响应新时代呼唤?寻求高校人事信息管理突破点

于凤仙

高校人事档案应该反映大学在人才培养、科学研究、社会服务、传承文化等方面的独特功能，改变其主要服务于人事和组织工作的传统。现围绕高校人事档案反映大学功能这一主题，从丰富人事档案内容，建立科学的人事档案管理体制机制，加快人事档案信息化三个方面讨论我国高校人事档案管理改革方向。

高校人事档案是教职工个人身份、学历、资历等信息的储存库，具有法律效力。因此，人事档案管理能够在人才选用、职务职称晋升以及人员工作调动等方面提供重要依据，服务于大学的人才选拔和培养工作。但传统的高校人事档案工作主要服务于组织和人事部门，对科研、教学以及管理等各项工作的支持不够。大学具有人才培养、科学研究、社会服务、传承文化等功能，高校人事档案是由个体参与和完成直接形成有价值的各种形式的原始记录。因此，档案作为集体记忆的一部分，能够反映大学的重要功能，体现大学文化特色。本文站在大学功能角度，从丰富人事档案内容，建立科学的人事档案管理体制机制，加快人事档案信息化三个方面讨论我国高校人事档案改革方向。

丰富高校人事档案内容

高校人事档案能够综合反映教职工个人政治素养、业务能力。目前大部分高校的人事档案内容不够丰富，在很大程度上无法体现出档案的利用价值。因此，高校人事档案应该丰富教师教学素养、教学内容、教学方法、教学效果等方面的内容，还有重大科研工作以及科研转化为科技服务于社会等各种形式的内容，进而服务于教学科研工作，提升档案的利用价值。

教职工教书育人的突出事迹

高等教育的任务是培养有创新实践能力的高级专门人才。因此，大学最基本的功能是人才培养，为社会主义建设培养德智体美劳全面发展的专业人才和接班人，这也是大学最根本的任务。教职工作为教书育人的主体，贯穿于教育教学的全过程，能够营造良好的教书育人氛围。因此，教职工在人才培养方面的突出事迹以及特殊贡献应该被纳入人事档案，使其人事档案的内容更加生动鲜活，具体包括专业的人才培养方案与培养计划、教学改革方案与计划、课程思政教学、研究生培养以及可以反映教学特色的教学活动等。

教职工重大科研成果和奖励

大学的一个重要功能就是进行科学研究，发现问题并找到解决问题的方法，进而了解问题的本质和规律，为发明新技术和创造新产品提供可靠的理论依据。科学技术是人类社会进步的重要标志，实施科教兴国战略是实现中华民族伟大复兴的必然选择和根本要求。国家要充分重视大学在国家创新体系中的地位，充分发挥大学作为基础研究主力军和重大科技突破策源地的作用，将更多国家实验室和重大科研项目放在大学或委托大学。科学研究可以建立健全教学课程体系，也可以提高教育教学的质量；教学质量的提高离不开科学研究的引领。因此，科学研究和教学相辅相成，互相促进。只会教学而不会搞科研的教师已经无法适应新时代的发展。只有教学能力与科研能力齐头并进的教师，才是符合新时代发展要求的合格教师。为此，应该把能够反映教职工科研水平的重大科研成果以及科研奖励纳入人事档案，突出教职工的价值，为大学的发展提供更真实的选人用人依据。

教职工参与的社会服务

社会服务是与人才培养、科学研究并列的大学“第三使命”，重视、引导和促进大学在经济、公共政策、社会、文化、创新能力、公共卫生、就业服务及环境等方面的社会服务能力，已经成为一种国际性的政策取向。基于这一趋势，教职工的科研成果转化、咨询服務、讲座、表演、展览等活动应该被纳入人事档案。大学教师参与社会服务是对教育教学和科学研究的拓展，是扩大大学社会影响力的重要途径；而科研成果转化为实际生产力，服务于社会大众，实现产学研融合发展，是教师科学研究的重要动力，是教师科学研究价值的直接体现，同时也是教师科学研究的最终目标。

总的来讲，高校人事档案急需创新内容，反映大学功能，彰显大学文化，体现大学价值，成为大学集体记忆的一部分。随着社会的不断发展，人才建设成为事关大学发展的重要因素，因此丰富人事档案内容，让人事档案更具参考价值，让大学能够在选人用人时更准确、更全面地了解人才信息，有利于大学的可持续发展。

建立科学的高校人事档案管理体制机制

高校人事档案内容涉及其他相关职能部门，但是人事档案管理部门与其他相关部门之间相对独立，各部门之间团结协作明显不足，交流也不够顺畅，再加上人事档案的保密性要求以及人事档案管理部门对其他部门的影响力不足，严重影响了档案信息的有效传递，在一定程度上阻碍了高校人事档案资源的收集、利用与开发工作的开展，人事档案的作用和价值也得不到充分体现。

完善人事档案管理体制

高校人事档案工作需要建立以组织部门为主导，人事部门为主体，档案部门为宏观管理和协调的领导管理体制。2008年9月1日起施行的《高等学校档案管理办法》第四章第三十二条指出“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构”。据此，高校档案机构在高校人事档案管理中应承担宏观管理和协调职能。人事档案管理部门应该充分发挥主观能动性，在组织人事部门的指导下，积极与教务处、研究生处、科研处、就业处、二级教学院系等相关部门协同配合，形成协同联动体系，提供教师先进事迹、科研创新、教育贡献等信息的档案原始材料，使档案信息资源完整、全面。因此，完善的人事档案管理体制能够保证档案资源真实有效，是完整记录和发挥大学功能的原始凭证，是人事档案工作快速发展的基石。

提高教师对人事档案工作的参与度

目前，高校人事档案主体——教师的主动参与程度远远不够。因此，一是要提高教职工档案意识。教职工要重视自己的人事档案，及时将材料上交给学校档案部门，并保证所提供材料的准确性。二是要确立高校人事档案知情权。高校人事档案管理工作要在不违背保密原则的前提下，把握好开放的标准，明确人事档案知情权的内容，对本人应当知晓的档案给予知情权，允许本人查阅。三是要建立档案主体参与档案管理工作的管理模式。创建规范的人事档案重建与修补程序，鼓励教职工保管好自己的档案资料，避免档案主体与档案信息分离的情况。此外，还有必要对教职工进行必要的档案培训，让每个教职工熟悉自己的人事档案需要哪些材料，什么材料需要定期更新补充以及可以获得哪些档案服务。

注重对人事档案实行动态管理

当前高校人事档案管理的一个很大问题就是其静态管理模式。但是人事档案的特点之一就是档案内容一直处于一个动态变化的过程，这个动态变化不仅包括每位教职工的年度考核情况、工资变动情况等基础信息，还包括能够反映出教职工特点及优势的特殊内容，比如教职工参加的教学大赛、发表的高质量论文、参与的重大科研课题项目、进修培训经历、职称职务晋升情况、学生及同行的教学评价、获得的省级国家级奖励情况等内容。因此，必须注重人事档案的动态管理，保证人事档案的完整性与真实性，使人事档案全面、系统地体现出教职工在校期间的状态。

转变服务理念，更好地服务大学建设

高校人事档案工作应从传统的服务组织人事工作转变为服务大学建设，要紧紧围绕学校的中心工作，致力于体现人才培养、科学研究、社会服务、传承文化等大学功能，为领导决策提供多维度的信息服务。作为人才信息服务的重要支撑，人事档案是重要的原始凭证。只有合理利用档案资源，才能最终实现“物尽其用，才尽其用”的人事档案建设目标。要转变服务理念，首先要有创新档案服务的意识，树立“一切为了利用者”的服务理念，提高主动服务的意识；其次要创新档案服务机制，灵活使用服务方式，简化服务手续，达到为大学建设服务的目标。

加快高校人事档案信息化建设

信息化是人事档案发展的必然趋势。受多种因素影响，当前很多高校人事档案信息化建设滞后，信息化水平较低，基本上都是采用传统手工管理模式，工作效率低下，同时档案的载体主要是纸张，无法记录声像内容，限制了档案内容的多样性。在大数据时代，大学要想顺应时代的发展，就必须加快人事档案的信息化建设，只有建立完备的信息系统，才能加强高校人事档案信息管理，更好地发挥大学功能。

加强高校人事档案信息化建设顶层设计

按照国家相关标准和要求，建立健全高校人事档案信息化管理体系和人事管理信息化平台，加强档案信息资源的规划、建设、开发和管理，提升档案信息采集、处理、传输、利用能力。新修订的《中华人民共和国档案法》为档案信息化提供了有力的法律依据。高校人事档案信息化的顶层设计必须从全局出发，对信息化建设涉及的各部门、各方面、各环节统筹规划全方面考虑，力争做到全覆盖，实现思想统一、功能完备、资源共享，同时还要保障档案信息化及利用过程中数字资源的安全性。具体做法是将人事档案信息化建设融入学校智慧化校园建设中，纳入学校的中心工作中，同各职能部门及二级院系统一部署、统一设计、同步实施、同步推进。

规范人事档案信息化制度

高校人事档案信息化采用统一的标准是实现人事档案现代化管理的重要保证。一是要统一高校人事档案信息数据存储的格式、大小以及各个数据之间转换的规则。二是管理方面要具体化，小至归档数据如何管理，中至系统端口如何对接等，只有制度明确才能确保信息化工作的有效推进。根据《档案信息化标准体系建设指南》《档案信息系统安全保護基本要求》《电子公文归档管理暂行办法》《干部人事档案数字化技术规范》等，指导高校人事档案信息化建设，符合大学发展的电子档案归档具体要求，加强学校各级档案管理部门统筹协调，做到归档立卷工作责任清晰，满足人事档案发展的需求。

夯实人事档案信息化基础设施建设

信息化基础设施建设主要包括硬件设施和软件设施两个方面。档案信息化的硬件设施指档案机房及信息化用房、档案信息化加工和存储设备、档案网络建设等；软件设施则包括档案数据库系统和电子档案管理系统。夯实人事档案信息化基础设施，确保档案数字化的安全，是提供高质量服务的基本保证，也是推动人事档案管理高质量发展的必然要求。

重视公共服务平台的建设

以人事档案信息化数据为依据，打破信息壁垒，破除“数据孤岛”，建成一体化人力资源管理系统，将涉及人事档案的管理、教学、科研等部门放在同一平台，打造人力资源管理新平台，形成大学人力资源动态全景图，为大学各项重大决策提供科学依据。档案信息化的最终目标是实现档案信息数据的资源共享，因此，打造人事档案公共服务平台，推动人事档案工作与互联网的深度融合，创新人事档案信息利用与服务方式以及利用微博、微信公众号等新媒体平台改变原有的人事档案工作服务模式，提供个性化的档案服务，创造优质、高效的人事档案信息服务效益，是人事档案发展的必然趋势。

随着社会经济的快速发展和社会需求的不断变化，高校人事档案的发展也迎来了新的机遇与挑战。大学应顺应时代发展，不断完善人事档案管理制度，更新人事档案管理的模式，提高人事档案服务水平。人事档案的形成、利用服务与价值体现离不开大学主体，是大学功能完美体现的载体；大学功能为高校人事档案的发展提供源源不断的资源支撑，推动人事档案的管理向着规范化、科学化的方向发展。因此，人事档案与大学功能是相互渗透、共同发展的关系。总之，高校人事档案在大学中扮演着重要角色，体现了大学文化的精神价值，在推动大学发展乃至全社会进步的过程中发挥着不可替代的作用。

中国高等教育学会档案工作分会2020年基金重点研究项目“高校档案文化记忆与大学文化建设研究”（编号：ZGD-ZD-2020-15）；河南省教育厅2021年人文社科基金项目“高校档案馆文化记忆功能与大学文化记忆长效机制研究”（编号：2021-ZZJH-030）。

（作者单位：河南财经政法大学）