新形势下医疗卫生事业单位人事档案管理工作研究

许晓文

摘 要：随着计算机、网络技术的迅速发展，各行各业都开始应用以云计算和大数据为主的现代信息技术，以提升工作效率和工作質量。医疗卫生事业单位对于人事档案管理的要求越来越高，在人事档案管理中引入信息化工作手段是提升工作效率的重要途径。受多种因素的影响，当前部分医疗卫生单位对于人事档案管理信息化工作的认识不足，工作过程中存在着较多的困难。基于此，本文主要研究新形势下如何推动医疗卫生事业单位人事档案管理工作的有效开展。

关键词：医疗卫生；事业单位；人事档案管理

在医疗卫生事业单位中，人事档案管理工作是其重要的组成部分，传统的人事档案管理方式不适应当下时代的发展要求，而且会影响医疗卫生事业单位的内控水平，制约医疗卫生事业单位的正常运行。新时代背景下，医疗卫生事业单位的人事档案管理应该适应信息化发展的要求，不断创新，以发挥更大的作用。

一、医疗卫生事业单位人事档案的特征

1.信息化特征

信息化时代背景下，医疗卫生事业单位的人事档案管理工作带有明显的信息化特点。医疗卫生事业单位人事档案管理工作的开展需要借助信息技术的优势，因其内容复杂，程序较多，在传统的管理理念下，医疗卫生事业单位的人事档案管理存在着工作效率低下，工作质量有待提升的现象。并且，传统的人事档案管理理念和方式落后，已不适应社会的发展需求。新时代背景下，人事档案管理工作越来越趋向于办公自动化，档案管理方式发生巨大的变化，新型管理理念和管理方式的应用，有效提升工作效率。例如，人事档案管理信息内容多通过电子化的方式呈现，在人事档案管理的展现形式上也不单单局限于传统的纸质文件，其更重视建立完整的数据库，将电子档案和纸质档案相结合，发挥人事档案的重要作用。相关部门在进行人事档案的调取上，也多以通过互联网计算机相关平台进行信息共享和信息读取。由此可见，医疗卫生事业单位逐渐朝着信息化和办公自动化的方向转型，这也是医疗卫生事业单位人事档案管理未来的发展方向。随着科学技术的不断发展，人事档案管理工作人员所要面对的工作对象也更加复杂，因此，更需要不断更新工作管理理念，在工作的过程中，重视利用信息化手段保护档案管理工作内容的真实性和完整性，提升工作效率以此促进该工作更好地开展。

2.系统性特征

在我国医疗卫生事业单位中，人事档案管理工作也带有明显的系统性特征。在实际发展过程中，还存在着部分地区的医疗卫生事业单位受自身的发展规模以及经济实力的限制，在引进科学技术手段时存在着经济制约的现象。因此，这些地区的医疗卫生事业单位人事档案管理依然以传统的人工管理为主。新时代背景下，人事档案管理工作人员应该不断更新档案管理的思路，创新档案管理的方式。但是，部分医疗卫生事业单位人事档案管理人员受传统的档案管理理念的影响，在进行工作的过程中，依然只是停留在档案的整理以及保管环节，没有基于整体的发展思路来有效认识人事档案管理工作的开展，也没有结合单位的实际情况，制定出切实可行的长期发展规划。医疗卫生事业单位带有明显的公益性特征，系统性是人事档案管理工作的显著特征，在其工作的具体实践过程中，应该根据各单位的实际情况，有效开展人事档案管理工作。

通常情况下，医疗卫生事业单位的人事档案保存期至少是一年，随后这些人事资料会由相关部门收集到档案管理部门进行统一管理。在人事档案管理的工作过程中，其工作内容往往涉及管理、保存、分类和资料移交等。由于档案管理工作的流程较为复杂，如果相关部门采取的人事档案管理方法不够科学，那么，会对整体的档案管理工作带来不利的影响。基于此，档案管理工作人员在开展工作过程中，应该正确认识该工作的性质，采取科学合理的工作方式，发挥人事档案管理在干部考察、任免、职称晋升等方面的作用。

3.复杂性特征

医疗卫生事业单位的人事档案管理工作还带有复杂性的特征。相较于其他的事业单位而言，医疗卫生事业单位带有明显的特殊性，其是由国家开设的，带有明显的公益性和非营利性特征，因此，其人事档案管理相较于其他单位工作，更需要严谨性和复杂性。医疗卫生事业单位的人事档案管理工作牵扯到的相关利益方较多，其工作过程更加复杂，工作流程也较为烦琐。社会各部门对于医疗卫生事业单位人事档案管理工作的要求也较高，需要更加全面地记录其中的人事资料，这样才能有效提升其档案管理工作的规范性。人事档案管理工作的内容较为复杂，不单单包括人事的常规履历、学历和职称评定等材料，还应该包括各单位人事的内部调动情况。当前，部分医疗卫生事业单位缺乏对人事档案管理复杂性的正确认识，在进行档案管理过程中，会出现内容遗漏或资料遗漏的情况。一旦资料遗漏，人事档案管理的信息库就会出现信息缺失的情况，不利于后续档案管理工作的正常开展。对此，相关部门应该重视人事档案管理工作的复杂性特征，做好各部门的人事档案管理工作。

二、医疗卫生事业单位人事档案管理工作的困境

1.缺乏对人事档案管理信息化的正确认识

医疗卫生事业单位在进行人事档案管理工作时，如果缺乏对档案管理信息化的正确认识，那么，其工作效率和工作质量就会大打折扣。部分医疗卫生事业单位的人事档案管理受传统档案管理模式影响，其工作过程中存在着很多问题，尤其是对待人事档案管理的态度，多是以保管和储存信息为主，较少涉及其他方面。人事档案管理工作人员也没有认识到新形势下进行档案管理模式改革的重要性。种种因素的影响，导致医疗卫生事业单位人事档案管理工作流于表面。管理者和部分工作者存在认知偏见，导致其工作水平较低。很少有人基于人事档案管理信息化体系的建设进行整体考虑，很少有人结合其单位的实际情况，制定更加合适的单位发展计划。

2.人事档案管理信息化水平相对偏低

信息化时代背景下，传统的人事档案管理方式和管理内容已经不适应当下时代的发展要求，部分医疗卫生事业单位开始重视人事档案管理工作的信息化建设，尤其是重视相应的信息化平台建设，这都需要对人事档案管理工作人员的信息化水平进行提升。受到经济发展水平的影响，我国部分县区的医疗卫生事业单位，在引进信息化平台和信息化设备设施时存在一些困难，其当前的档案管理信息化工作正在摸索阶段，内部员工没有正确意识到档案管理信息化系统建设的重要意义。信息化管理效率低下，档案管理工作人员信息化素养不高，信息化平台落后，信息化设备设施不完善，数据之间的共享性不强，导致在开展相应工作时，无法有效进行档案管理数据的输入和传送，影响工作效率和工作质量。

3.人事档案管理人员的信息化技能水平不高

受多种因素的影响，医疗卫生事业单位人事档案管理工作人员的信息化技能水平不高，這严重影响了档案管理工作的效率以及工作质量。一部分医疗卫生事业单位档案管理工作人员并非本专业毕业的人员，其中占较大比例的是专业不对口或者是单位调配的人员，这部分人员缺乏专业的知识，对人事档案管理工作的正确性认识不足，在工作的过程中很少主动进行工作内容的思考和创新，也不重视提升自身专业知识水平和工作能力。另外，当前部分医疗卫生事业单位档案管理工作人员依然采用传统的思维方式和管理方式，在工作的过程中，缺乏有效的信息化硬件设施支持，导致人事档案管理工作与信息化技术的结合程度并不高。此外，医疗卫生事业单位忽视对人事档案管理人员的定期培训，很少结合单位的实际情况开展专业的知识培训，导致人事档案管理工作人员的专业素养和综合素养不高。人事档案管理工作是一种较为系统的工作，要想有效提升其效率和质量，单位应该重视加强对人事档案管理工作人员信息化技能水平的提升。

三、医疗卫生事业单位人事档案管理工作的思考研究

1.转变医疗卫生事业单位人事档案管理工作理念

新时代背景下，我国医疗卫生事业单位的人事档案管理工作人员应该转变工作理念，采用信息化科学技术手段，提升管理效率和管理质量。管理人员应该增强责任意识，自觉学习专业的人事档案管理知识，提升自身的信息化素养与科学的管理水平。人事档案管理工作人员应该熟练掌握科学技术和信息化管理技能，树立新时期人事档案管理工作意识。在日常人事档案管理工作过程中，管理层人员要发挥好领导带头作用，可以采用线上和线下相结合的方式，通过腾讯视频会议等方式，积极向各部门工作人员讲解人事档案管理信息化的重要意义，提升全员的工作责任心，并带领各部门工作人员一起学习有关档案专业的法律法规，进一步转变人事档案管理工作人员的工作理念。人事档案管理工作人员应该转变落后的管理理念，要站在整体的高度来更好地审视自身的工作，认真学习干部人事档案工作条例以及与工作有关的档案法等知识，加深自身对于档案工作的了解，从而更好地开展档案工作，创新档案工作方式，提升档案工作的质量。

2.提高人事档案管理信息化改革规划以及建设的水平

人事档案管理信息化水平的提升对于医疗卫生事业单位具有重要意义，这就需要医疗卫生事业单位做好人事档案管理的信息化改革，提升档案管理工作的效率。首先，应该重视引进与该工作有关的信息化基础设备设施和信息化平台，建设相关的信息化人事档案管理系统和平台，工作人员应加深了解人事档案管理工作改革的重要性。其次，相关单位的管理层和负责人更应该结合单位的实际情况，进行市场调研，整理相关的信息化数据，归纳部门内部的人事档案信息，更直观地了解单位现有人员的构成状况，从而更好地分析当前的人事档案管理现状，及时发现相关问题，并找到有效解决问题的办法。

在不断提升人事档案管理工作信息化水平基础上，医疗卫生事业单位的管理人员和相关负责人，应该根据调研结果以及本单位的实际情况，科学地规划人事档案管理信息化建设的方案。在进行方案的规划管理中，应该科学设置目标，其中包括人事档案管理发展的短期目标、长期目标，这样可以不断地完善人事档案管理信息化体系建设，加强部门内部的专业人员队伍建设。医疗卫生事业单位还应该建立健全人事档案管理工作的监督体系和采取有效的监督措施，加强对人事档案管理信息化建设的监督，安排专业的监督人员对档案管理工作进行定期、不定期抽查，这样可以及时发现工作中遇到的各项问题，积累更多的经验。医疗卫生事业单位还应该顺应当前的信息化发展趋势，加强人事档案管理工作人员对于信息化技术的有效应用，将信息化技术与人事档案管理工作进行有机的融合，从而进一步完善人事档案管理信息化建设，提升该部门的信息化水平，提升人事档案管理的工作质量。

3.进一步完善适应新时代要求的人事档案管理工作机制

人事档案管理工作的开展应该重视完善相应的工作机制。当前，医疗卫生事业单位人事档案管理工作应该重视沟通机制与奖惩机制的建立，通过有效的奖惩机制和沟通机制，可以强化内部工作人员、技术人员与人事档案管理人员的沟通和交流，提升工作效率。

首先，人事档案管理工作人员应该明确自身的工作岗位职责，清晰地将自身工作需求与工作目标告知信息技术人员，使所设计的信息化系统与部门的实际情况，以及人事档案管理工作人员的工作习惯与方式相匹配，提升工作的协作程度，提升人事档案管理工作人员的信息化水平。

其次，完善人事档案管理工作人员的奖惩机制，可以有效发挥该机制的实际效用。科学设计本单位员工绩效考核标准以及奖惩标准，给其工作提供一个科学可量化的标准。同时，对于能够按时按量完成工作任务，并重视开展信息化建设的员工，应该给予较高的绩效和奖励，提升其工作的积极性，发挥其带头作用。医疗卫生事业单位还应该重视各部门间的监督和制约作用，以此来保证人事档案管理工作人员的日常工作有序进行，提升该单位的可持续发展水平。

4.加强医疗卫生事业单位人事档案管理专业队伍的建设

医疗卫生事业单位的人事档案管理工作，应该重视提升管理人员的工作能力和专业素养。专业人员的专业素养有助于更好地进行人事档案管理工作的改革，促进其工作质量和工作效益的提升。因此，加强医疗卫生事业单位人事档案管理专业队伍的建设具有重要意义。首先，应该加强医疗卫生事业单位人事档案管理人员的招聘工作，在招聘时可以通过内部招聘和外部招聘相结合的方式，聘请更多高素质的档案管理人员。还应该考查其专业能力，询问和调查其以往的工作经历。在招聘的过程中，应该始终坚持择优录取的原则，杜绝任何形式的走后门现象，这样可以从根本上提升人事档案管理人员的专业素养。其次，医疗卫生事业单位还应该定期对人事档案管理人员开展培训，组织工作人员接受专业的知识和技能培训，同时也要加强职业道德素养的培训。在培训完成之后，开展相应的考核工作，只有考核合格之后，才能上岗工作。最后，在工作的过程中，也应该引导相关人员注重继续教育，结合时代的发展提升其个人专业素养。

四、结语

综上所述，为适应现代社会的发展要求，医疗卫生事业单位应该重视通过信息化科学技术手段来提升人事档案管理的工作效率和工作水平，重视加强人事档案管理人员的专业队伍建设，促进人事档案管理的信息化水平不断提升，使单位的事业朝着可持续的方向发展。

参考文献：

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（工作单位：菏泽市传染病医院）