浅析住房保障档案管理工作中存在的问题及其策略

王丽

［摘 要］住房保障档案管理工作具有较强的政策性、专业性及服务性，通过科学的管理工作可以为政府制定决策、出台政策和保障民生提供参考和借鉴，对于保障基层群众的权益具有重要价值。但是，当前在开展管理工作中存在些许问题，对管理效率、档案安全和资源利用带来一定影响。因此，档案部门要认识到住房保障档案管理的重要性，采取科学措施优化档案管理，提升管理效能、发挥档案价值。本文主要针对住房保障档案管理工作中存在的问题进行分析，并提出相关优化策略，希望能够为档案管理部门提供一定的参考和借鉴。

［关键词］住房保障档案管理；问题；策略；分析

［中图分类号］G27文献标志码：A

在我国经济发展新形势下，居民的生活水平不断提升，住房保障工作也不断完善和优化，满足了现代居民的居住需求，在提升居民幸福指数、维护社会稳定中发挥了关键作用。在开展住房保障工作中会形成大量的资料，包含声像、图像及文字等，通过对资料进行收集、整理、归档和利用，能够为政府决策提供重要支撑。因此，当地政府和档案部门要认识到住房保障档案的重要性和价值性，结合工作实际不断创新和改进，发挥档案的使用价值，推动住房保障工作的可持续发展。

1 住房保障档案的概念以及归档范围

1.1 住房保障档案的概念

住房保障是社会养老保障、失业保障和社会医疗保障体系的核心组成部分，是保证房地产市场持续稳定健康发展的关键支撑，也是解决中低收入人群住房问题的重要举措。住房保障档案主要是指在开展管理服务中形成的具有保存价值和法律效益的声像、图表以及文字等形式的记录资料。住房保障档案包含限价商品房、经济适用房以及公共租赁住房等类型。

1.2 住房保障档案的收集范围

保障对象归档范围主要包含以下内容。第一，保障对象的财产状况、收入、住房以及基本情况，对上述材料进行不定期或者定期审核，对违规行为和不良信用记录进行审查；第二，货币补贴协议、房屋买卖以及租赁合同、保障通知书、轮候记录；第三，申请人的诚信申报记录、财产说明、住房情况、经济收入、基本信息以及申请书。

房源档案归档范围主要包含以下内容。第一，房源管理材料，包含交接手续、房屋入住、上市交易、租售转换、产权份额、购置价格、房屋购置人、租金收缴、租金标准、租赁期限以及承租人；第二，申请材料，包含房屋面积、户型、房号以及保障性住房类别、所属小区、房屋地址、证明材料以及房屋来源等。

2 住房保障档案管理中存在的几点问题

2.1 重视程度不高

当前在开展住房保障工作中，对政策落实和居民服务更加重视，忽视了档案管理的价值和作用。例如，在档案管理中存在档案材料收集不全、档案归档不及时、管理理念陈旧等问题。导致重视程度不高的原因较多，包含档案管理意识薄弱、档案利用率不高、档案资源开发程度较低等，影响了住房保障档案的作用发挥，也不利于住房保障工作的有序推进［1］。

2.2 管理制度存在漏洞和缺陷

制度是开展一切管理工作的基础和前提，尤其对于住房保障档案，其具有较强的严谨性，如果档案内容不真实、不完整，会损害群众的权益，需要管理人员在既定的制度体系下规范管理行为。但是，当前在制定管理制度中存在一定的漏洞和缺陷，难以对管理人员起到规范和约束作用，部分人员在管理中依然存在凭借经验管理、盲目随意操作的情况。同时，管理制度体系建设是一个长期且复杂的过程，根据工作的需求而不断提升，促使制度更具灵活性和弹性。但是，当前档案部门并没有对制度进行动态修正，一些不合时宜的制度没有及时淘汰和修改，影响了管理制度的实用性和适用性。

2.3 纸质档案安全保管不到位

随着信息技术的蓬勃发展，数字档案已经成为档案事业的主要发展方向，但是纸质档案的作用性依然不能忽视。纸质档案的安全保管对档案室环境、保管方式具有较高的要求，当前档案部门对纸质档案安全保管缺乏重视，养护和管理手段陈旧，导致纸质档案内容出现丢失、损坏以及字迹模糊等问题。例如，档案部门没有设置专业的档案室，环境建设较为滞后，长期保管容易影响纸质档案的质量；档案室没有采取防潮、防火等措施，当发生水火灾害后，会为纸质档案安全带来巨大损害。

2.4 档案管理信息化程度不高

近年来，信息技术蓬勃发展，已经在社会各个行业和领域得到广泛应用，成为推动社会发展的核心力量，基于“互联网+”战略，档案管理也逐渐趋于信息化和智能化方向发展。当前在住房保障档案管理中，虽然应用了一些信息设备，但是整体信息化管理水平较低。例如，档案部门没有建立档案数据库，对数字档案没有进行集中管理和保管、信息化管理硬件投入程度不高等，难以充分发挥信息化管理的优势。同时，部分管理人员缺乏创新意识，没有在管理中尝试应用新兴信息技术，档案管理效率也难以提升。

2.5 管理人员岗位能力不足

住房保障档案管理具有较强的专业性，对管理人员的综合素质、岗位能力、业务能力和职业素养要求较高，但是当前部分管理人员不具备胜任岗位工作的能力，具体体现为管理人员缺乏专业背景，自身的能力和素质难以满足岗位工作要求；管理队伍年龄偏大，在工作中沿用旧思维、旧手段和旧方法，不注重知识更新和管理创新；管理人员缺乏信息化意识，在工作中没有应用新兴技术，甚至对新技术存在一定的抵触心理。导致这一情况的主要原因为档案部门对管理队伍建设存在認知偏差，队伍建设较为滞后，也没有注重加强人员岗位培训［2］。

2.6 档案资源开发利用程度不高

档案资源的价值在于利用，尤其是住房保障档案，其作为重要的民生档案，具有较高的利用价值、参考价值及借鉴意义，通过档案挖掘可以将其中有价值的信息提炼出来，为政府制定决策以及保障民生提供参考。但是当前在开展档案管理中，存在重视保存而忽视利用的弊端，大部分档案在归档保存后利用率较低，管理人员也没有充分利用新兴技术进行档案资源挖掘，住房保障档案的社会价值无法充分体现。

3 住房保障档案管理优化策略

3.1 提升档案管理重视程度

住房保障档案具有较强的实用性和法律性，是开展各项工作的基础和前提，也能够为政府决策提供重要指导和参考。因此，当地政府和档案部门要提升对档案管理的重视程度。首先，相关领导要转变以往的管理理念和管理思维，充分认识到档案的价值性，高度重视档案管理，并且积极参与到管理工作中，发挥领导的带头和示范作用，激发其他人员开展档案管理的热情和积极性；其次，结合住房保障档案的特点，引进先进的管理理念，在单位内部形成浓郁的管理氛围，鼓励各个部门的人员积极参与到档案管理中，与档案部门形成良好的配合机制，通过高效的配合完成管理任务；最后，住房保障档案管理需要大量的资金作为支撑，档案部门要积极争取上级部门的资金和财政支持，通過专项资金的形式加大投入，保证各项管理工作的有序推进［3］。

3.2 加强管理制度体系建设

住房保障档案管理需要以完善的制度体系作为支撑，通过科学的制度对管理行为进行约束和规范，保证档案内容的真实性和完整性。因此，档案部门要结合实际工作需求，加强管理制度体系建设，突出制度的权威性和严肃性，为管理工作提供指导和规范。首先，所有人员都要积极参与到制度体系建设中，通过全员参与不断优化和细化制度，制度应包含档案管理的诸多方面，包含信息收集、资料整理、材料归档以及安全保管等环节，促使管理工作做到有据可依、有章可循；其次，在完成制度建设后，组织所有管理人员学习管理制度，树立制度意识和规范意识，严格按照制度的要求开展相关工作，严禁存在违法制度的情况，如果发现要给予管理人员以相应的处罚，维护制度的严肃性；最后，住房保障档案属于一项社会基础性工作，而随着市场经济的发展，其工作内容也不断发生变化，档案部门要根据工作需求灵活地调整制度内容，删除和修正不合时宜的制度条文，鼓励管理人员提出自己的个性化建议和意见［4］。

3.3 加强纸质档案安全保管

纸质档案安全保管对环境条件要求较高，在长期的住房保障服务中，形成了大量的纸质档案，其作为原始档案具有较强的参考价值和法律效益，档案部门要提升对纸质档案安全保管的重视程度，避免其在长期保存中遭受损坏。首先，档案部门要根据《中华人民共和国档案法》的要求，设置专业的纸质档案保管室，包括防火门和防盗门，安排专职人员负责档案室的日常清扫和卫生工作，保证室内卫生条件良好，为纸质档案保管创设良好的空间环境；其次，针对纸质档案的特点做好防潮、防火、防水以及防虫蛀工作，避免纸质档案长期处于阳光的照射下，容易导致纸张在紫外线的照射下而出现字迹模糊；最后，对档案查阅权限进行科学设计，在纸质档案调档查阅中，要做好来访者登记，档案不能带出档案室，使用者需在管理者的陪同和监督下查阅档案，严禁损坏和篡改档案内容。

3.4 合理应用现代信息技术

基于住房保障档案的特殊性和严谨性，在开展档案管理中要合理应用现代信息技术，充分发挥信息技术的管理优势，以技术为支撑提升管理效率和管理质量，保证档案资源的安全和完整。首先，档案部门要积极落实“互联网+档案管理”的战略，将信息化、网络化作为档案管理的必然发展方向，所有管理人员都要树立正确的信息化意识，在日常档案管理中主动探索以信息技术为支撑的新型管理模式，同时，档案部门的领导还要加大内部宣传，创设浓郁的信息化管理氛围；其次，信息化管理需要大量的软硬件设备作为支撑，如管理系统、打印机、计算机、复印机等，档案部门要加大信息化建设资金投入，与当地软件开发公司合作针对住房保障档案特点制作管理软件，为档案信息的收集和管理提供便捷；最后，将纸质档案转变为数字档案，由于纸质档案数量较多，其工作量较大，档案部门要妥善组织管理人员，分步骤落实相关工作，将数字档案集中保管，尤其要做好安全防护措施，利用防火墙技术、生物识别技术、密匙技术等，保证档案在保管和传输过程中安全可靠，对于重要档案资源要及时备份［5］。

3.5 建立完善档案管理队伍

管理人员是开展住房保障档案管理工作的人才支撑，在知识经济时代下，人才是档案部门开展工作创新和服务创新的核心力量，基于住房保障档案管理的工作需求，档案部门要建立一支能力强、素质高、懂业务的现代化管理队伍，提升管理人员的综合素质和岗位能力，促使其更好地胜任岗位工作。首先，档案部门要根据工作需要面向社会和高校公开招聘具有一定从业经验、岗位能力和专业背景的管理人才，充实以及完善管理队伍，更新队伍的知识结构、能力结构和年龄结构，适当提升入职门槛和工薪待遇，吸引更多的现代化人才加入；其次，定期组织现有的管理人员进行专业培训和岗位教育，内容应包含信息技术操作能力、档案管理知识、住房保障档案信息收集流程等，通过系统性的培训提升人员素质，实行培训考核制度，端正管理人员参与培训的态度；最后，鼓励管理人员在平时开展技术创新和管理创新，尤其在档案信息挖掘以及档案信息化建设方面，要大胆创新、敢于实践，将创新作为推动档案管理工作的原动力。

3.6 提升档案资源利用开发效率

住房保障档案具有较高的利用价值，通过档案资源挖掘能够将其中有价值的信息提炼出来，对于发挥档案的社会职能具有重要价值和积极意义。因此，档案部门要积极转变以往重视保管、忽视利用的陈旧思想，通过各种途径和方式提升档案资源的利用开发效率。首先，鼓励管理人员在收集档案信息中注重信息提炼和挖掘，要求管理人员按照既定的规范和标准开展管理工作，保证档案内容的真实性；其次，从以往的被动服务向主动服务转变，增进与业务部门的沟通，结合其工作需求开展档案管理工作，并且将收集和提炼的信息提供给业务部门，为其开展各项工作提供信息支撑；最后，合理应用现代化信息技术进行档案资源利用开发，如应用大数据技术、云计算技术以及人工智能技术等，这样能够适当释放劳动力资源，缓解管理人员的工作压力，将其中有价值的数据信息高效提炼出来，对于提升档案开发效能具有重要意义［6］。

4 结束语

总而言之，档案是社会发展中形成的宝贵资源，具有较强的借鉴性、价值性及指导性，可以为制定各项决策提供资料支撑。住房保障档案管理具有较强的专业性，档案部门要认识到管理中存在的不足和问题，采取科学措施不断优化，保证档案信息的真实性、完整性及可靠性，发挥档案的应用价值，为基层群众提供更加满意的服务。

参考文献

［1］邓婉文. 住房保障档案管理工作现状与改进策略分析［J］. 人才资源开发，2016（12）：175-176.

［2］陈海燕. 如何做好住房保障档案管理工作［J］. 中国房地产，2016（28）：30-32.

［3］马建林. 加强城镇廉租住房保障档案管理工作［J］. 决策与信息（中旬刊），2016（9）：232.

［4］戴娅妮. 分析住房保障档案管理工作现状与改进对策［J］. 房地产导刊，2019（33）：12.

［5］玛合塔那提·哈森. 浅议住房保障档案管理工作中存在的问题及其对策［J］. 房地产导刊，2018（15）：19.

［6］沈卫东. 依托住房保障档案构筑和谐美好民生——论做好中国特色住房保障档案管理工作［J］. 山东档案，2008（1）：23-24.