电子档案在退役军人档案管理中的运用研究

张桂莲

摘 要：退役军人是社会中的特殊群体，对其档案的管理需要格外重视，应不断对退役军人档案管理的方法和形式进行优化和创新，从而满足退役军人档案管理的实际需求。在信息技术的应用下，电子档案管理迈向新的发展阶段，大数据和云技术等均得以在电子档案管理中应用，提升档案管理的安全性和高效性。因此，在信息技术的支持下，将电子档案管理运用到退役军人档案管理工作之中，可以更加有效地提升其管理质效。因此，本文分析了电子档案管理运用到退役军人档案管理中的必要性以其存在的问题，并根据存在的问题制定相应的解决策略，从而推动退役军人档案管理工作顺利开展。

关键词：电子档案；退役军人；档案管理

引言

退役军人一直是国家及社会关注的群体，尤其是在退役后就业和福利待遇安排方面格外重视。国家专门针对退役军人群体开设服务机构，即退役军人事务部，将工作重点放在军人退役管理服务方面。档案管理是军人退役管理服务的重点内容，必须针对退役军人档案展开精细化管理服务，从而获取各项福利待遇，以及退役后就业提供服务支持，为国家的付出得到回报。电子档案在档案管理中应用已经持续较长时间，但在长期应用下，电子档案管理仍停留在初期阶段，即以文件的方式存储于计算机硬盘、移动硬盘以及U盘等存储设备中，虽然比较便于保管和存储，但在档案安全管理方面仍存在一定的弊端。例如，容易导致文件损坏和移动存储装置丢失等。随着信息技术持续发展，电子档案可以存储于云空间之中，大幅提升电子档案管理的安全性，弥补了电子档案管理长期以来存在的不足。基于当前电子档案管理所具备的优势，将其运用于退役军人档案管理工作中具有一定的必要性。因此，本文重点研究将电子档案运用于退役军人档案管理工作中存在的问题，通过探讨相应的解决策略，为具体工作的开展提供支持。

一、电子档案运用于退役军人档案管理中的必要性

1.提升档案的安全性

以往退役军人档案管理工作主要是以纸质档案管理结合传统形式的电子档案管理模式开展工作，虽然档案管理已经实现电子化，但安全隐患依然存在。在对纸质档案管理时，易出现档案丢失、损坏和被泄露等风险，无法使档案信息的安全性得到保证。传统形式的电子档案管理主要是利用计算机对电子档案文件存储，使档案存储于计算机某个硬盘之中。这种传统形式的档案管理方式虽然在一定程度上简化了纸质档案的管理流程，也便于档案的存储和调取，但仍存在一定的安全隐患。例如，退役军人纸质档案内容乱码导致档案信息丢失、电子档案被植入木马病毒导致文件损坏，或者电子档案信息被他人窃取等，这些均属于传统形式电子档案管理存在的安全隐患。随着大数据和云计算等技术的发展，电子档案可以借助系统软件管理，也可以通过账号登录进入云端存储，保证电子档案的安全性。

2.提升档案管理的质效

电子档案可以借助功能强大的信息系统软件管理，使信息技术融入档案管理工作之中，无论是从档案信息采集、整理以及分析方面，还是从档案的存储和调取使用方面，退役军人信息系统软件均能够快速、准确以及高效地开展，最大限度地提升退伍军人档案管理的效率和质量。例如，将大数据技术应用于退役军人档案管理工作中，可以通过大数据的数据发掘和分析能力，对档案的内容快速筛选，筛选出符合用人单位要求的退役军人档案，从而为退役军人提供快速服务。若退役军人的档案保存在异地，在需要使用退役军人档案时，可以通过管理系统实现异地档案传输，从而便于档案管理服务工作的开展。

3.有利于跟进时代潮流发展

在大数据时代，电子档案信息化管理是大势所趋，尤其是当前退役军人的数量正在逐年增多，档案数量也会随之增加，需要采用大数据和云计算等信息技术处理退役军人档案，这种处理方式符合大数据时代的发展潮流。同时，信息技术已经成为信息交流沟通的必要技术，若退役军人档案管理不采取电子档案管理，必然无法与其他管理工作对接。因此，必须随着时代发展步伐不断创新发展，才能使退役军人档案管理工作的质量和效率得到提升。

二、电子档案运用在退役军人档案管理中存在的问题

虽然电子档案运用于退役军人档案管理中具有一定的必要性，但是，在对电子档案管理实际运用过程中，仍存在一些问题，导致电子档案管理达不到预期的效果。

1.缺少电子档案管理复合型人才的支持

无论是常规的档案管理工作，还是退役军人档案管理工作，均离不开档案管理工作人员的支持，尤其是高素质、复合型档案管理人才的支持。即便当前大数据和云计算等先进技术已经应用到档案管理工作中，实现了档案管理的自动化和智能化，但是，自动化和智能化档案管理的背后仍需通过工作人员的操作。并且，档案管理工作人员的专业技术水平和综合素质，对档案管理的效率会产生直接影响。当前，很多地区退役军人服务中心配置的档案管理工作人员，虽然具有一定的专业背景，但对档案管理信息化的了解仍存在不足，未能有效掌握信息技术的应用，无法利用信息技术高效开展档案管理服务工作，导致退役军人档案管理服务的质效受到影响。此外，由于信息技术发展速度比较快，很多退役军人服务中心并未针对信息化档案管理进行培训，使档案管理工作人员无法及时掌握档案管理的新技术和新方法，造成档案管理工作缺乏复合型人才的支持。

2.电子档案管理基础设备设施建设不足

在开展退役军人电子档案管理工作时必须具备完善的配套设备设施以及软件服务支持，同时，还要尽量保证电子档案管理的基础配套设备设施的先进性。现阶段，我国很多地区退役军人服务中心对开展电子档案管理所使用的基础设备设施缺乏认识，认为没有必要將资金投入基础设备设施建设方面，这些机构所使用的软硬件设备存在落后和未升级更新等问题，导致在退役军人档案管理工作开展过程中，电子档案管理的效果不显著，甚至对退役军人档案的安全性产生严重影响。同时，服务中心所使用的档案管理平台与档案数据库之间存在不兼容的情况，导致电子档案应用以及存储受到一定影响。

3.电子档案管理意识薄弱

目前，退役军人电子档案管理工作存在的问题依然比较明显，特别是电子档案管理出现的遗漏和丢失问题，对退役军人社会福利领取以及社保缴纳等方面受到严重影响，说明当前退役军人档案管理的精细化程度不足。同时，在开展电子档案管理时，档案分级与分项管理意识薄弱，缺乏统一管理的理念，很多档案管理工作人员严重缺乏责任意识，说明当前退役军人档案管理以及组织形式存在不容忽视的问题。

4.电子档案管理缺乏规范性

目前，很多退役军人服务中心在开展电子档案管理工作时，并未采取分类管理的方法，而是以退役军人的姓名为单位，将所有与之相关的档案信息资料存储在个人档案名下。虽然档案信息管理系统能够通过退役军人姓名对其电子档案检索，但检索出的内容非常混乱，导致管理人员一时之间无法将其所需的信息资料完整提取，从而造成电子档案的管理效率低下，存在比较严重的规范化管理不足问题。

三、退役军人电子档案管理工作存在问题的解决策略

电子档案管理是信息时代退役军人档案管理工作的主要趋势，开展电子档案管理具有必要性，必须重视在退役军人档案管理中电子档案运用方面存在的问题，积极采取策略，及时解决问题。

1.重视档案管理工作人员的引进和培训

由于退役军人档案管理具有突出的重要性，必须重视档案管理工作人员的引进和培訓，服务中心可以招聘一些综合素质较强的档案专业人员，同时，还要重视档案管理工作人员的培训教育工作。从档案管理人员的引进方面来讲，用人单位应该适当设置档案管理专业人才招聘的门槛，尤其是需要对管理经验和学历等方面作出硬性要求。从档案管理工作人员培训教育方面来讲，首先，应该加强档案管理工作人员的法律意识教育，通过学习退役军人档案管理相关法律法规以及制度要求，不断优化档案管理工作，使档案管理工作人员做到以法律法规为依据开展退役军人档案管理工作；其次，应重视档案管理工作人员的技能培训，要求档案管理工作人员不仅要具备专业技能，而且要具备一定的信息技术和计算机操作技能，重视通过信息技术对档案进行分类处理和管理。同时，还要具备退役军人档案信息数据的分析、资料整理和录入能力等。在开展培训工作时，应将培训重点放在实践技能方面，完成培训工作后，需要对档案管理工作人员的各方面技能进行考核检验，若仍存在不足还需再次培训，以避免开展实际工作时出现问题；再次，应重视提升档案管理工作人员的规范化管理能力，重视电子档案使用过程中的规范化和安全性。管理人员可以利用信息技术优化退役军人档案管理工作的形式，还要对军人服役过程中的身体状况、保险情况、精神面貌以及奖惩情况等信息实施统计分析，借助档案信息管理系统对这些数据信息录入和管理，从而达到规范化管理；最后，档案管理工作人员还要与组织内部其他人员加强交流，通过交流分享档案管理经验，从而实现共同提升。

2.完善电子档案管理基础设备设施

在开展退役军人电子档案管理工作时，为了使档案管理的质效得到全面提升，应该重视及时更新、升级档案管理采用的信息技术，还要完善档案管理使用的基础设备设施，保证退役军人档案管理工作得以合理、有序开展。首先，要及时维护硬件设备设施，若在维护过程中发现计算机硬件出现问题，要及时更换，若出现问题比较复杂，需聘请专业技术人员进行维修。其次，要对软件系统的更新和升级工作予以高度重视，在开展电子档案管理工作时，软件技术处于核心地位，应该重视检查软件系统是否及时更新，并利用杀毒软件查杀病毒，避免病毒对电子档案产生安全威胁；再次，完善档案管理其他相关工作的设备设施。例如，档案室应该加装门禁系统并附带人脸识别，只有有权限的工作人员方可入内；最后，相关档案管理部门必须加强资金和技术的投入，完善现代化档案管理所需的设备设施，提升档案管理质效，构建档案数据库，集中管理退役军人的档案资料。同时，还要重视对退役军人的档案信息进行全面筛查，从而为电子档案管理的有效运用提供支持。

3.更新档案管理理念

为了确保电子档案管理的高效性以及完整性，提升退役军人的电子档案管理价值，严格规范退役军人档案资料的管理，必须更新档案管理理念，形成分类保存、统一管理的理念，并根据这一理念制定相应的制度规定。在开展档案管理时，档案若存在缺失或是不完整的情况，必须联系档案本人或者其所在单位，将资料予以补全，从而确保退役军人档案管理更加高效和精准。针对一些特殊档案，应该具备安全管理理念和分类保管理念，如退役军人的伤残资料以及党团志愿书等重要档案资料信息，应该合理保存纸质档案，并将电子档案也一并保存，并做好备份，对于不同类型的档案应该做好分类保管，以免退役军人使用档案资料时出现查阅困难的情况。

此外，统一管理是电子档案管理的重要原则，管理人员必须坚持统一管理原则，并提升电子档案统一管理的能力，利用先进的信息技术实现电子档案统一管理，从而使电子档案管理高效化，与当前时代发展对电子档案管理的具体要求相符。例如，退役军人服务中心的档案管理部门在进行电子档案管理时，应该按照电子档案的类别以及时间准确分类，保证电子档案分类的合理性。同时，在开展退役军人电子档案整理时，必须依照现行档案管理制度以及计划，开展统一的封面和编号，将电子档案加设标签，存储于电子档案数据库之中，便于日后通过编号和姓名等标签完成退役军人电子档案的检索、查询以及调档等相关工作，使电子档案管理更加高效化。

4.构建规范的退役军人电子档案数据库

开展电子档案管理要求必须有先进的信息技术支持，才能够保证电子档案管理的规范化。针对退役军人的电子档案管理工作，可以建立相关数据库，利用先进的技术整合数据库，对退役军人档案信息资料整理和细分，并针对其档案信息设置细分项目的数据库标签，便于日后检索和管理。例如，可以根据退役军人的职级、求职意向、军种以及专业设计相应的数据库标签，从而实现电子档案的规范化管理。

四、结束语

综上所述，在信息时代，电子档案已经成为退役军人档案管理的主要形式之一，在开展退役军人电子档案管理时，必须依托高素质的复合型人才以及先进的信息技术，借助人才和信息技术进一步提升电子档案管理的服务质量和规范性，满足时代发展对退役军人档案管理工作的要求。

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（作者单位：郓城县退役军人事务局）