基于凭证影像化的高校会计电子档案管理研究

陈菁 胡鹏

摘 要：近几年来国家多次修订《档案法》，明确了会计电子档案和纸质档案具有同等效力。随着来自高校外部对资金使用的监控加强，高校内部对财务分析决策的需要，会计电子档案使用的重要性和便捷性越来越值得关注。文章在阐述传统纸质会计档案管理模式的局限性基础上，分析了高校实施会计电子档案的必要性和优势，从实施凭证影像化的主要环节入手，梳理业务流程，提出高校会计电子档案管理实施方案及电子化管理的有效途径，为积极推进高校会计档案电子化的改革提供有益参考。

关键词：高校；会计凭证；影像化；电子档案

中图分类号： G472.4文献标识码：A 文章编号：1005-6432（2023）18-0000-00

引言

随着高校迅速发展，经费来源渠道日趋多元化，复杂多变的经济业务加大了资金核算量，由此产生的会计档案也与日俱增。目前财政资金预算逐步由“投入型”向“绩效型”过渡转变，为了监控高校规范使用经费，也为了进一步提高资金的使用效益，各项检查力度在不断加强，无论是来自外部多维度、多类型的审查的信息获取需求，还是基于高校内部的财务分析需求，对会计档案查询和利用的频率不断上升。

自2015年12月国家财政部、国家档案局发布修订开始，2016年1月施行了《会计档案管理办法》，2020年3月、6月、11月连续发布的财会[2020]6号文《中华人民共和国档案法》、《关于电子会计凭证报销入账归档的通知》、《电子档案单套管理一般要求（征求意见稿）》，明确了单位可以利用信息化手段管理会计档案，电子会计凭证可以仅以电子形式报销入账归档；后又在2021年1月1日起施行的《档案法》中提出：“电子档案与传统载体档案具有同等效力”、“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”等要求，一系列文件的发布为电子会计档案的法律效力提供了法律支撑。

会计凭证作为业务活动的具体体现和财务数据的统计依据，生成的高校会计档案同时也是项目经费接受各类审计检查的重要依据。随着信息化、网络化的发展，会计档案管理模式也将升级换代，高校财务部门在会计档案电子化和财务数据信息化方面要顺势而为，加速会计凭证影像化，提高高校会计档案管理的水平和效率显得尤为重要。

1 以纸质会计凭证为基础的传统档案管理模式的局限性

原始会计凭证真实记载了高校发生各类经济业务往来的历史记录，反映了高校教学、科研、专项经费等实际收支状况的重要证据资料。会计凭证的附件来源不一，包括各类大小不一的纸质或电子发票、发票明细清单、支付记录、证明材料、合同文件等。以纸张为载体的会计档案，随着档案保管时间变长，被多次调阅、翻找、复印等，很容易由于纸质材料的耗损，造成档案真实信息失真。

1.1 高校会计档案管理制度与满足实际需求脱节

目前，从机器加手工装订、入库归档、保管利用的整个档案管理过程来看，鲜少采用信息化手段干预，新形势下，传统的档案管理模式面临着巨大的挑战和压力，在会计档案制度建设、电子化程度等方面存在不同问题。高校重视经费的收支管理，但对需要通过统计、分析、加工的会计档案数据信息产生的效益未引起足够重视，在实际操作中不重视对会计档案管理进行信息化建設，缺少与之相匹配的档案管理制度的制约。

在大智移云时代背景下，纸质会计凭证上的财务数据信息未能以影像化的方式存储，不利于档案财务信息的实时查阅和调用，不利于财务人员、经费负责人、外部审计人员及学校决策层等对财务数据资源的分析和深度利用。在推进高校建立会计电子档案过程中，原有各项制度办法等在档案保管的软硬件环境方面、档案存储形式、档案被调用流程以及档案管理人员具有信息化知识和岗位培训等方面的具体规定和目前高校信息化建设的发展水平明显不符，一定程度上制约了会计档案电子化进程。

1.2 纸质档案易损坏且档案信息质量不高

纸质档案对保存条件要求高，首先，纸质会计凭证因为受保管环境和频繁被调阅等人为因素的影响，档案中部分信息会逐步变得模糊不清甚至无法辨认，入库归档后的会计档案要以做好“八防”工作即防高温、防潮、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫为主要保管目标，增加了档案管理工作的成本和难度；其次，原始凭证的装订方式一般采用装订机打孔方式，由于打孔后的破坏不可恢复，这使得即使采用拆装后影印、拍照等措施也无法获得完整的原始凭证全貌，导致无法恢复会计档案中关键性的财务信息，造成获取的档案信息质量和利用效果打折；再者，因审计、结题等需要查询原始凭证时，由于查档工作量大、查档人员不专业、翻阅档案时不注意方法，会计凭证后粘贴的大量格式、大小、纸张厚度不一的附件，在不同使用者之间频繁被调阅、拍照、复印等过程中，容易造成附件票据脱落后被误粘贴到其他凭证后面、还有可能遗失附件甚至附件材料被篡改的风险，大大影响会计档案信息的准确性；此外，调阅档案时按规定查档人需在财务人员或档案管理员陪同和监督下翻阅查找原始凭证，对于跨年度项目经费和跨校区存放的会计档案，调阅凭证时往往需要耗费大量时间和精力进行翻阅和查找，影响查询工作效率。

1.3 会计档案管理模式落后管理成本高

近年来除了高校财务人员日常工作所需进行的会计档案查询外，角度多样内容细化的高校科研项目的财务检查或结题审计，导致查找会计档案工作已经从每年若干次、大批量发展到日常化。以H大学为例的近四年有关凭证数量、凭证调阅量、凭证调阅人数，见表1和图1。

在人工装订、保管、查阅的传统管理会计档案模式中，每年因接受各类审计检查需调用大量人工物力完成会计档案的登记、下架、搬运、传递、拍照、复印、归还整理、重新入库等工作；特别是对于档案存放于多个校区高校来说，异地查档手续繁琐更增加查档工作的难度；档案在保存、借阅过程中由于安全管理措施不到位如档案室未设置监控设备、不按规定操作流程查档；档案调阅登记、日常管理记录不规范或不完整；导致会计档案的完整性、安全性得不到保证且无法界定和追究相关经办人的责任。

传统会计档案管理模式无法融入数字化校园建设的进程中，低效的管理方式不能满足新形势下检查各方对档案财务历史数据获取的时效性和便捷性，限制了高校财务服务水平的提升。

1.4  高校会计档案信息化建设滞后

作为记账的原始依据的会计凭证是会计核算的起点和基础，高校每月产生的会计凭证数量年年攀升，规模庞大、高频度的调取及借阅的会计档案利用为档案保管工作带来挑战。目前大多数高校实行多校区管理，通常纸质会计档案由各校区分散保管档案，难以实现相关业务的信息共享，使会计档案信息相对孤立；查阅档案须到各个校区现场查阅，原始凭证及附件的部分辅助信息，因为没有信息化或电子化，导致会计档案查阅效率低；稽核、审计查询纸质档案不便，需要到财务库房按照凭证号翻找，人工查找、拍照、打印耗时耗力效率低下；每份纸质档案均具有独占性和唯一性，不能满足调档多方同时获取会计档案数据的需求，日常工作中经常出现预约查档排队等待时间过长的状况。

1.5 会计档案管理人員素质和业务水平欠缺

随着高校快速发展，对财务管理的精细化要求，各种纷繁复杂的经济业务产生了每年大量的会计凭证，调阅会计档案的人数更是年年看涨。新的管理格局对会计档案的管理人员岗位职责和工作内容提出更高的要求。会计档案管理人员如果不熟悉操作电脑、使用网络、信息化资源、运用电子档案管理系统等，在应对校内校外已经趋于常态化的经费使用审查工作时，必将疲于奔命且效率低下，面对新的工作形势难以胜任。

2 高校实施会计电子档案的必要性

2.1 会计档案信息化建设是顺应多校区财务一体化管理的需求

目前多校区办学的高校运行模式产生的跨校区办理业务效率低等问题已成为高校管理面临的新难题。纸质会计档案的管理方式使除了电子记账凭证以外的财务附件材料因为没有影像化形成电子档案，凭证的数据信息不能实现多校区共享。针对新时代下对会计档案的信息化和精细化管理要求，实施高校会计电子档案管理，可以有效优化跨校区查阅会计档案的业务流程、简化手续、省时省力，为多校区财务一体化管理带来诸多便利，提高了学校会计档案的利用效率和效能，符合学校对于优化行政服务手段、丰富服务内容的倡议。

2.2  实现财务数据信息化是会计档案管理模式转变的必然趋势

大智移云时代的到来，为促进高校智能化财务管理发展，更加侧重于提供服务职能的会计电子档案的实施。会计凭证中的附件资料作为业务活动的原始基础性数据，需要通过影像化和数字化，成为财务共享服务中心的数据支撑；可以全方位、多层次、综合开发和共享财务信息资源；利用大数据技术，可以利用会计电子档案资源对高校增强竞争力、实现内涵式发展提供有助决策的参考价值，对数据分析和挖掘，实现实时决策；以便发挥会计档案的更多的管理职能，从而推动高校智能化财务管理的进程。

3  高校实施会计电子档案的优势

目前在互联网时代，电子会计档案的应用优势非常明显，它减少了纸张、物流、保管、人工等相关费用，相较于传统的会计凭证管理方式，采用会计电子档案具有以下优势：

3.1 财务信息化程度更加深入

顺应“互联网+”时代大融合、大变革趋势，在高校采用会计电子档案管理模式，将会计凭证及所有发票等附件材料以电子形式保存或扫描保存，可解决纸质凭证信息利用效率低的问题；经办人只要具备查阅身份，即可完全不受时间和空间的限制，实现多人同时登陆系统准确查阅和储存同一凭证，提高了经办人的办事体验及会计人员的工作效率；除此之外，互联网时代还要求将分散于报销系统、资金管理系统等模块的数据统一至电子档案管理系统当中，为校内外信息资源共享提供便利；实现高校会计电子会计档案信息资源的合理配置，科学管理，从而大大提高信息化程度，真正实现办公自动化、无纸化。

3.2 提升会计档案信息质量

实行会计档案电子化管理后，克服了传统会计档案管理方式的局限性，解决纸质凭证不好保存，容易损坏的问题，提高凭证的使用寿命；降低了对凭证保管环境的要求，节约了会计档案存储空间；其次，利用影像采集设备，将记账凭证和发票等附件在装订之前扫描采集，避免了因机器装订有可能导致重要档案信息被遮挡或毁损；扫描仪和高拍仪等生成的高质量的档案图片，为经费审查提供符合要求的档案图片；图像质量清晰且保留时间长，保留了原始单据的全貌。

3.3 提高会计凭证查阅效率

会计凭证影像化拓宽了财务档案共享范围，打通财务档案借用通道，最大的优势是解决纸质凭证查询、日常管理麻烦且管理效率低的问题；档案数据可以电子形式进行信息传输和再利用；通过系统对凭证分类管理，无论是经费负责人、财务人员、校外审计人员等，都可以在取得合理授权后查询已完成扫描归档的电子会计档案；查询凭证将变得手续简便易于操作，调阅获取档案信息迅速安全。同时这种方式极大地顺应了当今高校多校区办公的发展趋势，满足异地校区调取档案的需要，会计档案利用更加便捷。会计电子档案大大减少审计高峰期、项目集中结题验收期间预约查档排队等候、搬运、复印、拍照等工作，提高了凭证查阅的效率。

3.4 内部控制流程更加顺畅

目前，财政审计部门不断加强对高校经费的外部监督，实行根据需要公开财务信息，从公开的内容看，财务信息大多来源于会计档案多年的历史数据。扫描纸质报销材料保存为电子档案，更方便查阅打印和统计分析信息，为项目决算、验收和审计检查提供方便;面对高校规范使用经费的监控和频繁的审计检查，既能满足档案查询和利用频率上升的要求又能提升财务服务质量，使内部控制流程更加顺畅，财务监督更加全面。

4  基于凭证影像化的高校会计电子档案管理实施方案研究

建立高校会计电子档案管理系统，需要在保证档案信息系统安全使用的基础上，实现会计档案财务数据的有效获取和共享，满足师生对财务服务提出的高效便捷的需求。通过梳理业务流程，制定具体操作规范等实现高校会计档案管理工作的科学化、标准化。为保证会计凭证影像采集工作的准确性和效率，可对所有完成审核、复核并完成支付的原始凭证在机器装订之前，由专门的影像信息采集人员使用高速扫描仪和高拍仪等专门的影像化设备进行拍照或扫描采集。

实施凭证影像化的核心流程，可分为规范粘贴票据、扫描采集票据影像、质检票据影像、查询与共享影像数据四个环节。高校会计档案影像化业务流程图见图2

（1）规范粘贴票据。采取简化的粘贴票据方法，由报销人粘贴票据。只有小于A4纸的1/4尺寸的发票才需粘贴，超过此尺寸的增值税发票、电子发票打印件等大尺寸的发票无需粘贴；在保证设备可直接扫描票据的前提下，建议采用五点粘贴法，将票据四角平铺附着在国际通用的Ａ４大小的票据粘贴单上，即在票据背面的中心和四个角五个位置涂抹胶水，粘贴平整和固定在A4上，以防止扫描时滚轮使票据移位或毁损；粘贴时提示报销人将纸张边缘留三公分，票据之间不得重叠、遮盖，以利于后期的会计凭证影像化处理。票据粘贴的方式直接影响会计凭证影像化的效果，因为贴票方式与以往不同，实行之初需要对报销人做好线上线下宣讲和培训工作。

（2）扫描采集票据影像。信息采集时点可分为网上提交预约报销单时录入、会计人员制单时录入、事后扫描录入。综合考虑三种方式，还是由专门影像采集人员对已经完成复核及支付的会计凭证进行事后影像扫描的方式更具优越性。首先是不改变网上预约、会计制单、复核等业务流程，工作量基本保持不变；其次是保证了影像化图片质量和记账凭证号的准确关联；再者是避免了重复扫描的工作量，有助于提高影像化工作的效率和质量。

高校会计档案信息采集工作量巨大，校内校外审计检查需要的档案材料有规范的格式要求、质量要求、提供审计材料的时间要求等。高校可采用通过公開招投标，选取实力强、口碑好的专业档案管理公司人员，外包会计凭证影像化服务，在档案入库装订前集中扫描采集。目前的软件系统可支持批量扫描和单笔扫描两种模式，使用高拍仪等扫描设备进行影像采集时，基于会计记账凭证编号在每个月具有唯一性，可升级财务核算系统功能，使打印出的记账凭证除了用数字标注编号之外，同时打印出能让高速扫描仪及档案管理系统的自动识别的条形码或二维码形式标识凭证编号。系统设备识别之后可自动将会计凭证影像化图片与凭证编号建立索引并保存至服务器中，保证影像资料的清晰度，并带有防伪水印，可以满足各类检查的需求，并由凭证审核员对影像化凭证进行核对，人工干预工作仅需发生在纸质文档的整理、排序和进纸操作等，充分体现了档案管理系统的智能化、便捷化。

扫描方式可采用以下三种，方式一：凭证扫描可以用扫描仪将多张附件批量扫描到目标凭证中，也可以通过“选择现有图片”从计算机本地上传照片，上传完毕以后点击全部上传，即可保存到服务器。方式二：凭证补拍，需要连接相应的高拍仪来进行单张拍照，调整相关参数，摆好位置后点击“抓图”，或可以选择本地附件上传到服务器，然后点“全部上传”以传输到目标凭证中。方式三：批量扫描，此功能通过识别账务系统生成的条形码或二维码将照片批量自动匹配到相应凭证中。

（3）质检票据影像。完成影像扫描采集之后必须有人对图像进行复核，运用专门的技术手段检测采集图像的完整性、生成格式的有效性、和纸质附件材料的一致性等，如果出现扫描材料缺漏、采集图像不清晰、影像难以自动识别和上传档案管理系统等情况时，工作人员必须通过凭证补拍功能重新扫描，对识别错误的影像采用人工纠错并手工建立索引，确保上传系统的图片清晰、准确无误地对应记账凭证的纸质附件内容、重要信息没有遗漏。

（4）查询与共享影像数据。

会计凭证影像化系统通过对接网上报销系统、网上查询系统、账务系统、学校其他职能部门的管理系统等多个系统，可实现财务工作整体业务数据的连续性、完整性、安全性、可靠性。会计凭证影像化工作完成后，科研项目的负责人可以随时网上自助进行查阅相关信息、打印凭证等工作，不但减轻了工作人员的工作压力，实现了查询的便捷化还有效提升办公效率。会计凭证影像化是财务共享服务中心建设的数据基础，要科学合理地设置用户访问权限，进行查询权限级别分类，对于所有凭证查询人员设置规范的查询权限；利用大智移云技术实现业财融合，获得授权者可以在网上档案管理系统通过不同关键词限定检索条件，查阅到不同类型的电子档案资料，系统对检索结果提供数据下载、统计等服务；档案保管员需负责记录和实时监督访问者数据查询档案的路径及操作是否规范，从而降低会计档案信息被泄露、滥用、篡改的风险；做到打破地域限制，实现跨校区“零接触”办理查档业务。

5 高校会计档案电子化管理的有效途径

5.1 建立标准化制度

由于电子档案强调前端控制和全程管理，这一点与纸质档案有很大不同，因此在实际工作中制定的管理制度要涵盖电子会计档案整个生命周期并明确各个部门及人员的责任。

5.2 完善归档业务流程

电子会计档案管理系统的基本结构包含有：会计档案电子化层（凭证电子化、账簿电子化、回单电子化、报表电子化、），会计档案操作管理层（组卷、案卷移交、复核装订、组盒、入库、盘点、出库、归档移交），会计档案基础管理层（归档、调阅、安全与完整性管理、销毁）。

5.3 保护信息系统安全

确保数据安全，加强数据库建设。一方面是存储安全；另一方面是使用安全。严格区分不同人员的使用权限，加强对入网访问、目录安全、服务器安全等方面的控制，从而达到保证整个系统访问的安全性。

5.4 加强员工培训，提升员工技能

要真正充分发挥电子会计档案的作用，对于从事相关工作的人员也提出了较高的要求。会计档案管理完全依赖计算机网络的软硬件系统，这就要求相关工作人员不但要有会计专业知识，还要掌握必要的信息技术才能做好管理工作。此外，高校会计档案强调信息的保密性，对利用档案的部门及人员有着近乎严苛的限定，规范工作流程，提高专业人员的素质，积极推进会计档案电子化的改革，为凭证影像化的开展扫清障碍。

6 结论

近年来，随着国家、高校主管部门、社会各界对高校资金管理、支出风险、使用绩效的深度关注，频繁的各类专项及常规审查要求高校能及时高效地提供相关审计资料。会计电子档案不仅满足了财务人员、经费负责人、外部审计人员的随时调阅、统计和分析等要求，而且也实现了高校多校区安全共享会计档案信息的要求。信息化時代为会计档案工作的发展带来了机遇和挑战，在吸取传统会计档案工作优势的基础上，转变财务管理理念、运用信息化手段，大力推动高校电子会计档案的深度开发和有效利用；充分发挥电子会计档案信息在决策、管理中的作用，使档案工作更具时代性和实效性；促进高校财务管理的专业化、精细化程度，进而推动高校可持续化发展。

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[基金项目]江苏高校哲学社会科学研究项目2021-2023年财务管理专项项目，项目名称：“基于高校会计核算视角提升财务服务能力的信息化建设研究”（项目编号：2021SJB1352）阶段性成果；河海大学中央基本科研业务费项目（项目编号：2013/B220207001）资助项目。