基于企业财务共享模式下的费用报销管理分析

■董佳鑫 河北信息产业投资集团有限公司

“互联网+”时代下，不少大型企业集团都已经建立了财务共享模式，通过财务共享服务中心可对各个子公司、分公司的基础会计事务展开集中化处理，实现对整个集团的集中管控，同时借此来优化业务流程，降低人力成本。费用报销管理是当前企业财务工作中占用时间最长、重复性最强以及构成环节相对琐碎的流程，因此有很多企业都将其纳入财务共享模式中，以此来提升此项业务的处理效率，并增强其规范性。现围绕企业财务共享模式下的费用报销管理相关内容展开探讨。

一、企业财务共享模式下的费用报销管理的主要优势

1.传统费用报销模式的缺陷

企业以往使用的传统化的费用报销模式下，报销人员需要先填写书面申请单并整理报销票据，再由上级领导、部门领导、财务部门逐一进行审批与传递，财务部门核实后再进行付款。这种报销方式会受到时间、空间方面的客观条件的限制，流程环节较为烦琐，报销人员需要等待漫长的支付周期。财务部门则需要根据员工对应的级别来对数量较多的纸质发票进行审核，不仅效率极低，还容易出现错误。同时，不同部门的报销标准可能存在不一致的情况，导致监管工作难以有效展开，可能会在报销费用的过程中给企业带来损失，报销流程与业务的可控性也难以得到保障。

2.财务共享模式下费用报销的优势

财务共享模式下，企业可利用信息化系统推进费用报销活动，报销人员登录系统之后即可自动生成个人信息，其中需要对出差天数、报销金额与具体的报销事项等信息进行填写。若需要进行异地报销，报销人员可借助扫描等方式来录入与上传票据的电子信息。费用报销系统能够自动化地完成逐级审批，审核人员利用手机端就能够进行审批工作，可做到随时随地进行审批。审核人员对审核金额及电子发票信息进行审核，审核通过后，将付款指令发送给银行，即可完成报销流程。该系统的具体优势体现在以下三方面：

其一，解决了纸质发票在信息获取方面的问题。以往的报销业务处理过程中，财务人员需要以人工的方式来对纸质发票进行处理，可能会有遗漏的情况，信息质量也会受到主观因素的影响。由于工作量过大，导致会计信息生成环节存在滞后性的问题。而在财务共享模式下，依靠影像系统即可高效、完整、精准地对所有的报销信息进行提取，有助于提升会计信息质量。电子数据也能够及时地流入审核人员处，流程得到精简，财务部门也能够及时地生成会计信息。报销业务相关的信息都能够被保存到信息系统之中，后续的提取、查询都能够轻松实现。

其二，降低了企业的运营成本。在过去，财务人员需要运用大量的时间处理报销事项，启动财务共享模式之后，信息系统能够替代财务人员进行凭证信息录入工作，可以按照预设规则自动地生成凭证，财务人员只需完成信息分类与汇总工作即可。以此可以减少财务人员的数量，控制人工成本，财务人员也能够将时间运用到更有价值的财务分析、决策支持等工作中。同时财务管理与监督也能够更好地开展，有益于缩减内部审计方面的经费支出。

其三，有助于形成高效便捷化的审计线索。财务共享模式下，包括申请环节、领导批准环节、审批环节以及最终的支付环节在内的所有费用报销流程都实现了在线化、电子化，所有与报销存在关联的数据信息也都得到电子化处理。这就为审计工作提供了良好的线索，在内部与外部审计中，可借助报销信息来审查企业费用支出的合规性与合理性。

二、企业财务共享模式下的费用报销管理存在的主要问题

1.管理机制仍需完善

一方面，管控力度不足。当前企业费用报销主要包括业务费用、管理费用与人员费用，其中差旅费的占比相对较高，而业务人员是差旅费用的主要形成主体。业务人员为了追求更高的业务量与业绩量，会有较多的出差行程，从而生成了不少出差报销单据，这些单据常常会被积压，导致审核岗的工作量大幅增加。而部分初到业务岗的人员工本身对于系统操作与报销要求并不熟悉，因此在报销时会出现差错，最终会面临退单，而后还需要重新进行报销审批流程，降低了报销效率，延误了报销时效。随着企业业务规模越来越大，客户群体逐步扩大，招待费用也持续升高。很多业务人员都未及时提交报销申请，而是在月末进行集中报销，导致财务部门的审核难度大幅提升。上述问题都是因业务人员对报销业务的重视程度不足而导致的。

另一方面，费用预算控制效果达不到预期。在预算上报环节中，公司往往会对各个部门的预算进行汇总，而业务部门会在限额范围之内上报预算最大值，这导致预算偏差过大。而财务共享中心在费用报销流程中的重点任务是审核请示批复及费用发票等，并非控制预算，因此对于报销费用是否存在超预算方面的审核就相对较松。同时，费用报销系统也没有与预算系统进行对接，即使有费用达到或者超出预算限额，系统也不会自动地进行预警，需要由工作人员进行审核，容易因控制不到位而造成预算偏差过大的问题。

2.审批流程亟须优化

虽然财务共享模式中的费用报销流程相较过去得到一定程度的优化，但是在实际的工作中，仍旧存在流程便捷性不足，效率得不到提升的问题。在具体的审核流程中，需要先由公司的部门负责人、分管领导、票据审核人员、财务人员及公司负责人进行审核，而后再进入到共享中心之中，由费用初审人员、复审人员、支付初审人员、复审人员逐级完成审核。中间审核环节仍旧较为烦琐，延长了费用报销所需的时间。同时在审核流程中，分管领导经常出现审核不及时与单据退回后重复审核的情况，降低了工作效率，报销人员很难快速将垫款收回，对于报销管理工作的满意度较低。

报销人员在录入报销金额、发票以及差旅费用形成等具体的报销事项信息时，需要以人工的方式来完成，这期间就有出现差错的可能性，比如业务人员在报销时可能出现违反相关规定，填写金额合计数值、摘要、会计科目时经常会有不符合标准的情况，同时还需要将纸质报销材料以及相关附件扫描到系统之中，扫描附件时有一定概率发生不清晰、不完整等状况，这一扫描环节也需要消耗较长的时间。这主要是因为业务人员的态度不端正或者对于会计科目、报销事务规定不熟悉。上述问题导致报销流程的运行效率大幅降低。

3.系统建设水平有待提升

从费用报销系统建设的角度来看，公司在应用财务共享模式的初期环节中，各个系统采用的端口、数据标准、数据描述方式、数据规范等并不一致，以此带来了数据孤岛的问题。比如公司在上线共享系统前已经使用金蝶、用友等核算软件、司库等现金管理平台，这就导致三套系统无法有效对接，需要同时开放相应端口，否则各个独立系统之间难以有效相互配合、共享信息，将造成信息流通不畅，信息利用率过低等问题。在有信息传递与处理需求时，需要进行手动操作，影响了工作效率，同时这也违背了财务共享中心的建设初衷。因此，在后续的系统建设中，应重点解决不同系统对接的问题。

三、企业财务共享模式下的费用报销管理优化建议

1.完善管理机制

其一，应建立完备的费用报销管理制度。

为了实现对财务共享模式及其费用报销系统的进一步规范，需要健全相关的制度机制，以此来约束费用报销流程中各个节点的人员的操作行为。针对预算管理环节中的问题，企业可利用全面预算管理机制来拓展预算控制的范围，将包括投资、业务与三费在内的全部费用收支项目都纳入预算体系中，从而形成精准、全面的费用预算管控方案，按照年度、月度来对预算数据进行滚动，以此实现对预算执行环节的实时控制与跟踪式监控。一旦出现预算与实际业务费用之间的偏差超过限额标准的情况，财务共享中心则应立即与相应的公司联系，并要求其对超预算情况进行说明，同时及时采取补救措施，从而对预算之外的经济行为展开严格把控与闭环管理，充分发挥出财务共享中心在费用管理方面的职能。面对符合规定的费用支出既要展开资金用途解释工作，还要完成财务入账处理，及时地将业务费用数据转变成财会数据，进行统一管理。

企业还需打造闭环式的费用报销流程。针对费用报销涉及的业务场景形成内容明确、要求具体的审核细则，以制度的刚性来消除主观因素的影响，预防发生虚假报销的情况。定期针对员工的费用报销展开真伪检查，主要验证与检查支付方式、支付地点与支付时间，比如在差旅费用的验证中，可对汽油费的具体阶段地点与交通费中的住宿地点进行比对，确认二者是否一致。同时，还要跟踪各项清算、结算数据，消除费用报销中的合规风险。制度机制中要应对审批责任展开合理划定，尤其是部门负责人，其需要针对部门中待报销费用的合规性与真实性进行把控，财务部门则需重点审核报销附件材料与信息填写情况，以此通过合理的分工与对关键节点的把控来减少因差错而反复提交审批的情况。

其二，应完善费用报销岗位员工的管理机制。

企业应及时与共享中心中的费用审核会计、资金会计与档案会计等财务人员进行沟通，掌握其对于岗位及工作环境等方面的合理需求后，为其展开人文关怀与疏导，使其能够适应并做好流水线式的审核等基础业务，为服务对象提供标准化、专业化的审核、审批等服务。还应为共享中心的财务人员做好职业生涯发展规划，支持员工在考核达标后前往其他岗位进行轮岗锻炼，以此来消除长期从事同一项工作而产生的职业倦怠心理，同时也可借此机会来增加财务、业务经验储备，拓宽其在企业中的职业发展空间。为了提高财务人员对于费用报销业务的重视程度，可将审核差错率、支付时效等考核指标纳入其绩效考核体系中，以此通过绩效评价与奖惩机制来实现对其的约束与管理。

企业还应对各个业务部门提出及时进行费用报销的要求，避免其为了节省时间而过度积压报销事项，也可将报销时效的指标增设到业务部门的考核体系中，从源头处规范费用报销事项。

2.优化业务流程

企业可以利用分布式特点的区块链技术，实现对费用报销流程的精准优化，全面提升费用报销管理系统的稳定性、安全性与透明度。

首先，企业可借助共识机制来实现对审核流程的简化。由于企业当前的财务共享中心采用集中化记账模式，因此审批环节与节点的数量相对较多，各个审批节点的审批内容与相关领导所在的管理层级有直接联系，不同领导层级所掌握的审批权限也存在差异，这种逐级逐层审批更有益于提高费用信息质量。企业还可借助区块链来实现对流程信息的全面、完整记录，同时分布式账本可以在全网范围内广播链条上记录的信息，进而依靠共识机制来实现对信息的有效验证，确保其准确性。在该技术的支持下，能够精简审核环节，减少因人工审核而造成的差错。企业也可利用智能合约来给待审核的费用单据形成与之对应的唯一代码，而后即可对其展开自动审核与验证。

其次，依靠分布式账本来实现信息共享。运用区块链技术时，需要形成一致的协议标准，企业的各个信息系统即使进行端口连接，也能够实现自主响应，在系统相互响应的过程中，各个系统之间的信息能够相互流通与共享。在分布式记账系统的支持下，共享中心中的各个节点能够获取平等的权限，同时彼此又能够继续维持独立性，凭借共识机制即可相互连接，并不需要额外进行授权。处于链上的所有信息均是透明、公开的，财务人员能够以轻松便捷的方式获取所需的业务数据。

最后，利用智能化合约来实现自动响应。分布式账本在对信息进行存储的同时，也给智能合约的实施建立了良好的执行条件，提供了有效的记录载体。当信息符合预设合约代码的条件后，系统就可以直接对其进行自动处理，完成初期设置的各项指令，从而实现对费用报销、审核的人工操作的有效替代。

3.升级系统功能

第一，打破各个系统之间的数据屏障。企业可针对各类费用单据所用的数据字段进行规范，逐步形成各个部门都需要遵守的数据载体管控规范，在此基础上，构建数据链接关系，从而实现对数据对象的自动溯源，并建立数据图谱，确保基础数据能够得到有效连接。而后根据监管要求、行业标准与国家标准等，分类、分层搭设覆盖业财部门的数据标准框架，结合费用报销等流程中的关键数据信息，界定数据标准含义，形成统一的数据关联关系与口径，以此来畅通数据共享通道，消除费用报销系统与其他系统之间的数据壁垒，实现对业务、费用、资金等管理系统与信息资源的有效整合。

第二，优化影像管理系统。企业可在现有影像管理系统的基础上，运用OCR技术与二维码技术，针对原始单据与费用相关文件实施批量化的高效扫描与自动化、精准化的分组，使扫描图像与单据能够有效匹配。在二维码扫描中，可将企业税务系统中的二维码与发票中的二维码进行连接，利用相关管理系统，就能够在审批发票的基础上，完成自动化归档与记账。

第三，充分利用商旅平台。企业可对集团内部的费用报销标准进行统一，使系统能够自动地根据员工所属的职务及职称层级来选择与之对应的费用报销标准。员工在有出差需求时，可向费用报销系统提出事前申请，而后利用商旅平台来预订产品，服务商提供相应的服务产品之后，可将处于结算清单范围之内的发票寄送给企业，财务部门收取发票之后，直接进行付款操作。报销统一结算范畴中的费用时就不需要员工提供原始发票，商旅服务平台负责提供电子单据，财务部门可将其视作入账依据。

四、结语

财务共享模式的建立与使用，解决了传统费用报销工作中的效率低、信息质量差等问题，利用网络平台，实现报销流程的在线化与费用信息的电子化，充分强化了费用报销管理工作的标准化程度。但现有的管理机制、系统平台以及工作流程，还有一定的优化及调整空间，企业需要继续围绕费用报销管理的薄弱之处，完善管理制度，利用先进科技来优化审批流程与升级系统平台。