大数据背景下综合档案信息化的推进路径

摘 要：大数据背景下，综合档案信息化建设工作面临巨大的机遇和挑战。随着互联网技术的不断推进，产生了非常多的数据信息，以大数据为支撑的综合档案信息化正在覆盖我们的档案管理工作，对此，有关部门做好综合档案信息化的改革是目前的首要任务，在这一過程中还存在很多问题，必须坚持以大数据技术为支撑，提升综合档案的功能性作用，完善相关管理制度，不断提升综合档案信息化水平。

关键词：大数据；综合档案；信息化；推进路径

计算机网络的飞速发展给我们的生活提供了极大的便利，面对大量信息数据的增加，怎样协调整合这些档案资料，从中发掘更加有价值的信息，是目前我们档案事务所面临的重要问题。目前，中国信息化已经进入到了快速发展阶段，档案信息化也已经逐渐深入到社会生活的各个方面，档案的用途和范围也在持续扩大，管理模式也在不断升级，使得综合档案事务向着数字化、信息化的方向发展 [1]。公众对档案信息需求的不断提升加快了其信息化的进程，扩大了其社会服务效能。我们要全面分析和把握目前综合档案管理中存在的问题，优化综合档案信息化管理机制，转变综合档案管理理念，高效推进综合档案建设的现代化。

1 大数据背景下综合档案信息化的困境

1.1 综合档案信息化的思想意识比较淡薄

受到传统思想和观念的束缚，很多档案管理人员对综合档案信息化建设的理解不够充分，各级领导对其重视程度也远远不够，管理思想和信息化理念都比较保守和陈旧，认为综合档案管理只是一项附属性工作，没必要投入专业的人力、物力，觉得信息化建设就是简单的购置几台电脑和一些设备，将纸质档案变为数字档案而已。再加上对于这些管理人员的培训力度不够，导致了他们专业技术的落后，在工作上缺乏热情和创新精神，综合档案信息化管理意识淡薄，无法实现综合档案管理上对信息化技术的掌握和应用，缺乏与时俱进的时代精神，与大数据时代对信息技术掌握的要求并不匹配，导致综合档案管理的效率不高，信息化建设进程受阻。

1.2 对综合档案管理基础设施建设投入不足

大数据背景下，大量的数据信息接踵而至，而且内容也更加复杂化，给档案管理人员的工作带来了很大的挑战。基础设施的建设是档案工作开展的首要条件，需要不断完善和优化，来保障综合档案信息化的顺利开展。目前综合档案信息化进程的资金投入存在明显不足，相应的设备投入非常有限，而且也未能做到及时的更新和维护，导致了综合档案信息化查阅、整理、存储等工作内容受到了极大的束缚。尤其是一些经济比较落后的地区，受到各方面因素的限制，大部分的单位即使配备了计算机，但智能化检索和查阅的配置较低，阻碍了综合档案信息化平台的整合，对综合档案信息的沟通和分享也造成了阻碍，不能满足时代发展对信息利用的要求，降低了综合档案信息化管理的效率 [2]。

1.3 综合档案信息化管理模式陈旧

由于综合档案信息化的资金投入缺乏，其管理模式也无法全面落实改革和创新，有的甚至还延续着传统的人为对综合档案资料实行整理、划分和归档，缺乏综合档案信息化管理体系。这种传统的综合档案管理模式需要占用大量的时间和精力，档案信息也无法及时进行全平台交流和分享，导致了很多综合档案信息不对称，使得档案管理的效能大大降低，只限于综合档案的分类和存放，而不能实现综合档案信息化的查阅、分析和利用，档案的功能性效用降低。尤其是一些经济较为落后的地区，综合档案管理对信息化、云计算和区块链等技术的应用非常有限，缺乏标准化的综合档案管理办法。同时，相关部门的档案数字化的信息载体和网络转换方式也急需完善。此外，综合档案管理中的安全管理机制也有待加强，面对信息盗取、丢失和损坏等安全威胁，要充分考虑怎样强化综合档案的安全管理。场所、技术、人才、设备等是影响综合档案信息安全的核心要素。档案信息安全保障体系的构建，必须针对这些因素积极采用具有针对性的防御措施。

1.4 综合档案信息化管理人员的整体素质有待提升

在持续更新的数据化时代背景下，综合档案管理的技术和方法也在优化升级，这对工作人员的专业素质以及综合能力都提出了更高的要求。档案管理部门一直属于一个容易被忽视的部门，招聘相关管理人员的准入门槛也不高，一些地区的综合档案管理人员甚至是兼职负责这一工作。大部分档案管理人员自身的专业素养欠缺，对档案的整体性认识不足。结合档案管理人员的综合表现来看，大部分工作人员由于传统观念根深蒂固，对信息技术的应用非常有限，在管理档案和掌握大数据技术之间存在着衔接不上的情况[3]。对于那些档案管理经验丰富的工作人员来说，虽然他们在综合档案管理上非常的专业，却未能很好地接受现代化技术手段，对于大数据等领先技术的掌握尚未达到基本要求，影响了综合档案信息化管理的质量。

2 大数据时代综合档案信息化建设的优化措施

2.1 增强综合档案信息化的管理意识

大数据时代，为了全方位增强综合档案管理服务意识，优化综合档案管理理念，需要严格落实这几个方面：首先，树立档案敞开性思维。充分认识大数据时代综合档案信息化具有敞开性特征，转变传统意义上对综合档案猜测性认知，把它从原本的管理体系中释放出来，在适当范围内提升综合档案面向所有需求者的敞开性，只将那些具有特殊性和保密性的档案资源进行安全管制，从而缩小与综合档案应用者之间的距离，满足他们对档案利用的需求，加快增强综合档案管理信息化的功能性和敞开性。第二，提升时效意识。为了顺应社会的发展，在大数据背景下，要及时精确采集和整理综合档案信息，提升综合档案管理服务的时效性，以便利用者能够第一时间获取开放的综合档案信息，并根据自身的需求检索适合的内容，高效发挥综合档案资源信息的功能和价值。第三，增进服务意识。优化档案管理人员的服务理念，要全面了解新时代背景下档案服务的特殊意义，充分认识和领会档案利用者的真实需求，为综合档案需求者提供系统化、高品质的服务。同时，档案管理工作者要在大数据背景下确立资源共享的意识，更好地满足综合档案利用者的档案管理需求，重视各个部门之间的档案信息沟通和分享，创新信息化服务理念。

2.2 完善综合档案信息化的基础设施

大数据时代，要实现完善的综合档案管理基础设施建设，提升档案管理质量，需要我们提升对综合档案信息化的投入力度，强化对综合档案信息化设备的更新和维护，以顺应综合档案管理的时代需要。同时，改革原有的纸质档案管理机制，使得不同的综合档案管理板块通过信息化手段进行对接和共享，更好地实现资源利用的最大化，提升综合档案管理的效率，发挥出综合档案信息化的功能性作用。综合档案信息化的建设，必须围绕数据为核心，而数据的来源和整合就需要依靠完善的基础设施来进行。第一，加大力度购置专业的设备，夯实数字档案资源基础，凸显数字档案开发应用的功效。第二要优化安全保障基础设施，及时进行操作机房的更新和维护，制定全面的档案信息管理制度，发挥监管机制效能。制度是提升综合档案管理效率的基本保障，也是信息化背景下档案管理工作建设的主要内容。新时代综合档案信息化建设，要重视制度的支撑[4]。第三，围绕着创新要求，完善科研和专业项目的发展，加快智慧档案馆的建设进程和基础设施的完善，重点对偏远地区的信息化设备落后的问题提出切实有效的解决办法，当地政府也要努力学习，扩大综合档案信息化的覆盖面积，化解基础设施缺乏的危机。

2.3 转变综合档案信息化的管理模式

随着大数据对档案事务的影响，针对不同的数字资料和纸质信息，制定标准化的档案信息编码体系，实现综合档案的划分整理和归档规范化，提升综合档案信息化服务利用的效率，構建综合档案信息化服务平台，选取科学专业的检索办法，构建多元化档案资源的查阅模式，实现在大数据背景下综合档案资料查阅方式的广泛性，并能够在信息化综合档案信息服务平台中，运用区块链技术的去中心化达到对档案资源的修改和移除、档案数据的整理归档等，提升综合档案的检索效率，减轻综合档案管理人员的工作负担。综合档案信息化管理模式要贯彻数字化思维，强调在庞大的档案信息数据库之中，对综合档案相关信息的发掘和重组，为综合档案信息需求者提供更全面的服务，为他们的档案应用、决策部署提供更具有指导意义的参考。此外，还可以借助新媒体网络形式以及公共网络平台优化综合档案服务系统，使得这些档案信息能够在全社会范围内实现沟通和分享。同时设置馆藏档案信息化体系在某个局域网下的交流平台，有效发挥这些档案资源的功能作用，为社会大众的查阅提供便利。例如政府机构可以依托于电子资源中心，设置党政服务平台，提供模块索引、线上查找等基础服务，满足党政机关的政务公开的用户需求。

2.4 推进大数据背景下综合档案信息化安全管理

大数据背景下，为落实综合档案信息化安全管理体系，保障综合档案信息的管理价值能够有效贯彻，要以对综合档案信息的性质确立为基础，实现对综合档案开放服务范围的掌控。同时，要侧重强化对涉密档案的安全管制，规范化这些档案的查阅审批流程，严格控制综合档案的开放和利用范围，不能轻易扩大或者私自敞开，以便更好地实现档案信息的高效共享和科学应用，对于那些尚未明确机密等级的特殊档案资料要将其利用控制在合理范围内；对于涉密的综合档案资料通过信息化手段进行技术锁定，并注意不能链接到其他保密数据端或计算机设备。同时，还要加强对综合档案管理的数字化设备和系统的安全防护管理，要构建完善的综合档案信息化管理体系，检验和核定区块链技术下电子档案的存储载体，优化更具有安全性的电子档案管理技术，避免综合档案信息数据的篡改和盗取，更好地保障综合档案信息的有效性和真实性。服务便捷化、系统安全化、管理数字化、平台信息化是当前大数据时代综合档案建设的主要方向。对此，我们必须要对综合档案信息化进行不断的创新，进而推动社会经济的更好发展。在开展综合档案信息化安全管理时，要通过云计算的方式，核定这些数字档案的真实性和有效性以及安全性，通过借助区块链技术的不可逆性追溯这些数据的来源。在管理机制方面，要及时确立信息安全管理机构，并对其安全管理职责进行具体的说明。首先，要创新综合档案管理模式，优化档案管理工作程序，实现其工作程序的标准化、规范化；其次，加大对保密部门或数据的监管力度，对信息安全进行系统化的风险评估，构建健全的风险防御机制，提升档案信息的安全、完整。

2.5 重视培养综合档案信息化的人才队伍

为了保障综合档案管理工作的科学性和专业性，要重视引进高素质的档案管理人才。我们正处在信息技术飞速发展的时代，要想有效利用大数据  的优势和便利，就要加强对档案管理工作人员各方面素质的培养，使得档案管理人员具备专业的知识和操作技术。提升他们对综合档案相关电子信息产品的策划和科研实力，优化综合档案信息数据的收集、传输及整合。[5]传统的档案管理模式比较趋于手工化，对数字化技术的掌握并不熟练，未能深入了解大数据技术的专业知识，在某种程度上阻碍了综合档案信息化建设。对此，各个机关和单位要加强组建具备综合素质的信息化档案管理人才队伍，同时还要注重引入一些先进的技术和设备，这一点上，地方政府要给与一定的资金和政策的支持。对于企业部门来说，要积极组织相应的培训学习和交流分享会，通过公开课、线上会议、视频课程等方式，提升档案管理人员的职业素养和信息化能力，加强综合档案管理人员之间的沟通和交流，拓展这些档案管理工作人员的工作能力。同时还要提高综合档案管理人员的准入标准，大力引进专业人才，对管理人员进行结构化调整，明确相关工作人员的岗位职责和管理标准。此外，还要制定合理的激励机制和构建完善的考核体系，将档案管理人员其工作内容、工作态度、工作能力都纳入到评价体系中，实行有效的奖惩，构建一个专业化、有热情和具备创新精神的复合型团队。

大数据背景下，提高综合档案信息化建设水平是时代发展的必然产物。对此，我们必须打破传统思维的束缚，开拓创新，全面树立科学的档案观和服务观，适应时代发展的要求，不断提升综合档案信息化的整体水平，更好地适应社会的发展，转变管理内容和管理方向，集中于构建智能化的档案服务模式、完善档案管理制度，健全安全服务体系，保障档案信息的高效性以及安全性。同时，加强培养具有专业素质的人才队伍建设，为我国的综合档案信息化提供人力支持，最大程度上发挥综合档案信息资源的价值和意义，从而促进我国社会经济的长久发展。

参考文献

[1]赵吉鹏.大数据背景下中专学校综合档案标准管理信息化的实现路径[J].大众标准化，2022（01）：166-168.

[2]卢丹.新时期档案信息化保障体系建设举措探讨[J].档案天地，2022（02）：35-36.

[3]罗莎.大数据环境中企业档案信息化管理及利用策略探讨[J].兰台内外，2022（02）：10-12.

[4]魏海锋.区块链技术在医院综合档案管理中的应用研究[J].淮南职业技术学院学报，2021，21（06）：140-143.

[5]王莉.新时期出版社综合档案信息化建设探析[J].国际公关，2020（03）：190.

作者简介：罗娅， 大学学历，海南省海口市第三人民医院馆员，研究方向：档案管理。