多元主体协同下高校档案数据治理的体系构建

尚守攀

摘 要：当前，高校档案数据治理的短板主要表现在高校档案资源共建共享能力不足、高校档案服务互联互通能力不足以及数据自身特点导致档案数据资源分散等方面。为了解决这些问题，多元主体协同在高校档案数据治理中发挥着重要作用。多元主体协同下高校档案数据治理的逻辑是构建一个多部门协调的联动机制，联合探索档案数据治理技术，并构建档案数据协同治理平台。在此基础上，高校档案数据治理的体系构建可分为校际层面、校内层面和微观层面，具体包括高校联盟数据治理、统筹规划学校档案工作以及档案管理部门与各职能部门协同共治等。通过多元主体协同的方式，可以有效整合高校档案数据资源，提升档案数据的治理能力，促进高校档案工作健康发展。

关键词：多元主体；协同；高校档案；档案数据治理

引言

随着信息技术的飞速发展和数据化浪潮的到来，档案信息的记录、读取、存储和传播方式也发生了源头性的改变。此外，新《档案法》中明确提出“国家推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用”，档案信息资源共享服务平台的建设也成为国家的重要战略。根据《数字中国发展报告（2021年）》，2017年到2021年我国数据产量从2.3ZB增长至6.6ZB，在全球占比9.9%，位居世界第二。然而，在这个过程中，高校档案数据治理面临着一系列挑战。具体来说，高校档案资源共建共享能力不足、高校档案服务互联互通能力不足、数据自身特点导致档案数据资源分散等问题亟须解决。《档案法》对档案数字化、信息共享等方面的要求也给高校档案工作带来新的机遇和挑战。在这个背景下，高校档案数据的管理和共享变得愈发重要。本文将从校际层面、校内层面和微观层面三个角度，阐述多元主体协同下高校档案数据治理的体系构建，并探讨如何解决当前高校档案数据治理中存在的短板，以期推动高校档案数据治理的持续发展。

一、高校档案数据治理的短板

1.高校档案资源共建共享能力不足

高校档案数据治理是高校信息化建设的重要组成部分，也是高校信息化发展的关鍵环节。然而，在高校档案数据治理中，档案资源共建共享能力不足成了一个短板，阻碍了高校档案数据治理的进一步发展。

在校内层面，档案管理部门和各业务部门协同合作不足是导致高校档案资源共建共享能力不足的一个重要原因。各业务部门的原始电子档案分散于各个业务系统中，无法实现向档案管理系统汇集归档。同时，由于数据结构不匹配、安全管控限制、系统不对接等原因，这些原始电子档案很难与档案管理部门的数字化档案资源共享。此外，档案管理部门形成的数字化档案资源也不积极向业务部门共享，造成了校内应该统一保存和共享共用的“档案资源”分散存储，各为己用的局面。

在校际层面，由于各个高校的资源建设标准不同、分类各异，缺少宏观层面的系统规划，没有校际间的档案资源共享平台，校际档案资源共建共享更难推进。缺乏标准化的档案资源分类体系和规范化的档案管理流程，高校之间的档案资源共享难以实现，导致各高校的档案资源互相孤立，无法形成档案资源共建共享的良好局面。同时，缺乏宏观层面的系统规划，高校之间的档案资源共享平台无法建立，增加了高校档案资源共建共享的难度。

2.高校档案服务互联互通能力不足

档案服务互联互通是高校档案数据治理的重要方面之一，但当前，高校档案服务存在互联互通能力不足的现象。高校内部各个档案管理部门虽然开展了在线服务，但仅仅局限于提供本校档案资源，存在跨校服务互通不畅的情况。同时，由于各高校档案资源建设标准不同，档案分类标准不一致，各高校之间没有共同的档案资源交换和共享平台，导致跨校间的档案服务互联互通能力极为有限。这种情况下，跨校间查档需求不能一次满足，需要耗费大量时间和人力、物力成本，降低了档案查询效率。随着高校之间合作的增多，跨校间档案资源的互换共享已成为一种重要的需求。在这种情况下，若不能实现高校档案服务的互联互通，不仅会造成资源浪费，还会影响高校之间的合作交流。

例如，学生在一所高校完成本科学业后进入另一所高校攻读研究生学位，需要查询其之前所在学校的档案记录，但由于高校档案服务互联互通能力不足，无法进行跨校服务，需要研究生本人到之前所在学校查询，这不仅增加了学生的查询和时间成本，也给档案管理部门带来额外的查询工作量和人力成本。如果高校之间能够实现档案服务互联互通，这些问题都可以得到有效解决。

3.数据自身特点——档案数据资源分散

高校档案数据治理的短板之一是数据自身特点——档案数据资源分散。大量的档案数据分散在各业务管理系统中，而这些系统之间并不完全共享数据，也没有将数据归档至档案部门进行集中统一管理，导致数据被分割成多个部分，难以形成完整的数据集合。而这样的数据分散现象又导致不同的数据难以整合，很难形成有效的数据挖掘和分析。此外，这也会导致数据的安全性受到威胁，因为，数据分散在不同的系统中，难以实现全面的安全管控。同时，由于档案数据资源分散，部分档案资料可能因存储介质老化、备份不及时等原因导致丢失或毁损。

二、多元主体协同下高校档案数据治理的逻辑

1.构建档案数据协同治理平台

高校档案数据治理是高校信息化建设中的重要环节，对于高校的管理、学术、服务等方面具有重要的支撑作用。多元主体协同下，构建档案数据协同治理平台是高校档案数据治理的必然逻辑。档案数据协同治理平台是一个集中处理、存储、分析和应用档案数据的平台，可实现高校内部与外部机构的数据交换和共享，使各部门间的数据协同治理成为可能。

档案数据协同治理平台应当具备以下特征：首先，平台要具有高可靠性和可扩展性，保障高校档案数据的安全、稳定、可靠的存储和处理；其次，平台要具备高效性，快速响应各种业务需求，支持多种数据格式的处理和应用，提高高校数据的利用效率；再次，平台要具备协同性，实现高校内部及与外部机构的数据交换和共享，加强高校间档案数据的协同治理；最后，平台应具备灵活性，随时根据高校业务需求变化进行调整和升级。

在构建档案数据协同治理平台时，需要考虑多方面因素，如数据标准化、数据共享和交换、数据管理和治理、数据安全等。同时，还需要考虑到平台的建设和维护成本以及数据安全等问题。高校需要与各种技术供应商、安全机构、政府监管机构等多方进行合作，共同推进高校档案数据治理体系的构建和完善。

2.联合探索档案数据治理技术

当前，大数据、云计算、人工智能等技术迅猛发展，档案数据治理技术也得到前所未有的重视。高校档案数据治理需要联合探索数据治理技术，将高校档案数据治理与数据治理技术相融合，实现高校档案数据的精准治理和有效利用。

档案数据治理技术是一项高度复杂的工作，需要充分发挥高校档案馆（室）专业团队的作用，以及致力于档案数据治理的技术团队的配合。通过专业团队和技术团队的联合，可以研究出更适合高校档案数据治理的技术路线，从而更好地掌握檔案数据质量和安全，为档案管理工作提供有力保障。

在联合探索档案数据治理技术的过程中，技术团队应充分运用大数据和人工智能技术，进行数据挖掘和数据分析，以便更好地发现档案数据中的价值信息，并规范档案数据的格式和处理流程。同时，专业团队建立科学、合理的档案分类和编号制度，对档案材料进行详细的记录和描述，对重要数据进行备份和存储，及时更新和维护档案数据，确保数据的完整性、真实性和可靠性。

除了专业团队和技术团队的联合，高校还可以与相关企业、组织进行合作，共同探索档案数据治理技术。例如，高校可以与大型科技企业合作，共同研究高校档案数据的智能化处理技术。高校也可以与政府部门、其他高校等组织联合开展档案数据治理标准的制定和实施。

3.构建多部门协调的联动机制

高校档案工作需要建立一个多部门协调的联动机制，以确保档案数据的治理。在这个机制中，学校档案管理部门和其他部门应该建立起紧密的联系和协作关系，并与同级相关组织机构和社会各界、服务对象进行合作。

学校层面，应从学校角度统筹规划，为建立联动机制提供坚强的组织保障。具体而言，学校应该将档案工作列入学校年度工作计划，为高校档案管理提供必要的资金和人力支持。此外，学校还应该加强对档案管理工作的监督和评估，及时发现并解决问题，确保档案工作的质量和效率。档案管理部门，如档案馆（室）作为高校档案管理的核心机构，应该担负起档案数据治理的主要责任。

首先，档案馆（室）应该建立完善的档案管理制度和规范操作流程，确保档案数据的准确性、完整性和安全性。其次，档案馆（室）应该加强档案数字化和信息化建设，优化档案数据的存储和管理，实现档案数据的共享和利用。同时，档案馆（室）还应该加强对档案管理人员的技能培训，提高他们的专业水平和服务质量。学校各部门应积极配合学校和档案管理部门的管理，落实档案管理制度和操作流程。在数据移交时应该保证数据的准确、完整。此外，学校各部门还应与档案馆（室）建立联系和协作机制，及时与档案馆（室）沟通档案工作，确保档案数据及时更新和完整性。

同时，应该加强档案管理人员的培训，提高他们的档案数据治理能力和应对危机事件的能力。只有建立起这样一个联动机制，才能更好地保护高校档案数据的安全性和完整性，提高档案管理工作的水平和质量。

三、多元主体协同下高校档案数据治理的体系

1.校际层面：校际层高校联盟数据治理

高校联盟是在国内外高校合作交流的基础上逐渐形成的一种组织形式。高校联盟通过资源整合、信息共享、人才培养、科学研究等方面的合作，加强高校之间的联系与合作，从而实现共同发展的目标。在高校档案数据治理方面，联盟也可以起到非常重要的作用。一方面，联盟可以借助高校之间的协作机制，共同推进高校档案数据的治理工作。联盟成员可以通过制定统一的档案数据治理标准，共享档案资源，实现高效的数据管理和利用，提升高校档案数据的整体水平。另一方面，联盟也可以通过共同利用现代信息技术，如大数据和人工智能技术等，对档案数据进行深度挖掘和利用，为高校创新发展、教育教学等方面提供有力的支持。例如，德国精英大学联盟通过共同利用大数据和人工智能技术，将不同高校的课程资源整合起来，形成了一套通用的教育教学资源库，为学生提供更为全面和个性化的学习体验。

国内各地区高校联盟也在档案数据治理方面发挥着重要的作用。例如，成渝地区双城经济圈高校联盟的成员单位，共同建设了双城经济圈高校档案资源共享平台，实现了档案资源共建共享，推进档案数据的整合和共享。北京高科大学联盟成员单位也通过资源共享和信息交流，共同解决档案资源分散、数据孤岛等问题，提升了高校档案数据治理的整体效能。

2.校内层面：统筹规划学校档案工作

学校档案是学校的历史记忆，也是学术研究和社会公共服务的重要资源。在多元主体协同的背景下，高校需要加强档案数据治理体系的构建，其中之一就是统筹规划学校档案工作。

学校需要建立档案管理委员会等机构，统筹规划学校档案工作。同时，学校需要与数据治理相关机构建立协同共治机制，将档案数据治理工作纳入学校数据治理范畴，确保档案数据的有效利用和保护。这样的顶层设计有利于促进档案数据的全面整合和利用，避免数据孤岛和重复建设，提高数据的共享和开放度。

学校层面的统筹规划还需要考虑到档案数据的不同类型和特征，如电子档案、纸质档案、档案数字化等。对于不同类型的档案数据，需要建立相应的存储、管理、保护和利用机制，确保档案数据的完整性、可靠性和安全性。同时，需要建立档案数据标准和元数据管理机制，以便不同部门和用户获取和使用档案数据。

此外，学校层面的统筹规划还需要考虑到档案数据利用的需求和目标。学校档案数据治理的目的不仅仅是为了保护档案数据，更重要的是为了提供高质量的服务，满足学术研究和社会公共服务的需求。因此，学校需要建立档案数据利用机制和服务体系，如数字化档案资源库、档案数据分析和挖掘平台等，提供便捷、高效、优质的服务，推动档案数据的广泛应用和价值发挥。

3.微观层面：档案馆与各职能部门协同共治

高校档案数据治理是一个涉及多个主体的复杂系统，实现高效、规范的数据治理需要各方的协同共治。在微观层面上，档案馆应与各职能部门建立协同共治机制。档案馆作为学校档案工作的执行机构，应当与各职能机构建立联系，尤其是与学校信息技术部门。通过协同共治机制的建立，档案馆可以将档案数据治理标准和规范纳入业务工作流程，从源头上控制归档数据的质量和数量，实现对数据的统一规划和管理。

档案馆与各职能部门协同共治的好处，不仅在于数据治理标准和规范的制定，还在于提高数据的质量和准确性。通过与职能部门合作，档案馆可以了解各部门的数据需求和数据处理流程，更好地理解数据的含义和价值，从而更好地保障档案数据的完整性和准确性。同时，档案馆还可以利用职能部门的专业技术和工具，提高档案数据的处理和分析能力，实现更加精准和高效的数据治理。

四、结语

综上所述，多元主体协同是高校档案数据治理的核心逻辑，通过构建多部门协调的联动机制、联合探索档案数据治理技术、构建档案数据协同治理平台，实现校际层面、校内层面和微观层面的档案数据治理体系构建。这种协同治理机制可以提高档案数据的规范化、标准化管理水平，实现档案数据的共享和交流，从而进一步提高高校的信息化建设水平和服务质量，更好地服务于教学、科研和管理等方面。相信通过多元主体协同下的档案数据治理体系构建，将为高校信息化建设和发展提供坚实的基础和支撑。

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（作者单位：南宁师范大学）