人力资源档案管理存在的问题及措施

杜斌

［摘 要］人力资源档案是组织管理和决策的重要依据，对于企业的发展具有重要意义。然而，人力资源档案管理在实践中存在一些问题，如档案信息不完整、档案管理流程不规范、档案安全性不足等。本文旨在探讨人力资源档案管理存在的问题，并提出相应的解决措施。通过分析问题的根源和影响，探讨解决措施的有效性和可行性，将为企业改进和优化人力资源档案管理提供有益的指导和建议。

［关键词］人力资源；档案管理；档案信息

［中图分类号］G27文献标志码：A

人力资源档案是组织管理和决策的基础，对于企业的持续发展至关重要［1］。然而在实践中，人力资源档案管理存在一系列问题，如信息不完整、流程不规范和安全性不足等。这些问题给组织带来了一系列的挑战，如人才管理难度增加、决策效率下降和风险增加等。因此，本文旨在深入研究人力资源档案管理存在的问题，并提出相应的解决措施，以提高档案管理的效能和可靠性。通过提高档案信息的完整性、规范流程管理和制定档案安全措施，为战略决策提供有力支持，促进企业的可持续发展。

1 人力资源档案管理的作用

人力资源档案管理是组织管理中至关重要的一环。首先，人力资源档案是企业的记忆和历史，记录着员工的个人信息、工作经历、培训记录等重要信息。它为组织提供了全面而准确的员工数据，方便管理者了解员工的能力、经验和发展潜力，从而更好地进行人才梯队规划、岗位匹配和绩效评估。人力资源档案管理有助于提高人力资源决策的科学性和精准度［2］。通过对员工档案的分析和比对，管理者可以了解员工的技能、能力和培训需求，为员工提供个性化的职业发展和培训计划，提升员工的工作满意度和绩效表现。此外，档案管理还能为招聘、晋升、薪酬等人力资源决策提供客观的依据，减少主观因素的影响，确保决策的公正性和合理性。人力资源档案管理对于企业合规性和风险管理也至关重要。在法律法规越来越严格的环境下，组织需要确保员工档案的完整性、准确性和安全性，以满足法律要求和监管机构的审计需求。合规的档案管理可以降低组织面临的法律风险和劳动争议风险，保护企业的声誉和利益。人力资源档案管理在组织管理中扮演着不可或缺的角色。它为组织提供了重要的人才信息和数据支持，能促进科学决策和个性化发展。同时，它也是组织合规和风险管理的基础，保护企业的合法权益。因此，注重人力资源档案管理的规范性和有效性对于企业的可持续发展至关重要。

2 人力资源档案管理存在的问题

2.1 档案信息不完整

人力资源档案管理在实践中存在诸多问题，其中一个主要问题是档案信息不完整，这意味着企业的人力资源档案中缺乏必要的、全面的员工信息。导致档案信息不完整的原因有多种，包括信息收集不及时、数据记录不准确、档案更新不及时等。

首先，信息收集不及时是导致档案信息不完整的常见问题之一。在人力资源管理过程中，许多员工信息是动态变化的，如员工的晋升、培训、绩效评估等。如果企业的信息收集机制滞后或不完善，就很难及时记录这些变化，导致档案信息的不完整。

其次，数据记录不准确也是导致档案信息不完整的主要原因。如果企业在信息记录过程中存在数据录入错误、遗漏或重复等问题，就会导致档案信息的准确性受到影响。这种不准确的信息记录会给组织带来很多困扰，如无法准确评估员工能力和潜力、无法提供精准的薪酬调整依据等。

最后，档案更新不及时也是造成档案信息不完整的原因之一。当员工的个人信息、职务变动或离职等情况发生时，如果档案更新不及时，就会导致旧的信息仍然存在于档案中，新的信息无法及时反映，影响对员工的全面了解和有效管理。

档案信息不完整会给企业带来了一系列问题和隐患，如无法精确评估人才储备、无法提供全面的绩效评估依据、影响招聘和晋升的公正性等。为解决这一问题，企业应加强对档案信息的及时收集和准确记录，建立完善的信息更新机制，确保档案信息的全面性和准确性。此外，引入信息技术系统和自动化工具，可以提高数据录入和管理的效率，进一步减少信息不完整的风险，从而实现更好的人力资源档案管理。

2.2 人力资源档案管理流程不规范

档案管理流程不规范是人力资源档案管理中常见的问题之一，这意味着企业在档案管理的各个环节存在不规范的情况。这种不规范的档案管理流程可能涉及档案的创建、归档、检索、借阅、销毁等。

首先，档案的创建环节存在不规范的情况。在员工加入组织时，档案的创建应该是一个系统化的过程，包括收集员工的个人信息、合同文件、学历证明等必要的资料。然而，如果企业没有明确规定和执行档案创建的标准和程序，则可能导致档案信息的缺失、混乱或不一致，影响后续的管理和使用。档案的归档和存储环节可能存在不规范的情况。

其次，档案應该按照一定的分类、编号和归档规则进行整理和存储，以便于检索和管理。然而，如果企业没有建立明确的档案归档和存储规范，则可能导致档案的混乱、错位或丢失，给管理带来很大的困扰。

2.3 人力资源档案管理安全性不足

档案安全性不足是指在人力资源档案管理过程中存在一系列的安全隐患和风险，这意味着企业的档案在存储、传输和使用过程中缺乏必要的保护和控制措施，容易受到意外损坏、数据泄露、未授权访问或滥用的威胁。档案安全性不足的原因主要包括技术措施不完善、人为疏忽、信息共享不当等［3］。这种不足的安全性给企业带来了严重的风险，如泄露敏感信息、侵犯员工隐私、违反法规等。此外，档案安全性不足还可能导致企业面临法律责任和信誉风险。泄露敏感信息或未经授权的访问可能违反相关隐私法律法规，引发法律纠纷和赔偿责任。一旦企业的档案安全受到威胁，则会对企业的声誉造成严重损害，影响与员工、合作伙伴和客户的信任关系。为解决档案安全性不足的问题，企业应采取综合的措施。首先，建立安全的档案存储和传输系统是关键［4］。

2.4 人力资源档案管理人员的服务意识不足

部分企业的档案从业人员服务意识差，人员业务水平普遍不高，不能适应现代企业人力资源档案管理的需要，忽略了以人为本的理念，淡化了挖掘、开发和利用档案信息的意识，在一定程度上阻碍了人力资源档案管理的工作的开展。因此，相关从业工作者的服务意识有待进一步提高。

2.5 人力资源档案管理的数字化进程缓慢

许多企业设置了专门的部门开展人力资源档案管理工作，但该部门并未真正发挥效用，因为档案管理部门基础设施尚不完善，可利用的数字化及信息化软硬件不足，导致人力资源档案管理由传统模式向现代信息化模式转型存在困难，极大地影响了人力资源档案管理工作的转型。人力资源档案管理的数字化进程缓慢，难以适应新时代企业发展的需要。

3 人力资源档案管理解决措施

3.1 完善档案信息采集和记录机制

为解决人力资源档案管理中存在的问题，其中一个重要的解决措施是完善档案信息的采集和记录机制。这意味着企业应该建立一套规范、系统化的档案信息采集和记录流程，确保员工的相关信息能够及时、准确地被收集和记录［5］。企业可以制定明确的档案信息采集要求和标准来确保档案信息的全面性和一致性。企业可以借助现代化的信息技术工具来优化档案信息的采集和记录过程。例如，建立电子档案系统或人力资源管理系统，使信息采集和记录可以通过在线填写、自动化流程和数据导入等方式进行，减少人工记录的错误和延误［6］。这样的技术工具还可以提供数据验证、备份和安全控制等功能，确保档案信息的准确性和安全性。企业还应加强对档案信息采集和记录人员的培训和管理。培训应涵盖信息采集的技巧和规范、数据录入的准确性要求、保密和隐私保护等方面的内容。管理方面可以通过设立审核和监督机制，定期检查和评估档案信息采集和记录的质量和合规性［7］。通过完善档案信息的采集和记录机制，企业可以提高档案信息的全面性、准确性和安全性，为后续的档案管理和使用提供可靠的依据。这有助于企业加强对员工的了解，提升人力资源管理的效率和质量。

3.2 规范档案管理流程和操作规程

档案的检索和借阅流程可能存在不规范的情况。当需要查询或借阅档案时，如果企业没有明确的流程和要求，可能导致档案的滥用、泄露或延误［8］。没有规范的检索和借阅流程还可能造成档案的破坏或遗失，进一步加剧档案管理的问题。为解决档案管理流程不规范的问题，企业应建立完善的档案管理制度和流程，明确各个环节的责任和要求。这包括制定档案创建的标准和程序、建立规范的归档和存储规则、明确档案检索和借阅的流程和权限等［9］。同时，要培训员工关于档案管理的规范和流程，提高员工的意识和能力。引入信息技术系统和电子档案管理工具，进一步提高档案管理的效率和准确性，实现规范化和数字化的档案管理流程。

3.3 采取档案安全保密措施

首先，建立完善的权限管理制度是提升档案安全性的基础。通过设定不同级别的权限，限制档案的访问和修改功能，确保只有经过授权的人员可以查阅和处理档案［10］。同时，定期审查权限设置，及时调整和更新权限，确保权限与员工职责相匹配。采取强物理安全措施对档案进行保护，包括采用安全门禁系统、视频监控、防火和防水设施等，确保档案存放地点的安全和可靠性。同时，合理规划档案存储空间，采用防尘、防潮和防虫等措施，保持档案的完好和可持续性。

其次，引入电子档案管理系统并加强信息技术安全保护。采用加密技术、防火墙、访问控制等措施，保证电子档案的安全传输和存储。同时，定期备份档案数据，建立灾备机制，以防止数据丢失或损坏。

第三，加强员工的安全意识培养也至关重要。通过开展培训和教育，提高员工对档案安全保密重要性的认识，传授正确的档案处理和传递方式。

第四，完善制度建设。建立违规行为监测机制，及时发现和处理安全漏洞和风险，建立健全的档案安全管理制度和监督机制，明确责任人，确保相关安全规定的执行和落实；定期进行安全审核和评估，及时发现问题并采取改进措施；通过采取档案安全保密措施，可以保护机构和企业的档案免受损失、泄露和滥用的风险，确保档案的保密性、完整性和可用性，进而维护机构和企业的声誉和利益。

3.4 提高从业人员的专业能力和服务意识

人才是企业人力资源档案管理工作开展的保障，从业人员的专业能力和服务意识对于工作的开展具有重要作用。企业需要积极引进高水平高能力的工作人员，并且定期定时对其进行培训，一方面，及时更新档案管理领域的新知识、新要求，推动档案管理工作更好更快地发展；另一方面，加强对从业人员服务意识的培养，使其以饱满的态度开展工作，切实增强服务意识，完善服务流程，提高服务质量。

3.5 加强人力资源档案管理的数字化建设

传统的档案管理工作趋于封闭形式，企业与企业之间难以实现人力资源档案信息的共享，这样的工作模式不利于人力资源档案管理未来的发展，不利于数据的发掘与利用。因此，档案管理工作需要加快信息化建设进程，减轻工作人员的工作量，提高工作质量和效率，规范工作流程。

4 结语

在保护档案安全性方面，采取有效的措施至关重要。建立完善的权限管理制度、采取物理安全措施、引入电子档案管理系统并加强信息技术安全保护，以及培养员工的安全意识，都是提升档案安全性的关键。此外，建立健全的档案安全管理制度和监督机制，确保相关规定的执行和落实也是必要的。通过综合应用这些措施，可以有效地保护档案的机密性、完整性和可用性，从而确保档案的安全，维护机构和企业的声誉和利益。档案安全保密不仅仅是一项法定要求，也是对组织的责任和承诺，值得我们持续关注和努力改进。

参考文献

［1］孙丽华. 谈人力资源档案管理中存在的问题及解决策略［J］. 价值工程，2015，34（2）：135-136.

［2］刘志国. 信息化建设在人力资源档案管理中的必要性及保障条件［J］. 价值工程，2015，34（2）：150-151.

［3］孙伟. 人力資源档案管理存在的问题及措施［J］. 黑龙江史志，2014（3）：131-132.

［4］丁晓红. 人力资源档案管理中存在的问题及对策分析［J］. 速读（下旬），2016（6）：103.

［5］刘海霞. 企业人力资源档案管理信息化建设与实践［J］. 兰台内外，2023（10）：28-30.

［6］侯俊丽. 如何做好行政事业单位人力资源档案管理工作［J］. 科技资讯，2023，21（4）：224-227.

［7］徐婷. 事业单位人力资源档案管理的强化措施［J］. 今日财富，2022（18）：139-141.

［8］黄文胜. 新时期提升人力资源档案管理工作的策略［J］. 兰台内外，2022（22）：25-27.

［9］王涛. 促进企业人力资源档案管理信息化的路径探究［J］. 中国集体经济，2022（10）：108-109.

［10］张开震. 人力资源档案管理工作创新路径分析［J］. 兰台内外，2021（32）：22-24.