浅析地方普通本科高校后勤办公室业务管理结构优化路径

韦彩梦

［摘 要］随着我国高等教育水平不断提升，对地方普通本科高校（以下简称高校）后勤管理提出了全新的要求，需要后勤办公室业务管理结构进行优化和完善，以确保高校实现可持续发展。基于此，本文主要分析当前高校后勤办公室工作的特点，并进一步阐述高校后勤办公室业务管理现状，最后分析完善并优化高校后勤办公室业务管理的对策，希望可以为相关人士提供参考和借鉴。

［关键词］高校；后勤办公室；业务管理；优化对策

［中图分类号］G47文献标志码：A

后勤办公室是高校内部管理的重要组成部分，也是确保高校有效开展教学并顺利完成各项教学目标的一个部门，后勤办公室是有效实施业务管理促进高校实现可持续发展的关键。在这一基础上，如何更好地应对当下不断增长的业务管理需求，为高校有序实施各项工作提供帮助，是后勤办公室管理人员需要深入思考的问题。

1 高校办公室后勤工作的特点

1.1 业务相对复杂且个人工作量较大

当前，高校后勤办公室的工作分配存在不科学且不合理的现象，而这一现象存在的主要因素即为这一工作较为复杂且繁琐，条理性较差，个人任务量普遍偏大，这样就难以很好地完成相应的业务工作[1]。另外，针对后勤办公室工作来讲，人事管理及档案管理、部门资产管理、公文的收发及传阅经办、部门网站建设、新闻宣传等行政类事物是重要组成部分，部分高校后勤办公室还负责学校车辆管理工作，这样就会使办公室管理人员面临着较大的责任压力及任务压力，既要优化后勤管理体系，也需要强化对办公室业务管理工作开展的要求。高校后勤办公室既要完成自身职责任务，也要全面做好相应的服务工作，最为重要的是需做好高校后勤整体管理。在面对一些突发事件时，应运用行之有效的方式加以解决，这一目标的实现需要后勤办公室管理人员具有较强的沟通能力和应变能力。

1.2 兼顾管理及服务工作

高校后勤办公室在承担日常事务管理的基础上，还需要负责加强与校内各部门及校外相关单位之间的沟通协调，进行信息的有效传递，在执行过程中应具体到学校各部门及师生。高校后勤办公室属于后勤管理服务活动开展的中心站，每一个后勤办公室管理工作人员都需要协助好领导的工作，也有责任与义务来履行自身的责任义务[2]。从这一层面讲，办公室相关负责人员需要全面做好基层管理工作，在了解和掌握相关情况的基础上更好地协调工作人员之间的关系，确保后勤工作整体开展效果及质量可以得到全面提升。此外，协调工作的重要性也十分明显，有效协调不仅可以使后勤工作透明化，还能够让受益者理解到后勤工作的辛苦，进而更好地配合后勤服务工作的开展。

2 高校后勤办公室工作存在的常见问题

高校后勤办公室属于后勤综合办事机构，其不仅确保了后勤工作的有序开展，还全面发挥了办公室的作用。但需要注意的是，后勤办公室工作开展还存在诸多问题，限制和影响到了办公室职能的发挥[3]。

2.1 主动性发挥不足且管理队伍建设滞后

办公室通常都是忙于一些较为繁杂的任务，例如日常性任务以及领导交办的任务等，针对领导没有安排及需要事先处理的任务来讲，缺少预先性的思考及统筹规划，导致很多工作开展都存在滞后现象。另外，工作中的难点问题很多时候都是交给上级来进行处理，缺少全方位思考，也不能很好地向领导提出具有建设性的意见及建议，尚未发挥出自身的作用。同时，高校后勤管理队伍的任务也较为繁重，不仅会涉及高校教师教学及学生学习，还会涉及学生生活方面的安全防护等。但由于高校后勤管理人员的招收门槛相对较低，导致管理人员的综合素质和服务能力不够高，服务师生责任意识还不够强，管理工作开展也相对困难，进而使高校后勤管理队伍十分薄弱[4]。

2.2 综合性调研不够深入

高校后勤办公室管理人员基本上都是忙于处理和应付一些日常性的事物，走出办公室深入到基层或到其他兄弟院校或相关单位进行调研的时间少之又少，并且不够重视和关注调研工作，缺乏学习交流经验。在开展日常工作的过程中，基本上都是通过各科室上报的材料来了解情况，未能够深入实地了解，这样的了解方式较为表面，难以深入了解和掌握实际情况。

2.3 信息化系统建设不足

在信息技术快速发展的背景下，很多时候高校都将重点投放在了教学与科研方面，忽略了高校后勤管理的信息化建设，同时缺少资金支持，进而造成高校后勤信息化建设的技术与人员都缺少支撑。另外，部分高校后勤信息化建设制度也存在不完善的现象，这样不仅会制约信息资源共享，还会影响到后勤管理效率及整体服务水平的提升[5]。

3 阐述高校后勤办公室业务管理结构的优化对策

办公室可以说是后勤的纽带，在高校建设发展中，办公室的职能作用需要全面凸显。另外，办公室工作人员也需要有一种与时俱进的精神，只有不断强化自我能力，才能确保后期服务质量及管理有效性的提升[6]。

3.1 加強后勤工作宣传，推进后勤文化建设

对于高校后勤办公室人员来讲，其应将宣传后勤工作融入到服务工作中，并全面做好沟通协调、拉近后勤人员与师生之间的距离，借助多元化的活动方式来促进后勤文化建设。

第一，开展服务育人实践活动。即为制订后勤工作优服务、提质量活动方案，开展“我为群众办实事”实践活动，不断巩固党史学习教育成果，从办文办会开始，从师生关心的“琐事碎事”做起，通过推进基本建设、基础设施维护、校舍隐患排查、医疗卫生保健、公共机构节能、饮食卫生保障等工作，开展提升后勤服务质量活动，如加强物业管理日常巡查和安全隐患排查、加强传染疾病防控、提升食堂厨师厨艺、提高食堂从业人员文明服务水平等活动，真正解决师生急、难、愁、盼问题。第二，积极参与校园精神文明建设活动。后勤应联合宣传部门、学生工作部门、校团委等部门以“爱国卫生运动月”“无烟校园”“节能宣传周和低碳日活动”为主题来组织师生开展清洁校园卫生、生活垃圾分类、节能环保、拒绝餐饮浪费、无烟学校建设等宣传及实践活动，促进绿色校园建设，切实将服务育人工作落到实处，让文明校园创建得以有效开展和进行。第三，优化后勤宣传平台。后勤办公室可借助多种媒介来提升后勤文化宣传的有效性，如网页、微信公众号、宣传栏以及电子屏幕等，同时还可以制作后勤工作简报，宣传后勤工作动态。第四，积极组织后勤职工参与到学校开展的各项比赛活动。如组织后勤职工参与排球比赛、羽毛球比赛、篮球比赛、教职工趣味运动会、文艺汇演等，以丰富后勤职工的业余生活，促进其身心健康发展，还可以提升其工作积极性。第五，制定后勤学习制度。通过学习强国平台、政治理论学习会、实地调研等多种形式，组织后勤人员开展学习，加强交流，改善后勤人员普遍文化水平较低的现状，进一步丰富后勤职工精神文化生活。

3.2 严抓人力管理，健全队伍建设

高校后勤管理的主要任务之一即为对人开展服务，而后勤办公室管理人员的能力与素质会直接影响到管理的有效性及质量，这进一步说明了高校后勤管理队伍建设的重要性[7]。目前，高校后勤管理队伍存在人员数量不足且综合素质较低的现象，应及时补充人员并强化工作人员的整体素质能力。针对高校后勤人员配置不足且质量不高这一问题，需要高校加强人力资源管理的有效性，健全后勤人员配置，使后勤管理人员数量可以跟上高校发展速度[8]。另外，还需要强化后勤办公室管理人员的综合素质，组织办公室管理人员“走出去”，参加办公室业务培训，加强与其他高校后勤办公室人员的交流沟通，增强办公室管理人员办文办会办事能力。此外，可以引入高技术人才来壮大后勤管理队伍，提升高校后勤管理队伍的综合水平。

3.3 完善管理制度，提升服务质量

规章制度是高校后勤业务管理结构优化的重要保障，也是后勤管理人员各项工作有序开展的准则，不仅可以确保管理人员依照规章制度办事，还可以进一步约束管理人员的各项行为，对于提升后勤工作效率十分关键。当前，只有少部分高校后勤管理制度较为完善，从整体角度分析，诸多高校后勤管理制度体系都存在不完善的现象，这一问题不仅会影响后勤管理质量，同时还会出现一些其他问题[9]。所以，高校后勤管理需要完善且健全管理制度体系，才可以更好地促进高校发展并更好地服务高校。

从科学管理角度分析，高校可以依照自身实际情况和特色来建立后勤管理制度，在此过程中既要完善制度考核、激励机制、监督机制、学习机制等，还需要构建相应的奖惩机制，以此来为高校后勤业务管理及结构优化提供制度保障。但需要注意的是，在制度建设阶段，切不可直接照搬其他高校的后勤管理制度，也不可一刀切，应遵循高校自身特色来建立差异化的后勤管理制度体系。

3.4 全面细化成本控制，做到开源节流

在社会快速发展的背景下，对高校后勤管理提出了全新的要求。高校发展既要体现出教育的内在本质及目的，还需要进一步满足经济发展需求，即要实现可持续发展。这一目标的实现需要高校在做好基础设施购置支出与维护支出以及食品支出、卫生保健支出等多方面工作的同时，还需要做好行政办公经费支出，整个成本支出都需要后勤管理人员科学做好预算规划，在预算执行过程中进行细化控制，不仅要记录各项支出，同时保障各项支出的手续手续齐全，在整个过程中，后勤办公室管理人员应起到监督管理作用。在这一基础上，既可以控制好后勤管理成本，同时还可以全面促进高校后勤管理效率及质量的提升。

3.5 创新服务模式，提升工作实效

在信息技术快速发展的背景下，高校后勤发展也需要与时俱进，不仅要及时更新管理观念，还需要全面创新服务模式，关注和重视“互联网+后勤”的建设。为促进高校后勤办公自动化水平的提高，需要有效利用相关管理系统，如合理利用OA办公系统、钉钉软件等，以此来实现无纸化办公。另外，还可以对接高校一库一表建设，健全掌上后勤平台，依照相关部门与广大师生的实际要求来拓展平台中的功能模块。这种方式既可以很好地满足高校师生服务需求、加强后勤与师生之间的互动，又能进一步提升高校后勤工作质量。此外，还可以建立高校后勤管理信息化系统，充分发挥信息技术的优势，在系统内可以收集并存储相关信息数据及资料，但需要注意的是，后勤办公室管理人员需要及时更新并完善数据资料。在此过程中，还可以以校园网或局域网为平台来优化高校后勤管理信息化系统，通过系统来记录师生的相关信息，以便做出科学且合理的管理决策。信息化管理可以避免数据信息丢失，同时还可以提升数据信息的真实性及有效性。

4 结束语

针对高校后勤办公室业务管理工作而言，因为办公室是后勤工作开展的重要组成，其工作效能的提升程度会直接影响到后勤工作的完成度，有效完成后勤管理任务就需要从办公室工作抓起，整个过程都需要不断实践与思考，发现问题及时整改，这对于强化高校后勤管理的实效性具有一定的帮助。另外，作为高校后勤办公室管理人员，要有强烈的责任心，不仅要认真完成业务工作，用心服务师生，做好部门里以及与学校各部门的沟通交流工作，还需要强化自身专业能力和对信息技术的运用能力，從科学角度来开展、进行后勤管理，这样不仅可以为高校师生提供良好的服务，同时还能够促进高校实现可持续发展。

参考文献

［1］张祥瑞.浅谈高校后勤经营管理与制度建设[J].经济研究导刊，2021（21）：156-158.

［2］张萧萧.高校后勤财务管理面临的问题及对策——以S大学为例[J].高校后勤研究，2021（07）：27-28.

［3］徐美燕.基于餐饮浪费的高校后勤工作开展策略研究——评《餐饮管理（第三版）》[J].食品安全质量检测学报，2021，12（13）：5486.

［4］蔡鑫明.高校后勤管理工作中融入大学生思想政治教育的实践探索[J].文化创新比较研究，2021，5（20）：179-182.

［5］何刚.高校后勤人力资源精细化管理研究[J].东方企业文化，2019（S1）：72-73.

［6］郭生国.深化体制改革 实现供给侧结构优化——结合北京农业职业学院实践浅谈高校后勤改革[J].北京农业职业学院学报，2018，32（04）：11-15.

［7］陈海军.高校后勤人力资源精细化管理浅析[J].企业改革与管理，2017（23）：96+110.

［8］李兰兰.高校后勤智能化管理平台建设研究与应用[J].中国教育技术装备，2017（14）：145-147.

［9］张臣.基于节约型理念的高校后勤管理模式研究[J].黑河学院学报，2017，8（07）：104-105.