档案、图书以及情报一体化在医院信息管理中的作用研究

迟丽华

摘 要：医院信息管理是医院开展各项事务的中心枢纽，在开展此项工作中，需要完整的信息资料作为支撑。档案、图书以及情报均属于医院信息管理重要的信息资料，三者在内容方面存在联系，但在信息特点方面却存在差异，在当前信息时代，需要将三者之间的联系进一步加强，并利用各自信息特点共同服务于医院信息管理工作，從而使此项工作得以顺利开展。因此，实现档案、图书以及情报一体化对于医院信息管理工作有效开展具有重要的作用。本文分析档案、图书和情报一体化在医院信息管理工作中的重要作用，以及当前医院信息管理工作开展存在的问题，并制定出医院档案、图书以及情报一体化管理模式构建方法。

关键词：档案；图书；情报；医院信息管理

在信息时代，医院运营发展中产生的信息量逐渐增多，档案、图书和情报作为医院信息的三大类别，其信息容量也在不断激增。尤其是在大数据时代，档案、图书和情报三大类信息不仅在数量上持续增加，而且内容出现的重复交叉也越来越明显，若将三类信息管理工作各自为政，则会造成医院信息冗余，导致医院信息管理工作的负担加重，不利于信息管理工作为医院运营发展提供灵活服务。因此，将档案、图书和情报三类信息实现一体化管理具有一定的必要性。通过三类信息一体化管理可以促使医院信息得到综合开发，也能够将档案、图书和情报三类信息出现的冗余消除，加快三类信息之间的交互，使医院信息更加精炼和完整，从而有利于医院信息管理工作有效开展。

一、档案、图书和情报一体化在医院信息管理中发挥的作用

互联网环境使医院内部的交流方式发生明显改变，信息资源产出方式也发生变化，这些变化共同促使医院信息管理正在不断变革，医院信息管理需要不断整合信息资源，从而为医院信息管理工作的有效开展奠定基础。档案、图书和情报属于医院重要的信息类别，将三类信息实现一体化管理，有利于推动医院信息整合，推动医院信息管理的改革发展。

1.有利于医院信息资源的综合开发

图书、情报以及档案三类信息资料几乎囊括医院所有的信息内容，并且，三类信息资料之间存在内容重复和交叉，一方面，说明图书、情报以及档案三类信息资料之间存在密切的关联；另一方面，也说明三类信息资料之间存在冗余，若采取各自为政的管理方式，将会增加医院信息管理工作量，在对相关信息调取使用时，会影响信息资料使用者对自身所需信息内容的搜索效率。例如，信息资料使用者想使用医院档案信息，但通过医院信息管理系统检索却得到相关信息的图书资料，无法满足信息资料使用者的需求。将档案、图书和情报实现一体化后，可以加强三类信息资料之间的关联性，并利用其关联性实现医院信息资源综合开发，从而为医院开展建设服务工作提供准确和翔实的信息资料。同时，也能消除信息冗余，使信息资料使用者能够精准找到自身所需资料内容，便于其工作开展。

2.有利于实现医院信息管理的最大效益

图书、情报和档案均属于重要的医院信息，在开展医院信息管理工作中，若要实现此项工作效益的最大化，必须充分调动医院内部信息资源，实现各类信息资源的合理配置，在既往开展图书、情报以及档案信息资料管理工作时，各自为政的情况比较普遍，在这种分散式的管理模式下，医院内部信息资源无法充分调动，还会导致各类信息资源之间缺乏交互和搭配，导致医院信息管理工作易出现漏洞和问题，无法实现效益最大化。而将三类信息资料进行一体化管理，可以实现三类信息资源的优化配置，从而实现医院信息管理的最大效益。

3.有利于提升信息服务质量

将档案、图书以及情报三类信息资料实现一体化管理，可以消除既往各自为政的管理模式弊端，避免医院信息管理形成封闭系统，并更好地使用信息时代各类信息之间的交流，利用信息质量、数量以及介质方面出现的变化，促使档案、图书以及情报信息管理的工作人员在工作方式上进行转变，利用现代化信息技术，通过各种方法和渠道使信息服务的质量和效率全面提升，从而推动医院信息管理工作开展的效果。

二、医院信息管理工作开展存在的问题

虽然档案、图书和情报一体化对于医院信息管理工作开展发挥重要的推动作用，但是，从当前医院信息管理工作开展过程中可知，医院信息管理工作开展仍存在一些问题有待解决。这些问题包含部门管理问题、管理人才问题、统一标准问题以及信息技术应用问题。

1.部门间各自为政

长期以来，国内医院的档案室、图书馆以及病案室等信息管理部门基本上均处于分散状态，各自为政和自主管理情况体现得比较明显，导致各信息管理部门的信息化水平比较低。并且，在医院将资金投入档案室、图书馆以及病案室的建设之中，导致投资分散及投资效益不佳等情况，若医院在信息管理资金方面有限的情况下，则对各信息管理部门的投资将会更低。当前，很多医院对各信息管理部门的建设投入并不均衡，存在工作人员缺乏服务意识、信息管理部门的信息化水平比较低和信息资源共享不足等问题。同时，各部门存在各自为政，导致医院信息管理的作用和价值根本无法得到发挥，使医院档案、图书和情报所具备的信息价值降低，并导致信息管理的质效降低，无法为医院运营发展和社会服务提供有效支持。

2.一体化缺乏专业管理人才

实现医院档案、图书以及情报一体化是当前医院信息管理的主要方向，在各信息管理部门各自为政的情况下，各部门选聘的管理人员均为相关专业人员。例如，档案室管理人员招聘的主要是档案管理专业人员，图书馆管理员则是图书管理专业人员，这些工作人员在专业方面虽然比较相似，但在具体工作内容方面却存在较大差异，若要实现医院档案、图书以及情报一体化，必须保证一体化后的信息管理人员同时具备档案管理、图书管理、情报搜集、管理专业的理论知识和管理技能，由于目前，医院档案、图书和情报管理仍存在各自为政的现状，导致医院缺乏专业管理人才。此外，在大数据和云计算等先进技术应用下，医院信息管理工作面临着信息化改革，但目前，档案管理、图书管理、情报搜集和管理的信息化水平比较低，相关工作人员的信息素质也比较低，导致管理人员并未能掌握先进信息技术，开展各类信息资料管理工作，说明当前开展医院档案、图书和情报一体化缺乏专业管理人才。

3.一体化缺乏统一标准

当前，医院开展档案管理、图书管理和情报管理工作受各自为政的影响，导致各部门在开展信息资料管理时并未形成统一的管理标准，在管理标准不统一的情况下，医院开展档案、图书和情报一体化工作更是难上加难。而若要完成一体化管理，则必须构建统一的管理标准，如需要在信息的标引、分类、著录以及检索等方面实现标准化管理，从而实现一体化后医院信息管理的效率得以提升。由于当前档案、图书和情报管理部门各自为政，导致这些部门在开展实际工作时也缺乏统一标准，必然会对档案、图书和情报一体化工作开展产生较大的阻碍。

4.一体化缺乏信息技术支撑

由于当前档案、图书和情报一体化工作的信息化水平不足，长期以来，医院对这些管理工作对应部门的建设投入比较少，建设投入也存在不均衡的情况。这些原因导致当前医院档案、图书和情报一体化严重缺乏信息技术支撑，缺乏一体化管理服务信息系统的构建，导致医院信息管理整体质效不高，归根结底是因为当前档案、图书和情报一体化的实现缺乏信息技术支撑，导致档案、图书和情报一体化出现“先天不足，后天畸形”的情况。

三、医院档案、图书和情报一体化管理模式的构建方法

在信息时代，医院信息管理走档案、图书和情报一体化管理模式已是大势所趋，要求医院信息管理人员能够意识到一体化管理模式构建具备的优势和作用，加大投资力度，提升医院信息管理的信息化水平，并协调各信息管理部门，使之形成统一、有机的整体，从而发挥一体化优势，提升医院运营发展的效果，并提高医院医疗服务的质量。综合当前医院信息管理工作存在的问题，可以结合这些问题构建医院档案、图书和情报一体化管理模式。

1.明确一体化管理模式的构建思路

医院的档案管理部门、图书馆、病案室和信息情报管理部门在开展一体化管理模式构建时，必须能够坚持四项原则，即内容信息化、结构一体化、对外开放化和管理综合化。各部门之间能够做到协调统一，使各部门通过组合能够形成统一、有机的整体，在参与医院信息管理工作时，能够做好统筹安排和规划工作，实现整体建设。同时，还要以医院的数据中心作为基础，通过利用现代化科技开展各类资源的全面整合，并对各类信息资源进行有效、合理地开发和利用，使各部门之间能够形成优势互补的整体，相互开放、相互协调，共同推动医院信息管理工作的开展。

2.构建专业的一体化管理团队

对医院的档案室、图书馆、信息机构以及病案室等部门开展统一行政领导，从宏观层面需要将档案、图书和情报一体化，从微观层面档案室、图书馆以及情报机构仍需采取分立体制，对三者部门信息资料进行全面规划，做好统筹安排以及全面建设，还要同时顾及三者文献信息内容的特点和文献配置。同时，兼顾管理现状，从而在医院信息管理统一领导下开展合作分工，实现优势互补，使医院信息管理的整体结构趋于合理化，保证内部系统更加协调，信息资料之间能够实现集成化，从而促进各类资料的融合。与此同时，完成上述工作还需要具備专业一体化管理团队，保证管理团队每一名成员均具备“复合能力”，不仅要掌握专业能力，还要掌握现代化管理技术，能够熟练掌握并运用大数据和云计算等先进技术开展信息管理工作，使信息技术能够融入信息管理，从而高效化开展各类信息资料的管理工作，为医院运营管理以及医疗服务的开展提供信息支持。

3.构建一体化管理统一标准

若要进一步推进医院信息管理工作，必须走档案、图书以及情报一体化之路，而若要确保档案、图书和情报一体化能够在医院信息管理工作中发挥有效作用，必须坚持走标准化之路。例如，在信息标引、著录和检索等方面均要实施标准化，在通信设备以及计算机设备方面也要保证通用和兼容，从而促使一体化管理能够获得有利条件。尤其是在信息时代，利用大数据技术可以将各类信息资料进行搜集分类和整理，实现信息化管理，但前提条件仍是实现一体化管理的标准化，使各类信息资料的归集和使用等具备统一标准，才能够使大数据技术发挥有效的作用，通过实现信息化管理，既能够提升信息资料检索效率，又能够改善用户的信息资料使用体验，进而使医院能够提升医疗服务的质效，使医院工作人员能够通过内外网络和移动设备对所需资料进行查阅，不受时间和地域限制，借助一体化管理的标准使查找资料更加详翔实，提升医院信息管理的整体水平。

4.构建一体化信息管理系统

医院应该重视并发挥档案室、图书馆和情报中心等部门的作用，积极拓展现代化医院的服务方法和途径，在实现信息化以及标准化的基础条件下，借助医院数据整合平台和大数据技术，积极构建一体化信息管理系统，该系统的内部架构主要包括医院档案管理系统、中国知网文献数据系统、图书馆图书系统以及情报中心系统等，通过这些信息管理系统的集成，使一体化信息管理系统得以构建，并促使医院信息管理工作的开展得到有效保障。首先，对于医院档案管理系统和中国知网文献数据系统以及图书馆图书系统而言，可以通过医院档案室以及图书馆相关资源构建档案图书文献管理系统，对档案目录、档案内容简介、医学图书以及各类医学期刊均纳入该管理系统中，还可以将医院科研项目档案进行整理，按照年份、项目内容和开展科室进行分类，并将分类后的科研项目档案进行归类，装订成册，并扫描或是录入形成电子档案，方便系统管理；其次，医院的病案可以借助HIS系统查阅，通过病案的准确查阅，为患者提供更加精准的医疗服务；最后，医院情报中心可以借助中国知网文献数据系统对国内外医学期刊进行查阅，从而获取更多的医学情报，并纳入情报中心系统中，从而为医院医疗服务工作的开展提供有效依据。通过构建一体化信息管理系统，可以实现信息资料的线上浏览阅读、研究支持以及全文检索等多种功能，在通常情况下，用户仅需要利用关键词进行一次检索便，可以查看医院所有的信息资料，并且从中选择自身所需要的信息资料，为用户开展各项工作提供支持。在性能保障层面，基于标准服务器给予支持的条件下，能够查阅全院各项信息资料。

四、结束语

综上所述，通过开展档案、图书和情报一体化，可以全面整合档案室、图书馆以及情报中心的各类信息资料和资源，利用大数据技术使一体化信息管理系统得以有效构建，并在统一标准的基础上，能够为广大用户提供标准化服务，使用户对信息资料的需求得到有效满足，通过实现一体化管理可以推动医院信息管理及服务的发展，为医院开展各项事务提供有力支持。

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（作者单位：潍坊医学院附属医院）