立足高校图书馆，观图书采编业务外包之应用

张波

随着国家政府对教育事业的进一步重视，各大高校的图书馆采编业务外包逐步成为创新式经营管理模式，深受高校图书馆管理者的认可，获得大规模应用。然而，图书馆业务外包模式也存在或多或少的问题，这给高校图书馆业务管理带来了诸多挑战。基于此，现首先对图书采编业务外包的可行性及重要价值进行分析，其次在提出图书采编业务外包存在问题的前提下列举一系列应用对策，以供参考。

图书馆业务外包是当前我国各地区高校图书馆广泛运用的现代化管理措施。随着我国高校图书馆事业的进一步发展，编目工作标准化、规范化发展进程不断加快，图书流通市场与书商服务也朝着成熟化、完善化方向稳步迈进，采编业务外包成为我国图书馆领域的重要发展趋势。

图书采编业务外包的可行性

市场环境

随着社会经济的快速发展，各地区图书馆流通市场的竞争环境日益严峻，从事图书建设和发展的企业单位要想在激烈的竞争环境中站稳脚跟，最重要的是积极运用多样化、现代化的技术方法，进一步融合图书加工与配送工作，提供优质化增值服务，并通过此种方法拓宽自身的市场发展空间。当前活跃于各地区图书市场领域，具有全程编目加工业务水平，并且具有一定经营实力的供应商有上百家。部分图书供应商为了提高客户忠诚度和吸引力，以及为了提升自身实力和信誉度，会与中大规模的图书馆展开协作，积极运用图书馆多样化的业务能力与供货渠道，促使其所具备的编目服务技术水平在市场不断完善的基础上获得大幅提升。

社会因素

在社会经济进一步增长的趋势下，图书馆事业逐步受到政府部门和人民群众的关注与重视，不同类型图书馆的成本投入量也呈现出逐年上涨的趋势。特别是近几年来，教育部门和文化部门对各级公共图书馆、高校教学工作效率与质量的进一步评估工作，从根本上促进了各地区政府部门和学校加大了对图书馆采购费用的投入与扶持。因短时间内进书量的大幅度增长，大多数图书馆采编业务工作者“捉襟见肘”，众多图书馆开始逐步探索和应用业务外包等措施解决该难题，这也是促使采编业务外包形式发展速度加快的根本因素。

自动化技术基础

现如今，图书馆的自动化管理系统促使各图书编目的数据处理可以在规范化、标准化模式下有效运行，这不但促使各图书馆实现了高效率的资源共享和数据互通，还为采编业务的外包发展提供了更多机遇。与此同时，在国家图书馆、中科院、社科院、CALIS和上海图书馆联合编目中心的构建阶段，图书馆联合编目中心的成员馆已经在各地区公共图书馆、高校图书馆中获得广泛运用和普及，在此背景下产生的联机书目数据已经成为各外包商与图书馆书目数据的关键来源途径。另外，联机编目的可持续发展不仅可以促进各个图书馆间实现资源共享，还可以推动采编业务外包项目的稳定运行，为其提供更多保障与支持。

图书采编业务外包在高校图书馆中的应用价值

缩短图书编目加工时间

一般情况下，图书的编目与加工是一项具有烦琐性、复杂性的工作项目，在实际开展环节往往会消耗大量时间成本。也就是说，图书资源如果没有在第一时间得到加工处理，便会对后续的书目流通工作造成阻碍。书商往往会打造出高素质、专业化的图书编目与加工团队，结合自身需求，针对所搜集的图书资源开展一系列优化加工和编目处理工作，确保其在短时间内将制作完毕的书目数据及加工结束的图书运输至图书馆内部，直接上架供读者借阅。因此，图书采编业务外包背景下，图书由出版、采购、编目、加工至上架等多个程序组成，其时间成本远低于传统编目加工时间，在根本上缩减了图书时滞周期，进而从根本上满足了读者对各类信息资料的及时性需求。

加快图书搜集速度

一般情况下，书商与国内各地区的发行所、出版社等建立了长期协作关系，可以及时了解和掌握国内外最新出版信息资源，为具有个性化需求的读者群体提供完善的供货服务。图书馆采访工作者可以查看书商所提供的MARC采访数据，将其直接下载至高校图书馆的采访子系统内部，结合实际情况开展自主化查重，选定符合本馆规定的书目，随后利用E-mail将订单信息发送至书商；也可以运用书商所提供的网络平台订购服务，在网上合理挑选书目进行订购处理。另外，相关采访人员还可以将图书馆的数据库信息上传至书商内部系统，由书商结合图书馆的基本特点、采购方案展开一系列查重工作，以此实现代理选购图书。图书馆采访工作者可以减少手工输入查重和全面搜集订购书目等工作环节，从根本上提升采访速度。除此之外，书商与全国各地的供应商构建了良好的供货关系，可以在第一时间掌握新书资源，从而在短时间内运用便捷的方法为读者提供完善、新颖的图书内容。这种全程式、创新式的服务措施促使高校图书馆选购图书的工作流程更加方便、快捷。

节约人力资源

在采编业务外包的应用下，高校图书馆中的采编业务完全交由外包商负责，与之匹配的业务流程也因受外包模式的影响不断简化，可以从根本上将人力资源、财力资源的消耗量达到最小，而图书馆编目人员也可以从烦琐的体力劳动中脱离出来，将精力投入服务工作中，为广大读者提供优质、多样、详细的咨询服务，充分发挥图书馆自身优势特点，切实提高图书馆核心竞争力，为图书馆服务层次与能力的大幅提升奠定良好的基础。

当前图书采编业务外包的应用问题

加大了图书馆人员的依赖性

从整体来看，图书馆采访人员和编目人员以往需要承担的专业性技术任务在采编业务外包形式的支持下交由书商完成，久而久之，便会使图书馆人员对书商的依赖性日益增加，图书馆内部人员的创新能力与学习能力也将难以得到提升。另外，书商所提供的多样性服务通常在事务性工作范畴内，还会涉及传统工作内容。在传统图书馆发展期间，不仅要求业务工作者具有扎实、丰富的基础知识和技能，还要求其对所从事的图书馆工作有充分的了解和掌握，熟知圖书馆馆藏与特色。业务工作者业务水准的提升过度依赖长期业务实践与新技术的结合，而业务外包会在一定程度上对业务工作者的实践活动形成制约，给业务工作者的学习热情、进取精神等造成负面影响。由此可以看出，业务外包不仅会加大图书馆人员对书商的依赖性，还会不断降低图书馆的内部创新能力。

书目数据质量较低

现如今，虽然书商具备质量较高的书目数据源，但因其所获取的利润往往按照件数计算，为了获取更多的利润报酬，书商的编目工作者往往倾向于追求数量，无法兼顾书目数据的整体质量。此类型编目工作者通常仅参与过普通培训，并非毕业于正规图书馆学专业，缺乏完善、科学的图书馆管理理论知识，在编目期间对各类关键性问题和工作细节处理不到位。图书进入流通系统后，还会出现如现有图书与书目数据互不匹配，条码号所处的书目数据与图书张贴的内容不符，著录期间条码号输入错误等情况。这些偏差性书目问题会对图书的正常流通与供应造成严重的负面影响，给工作人员带来一定的麻烦。与此同时，修改和优化错误数据还会在一定程度上加大图书馆编目人员的负担与压力。

选择书商失误引发风险

近年来，众多高校图书馆在书籍资源采购期间所消耗的成本日益上涨，部分图书馆平均每年在图书采购方面的成本投入高达上千万。为了增强图书采购经费的科学性、合理性，很多图书馆会运用公开招标等途径筛选书商。然而，图书馆在面临多种多样的书商选择时，会对其供货能力、资质等进行充分考虑，重点关注书商的服务项目需求，但部分不良书商会采用非法手段弄虚作假，导致图书馆面临因信息不匹配或不对称而引发的“道德风险”“逆向选择”等问题。在此，“逆向选择”主要是指书商会对图书馆提供缺乏真实性和完整性的信息资源，导致图书馆无法结合实际情况做出正确的决策；“道德风险”是指在履行合同规定期间，部分书商运用危害图书馆的机会主义行为，出现不遵守承诺、降低服务质量、坐地起价等行为，从而给图书馆带来严重的经济损失。

图书采编业务外包在高校图书馆中的应用对策

加强对外包书商的监管

一般情况下，高校图书馆将业务外包后，需要重点关注和配合外包书商开展相应的工作项目；在合同期内，图书馆需要对外包书商进行全面、多角度的监督与管控，对业务外包的过程管理予以一定的重视，特别是对技术业务工作，需要持有百分百的警惕性并加以管制。首先，业务外包后图书验收工作呈现出了全新的方法与内涵，验收难度系数也相对较高。传统采购工作中发生的问题如订重或未订图书到馆等均是由验收工作者发现的，其可以协助采购人员在第一时间改正和完善偏差性问题。然而，在实现采编业务外包后，到馆图书已经经过一系列加工和编目处理，在此时发现问题已无法及时纠正错误。要想从根本上解决该问题，最重要的是开展上机核对订单，确认无误后方可开展图书前期加工，如贴磁条、盖馆藏章或编制登录号等。通过此类方法，可以有效避免图书已盖有馆印章而导致无法退货等情况的发生。其次，书商免费配送编目数据通常是图书馆选择外包商的关键参考依据，所以到馆图书资源并非全都携带编目数据。然而，此问题在以往并未受到足够重视，图书到馆后没有对编目数据进行全面的验收审核，致使编目人员在开展编目工作期间往往会发现数量少或数据与图书资源互不匹配等情况。解决此问题的最佳途径是强化编目数据的验收与审核工作。再次，对于种次号的筛选工作而言，当前使用频率较高的方法涉及著者号和流水号两种类型。取著者号对于外包商而言工作比较简单、方便；如果采用流水号作为种次号，外包商对该工作的处理难度则相对较高。在此情况下，种次号的取法多种多样，其可以从根本上展现出馆藏图书与其他图书间的匹配关联性，如译者、版本和辅导书不同等。而且图书馆所选择的外包商不止一家，这在一定程度上加大了取种次号的难度。因此，种次号需要交由图书馆内部编目工作者决定，在具体操作环节，外包商需要将做好的编目数据及时传递给编目人员，编目人员在经过一系列精准校验和审核后提供与之匹配的种次号，最后将各项数据传输给外包商，由其展开后续加工处理。

加强外包编目人员培训

从整体看，由于外包商所招用的工作人员呈现出流动性大等基本特点，而且其在图书馆业务、工作流程和操作方法等方面的熟练度相对较低，所提供的服务内容无法满足图书馆质量需求。所以对外包商编目人员展开科学、细致的培训指导工作至关重要。外包项目开展前要求外包编目人员深入采编部，展开一段时间的了解与调查，进而熟练掌握图书馆的分类细则和特殊需求，直到自身的能力和素养可以胜任该馆分编标准为止，以此保障外包后的编目质量得到有效提升。

构建完善的图书采编和加工细则

一般情况下，各个高校运用的图书馆管理系统存在或多或少的差异性，在编目著录方面也有不同之处。图书馆编目部门需要与书商建立良好的合作沟通关系，进而构建出与本图书馆系统特点协调一致的编目著录细则，如系统设置、财产报表内容、MARC必备字段、编目工作独立设定等。使用种次号的图书馆还需要及时提供相应的区分号对照表与使用流程。不同图书馆的书籍资源加工模式各不相同，应结合图书馆自身的特点，创建出相应的加工细则，比如馆藏盖章位置、书标贴位置、条形码粘贴数量、打印格式等。为了便于拆包、验收、上架，书商需要结合图书馆提出的各项需求进行一系列打包处理，并针对不同类型的书籍进行标识。只有具有完善、清晰的规定细则，书商才可以实现真正意义上的优质化售后服务，从而为高校图书馆提供更多便利条件和有力保障。

明确业务外包范围

经过相关调查研究可知，科学筛选业务外包内容是十分必要且重要的。图书馆需要结合自身发展特点和需求明确业务外包的范围与内容。图书馆可以对技术水平相对较低的业务项目进行外包处理，将注意力、目光聚焦于拓宽服务深度与广度等层面，切实提高其服务水准与效率。在实际发展期间，图书馆编目与加工外包是运用效果最为显著的工作，而图书馆采购工作呈现出个性化较强等特点，在购书成本日益增加的趋势下，为从根本上缓解采购压力，可以将图书馆的事务性工作进行外包处理，比如采访数据输入或查重等。然而，对于关键性数目的选择还需要由图书馆采购人员全权负责。

加强图书验收

从采购、编目、加工至图书运输整个流程来看，书商可以为图书馆提供一体化、全方位的服务，然而，其存在的弊端和不足也需要予以重点关注。为了提供高质量、优质的服务，有必要不断强化图书验收与数据质量检测工作，对此，采编人员需要针对进入图书馆的图书资源展开一对一认真验收，一旦发现存在破损、漏页或配错等问题的图书，应当在第一时间联系书商，进行退换货处理。同时，图书馆要求书商在书籍资源内部进行单位印章加盖处理，并在著录环节增加书商的代码字段。这种措施可以方便图书馆采编人员清晰查看并统计书商负责编目、加工图书中存在的错误及問题。如果超出投标阶段所签订的合同出错标准规定，则要求书商根据协议条款赔付相应资金。

综上所述，高校图书馆采编业务外包在实践应用期间仍存在诸多不足，相关图书馆管理者需要对该问题予以一定重视，积极总结经验，多加实践，从而探索出一条符合高校图书馆采编管理需要的业务外包道路。

（作者单位：西北大学现代学院）