信息化时代高校电子档案管理现状及优化策略分析

许静 岳文丽

摘 要：随着电子文件的广泛应用，传统的档案管理模式已难以适应现在的形势要求，改革档案管理的机制与手段，加快档案信息化建设进程，已成为进一步发展档案事业、更好地服务经济建设的迫切任务。本文围绕信息化时代高校电子档案管理现状及重要性、面临的问题与挑战及未来发展路径，提出解决方法，旨在为促进档案信息资源高质量管理提供参考。

关键词：信息化；电子档案；高质量管理

前言

在信息化时代，高校电子档案管理主要是利用现代新兴技术手段，搭建全校乃至更大范围的网络平台，配置软硬件设施，整合各类信息资源形成档案数据库，通过操作系统进行管理、利用、存储，实现电子档案的科学化、专业化、规范化、合理化管理，进一步提高档案信息的流转度、认知度和影响力，充分发挥档案信息应有的价值和作用。目前发现，在整体发展过程中，还存在信息化基础资源条件落后、制度体系不完善、人才队伍综合素质有待提升、技术应用水平薄弱、存在安全隐患等问题，需要各高校相关责任部门引起高度重视。

1 信息化时代高校电子档案管理现状及重要性

1.1 顺应新时代信息化发展方向

随着互联网、大数据、云计算等新兴技术的普及，政务一体化、无纸化办公的工作模式逐渐被推广，高校正在积极开展档案信息化建设工作。档案管理对象由传统模式下的纸质文件逐步向电子文件改变，其存储地点也由库房转向机房，介质则由以往的纸质介质转变为光盘、硬盘、磁盘、存储器等新型信息存储载体。这就要求档案管理者无论在思想上还是在工作能力上都要做到与时俱进，及时转变工作方式，尽快适应档案事业转型升级这一新形势的需要。

1.2 推动档案信息资源共建共享

高校档案是进行行政管理、教学科研管理、对外服务的重要资源[1]。随着社会的发展和信息化水平的不断提升，对于高校电子档案服务师生、服务社会的需求也逐渐增大。在进行电子档案管理过程中，云计算、数据挖掘、人工智能等技术实现了高校内各个部门、院系对电子档案信息资源总库的访问、数据上传、信息管理、共享利用，逐步代替以人工传送完成信息整合的传统工作模式，促进了高校档案信息资源整合、共享与开发利用，推动了校内信息资源管理的整体化、高效化、动态化、灵活化，进一步提升了信息的流动性。借助大数据和网络技术，区域内各大高校可共同搭建资源共享交流平台，可支持跨部门资源整合、共享与开发利用，打破“信息孤岛”，促进各高校有价值性、代表性的教育资源有计划性、针对性地实施开放共享[2]。这就使档案的存在价值和意义得到较好的体现，更好地为社会发展服务，满足社会文化传播需求。

1.3 优化档案管理和提高服务水平模式

电子档案管理在技术手段、管理思想以及服务意识方面都发生了巨大转变，为高校的教学、科研、信息管理提供了极大便利。档案主管部门向学校各部门、院系提供统一的档案管理利用平台，并采用统一的集中归档、分类整理、共享利用标准，实现各部门、院系的电子文件处理与档案管理工作的有效衔接，产生的各类型资料均可通过专用接口传送至服务器，做到及时归档、全面管理、深度利用。同时，提高了新形态和新载体的数字文件材料组卷编目、存储利用的效率和质量，为校内各部门提供档案文件及其他有关信息的精准查找、快速阅览和随时利用等高效、优质的服务。

2 信息化时代高校电子档案管理面临的问题与挑战

2.1 重视程度不够导致信息化基础资源条件落后

部分高校的电子档案信息化管理工作正在不断推行，但是在电子档案的归档管理、高效查询、深度利用、便捷服务等方面仍存在认知程度不足、重视程度不够的问题。高校各级领导会将更多的关注度投放在学科专业建设、课程改革、教学科研、教育活动等相关工作中[3]，缺乏档案信息化管理意识，依然浅显地认为档案工作仅仅是将各部门工作信息、相关数据、文件通知进行简单收集、汇总。对当前社會信息化环境缺乏深入了解，没有在行业内外进行多视角、多渠道调研，导致电子档案信息资源利用率低下，档案价值无法得到充分发挥，严重制约了学校在教学质量、学术研究、人员管理、干部培养等方面的发展。

2.2 人才队伍综合素质和技术应用水平薄弱

信息化时代新兴技术快速优化升级，对于信息化建设、管理能力和相关应用技术的掌握变得至关重要。由于专业能力强、综合素质水平高的人才匮乏，高校电子档案实现科学化、智慧化管理的难度也越来越大，导致目前总体上仍存在建设能力薄弱、发展速度缓慢的问题。具体来讲，一是档案管理人员大多年龄较大，学历较低，无法与时俱进学习新理论新技术新方法，创新能力较差，尤其对于计算机技术理论知识掌握较少，实际操作能力较差，严重制约了电子档案管理工作的推进[4]。二是档案管理人员大多依赖于传统的工作模式，在信息化转型升级初期难以适应新型的管理方式，高校层面开展信息化理论培训活动较少，缺乏有效的人才培训机制，使得工作人员业务知识更新慢，视野不开阔，难以促进档案信息化建设、管理工作的发展，无法满足新时代要求，甚至还会因管理落后而引发安全事故。

2.3 电子档案管理存在诸多安全隐患

一是高校在进行电子档案管理时，尚未制定系统安全管理制度、用户安全访问制度、机房安全运维制度、网络安全管理制度等，导致档案管理在信息化建设过程中缺乏规范性、科学性的安全保障体系，档案管理工作存在重大安全隐患。二是信息化建设和运维不到位，数据安全缺少保障，部分高校存在未配备安全管理人员和专业技术人员，未对电子档案数据安全进行日常管理和检查，未及时备份公共数据等情况，导致出现数据不一致，历史数据被覆盖、部分数据丢失无法查询、系统违规违章操作、机密资料泄露等问题，在一定程度上损害了高校师生的切身利益。三是信息化预警监督功能未充分发挥作用，监管效率不高。部分高校虽建立使用信息系统开展电子档案管理专项业务，但仍存在监督管理人员岗位意识薄弱，工作监督不到位，档案管理人员技能缺乏，信息审核不细致，错误信息未预警等现象。

3 信息化时代高校电子档案管理未来发展路径

3.1 大力加强电子档案管理基础设施建设

为了适应信息化时代对档案工作转型升级的要求，各大高校应逐步实现以信息化为核心的档案管理现代化，应势而谋，进一步加强对电子档案信息化建设工作的统筹规划和顶层设计，扎实推进档案信息系统建设和档案资源数字化建设。一是通过全面融合先进信息技术，实现与高校智慧校园平台的深度融合。通过系统接口及数据共享平台实现学校OA、教学管理系统电子文件接收、归档[5]，实现与有关业务系统的无缝衔接。二是要购置电子文件归档管理专用服务器、专业操作系统、管理软件、数据库备份电子光盘等设备，为学校各部门电子档案的接收、归档和管理奠定物质基础。三是在扎实推进档案信息系统建设工作的同时，按照“存量数字化、增量电子化”的原则，结合高校档案部门实际情况完成纸质档案数字化工作，工作中要兼顾数据安全和效率效益，如采取服务外包的方式，委托具备专业资质的档案数字化加工企业，对存量档案实施扫描、图像处理、著录及数据挂接等工作，使系统平台能够更加充分有效地开发和利用学校档案信息资源，促进档案工作提质增效，为学校未来档案工作水平的进一步提升奠定基础。

3.2 着力建立健全电子档案管理体系

一要落实主体责任。将电子档案信息化管理工作列入高校年度工作计划与任务，明确各级领导干部在档案管理工作中应履行的责任，把档案业务系统建设、档案信息安全、资源共享利用等任务纳入重要工作议事日程，与高校日常业务同研究、同部署、同落实。档案工作者要积极参与制定全校信息化规划、规章制度和标准规范，负责编制本系统信息化专项规划并组织落实，做好电子档案信息资源整合与存储等工作，保证信息的准确性、实时性、完整性和安全性。二是要健全工作推进体系。制订年度电子档案管理工作任务进度计划，明确时间节点、进度目标、主要措施，定期召开专题会议对前期工作推进情况进行评估，切实履行档案部门网络与信息安全保障职责，提高落实质效。三要健全督导问责体系。着力提升电子档案管理工作质效。对年度重点任务实行动态管理，明确专人负责，按照时间节点，对标对表，及时跟踪督办，努力形成上下联动、整体推动的工作格局。四要建立科学规范的电子档案管理系统。按照档案行业规范要求建设电子档案管理系统，在功能上能够做到对办公自动化系统、业务系统形成的电子文件进行采集、归档，并对归档后的电子档案进行管理、处置。要高度重视档案信息安全。建立健全电子档案安全管理保障体系，配置防火墙、杀毒软件、访问控制、漏洞扫描等软硬件设备，确保电子档案管理安全、过程可溯、长期可用。

3.3 倾力推动人才队伍能力提升和应用技术培养

当前，高校电子档案信息化管理工作进入持续深化的关键时期，提升干部队伍数字素养显得尤为重要而紧迫。各大高校一要坚持以提升教育培训运行质态为抓手，强化顶层设计，系统谋划、集成创新，积极构建有利于青年干部脱颖而出、健康成长的良性机制。二要积极举办知识大学堂，夯实基础能力。采用“线上+线下”相结合的学习模式，坚持“缺什么补什么、干什么学什么”的原则，以需求、问题和效果为导向，带领档案管理人员集中开展制度理论、前沿新知识新经验、信息化专业技能等领域的学习活动，不断提高其综合管理水平。三要定期开展调研活动，深入标杆院校，交流经验，掌握档案行业信息化发展最真实的状况，在调查研究中提高电子档案管理与利用服务的本领，在实践经验积累中提高解决实际问题的能力。四要倡导终身学习理念，持续推进教育资源信息化、信息服务大众化，开展信息化知识技能教育普及，建立全校网络教育体系，引导干部践行新发展理念、紧贴档案岗位职责。五要优化激励考核机制，健全完善绩效考核体系，提高考核的专业化水平，推动实现档案干部队伍整体功能优化。

3.4 着力提升电子档案安全管理水平

一要根据档案管理的有关要求，确定业务系统中相应账户的权限、读取方式和利用审批手续，定期对使用权限设置等进行检查，及时发现存在的问题和隐患，同时要在授权访问、隔离病毒、防止黑客攻击和相应的管理制度方面制定可行性实施方案和实施办法，并采取相应措施进行处理。二要积极配合监管部门按时开展网络安全检查工作，及时采取有力措施排除网络安全隐患，完善突发事件应急预案，妥善处理各类网络安全突发事件。三是制定《档案管理系统使用规范》，建立分级管理制度，设置身份验证机制，根据查阅人员职级、职务、分管工作内容配置查阅权限[6]。要求用户必须遵守国家有关法律法规，不得利用账号做出违反国家法律法规和学校规章制度的行为，不得泄露、篡改、惡意破坏档案数据；用户必须对自己的统一身份认证账号和系统账号加强管理，防止他人盗用后对档案软件系统进行非法活动。四要做好电子档案数据的离线备份工作，备份至少两套。每三个月备份一次，每次保留半年；备份设备不得私自联用接有外网的主机，以确保备份数据的网络安全性。五要做到涉密档案不扫描、不上网，由专人专机保存管理，不得私自连用接有外网的主机；不涉密档案数据拷贝需用专配移动存储设备，数据的传输应采用专门指定软件进行，不得私自联用接有外网的主机，以确保档案数据的网络安全性。

结语

随着信息化时代无纸化办公模式的逐渐应用，高校作为具有人员数量多、涉及范围广、工作较为复杂等特点的单位，每时每刻都在产生大量文书、图片、图表、音像等结构化与非结构化的数据文件。电子档案数量的增加、内容的多样化、形式的多元化使得传统电子档案双套制管理模式远远达不到时代需求，其归档效率低下、管理过程烦琐、空间资源浪费的管理弊端日益凸显，这就需要高校领导者和档案工作者要立足工作实际，顺应时代发展，转变思想观念，创新工作方法，积极探索高校电子档案单套制管理进程，以全新理念提高档案信息化建设水平，充分发挥信息化时代计算机技术的优势，为高校提供更加个性化的档案信息服务，用“智慧”助力发展，以高质量档案信息资源助力高校事业迈向新台阶。

参考文献

[1]刘筱筠，丁汀，李婕，蒋智林.应用型高校电子档案建设的困境及其高质量发展创新路径[J].文山学院学报，2022，35（06）：91-94.

[2]胡维维.大数据环境下高校电子档案工作的思考[J].中国高等教育，2017（12）：61-63.

[3]吴岩.信息化时代高校档案管理存在的危机及对策探讨[J].兰台内外，2021（19）：10-12.

[4]莫文珍.高校电子档案规范化管理的思考[J].兰台内外，2020（13）：29-30.

[5]高海燕，解素芳.高校电子文件归档和电子档案管理问题研究[J].兰台内外，2021（11）：10-12.

[6]王露，孔文迪.高校电子档案管理与发展思考[J].兰台内外，2019（34）：23-24.

作者简介：许静，硕士研究生，山西工程技术学院馆员，研究方向为档案管理；岳文丽，硕士研究生，山西工程技术学院馆员，研究方向为人事档案管理。