“两化融合”转型中煤炭企业档案建设的重难点探析

乔娜

摘 要：工业化与信息化的深度融合是数字经济时代国民经济向高质量发展转型的应对举措，煤炭企业作为传统经济代表，发挥煤炭档案价值，助力企业在碳中和、碳达峰约束下实现高质量、可持续的发展之道是十分迫切的现实议题。文章分析“两化融合”的影响对煤炭企业的深远影响和冲击，指出煤炭档案变革的迫切性，并结合实践经验，提出煤炭企业档案建设的难点和重点，提出煤炭企业档案建设与改革的具体对策。

关键词：“两化融合”转型；煤炭企业；煤炭档案

一、“两化融合”转型的深远影响

1.“两化融合”的时代内涵

信息化与工业化是我国经济建设长期坚持的指导方针，也是我国现代化建设的道路选择，是几代人共同努力下取得的丰硕发展成果。“两化融合”是指工业化与信息化建设取得阶段性成果后，相互作用、相互渗透，从而向更高层次深度融合发展的新阶段，该阶段的主要时代特征即数字经济时代的到来。信息数据作为第五大生产要素，成为企业竞争发展的决胜力量之一。以工业化建设成就为基础，信息化为支撑和道路，将现代信息技术、理念、工具、应用融入工业生产经营的各个环节，实现信息技术与业务、产品、管理和人的全面融合，从而实现高质量、精益化、人性化、可持续的增长目标以及经济发展模式的转型升级。

近年来，高质量发展为目标的新时代经济发展主题以及国民经济的“十四五”规划，都反复强调要推动工业化与信息化在更大范围、更深程度融合，这是我国应对数字经济发展挑战、实现经济发展模式向高质量发展转型的应对国策，也是煤炭企业着眼全局、审时度势，在新发展理念指导下，探索构建新发展格局、实现高质量发展的努力方向。

2.“两化融合”转型的具体任务

首先，迎接数字化转型。信息数据成为企业重要的战略资源，以数字化产品、工具为对象市场成为各行各业融合、跨界发展的时代信号，经济社会的任何参与者都无法回避这一趋势。

其次，加快信息技术赋能。数字经济的本质就是生产经营全环节的数字化，这个过程离不开以大数据、云计算、物联网为代表的信息技术对生产经营全环节的赋能，借由信息技术来实现时效性、完整性、大容量的发展模式质变。

二、“两化融合”转型对煤炭企业档案的冲击

面对工业化、信息化建设成果以及数字时代、能源革命等多重冲击，煤炭企业及其业务部门的转型升级迫在眉睫。

1.煤炭企业转型的迫切性

无论是国家经济发展模式转型、能源消费结构调整，还是企业身处数字经济时代应对来自信息化、网络化的冲击，都对煤炭企业的发展提出迫切的转型诉求，煤炭企业必须意识到碳中和、碳达峰和光伏、风能、氢能为代表的新能源革命，深刻影响着煤炭企业发展的道路宽度与方向，煤炭企业既要坚决完成能源保供的政治任务，也要面对逐步压减煤炭在能源消费结构比重中的现实。双重约束下，煤炭企业的发展面临诸多潜在风险与未知挑战，基于客观事实和规律的科学决策与长远规划对煤炭企业的发展来讲显得尤为重要。

2.煤炭企业档案管理变革的迫切性

煤炭企业档案作为发展建设历程的第一手信息和真实记录，经过漫长时间的积累保存，信息量大、时间序列完整、价值量大，但由于诸多原因和客观条件限制，开发利用效果并不好，煤炭企业档案管理改革创新迫在眉睫。

一是煤炭企业档案历史遗留问题多。由于煤炭企业的起点严重依赖地理资源，导致企业间、地区间的发展水平差异极大，这种差异是全方位的，并伴随着经济增长模式的转型而不断暴露问题，在信息化建设、信息技术渗透、研发投入和人才队伍建设上均存在突出的問题。在煤炭档案业务线上，由于文件数量多、分布散、管理乱、文档质量差异大，档案的权威性和客观性受到挑战，效用没有得到切实发挥，现状亟待改变。

二是信息化建设的紧迫性。信息化已从理念、工具上实现了普及渗透，煤炭企业纷纷上马信息化建设项目，提高企业生产经营效益和沟通决策效率，利用信息系统、物联网、云计算等来实现煤炭矿厂生产、运输、销售、办公室环节的自动化、智能化，如国能准能集团公司近年来全力推进智能矿山建设，致力发展智能微电网技术，推进信息化管理升级等。在企业信息化建设进程中，除了传统的档案部门外，以计算机为代表的数据中心、信息中心建设也日益普遍，专业的第三方信息技术公司借由数据治理方面的专业性快速切入企业信息化建设，并取得一定的主导权和竞争先机，煤炭档案部门对企业信息化建设的话语权面临被蚕食甚至淘汰的风险。因此，转变观念、与时俱进、直面挑战、解决问题，才能紧跟档案事业变革东风，赢得煤炭企业档案工作的自主权和发展权。

三是档案做大做强的关键期。近年来，我国档案事业的政策法规修订、新增迎来高峰期，新《档案法》与档案“十四五”规划的颁布开启了各行各业档案事业奋力赶超、创新变革的新局面，是实现档案事业转型，由档案大国向档案强国历史转变的关键期。不同于以往定性和规划建议性为主的方案，新法新规在发展的重点方向上都做了大量精细化、数据化的工作部署和要求，为各行各业档案事业的发展确立提纲挈领式的规划方案与框架。对煤炭企业来讲，其行业性、企业性的档案规划与法规有了更加具体的参照系与指导原则，能够集中精力解决具体问题，避免规划设计与改革实操相互打架的局面。同时，档案信息服务的改进在公共领域取得显著成效，如智慧档案馆、档案知识服务等新理念、新业态被不断实践与尝试，煤炭企业档案也迫切期待行业性档案工作的成功范本与实践案例。国能准能集团公司正是把能源保供与绿色转型作为产业升级目标，充分挖掘集团档案资源价值，从产业升级、创新驱动、布局优化、协同创效和降本增效全方位助力集团的发展战略，践行了一个又一个范本案例。

三、煤炭企业档案建设的重难点探析

1.煤炭企业档案建设的难点

（1）信息分化加剧。煤炭企业经营管理效益的差异也会体现在对档案工作的重视程度上，不仅信息化建设的进度有快有慢、有好有坏，发展节奏不同带来的差异性也被加倍放大。现阶段，煤炭行业内档案工作差异巨大，这种在档案、文件、数据等信息能力上的差距滋生出“信息茧房”“信息霸权”和“信息孤岛”问题，加剧煤炭企业间的竞争与内耗，深陷信息噪音或错误的发展改革模式，从而错失档案建设良机和企业转型的窗口期。

（2）履职边界模糊。煤炭企业作为资源型生产企业，重生产、轻管理，重结果、轻过程的经营模式，以及关联单位多，分、子公司层级复杂的问题，使得煤炭档案工作松散且复杂，相关人员的隶属关系和分工关系给档案的归档、保管和编研工作造成巨大障碍。一方面，煤炭企业档案工作权力与责任不对等，职级权限低，部门组织架构单一、沟通层级繁多，很难领导和协同跨部门、跨单位的档案工作，由于缺乏完整的独立决策权，无论是信息化建设方案、人财物的采购，还是全系统档案规划统筹工作都存在明显的附庸情况；另一方面，职能边界非常模糊，在集团企业内，究竟哪些工作属于档案部门职能范畴，哪些工作属于但被其他部门代劳，职能边界的模糊容易使档案部门工作丧失系统性和连续性，任何改进工作都会举步维艰。

（3）人员学习曲线弱。煤炭企业在人力资源问题上历史包袱较重，遗留问题众多，在过去人力密集型的事务性问题解决上，还能通过内部消化或者业务人员的奉献精神来解决，但在外部新兴产业冲击下，知识密集型和技术密集型问题成为主流，仅靠内部增加编制人手的模式已无法解决问题。此外，相关档案人员存在知识技术结构差，学习新理念、新技能进度慢、效率低的问题，单靠内部培训无法快速提升档案人员的学习曲线和技能水平，迫切需要专业型、复合型的人才，激活煤炭企业改革创新的活力曲线。

（4）档案服务突破难。行业性档案工作重心多以保管为主，并以涉密、安全为理由，档案利用服务比较被动，这不仅是理念认知的问题，还是业务工作路径依赖的问题，如何将煤炭档案从单一的凭证价值向文化、知识、资产价值升华，需要档案服务在形式、内容上有实质突破。

2.煤炭企業档案建设的重点

（1）变被动为主动，争取发展空间。任命式和任务式导向造就了煤炭企业档案被动的工作模式，从档案业务自上而下要先变被动为主动，积极向决策层汇报政策走向，扎实资政功能，加大向基层宣导普及档案知识，要在系统上下形成一股关注并重视档案工作的氛围思潮，为档案工作的开展赢得关注度，只有关注度高才有业务施展的空间，才能争取更多的资源投入和政策倾斜，这是改革建设的重中之重和首要前提。

（2）健全规则机制。无规矩不成方圆，要想推进煤炭企业档案建设的系统化和规范化，必须明确制度、标准、格式、流程等规则。以档案建章立制为起点，在企业内明确档案部门的权责和职能边界，确保各项业务开展能够有规可依、有章可循。同时，档案数字化的格式、接口、编码、归档规范也能上下、内外统一，形成一套岗位权责明晰、流程简明规范、跨部门高效协同、信息流转顺畅的档案业务规则体系。

（3）重点环节攻关。煤炭企业档案并不是以公共服务或满意度为目标，仍是以服务集团企业及产业链上下游为任务导向的，因此，解决在档案信息方面的所需所想仍是企业档案部门的唯一着眼点和发展目标。当前，煤炭企业在资源分配、地位和重视程度的弱势形象，急需一个关键环节的胜利节点，以扭转企业内外对档案部门工作的错误定位，赢得应有的尊重地位，因此，需要集中有限的资源力量，在规划决策、基层业务、运营管理、文化建设等多方面寻找到对档案内容、服务最大且重大的共性需求，通过“一号工程”集中攻关，解决实际问题，达到示范效应。

四、煤炭企业档案建设改革的建议

近年来，国能准能集团公司档案工作在全面落实国家能源集团“一个目标、三型五化、七个一流”的发展战略中取得不俗的建设成果，实现公司“一个主体、两翼一网、七个准能”的发展规划目标。

1.制度上积极查漏补缺

制度建设是煤炭企业档案建设的重点，在企业上下提高对建章立制重视程度的过程中，尤其要将态度转化为持续的改进行动，加快对制度体系的查漏补缺，解决制度缺位失灵、空泛、虚无的问题。一方面，通过对照新法新规和企业现有制度，对新业态、新载体甚至持续的数量化发展要求进行及时更新，及时填补制度空白，避免因制度漏洞造成的业务脱节、档案丢失或经济损失；另一方面，要从操作性、可评估、可达性的要求出发，对企业现有的制度体系要求进行一一核验，及时删除和改进那些脱离业务实际、不符合档案信息实际需求，操作实现难度大、不合理的规定，确保企业人员在理解和贯彻制度上无障碍，保证制度与业务实践之间的契合度和互动性。

2.激发项目活力

传统的科层制组织架构无法在现有条件下发挥出档案部门的业务功能，无论是“人财物”的大规模扩编，还是档案业务流程再造都是系统浩大的复杂工程，改革难度极高。在当前有限资源投入背景下，一方面，档案部门要在组织上做好定岗定责工作，确保业务权责一一对应，扎实做好做牢归档、鉴定和保管等传统业务；另一方面，在档案信息服务和创新业务服务上，以项目或任务为导向，参考项目经理负责制。在具体的项目任务上，谋求更高权限的资源协同权，确保企业内各业务线条都能积极参与，从而实现档案任务目标的高效完成。此外，有效激励业务活力离不开档案业务评价标准细则和与之匹配的奖惩激励措施，通过任务分解、定期巡检和量化打分，从而及时发现问题并积极整改，从而调动各方工作积极性。

3.理性决策规划

企业信息化建设是长期、持续性的改进过程，不仅依靠外部信息化、工业化、数字化等环境条件的改善优化，更离不开企业自身的科学决策与系统规划。对于煤炭企业档案工作来讲，如何进行功能和职能定位是需要理性思维的，不能在缺乏调研基础上盲目上马项目。同时，警惕一刀切或全盘否定传统档案业务模式及成果，在技术路线、系统参数、格式标准问题上不必追求先进性和性能卓越，与煤炭行业特征或企业需求长期适配，才称得上是理性科学的管理决策。

4.顺应信息中心发展趋势

信息资源重要性的提升催生出行业级、企业级信息资源中心项目建设，以集中式存储管理，加上分布式蜂窝状节点来串联企业各层级的节点。信息资源中心通过集中模式来对存量、增量档案的数字化归档、编目、检索和编研，方便档案质量和安全管控。在企业各层级和员工节点上，通过智能化的移动终端或物联网，感应在实现档案信息资源的应归尽归、应收尽收，极大缩短档案流转的时间和路径。煤炭档案部门应主动参与、负责企业信息中心的规划设计，发挥专业性。

5.设置人才专家岗

煤炭企业档案转型空有重视、资源投入仍远远不够，对于技术、产品、服务的转型攻关不能闭门造车，必须借助外脑和复合型的专家人才来驱动改革。对于大型煤炭集团企业，设置信息化专家岗位，统筹指导档案业务、信息中心等业务的规划设计是事半功倍的方案，不仅节约资源投入，更节省时间，由复合型的专家带队档案业务团队开展工作，在实践中磨炼技能与经验，从而实现档案团队技能与战斗力的质变。

五、结语

“两化融合”转型和高质量发展的目标，迫切要求传统煤炭企业积极转变增长模式与动力，寻找新的增长极，要以企业档案资源为主，突出“稳健、协同、赋能、提质”工作导向，为锐意创新型煤炭企业提供发展、规划、决策、建设等方面的信息服务与智力支持。

参考文献：

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[3]卢国锋，韩 阳，梁宇婷.“十四五”期间企业档案工作转型升级的思考[J].机电兵船档案，2022，3：31-35.

（作者单位：国能准能集团有限责任公司档案馆）