能力评价 检验检测机构通用要求》标准规定检验检测原始记录、报告、证书的保存期限通常不少于6 年。《农业机械试验鉴定工作规范》第三十七条规定，鉴定机构应当建立规范的档案管理制度，完整保存证书有效产品的相关材料，农机鉴定档案保存期至证书失效后1 年止。《农业机械试验鉴定办法》第二十一条规定，农机推广鉴定证书有效期为5 年，农机专项鉴定证书有效期为3 年，有效期满仍符合现行鉴定大纲要求的，实行注册管理。

综上所述，农机鉴定档案保存期至少为6 年，证书有效期满后进行注册管理的，为便于鉴定结果追溯，鉴定档案最好长期保存。当前，农机鉴定结果是企业申请国家农机购置与应用补贴的重要依据之一，农机鉴定档案管理是检验农机鉴定工作质量、保障农机消费者权益、保障农机补贴政策实施的重要措施。

二、农机鉴定档案管理的现状

农机鉴定档案的主要内容包括：鉴定申请、鉴定受理、鉴定实施、鉴定报告出具、鉴定发证审批及鉴定结果公告等完整信息数据材料。农机鉴定档案往往存在归档不及时、归档有遗漏、归档不规范等问题，导致鉴定申请、受理、实施、发证等过程无法较好追溯，鉴定机构存在严重的管理风险和技术风险。

1.档案管理制度体系不完善。农机鉴定机构往往忽略了农机鉴定档案管理制度体系的建设，缺少采集档案材料、归档档案材料、资料编定分类、档案信息建档、保管档案材料、妥善处理档案材料等工作制度，缺少档案查询、借阅和复印等档案利用制度，缺少档案保密制度和档案保护制度等。没有明确档案管理责任人职责权限，缺少档案管理工作绩效考核评价等。

2.档案管理专业人才缺乏。缺少专业管理人才，档案管理人员对档案管理重要性意识不够，缺少档案管理专业能力，管理水平不高，导致档案采集、整理、归类不规范，档案管理混乱。

3.档案管理基础设施不完善。由于档案管理经费投入不足，农机鉴定机构难以完善档案管理基础设施建设，甚至未建立专门档案管理室，或档案室建设标准与档案管理要求不符，存在着档案室设备陈旧、防火防盗措施不到位、存储环境条件差等问题，容易造成数据泄露、文件遗失、档案被篡改、档案霉变虫蛀等严重的安全隐患。

4.档案管理方式落后。当前，农机鉴定档案管理仍是以人工管理为主，没有实现信息化管理，即没有建立相关的数据库和信息系统，难以进行鉴定信息的综合分析和统计，更难以进行鉴定信息共享和查询；纸质档案的存储、维护和管理通常需要大量的人力、物力和财力，成本高，效率低；档案管理操作流程繁琐、不够标准化，导致档案检索效率低，档案查询耗时长。

三、农机鉴定档案规范化管理的对策建议

1.完善档案管理制度体系建设。一要完善档案管理制度。建立档案管理、利用、保密、保护等制度，明确鉴定档案归档内容，归档期限和保存期限，建立可操作性强和规范化的档案管理流程。二要落实档案管理责任制。明确档案管理人员的责任和义务，强化其对档案政策、法律和规章制度的认知和贯彻落实，形成责任体系。三要建立有效的考核制度。对档案管理人员工作进行科学的绩效评估，并将考核结果与职称晋升和工资待遇挂钩，激发其积极性和创新性，推动档案管理方式不断现代化。

2.强化档案管理人才培训。一要强化责任意识和大局观念的培训。应不断提高政治素质，明确农机鉴定档案管理的特殊性和保密性，要加强与鉴定人员的交流、沟通、协作，共同提高档案管理效率和质量。二要加强对档案管理人员在档案管理法规和制度方面的培训。必须落实《档案法》要求，了解农机鉴定相关法规和政策，遵循法规和政策进行工作；要深入学习管理制度与管理流程，始终“按制度、按流程”办事。三要加强对档案管理人员管理技能的培训。必须具备扎实的档案管理技能，如档案整理与编制、档案数字化、档案保护与档案检索等技能，同时还需要有现代信息化技术的应用能力。

3.完善档案管理基础设施建设。一要完善档案室基础配套设施。农机鉴定机构需要建立档案室，并配备档案柜、档案盒、档案装订设备、档案管理计算机和管理软件等基础设施；有条件的要设置档案查询和借阅室、档案复制和打印室，方便档案查询、借阅、利用，从源头上保护档案材料。二要不断改善档案室环境条件。档案室应配置空调、除湿等设施，配备防虫药品，确保档案存储环境条件满足要求。三要建设严格的安全防范体系。档案室应配备摄像头等监控设备，还要建立完善的消防设施，如烟雾报警器、灭火器、消防水系统等，以应对突发的火灾事故。对于重要的档案材料，还需在档案室中设置相应的锁柜、保险柜等设备，以确保档案材料安全保管。

4.推行现代化档案管理方法。首先要强化档案标准化管理。建立标准化的档案管理制度和规范的操作流程，可以有效提高档案管理的专业水平和工作效率，为实现档案管理现代化奠定基础。其次是要建设档案数字化平台。对档案材料进行转化、整理和保存，形成数字档案管理系统，实现档案信息可视化、可查询、可管理、可备份，便于档案现代化管理、共享与利用。