提升数字化档案管理水平的路径探索

牟林辉

随着社会发展，档案包含的信息、数据的数量和种类越来越多，传统的手工档案的管理方式，已经远远不能适应当下档案管理工作的需求。大数据时代的到来，信息化技术的快速发展，为档案管理带来了良好的机遇，同时也迎来了新的挑战。

档案数字化建设的必要性

相较于传统档案管理方式，档案管理数字化的方式可以弥补纸质档案管理的不足。实行档案数字化，可以提高档案管理的效率。一方面可以使档案资料尽快归档，尽快投入使用，另一方面由于档案数字化需要对材料进行鉴别、分类、排序等环节，存档人员可以快速检索查看档案内容，提升了后期查阅的效率，并且电子档案在进行修改、补充、完善时非常方便，免去了纸质档案拆装、订装的繁琐。实行档案数字化，不需要物理空间进行储存，既可以节省空间，强化对原始档案的保护，又可实现信息共享，有利于进一步提高档案工作标准化、规范化、科学化水平，实现档案资源共享。数字化档案可以让查阅者在任何时间、地点通过信息系统查阅自己需要的档案，提高了档案利用的效率。

档案管理发展面临的挑战

档案资源日益增加。目前，随着事业单位业务活动的增多，档案的数量相应增多，加之档案的种类日趋多样化，纸质信息、照片等不同载体的档案，纸质档案出现逐年增长趋势。档案管理单位的各种业务开展已经普遍依赖各种信息系统及平台，包括业务办公系统、查询系统，当前传统的纸质档案依然是主要的档案管理方式，各类信息数据和纸质资料同时存在，频繁的信息交互产生巨大的信息流动，进一步加大了信息处理及档案管理压力。面对档案资料日益增加及复杂化，档案管理单位对档案管理平台的建设需求更加迫切，高效的档案处理模式能够提升单位在档案业务方面的效率，发挥档案资源在事业发展中的价值。

大数据思维在档案管理中应用不足。很多单位对大数据认识不足，对信息化缺乏深入的了解和研究，认为档案管理仅仅是一个辅助性部门，其工作仅仅是对档案资源的接收、整理、保管，这种观念导致本单位档案资源不能充分利用，档案变成一种负担，而不是资源。实际上，当档案管理部门掌握了本单位的“大数据”，通过大数据技术对档案资料进行分析研究，进一步挖掘档案资料的新价值，找到各种信息之间的关联，通过对历史档案资料的研究，可以发现事业发展趋势、特点，发现档案管理工作中存在的问题和突破点，充分利用本单位的档案资源可以有效发挥档案资源的辅助作用。

档案数字化发展路径

优化数字化档案管理机制。在档案数字化管理中，因当前档案管理工作的复杂性，应当建立健全档案管理数字化的机制以及制度，明确数字化档案管理标准，统一数字化档案管理流程，进一步规范数字化档案管理，提高档案管理数字化的建设水平和质量。首先，应当对数字化档案管理建立统一标准，这樣可以对数字化档案进行统一管理，方便数据检索、交换和共享。这样既保证了数字档案的完整性和准确性，

又可以在管理和利用上起到控制作用。其次，建立日常管理制度。在数字化档案管理背景下，应当建立与之相适应的更加规范的数字化档案日常管理制度。在日常工作中，档案管理人员不准私自阅读、打印、拷贝、存储数字化档案，不准私自携带、处理档案或档案数据。最后，建立数字化档案安全管理制度。健全的安全管理制度，是数字化档案资源安全的前提保障。一是建立健全数字化档案安全管理制度、责任追究制度、保密制度等。二是加强档案管理人员的安全保密意识，对档案管理工作人员进行安全保密教育。

强化档案管理数字化建设投入。一是加大资金投入，优化数字化档案设施设备。首先，应加强资金投入，保障档案管理数字化建设的软硬件投入，还需加大后期硬件设备的日常维护和管理，定期对软件系统进行升级，制定数字化档案管理长期发展规划，促进档案管理数字化水平的提升，满足数字化转型升级的需求。二是加强队伍建设。数字化档案管理对人员的专业能力和素养有较高的要求，进行数字化档案建设，应当重视档案管理人员的专业能力培养，建立常态化人才培训机制，开展人才培训，让档案管理人员不断接受最新的数字化档案管理知识，熟练掌握数字化档案管理工具，提升档案管理人员的信息化能力和水平。

强化信息化技术在档案管理中的应用。在数字化档案管理中，应加强档案管理与信息化技术应用结合的深度、广度、维度。提高信息化技术的应用深度。具体来说，就是说将充分发挥信息化技术、大数据技术等应用程度。提高信息化技术的应用广度。在档案管理工作中，应该从精细化管理角度入手，将信息化技术、大数据技思维融入档案管理各个环节，提升档案管理的信息化水平。提升信息化技术的应用维度。首先，发挥信息技术在档案收集整理方面的优势，当前档案资料数量众多、内容复杂、类型多样，需要信息化技术加入解决痛点，运用信息化技术，可以提高档案收集的效率，促进档案收集流程规范化、标准化，同时可以避免手动收集时人为产生的失误。其次，发挥信息技术在档案存储方面的优势。利用档案进行数字化存储，可以增加档案的介质种类，丰富档案资源的存储形式，可以对照片、视频进行存储，保证档案信息的完整性。最后，还需要构建完善的档案资源应用机制，规范档案资源利用分析流程，充分利用信息化、大数据等技术，结合其他业务部门工作，以档案资源推动业务提升，推动事业发展。

（作者系潍坊日报社档案馆员）

With the development of so- ciety， the magnitudes and categories of information and data contained in archives are increasing and the traditional manual archive management methods are far from meeting the needs of current ar- chive management work. The arrival of the big data era and the rapid development of information technology have brought new challenges as well as good opportunities to archive management.