信息化背景下建设项目档案规范化管理探究

摘 要：在信息化时代背景下，建设项目档案进入了全新的时代，面临了新形势，也出现了亟待解决的问题。本文从信息化观念滞后、人才缺乏、治理体系不完善等问题入手，对新形势下档案规范化管理进行了路径探索。认为，推动建设档案规范化管理需要建立档案信息化建设顶层设计、打造工程项目档案信息化管理模式、着力加强工程项目档案信息安全、着力加强项目工程档案规范化制度体系建设。

关键词：信息化；规范化；体系建设

《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，加快推进档案信息化建设，引领档案管理现代化。信息化建设是做好新时代建设项目档案规范化管理的必由之路，将推动整个建设行业提质增效、高质量发展。因此，深入分析建设项目档案面临的信息化新形势，深入分析原因，提出可行方案，将有利于推动建设项目档案规范化科学化水平。

1 信息化背景下建设项目档案面临的形势

1.1 信息技术突飞猛进

近年来，我国信息化步伐逐步加快，5G技术和大数据已经融入社会发展的方方面面，极大改变了社会发展进程和人民生活业态。信息技术为档案领域带来了革命性的变化，让数据多跑路，实现“一分钟查档”已成常态。档案信息化的核心价值是根据用户需求，精准快速地提供档案的查询利用服务，通过档案信息系统打破了时间、空间限制，收集归档及时准确、利用便捷快速，为查询和利用工作的高效开展奠定了坚实基础。

1.2 电子档案大势所趋

建设项目的纸质档案存储耗财耗力，查找程序烦琐，随着信息技术的引入，电子档案应运而生。电子档案“低成本、高效率、好统计”等优点凸显，进一步减轻建设项目单位的负担，代替“沉睡中”的纸质档案，大大降低成本支出，激活建设项目数据，让档案拥有生命力，实现了档案价值最大化，越来越多的企业告别传统纸质模式，开启电子档案管理时代。新形势下，建设项目档案的规范化势必将向电子档案管理转变。

1.3 精准化服务作用凸显

在建设项目推进中，档案资料扮演着重要角色，特别是建设的规划、图纸、批复等，查询速度关系到企业是否能第一时间抢占制高点。新形势下，信息化为工程建设带来了极大的便利，查询者能够更加便捷地利用大数据统计提供服务，扩大了档案服务领域，工程档案服务走向了定制化、精准化，满足了利用主体多元化、个性化的需要，为用户提供了良好的查询体验。

1.4 资源共享度不断提升

各部门之间横向联系的加强，也为信息共享提出了更高要求，信息技术的成熟，带来了建设项目档案资源的多样化和大数据应用的扩展，资源共享打破了信息孤岛，解决了档案数量巨大且分散，无法集中管理，无法对其进行有效组织等问题。

1.5 档案管理时效性提高

建设项目档案管理系统可以极大提高档案信息运用的及时性，查询不再深入库房，节省了大量的人力物力成本，快速、简洁成为新时期档案管理的特性。档案管理人员能够利用自主查询系统，实现一分钟查档，高效地完成档案资源的数据管理，从而生成所需要的档案信息，展现档案信息查询的便捷性。

2 信息化背景下建设项目档案规范化管理亟待解决的问题

2.1 建设项目档案的信息化规范管理理念落后

建设项目档案在推进信息化过程中，存在着归档不及时、利用方式传统等诸多问题，归根到底是信息化规范管理理念落后，重视不够，没有将信息化融入档案规范化管理的全过程。项目档案贯穿从总承包到施工方等诸多单位，涉及人员多，规范化意识参差不齐，很难站在统一标准上衡量。建设项目档案涉及种类多，面对信息化的加速融入，有些档案人员尚未树立先进的档案信息化管理意识，面对出现的档案新形势、新业态、新介质，是否保管、如何保管等问题认识不清，不利于档案信息规范化水平的提升。

2.2 建设项目档案信息化水平滞后

信息化核心技术的应用、信息系统的引入都需要支付高昂的软硬件成本，对项目单位来说，这些成本的投入收益远远低于其他生产要素投入收益。因此，对大部分建设企业而言，在综合收益率的考量下，对建设项目档案信息化投入的期望值很低，不会投入大量财力开发自主档案信息系统，大部分采取的是外包方式，没有拥有自主产权、安全性、持久性更好的项目集成利用系统。

2.3 规范化管理人才缺失

工程项目中重施工前管理的现象由来已久。各大工程项目上档案管理人员大多数是兼职人员，且无一名档案专业科班出身。笔者对10个工程项目调查研究发现，专职档案管理人员占比仅有12.5%，参与过专业档案管理培训的人员只有25.6%，大多数管理人员身兼数职，知识的学习大多依靠自学或者传帮带，专业知识陈旧，无法跟上时代步伐。面对信息化的快速发展，工程档案规范化管理早已脱离了纸质档案手工归档时代，档案信息化和工程档案规范化既需要专业技能，又需要进行连续的专业化培训，树立终身学习的理念。工程档案管理复合型人才的缺乏，成为制约规范化管理的瓶颈。

2.4 工程项目档案管理不完善

一是工程项目档案形成方管理不到位，制度规范执行有偏差，各二级单位之间标准化规范化水平差距很大。二是内部规章制度执行不到位，有些流于形式，脱离工作实际。同时，信息化背景下的规章制度明显落后于时代发展，制度规范的调整不到位，有的沿用十多年前的老标准，未能按照国家规范加以修订。笔者调查的10个工程项目中，有5个项目部未强调电子文件收集整理，2个项目沿用上世纪档案整理标准，3个项目部无档案规范汇编的文件。

3 信息化背景下建设项目档案规范化管理的实施路径

3.1 建立档案信息化建设顶层设计

建设项目档案顶层设计是运用系统论的方法，从全局的角度，对档案规范化管理的各方面、各层次、各要素统筹规划，以集中有效资源，高效快捷地实现目標。当前，信息技术催生档案管理体系的变革，越来越多工程项目单位认识到档案信息化建设的重要性，并采取一系列组合拳推动项目档案的规范化，提升科学管理水平，使得规范会水平迈上新台阶。

3.1.1建立档案集中管理体制。项目总承包单位对档案工作管理实行集中领导，发挥集中力量办大事的管理优势，建立奖惩机制，把工程档案信息化规范化管理纳入工程考核全过程，倒逼责任部门提升重视程度，进一步明确参与方和各二级单位在档案管理中的权责，做到不缺位、不丢位。各责任单位作为主体，要对档案管理岗位提高认识，与施工、财务、质量等专业部门同级，档案工作与项目建设工作同安排、同部署、同落实。

3.1.2优化档案管理流程。流程建设关乎建设项目档案收集的齐全完整。笔者对5家房产项目档案调研发现，有3家项目档案移交城建档案馆时2次以上质量不达标，究其原因就是流程管理混乱，收集不齐全，档案质量不过关。要推进管理流程再造，明确管理各流程的职责、范围、时间、标准，以科学化流程提升规范化水准。

3.1.3建立明晰整理标准。建设项目档案种类繁多、载体丰富、自成体系，不同档案类型整理归档要求不一，要建立系统、便于操作的各类型档案管理标准。制定统一的整理规范，便于各工程部在实际中操作；制定档案扫描标准、介质等，利于后续整合运用，有条件的企业可以进行系统培训，推动档案应收尽收、应归尽归。

3.2 打造建设项目档案信息化管理模式

信息技术在档案管理中的应用是整体的、无死角的，从档案资源的产生到销毁的全过程 [1]。如文件的形成、存量档案数字化、档案信息网络检索查询等。但是，信息技术只是信息化时代其中一个要素，在信息技术的实际应用过程中，非技术因素也起着重要作用[2]。

3.2.1搭建档案信息化系统平台。信息系统建设是推动建设项目档案信息化程度的载体，选择适宜的档案信息化系统平台显得尤为关键。综合各地经验，档案信息化系统平台的建设主要有两种模式，第一是自主研发搭建信息系统，这种方式个性化强、安全保密性高、节约外包成本、投入产出效果好，大型工程项目企业倾向于此种方式。第二种是建立第三方合作关系，用信息公司搭建的平台进行管理，该方式简单快捷、投入低，但是维护成本高，系统稳定性受外包公司影响大。以某地大型工程建设部门的信息化平台为例，该平台主要包括内外网馆室一体化平台、集中式档案室系统、档案业务督导系统、电子档案移交接收系统、档案资源共享利用系统、外网后台管理系统，实现了工程档案管理的全流程再造，实现了“让数据多跑路、人员少跑腿”，提升了工作效率。该系统兼容性高，进数据对接加密，可对接其他项目档案管理系统，实现了企业内部数据的互联互通。但是也有的企业，系统兼容性低，无法实现与其他系统的数据互通共享，影响了整体工作效率提高。

3.2.2提升档案人员信息化职业技能。业务能力精湛、综合素质过硬的档案管理队伍，是推动建设项目档案规范化信息化的基石，提升档案人员信息化水平显得至关重要。一是做好招才引智。瞄准档案规范化的需求，筑巢引凤，通过良好的薪酬、晋升平台等吸引专业化的人才加入。要加强人才质量把握，结合建设项目档案工作实际需求，科学制定人才引入标准，提高精准度。要加强内部挖潜，把有能力潜力的骨干放在前沿位置拼搏打磨。二是高水平开展培训活动。坚持引进来和走出去相结合，通过开设档案大讲堂、邀请知名专家授课或集中学习充电等方式让员工熟悉信息化规范化理论，系统掌握信息化管理的理念、方法、技能，提升专业素养。要与高等院校建立合作关系，定期举行档案人员培训班。据笔者调查，中国人民大学、武汉大学、苏州大学等都有定期面向工程档案人员的专题培训，内容丰富、可操作性强，有利于员工更新理念，获取新知。要着力培养专家型人才，破除传统理念，配备好专职档案人才，让档案管理人员有更多的精力从事本职工作。三是实行绩效考核制度。绩效考核是激发员工潜力、调动积极性创造性的有力抓手。工程单位要结合实际，制定切实可行的绩效考核制度，避免陷入假大空。要注重选取定性与定量相结合的方式，对档案工作人员的工作业绩给予客观公正的评价。要建立职业荣誉感，档案工作人员的薪酬及晋升等方面要和其他关键岗位人员一样，激发工作热情。要强化结果运用，把成绩突出、埋头苦干的一线档案人员重用提拔起来，形成信息化建设的强大合力。

3.3 着力加强建设项目档案信息安全

3.3.1安全防范措施要到位。目前，为了防止黑客和病毒入侵，主要的防范系统包括：一是构筑防火墙。这是目前公认的最高水平的安全网络。成熟的防火墙把系统过滤的功能做得比较完备，当出现一系列紧急情况，比如病毒入侵等，防火墙将自动开启并提醒档案管理者，档案防火墙技术是保障档案系统内部网络安全的重要武器。二是建设防水墙。防水墙是应对外界病毒、介质入侵的最新成果，其主要作用是保护档案信息数据安全性，目前已经被广泛应用。三是用户数据保护。内部系统中一般都会设置档案管理账目，但是为了防止信息泄露，会引导用户设置非重复性密码，增强用户账号的保密性。四是采用漏洞扫描工具。这种主要是针对系统的漏洞，采取的补救措施，防止系统出现缺口。五是使用入侵检测系统。主要作用是监测和侦查，通过调阅日志、访问记录等，查看安全漏洞，及时采取补救措施。

3.3.2安全保密教育要到位。要认真抓好项目档案人员的保密教育，提高保密素养，筑牢信息安全的思想防线。一是持续加强保密知识学习常态化教育。档案人员要熟悉国家保密的法律法规，熟知泄密的范围，涉密计算机的存储介质等，做到心中有数，提升保密专业化水平。[3]二是持续加强防范能力建设。档案信息化建设快速发展，对档案保密工作的要求也越来越高，档案人员必须提高自身防范技能，比如，对最新的计算机病毒传输、特性了如指掌，对各种杀毒软件运用自如等。切实加强计算机知识学习，既做档案管理的行家里手，也做保密防范的专家能人。三是持之以恒加强保密意识教育。要坚持教育为先，充分运用失泄密典型案例，让从业人员明底线、不踏红线，守好保密纪律这个基础。

3.4 着力加强建设防水墙规范化制度体系建设

一套安全高效的建设项目档案规范制度体系是组织规范的保障之一。通过对10家企业项目档案制度流程的分析，要确保档案的规范化制度化，需要做到：一是主体责任单位要切实担责。制度运行需要监督强化，通过召开例会、年度会议、表彰总结等形式，展现主责的担当，有良好的执行和监督，档案规范化的各项标准才能落实到位。二是参与单位要善于总结提升。规范制度的运行需要通过实践进行检验，要坚持解剖麻雀，善于从工程档案实践中寻找规律性认识，归纳出符合项目实际的标准规范。三是要坚持小步快走、先行先试。在实践中总结出可推广的经验做法，坚持典型示范。四是始终具有奉献精神。档案工作岗位默默无闻，许多人在档案工作岗位默默奉献一辈子，对名利要求不高，但是敬业，档案管理的作用平时凸显不出来，关键时候却有大作为，要加强职业荣誉感的教育，组织开展最美档案人、我身边的兰台模范的活动，选出身边的档案工作榜样，提高档案人员的获得感和幸福感，激发工作热情，打造一支留得住、主业强的建设项目档案工作队伍。

参考文献：

[1]谭锦仪.浅谈地质档案管理方法与数字化趋势[J].华北自然资源，2019（08）：36.

[2]施秀平.高校学籍档案信息化建设的思考[J].武夷学院学报，2017（08）：5.

[3]孫美婷.基于知识图谱的我国数字档案馆研究热点及趋势探析[J].兰台世界，2022（06）：50.

作者简介：孟雪，中国石油抚顺石化公司档案员，研究方向：企业档案管理、建设项目档案管理。