事业单位改革后，干部人事档案管理存在的问题及对策探讨

万方

摘 要：近些年，干部人事档案在巡查监察与考察任用中的作用明显增加，自党的十八大以来，落实全面从严治党以及新时代党的组织路线都对党员干部专业化提出更高要求。因此，干部人事档案管理也应该主动适应新时代工作要求，不断创新与完善工作路径，这也是本文研究的主要目的。在本次研究中，文章将针对干部人事档案管理展开分析，围绕工作经验重点阐述了档案管理中存在的问题，包括高精尖人才数量不足与管理模式长期未创新等；之后，对于如何实现人事档案管理提出相关工作对策，包括改进档案管理策略和完善档案利用管理制度等，希望为提升干部人事档案管理工作能力提供支持。

关键词：事业单位；干部人事档案；档案管理；档案利用；数字化档案

国家高度重视档案事业发展，为干部人事档案管理工作创新发展带来了新的契机。在事业单位改革的大背景下，人事档案管理应积极落实《干部人事档案工作条例》的相关内容，依照规定保质保量地开展干部人事档案管理工作，不仅可以维护档案的公信力，也可以强化档案在事业单位干部选拔中的作用，具有深远影响。但在实际工作中，现阶段干部人事档案管理工作面临诸多挑战。一方面，数量增多导致档案管理难度提升；另一方面，档案数字化建设明显改变了档案管理方法，带来新的挑战。因此，为适应未来事业单位档案管理的工作需求，需要创新档案管理路径。

一、事业单位改革后干部人事档案管理中存在的问题

1.档案管理模式有待创新

在事业单位改革的大环境下，干部人事档案管理模式未发生明显变化，当地档案管理中心在采集干部人事档案信息后，面临档案库存容量增加的问题，大部分纸质材料的接收、整理与保管会浪费大量的人力与时间。同时，档案管理工作面临任务量增多和高精尖专业人才不足等条件的限制，导致在档案管理中出现缺失。有研究认为，部分事业单位在档案管理中长期固守原有思维，其档案管理模式与数字化发展趋势相脱节，最终留下潜在的工作质量隐患，如在人工阅档时难以完全规避档案磨损等问题。由此可见，落后的档案管理模式已经成为从业人员不容忽视的问题。

2.发生档案信息风险明显增多

数字化档案已经成为时代发展的必然趋势，对于工作人员而言，干部人事档案在管理中不仅要考虑纸质档案保存要求，还要兼顾数字化档案信息安全。但是，从工作现状来看，在数字化干部人事档案管理服务外包中仍然存在员工操作不规范和人员流动性大的情况。由于工作人员的不规范，导致在档案数字化扫描中出现信息遗漏和编码错误等问题，甚至引发档案信息储存和备份失败等风险。除此之外，当前高速发展的信息化技术也会增加数字化档案面临的风险，如黑客攻击和网络系统不稳定等都可能导致人事档案无法正常使用。

3.档案管理不规范

为了解决事业单位改革后造成的档案工作压力增加问题，相关地区通常采用聘请第三方服务的方式开展纸质档案扫描与系统录入工作，虽然在工作前会聘请专业人员开展培训指导，但在操作中依然无法实现对档案管理全过程质量监督，工作人员操作失误而造成档案损坏或者信息失真问题屡有发生。例如，部分人员因为操作失误而导致档案被过度裁剪，或者档案材料保管中发生损坏、污染以及磨损等问题。部分工作人员对本职工作不熟悉，出现档案材料错误摆放，或者在数字化档案管理中出现未及时备份和档案错传等问题。

4.高精尖人才数量不足

档案管理看似工作内容简单，但其中涉及大量专业性知识，对工作人员专业技能水平提出更高要求。在干部人事档案管理中，高精尖人才数量不足问题一直存在，造成这一现象的原因主要包括：（1）档案管理工作的晋升空间狭窄，再加之工作内容烦琐和单一，无法激发员工工作兴趣。有研究指出，档案管理工作的特殊性难以为应届毕业生提供“大展拳脚”的平台，导致岗位对新生力量的吸引力偏低。（2）在档案管理中缺乏科学的晋升与考核机制，导致工作岗位难以保证吸引力。（3）在当前数字化档案发展背景下，档案管理工作人员不仅要具有档案管理专业知识，也应具有大数据应用和信息技术操作等能力，这对专业人员提出更高要求，具有一定档案管理知识与信息化操作技能的复合型人才数量严重不足。

二、事业单位干部人事档案管理工作对策研究

1.完善档案利用管理制度

在干部人事档案管理数字化背景下，为适应未来档案资源应用与保存要求，事业单位可在原有档案借阅与查阅制度背景下，不断丰富档案管理工作内容，具体包括：（1）做好档案资源管理工作。如数字化档案加工室的防高温与防光等。（2）高度重视干部人事档案管理信息安全问题。如数字化加工室的计算机和复印机等严禁与其他公共网络连接；全体档案管理人员在进入加工室内时严禁携带光盘和U盘等存储设备。（3）严格限制档案查阅规范。所有人员在查阅干部人事档案管理前应认真填写审批表，全体工作人员按照规定落实审批规范。（4）应做好档案室的视频监控。为了满足档案安全管理要求可增设远程视频监控系统，并定期上传监控视频内容。（5）所有新增的零散材料也应及时上传管理系统，验收合格后即可在系统上增设档案标签，方便随时整理与查阅。

2.改进档案管理策略

（1）创新档案管理理念

为了应对事业单位改革后对干部人事档案管理工作造成的冲击，需要转变相关人员的工作思路，激发员工主观能动性，最终达到提升工作质量的目的。例如，为了应对干部人事档案数量激增问题，应推动工作人员工作理念的变革，从传统的管理型工作模式向服务型工作模式转变，在思想上树立大局意识，认识到干部人事档案管理工作的重要性，并对可能发生的风险做到心中有数。同时，应科学划分档案管理岗位，按照档案分類管理规范内容设置分区管理，按照不同部门设定干部档案，如财务部门和行政部门等，并在上述部门划分的基础上实施定岗管理模式。

（2）面向公共服务完善档案管理服务机制

新公共服务理念为干部人事档案管理提供了新的方向，其优点就是可以提升档案资源利用率，彰显档案价值。为了满足上述要求，在未来档案管理中应重点开展以下工作：一是在档案利用管理上，可开展档案网上查询系统，通过线上与线下同步进行的方法创新档案管理工作流程，通过干部人事档案分段管理等模式实现资源整合，避免档案封闭利用问题发生。二是建立档案资源协调共享机制。通过与人事部门的沟通反馈，不断优化人事档案管理路径，如从来源上保证干部人事档案信息的真实性，从档案信息来源入手，细化档案材料生成、审批以及归档等工作流程，做好每一环节的质量控制，这对消除潜在的质量风险具有重要意义。并且，借助快速发展的网络视频以及微信技术，定期在线上召开档案管理交流会议，通过网络平台彼此分享信息交流渠道，缩小事业单位间档案管理能力差异，最终保障档案信息资料的真实性。三是推动档案服务方法的变革。部分事业单位在采集干部人事档案后，因查档业务量大或者工作人员数量不足等问题而影响档案资源利用率。因此，未来可通过铺设局域网的方法，强化档案管理部门之间的信息沟通，借助局域网安全的优点，通过分配账号和权限授予等技术手段开展专网远程查档。考虑部分地区经济发展较弱，铺设专网的方式需要耗费大量经费，可在确保档案资源安全的情况下，借助政务内网平台实现档案部门之间对接，在对接成功后，工作人员就可以直接查阅档案信息资源。未来在干部人事档案管理中，可借助云平台主机开展“1＋N”的档案管理新模式，在档案管理部门设置主机，在其他部门设置访问终端，最终搭建覆盖面广且信息安全保密的档案查阅网络，为档案管理与其他部门提供便利。

3.加快档案数字化转型

纸质原始档案作为干部评审职称和升职的重要依据，在长期查阅与管理中不可避免会出现破坏和丢失的问题。因此，实现干部人事档案数字化具有必要性，相比之下，数字化档案可以减少档案翻阅次数，并减少人为破损发生，降低档案资源丢失风险，相关措施可以达到保护档案安全的效果。

工作人员应将数字化转型作为未来工作的突破口，通过需求分析的方式组织相关人员深入学习，在明确技术障碍与系统应用要求的基础上，开发新的数字化档案管理系统，并在该系统的支持下加快档案信息化建设，顺利解决档案管理工作中存在的资源整合效率低以及数字化转型慢的问题。例如，通过对档案信息资源进行整合，做好职务、身份以及层级等信息统计，及时了解干部信息变化情况，实行干部信息动态管理，当干部信息发生变化时，同步变更档案管理有关信息，上述操作不仅可以确保档案信息的时效性，也可以规避信息孤岛等问题发生，为全面提升干部人事档案资源利用率奠定基础。除此之外，还需要充分挖掘人事档案信息资源，依托现有的人事服务网络体系完善其服务功能。例如，在信息系统中可以根据干部的类别和单位性质等分别归档，建立采集信息系统，为实现档案信息资源的“一键调阅”奠定基础。

4.加强档案工作队伍建设

为了适应事业单位改革后干部人事档案管理面对的新挑战，加强工作队伍建设成为工作的新方向，需要档案管理部门严格执行选人用人的质量管理程序，在落实质量管理观念与人岗适用原则后，最大限度地保证人员质量满足工作需求。在具体操作中，应选择一批具有极高专业素养与政治素养的高端人才开展工作，并将信息技术应用水平作为人才考核的重点内容。

第一，需要重视档案管理人员的业务培训。大部分档案管理人员具有良好的档案管理工作知识储备，但是，信息技术技能方面略有不足。后期可围绕信息技术教育工作，有计划提升工作人员信息技术操作能力，详细介绍大数据和云计算技术对干部人事档案管理的影响，并选擇真实案例阐述数字化档案管理工作面临的新挑战，确认工作薄弱环节。

第二，在人才培养中，应注意激发工作人员的主观能动性，营造顺心的工作氛围与良好的工作环境，打造奋勇拼搏和不畏艰险的档案管理团队，不断激发档案管理部门的凝聚力，提升工作认同感，这是减少人才流失的重要手段。

第三，应激发员工主动学习的积极性，如将干部人事档案管理相关知识点汇总成册发放，或者借助抖音等新媒体平台系统化介绍数字化档案管理知识，有计划地提升工作人员专业技能水平。还可以在条件允许的情况下，邀请组织部、人社局、教育局、卫健局以及保密局等业务指导部门的专家召开讲座，围绕档案管理现状和信息化档案建设等内容开展宣教，不断拓展工作人员的知识储备渠道，强化信息运用与管理能力。

5.明确档案信息管理的相关细节

（1）严格控制档案转接的工作程序

在档案管理规范中，应以法律法规为依托，在强化法律法规约束作用的基础上，坚持以工作质量和风险控制为导向模式，落实严格的技术标准。例如，在档案转接中，应按照落实《保密法》《档案法》中的规章制度，对于各类干部人事档案的接收、登记以及传递等提出严格的质量规范标准。同时，档案的复印和使用应做到“对象明确、事由合理”，档案的借阅和使用都需要备案，保障档案科学进出。

（2）完善档案审核监管工作流程

为保证档案安全，应细化档案审核监管的相关工作制度，如接受上级部门的监督指导等，并引入社会力量开展档案资源监督审查，上述监督监管流程有助于预防潜在风险发生。因此，需要对档案管理工作人员的日常行为进行监督与质量控制，通过定期开展随机抽查等方法分析有无潜在的质量风险。同时，需要拓展处理各类档案信息资料的审核与监督，要求工作人员认真鉴别各类干部人事档案信息的真伪，消除潜在的质量风险。

（3）坚持档案管理追责

干部人事档案失信现象屡见不鲜，该问题会影响事业单位的人才选用。在最新发出的《干部人事档案工作条例》中对档案资料造假提出了严格的规范，事业单位在干部人事档案管理中应明确纪律规范与规章制度，在内部管理中构建自上而下的档案信息失信追责机制，为工作人员建立档案管理失信等级，对于日常工作中不符合规范的情况，应依照规定责令改正。

6.落实风险管控

在数字化档案时代，干部人事档案管理面临新的挑战，面对信息渠道造成的潜在安全风险，可以通过设置管理员访问授权和档案资源存储加密等方式规避网络风险问题。除此之外，也可以针对不同干部设置对应级别的阅档以及保密权限等，对网络渠道查阅干部人事档案展开全过程监控，最大限度地实现信息安全。在条件允许的情况下，数字化档案安全管理中可以采用区域网或者人脸识别等安全检测技术。

除此之外，保证档案资源实体完整也是日常工作不容忽视的内容，如在档案管理中落实“六室分离”的工作要求，即明确档案室、查档室、扫描室、办公室、整理室和档案备品室的界限，不同科室的工作内容独立且不相互影响，这对于保障档案安全具有重要意义。同时，也可以根据档案质量建设档案管理库房，库房使用阻燃材料，增设防火防盗门窗，控制室内温度，设置灭火装置与空调等，最大限度地避免档案受损。

三、结束语

在事业单位改革后，干部人事档案管理工作面临新的挑战，为了能够显著提升档案管理水平，需要工作人员从事业单位实际情况出发，认真分析潜在风险对档案管理工作质量的影响，并通过人才队伍建设和明确档案信息管理的相关细节等方法，创新档案管理工作规范，最终消除质量风险的影响，加快人事档案管理向数字化和现代化方向转变升级。

参考文献：

[1]梁 安，廖作文，吕 明.现代人力资源管理下的人事档案管理工作探讨[J].办公自动化，2022，27（22）：53-55+30.

[2]郭淑娟.医院人事档案管理信息化的必要性及其应对措施[J].经济师，2022（11）：269-270.

[3]赵 莹.优化公路人事档案管理思路探析[J].黑龙江档案，2022（05）：177-179.

[4]李 静.新时代事业单位人事档案管理的现状及对策[J].陕西档案，2022（05）：40-41.

[5]刘晓玉.流动人员人事档案管理信息化建设研究[J].就业与保障，2022（09）：24-26.

（作者单位：鹤壁市林业工作站）