社区空巢老人健康档案管理与服务探究

邢变变 李真儿

摘要：随着社会不断进步及现代化的发展，老龄化成为普遍现象，“空巢老人”养老问题正引起越来越多的关注。该文对社区空巢老人健康档案的内容以及建立的主要环节进行了阐述，总结和分析了现阶段社区空巢老人健康档案管理与服务存在的问题，并从四个方面提出了社区空巢老人健康档案管理与服务优化策略，以期推进社区空巢老人健康档案的建设和应用，提高我国健康档案工作的实践性和实效性，促进社会的和谐稳定。

关键词：空巢老人 社区档案 健康档案 档案管理服务

随着社会进步和现代化的发展，老龄化成为普遍现象。据国家卫健委测算，“十四五”时期60岁及以上老年人口总量将突破3亿，占比将超过20%，我国将进入中度老龄化阶段；2035年左右60岁及以上老年人口将突破4亿，总人口占比将超过30%，我国将进入重度老龄化阶段。[1]据民政部调查，我国老年人口中空巢老人占比目前已超过一半，部分大城市和农村地区，空巢老人比例甚至超过70%，“空巢老人”养老问题正引起越来越多的关注。[2]我国已将积极应对人口老龄化上升为国家战略，陆续出台了《国家积极应对人口老龄化中长期规划》《中共中央国务院关于加强新时代老龄工作的意见》《关于开展社区医养结合能力提升行动的通知》等文件，充分肯定了社区在老年人健康及养老服务中的作用，并提到着力开展智慧健康养老服务，建立老年人电子健康档案。2021年9月，重庆市九龙坡区杨渡路社区针对区内上百名空巢老人建立了健康档案；2022年5月，福建晋安王庄街道紫阳社区开展“五级关爱”活动，为高龄独居老人建立健康档案。虽然已经有社区开展了空巢老人健康档案的探索工作，但目前的实践案例和研究成果仍较少，因此本文聚焦于社区空巢老人健康档案，分析其存在的问题并探索优化管理与服务的路径，以期推进社区空巢老人健康档案的建设和应用，提高我国健康档案工作的实践性和实效性，促进社会的和谐稳定。

一、社区空巢老人健康档案的内容与建立

（一）空巢老人健康档案的内容

1.基本信息。基本信息包括空巢老人的人口学信息、社会经济学信息、家属信息、社保信息等内容。该信息涵盖了空巢老人除健康状况之外的绝大部分信息，能为社区服务空巢老人提供完整全面的信息基础，便于社区在最短的时间内掌握空巢老人的基本情况，更好地推进社区空巢老人服务工作。

2.基本健康信息。基本健康信息包括空巢老人的血型、既往疾病史、家族遗传病史、现存健康问题等。社区通过既往病史掌握空巢老人过往的健康问题，为老人提供针对性定制服务。在进行日常随访工作时，社区也应注意既往健康问题的复检复查工作，为空巢老人制定合理的健康管理周期，预防可能出现的空巢老人突发健康事件。

3.服务需求。服务需求是社区内空巢老人对于社区为其提供服务的需要和要求，主要包括空巢老人所接受的社会保障、医疗保障、经济扶持、心理疏通等。对于高龄、失能、丧偶、无子女等情况的空巢老人，社区可以根据其具体服务需求制订专属的服务方案。

4.随访记录。随访记录是社区在建立健康档案时根据空巢老人基本健康信息对空巢老人进行护理等级评定，并按照等级划分开展不同频次随访工作后产生的记录。随访工作即社区按照固定的时间周期对空巢老人进行入户访查，及时掌握空巢老人的健康情况。对于高龄、失能、丧偶、无子女等情况的空巢老人，要加强随访的频率，及时发现空巢老人的状况变化并积极调整服务方案。

（二）空巢老人健康档案的建立

1.信息采集。信息采集工作包括对空巢老人基本信息、既往病史以及现存问题的收集和整理。信息采集是健康档案建立最基本的环节，采集信息的质量和完整程度很大程度上会影响健康档案的管理工作。空巢老人健康档案信息采集可以借鉴《健康档案基本架构与数据标准（试行）》中所列举的健康档案的内容，尽可能完整、齐全地收集空巢老人健康信息，为空巢老人健康档案首次建立以及管理与服务工作的开展奠定基础。

2.档案创建。档案创建主要包括首次建档以及后续补充信息文件的收录。首次建档可以通过入户调查的方式进行，详细记录空巢老人的姓名、地址、家庭状况和健康史等基本信息。将入户调查采集到的信息与社区居民登记信息和空巢老人体检报告单等汇总形成初始的健康档案。除此之外，空巢老人在医院、社区卫生服务中心等地生成的诊疗记录等也应及时归入健康档案，以便社区动态把握空巢老人的健康状况。

3.档案更新与维护。档案更新与维护是档案管理和利用的前提与重要基础，与社区卫生服务的日常运作紧密相连。社区可以通过更新业务应用系统，以数字的方式采集、整合并动态更新空巢老人健康档案的内容，帮助社区卫生服务者系统监测空巢老人的健康状况，并实施有针对性的预防和治疗措施，从而实现预防疾病和促进健康的目标。

二、社区空巢老人健康档案管理与服务存在的问题

（一）档案管理与服务意识薄弱

提升档案管理和服务意识是推进空巢老人健康档案建设的重要前提。社区空巢老人健康档案的建立、管理与服务工作的开展离不开社区工作人员和社区居民对空巢老人健康档案的认可与支持。目前，开展空巢老人健康档案建设工作的社区数量较少，有参考价值的实践案例更加缺乏，社区空巢老人健康档案的建立仍处于探索的阶段。档案意识的薄弱不仅会对档案的建立、管理和利用产生直接的负面影响，还可能加剧社区空巢老人健康档案归档不全面不及时、缺乏科学规范、档案服务效率低与质量差等问题。

（二）缺少专门档案人员参与管理

空巢老人健康档案管理与服务工作是一项系统全面的持久性工作，需要专门的档案管理人员按照档案管理的原则与标准进行具体分析和处理。当前社区空巢老人健康档案的建立、管理和服务工作大多由社区工作人员、城市执法人员、城市治理志愿者、公众委员等共同参与进行。这样做虽然可以提升建立空巢老人健康檔案的效率，提高社区健康档案的建档率，但由于缺乏专门档案人员的参与，仅凭工作人员的个人经验和直觉判断与处理档案管理和服务中出现的问题，管理工作的科学性和严谨性仍有待提高。

（三）空巢老人健康档案信息化水平较低

随着新一代信息技术的不断涌现和持续发展，我们已经进入了大数据时代，将大数据技术应用于档案的建立、管理和服务中已经成为“大势所趋”。2020年谢诗艺和赵子瑜对全国不同区域25个社区的调查结果显示，在16家开设档案室的社区中，37.5%的社区采用纯纸质方式保存，仅有华东区域3家社区为利用者提供线上档案服务，仅占此次调研总样本数的12%。[3]采用纯纸质的方式记录和保存档案信息，不仅不便于档案内容的更新和维护，也不便于档案的获取和利用。

（四）联动协同服务机制建设不足

2021年7月，中共中央、国务院发布《关于加强基层治理体系和治理能力现代化建设的意见》，其中第一次明确指出要“创新社区与社会组织、社会工作者、社区志愿者、社会慈善资源的联动机制”[4]。雖然社区工作人员可以及时响应并着手处理突发事件，但是由于社区空巢老人突发事件的地点、紧急程度和影响范围都具有不确定性，若社区并未提前与卫生服务中心、公安、消防等部门合作开展联动协同服务，仅凭社区工作人员很难将事件处理妥当，难以保证社区服务空巢老人的质量和水平。

三、社区空巢老人健康档案管理与服务优化策略

（一）提高对社区空巢老人健康档案管理与服务的重视程度

一方面，要做好档案管理与服务的宣传工作。空巢老人健康档案的建立、管理和服务离不开政府、社区、居民等不同力量的重视和参与，各级档案机构可以通过网络、会议、展览等方式大力宣传档案知识，加强档案宣传工作力度、增强档案意识、提高社会重视程度。另一方面，要完善空巢老人建档的法律保障、制度基础和实施标准。在不违背《中华人民共和国宪法》的前提下，以《中华人民共和国档案法》为依据，科学、适宜地制定该地区空巢老人健康档案建设的法规条例；参考《健康档案基本架构与数据标准（试行）》，从空巢老人健康档案建立的内容、信息来源、数据标准等入手，为空巢老人健康档案的发展提供全面系统的制度保障；在参考其他地区的相关管理和实施办法的基础上，结合本地区空巢老人现状和档案管理工作经验制定具体的管理和实施办法。

（二）设立专门的空巢老人健康档案管理与服务队伍

社区空巢老人健康档案管理与服务需要“具备管理运作能力、文件管控能力、技术实现能力及信息服务能力等档案信息化管理核心能力”[5]的专门档案管理人才。一方面，可以提高社区专门档案管理人员占比。通过开放档案专业本科生实习机会、引进档案专业人才等途径，不断充实社区档案管理人才队伍，提升队伍的档案素养。另一方面，定期组织社区档案管理人员开展档案业务技能培训。在培训过程中，除了对档案专业理论知识进行讲解，也要注重对实际案例的把握，通过融入实际案例促进工作人员将理论与实践相结合，更生动形象地理解并把握档案管理与服务工作的要点，从而进一步提高空巢老人健康档案管理与服务工作的质量与水平。

（三）推进社区空巢老人健康档案信息化建设

首先，应提升社区空巢老人健康档案管理工作人员的信息素养和信息技术水平。社区档案工作人员具备较高的信息素养和信息技术水平有助于灵活运用多种方式采集档案信息，且综合采用线上线下相结合的工作模式也有助于社区健康档案信息化建设的发展。其次，应积极引进先进的管理服务系统和硬件设备。2021年，为了破解“空巢”安全问题，杭州富阳区积极探索智能居家养老保障体系，构建了系统性的数字化解决方案，在全国率先综合运用热感、分布式等技术，自主研发了“空巢老人安全守护系统”。先进的系统及硬件设备能为健康档案信息化提供先决条件，也能为社区空巢老人信息化持续健康发展提供保障。最后，应建立社区空巢老人健康档案信息化建设规划及激励机制。做好信息化建设的规划工作能够为空巢老人健康档案的信息化提供发展方向，建立社区工作人员激励机制则有助于激发工作人员的工作热情，保证社区空巢老人健康档案信息化工作的连续、动态进行。

（四）构建扁平化的社区网络管理与服务体系

空巢老人社区服务的复杂性、持久性、多样性和突发性使得社区在提供具体服务时面临各种各样的困境。社区可以利用网络、通信技术和大数据技术形成扁平化的社区网络服务体系，在社区范围内形成“多主体参与管理——多主体分担职能——多主体相互协同”的服务模式，[6]开设空巢老人专题板块，协调社区管控治理、空巢老人利益诉求以及公共协同服务等多方需求。首先，社区管控治理功能可以帮助规范社区运行秩序、增强社区回应能力、提升社区服务质量。其次，空巢老人利益诉求上报功能可以使社区更直观地了解空巢老人的服务诉求，不仅为全面了解和充分满足空巢老人的诉求创造了可能性，也为空巢老人提供了平等的诉求和利益表达途径，使服务主体真正参与到了服务工作中。最后，公共服务协同功能有助于社区协调政府、社会组织及自身等主体的关系，统筹整合人力、物力、财力等资源，协调空巢老人与各主体间的利益冲突，充分调动社区内的服务力量及参与社会服务的活力和积极性，实现各主体之间的积极合作和良性互动。

*本文系2018年国家社科基金青年项目“创新扩散理论视阈下档案信息资源自媒体传播研究”（项目编号：18CTQ036）研究成果之一。

注释及参考文献：

[1]中华人民共和国国家卫生健康委员会宣传司.国家卫生健康委员会2022年9月20日新闻发布会文字实录[EB/OL].（2020-09-20）[2022-12-11]. http： //www. nhc. gov. cn / xcs / s3574 / 202209 / ee4dc20368b440a49d270a228f5b0ac1.shtml.

[2]中华人民共和国民政部.第四季度例行新闻发布会文字实录[EB/OL].[2022-12-11].https：//www.mca. gov.cn/article/xw/xwfbh/2022/xwfbh_04/zxzb.html.

[3]谢诗艺，赵子瑜.突发公共卫生事件下社区档案管理优化研究[J].浙江档案，2020（6）：20-23.

[4]中华人民共和国中央人民政府.中共中央国务院关于加强基层治理体系和治理能力现代化建设的意见[EB/OL].（2021-07-11）[2022-12-10].http：//www. gov.cn/zhengce/2021-07/11/content_5624201.htm.

[5]聂云霞，卢丹丹.社会转型期高素质档案人才培育之路——以《“十四五”全国档案事业发展规划》为背景[J].山西档案，2021（5）：67-78.

[6]何继新，付美佳.网格化管理在社区基层公共服务网络关系中的变迁动力与反思对策[J].杭州师范大学学报（社会科学版），2021，43（6）：114-123.

作者单位：郑州大学信息管理学院