新时期档案管理工作面临的机遇与挑战

摘 要：快速、高效是信息技术的代表性特点，随着新时期信息技术的不断发展，传统的档案管理技术遭遇了巨大的挑战，同时，也面临着前所未有的机遇，对档案管理工作和档案管理部门及其工作人员提出更高的要求。本文通过对档案管理机遇与挑战的研究分析，希望能够更好地为档案管理工作在新时期的有效开展明晰思路、辨别发展形势，也希望能够为各级档案管理部门和相关工作人员提供一些有益的思考。

关键词：新时期；档案；机遇；挑战

档案管理工作一直都不是封闭独立性的工作，其发展与社会需要、时代背景、经济水平、技术发展等方面有着紧密的联系。在新时期，档案管理工作与大数据、互联网、云计算、新媒体等因素相伴，新技术的出现为档案管理带来发展机遇，也带来了严峻挑战。工作中，如何抓住发展机遇抢占先机，以此推动档案事业的进一步发展，是衡量各级档案管理部门和工作人员创新力的新标准。

一、新时期档案管理工作的开展机遇

1.大数据的出现给档案管理带来机遇

（1）海量信息得以整合

传统的档案管理主要以纸质档案为主，大数据时代的到来给档案管理带来新模式，变为以纸质档案为基础的电子档案、数字档案等综合型的管理模式，档案管理部门及其工作人員的职能不再局限于收集、整理、管理使用，而是扩展为电子档案的生成、维护以及安全保密管理，多重职能叠加以及社会化分工的细化，都导致了海量信息资源的产生，为管理这些海量信息必须借助最先进的技术，如云平台等进行管理，建立起精细的云档案管理系统，实现海量信息资源的管理。

（2）传统数据得到发掘

传统档案资源由档案管理部门负责管理，一般不直接由需求用户使用，各需求机构和个人根据实际前往查借阅，因而具有被动性，无法实现档案资源的最优效益，导致大量的档案资源和档案数据得不到有效利用和挖掘，为解决这些问题，利用大数据对庞大的档案信息资源进行有效管理成为一种便捷措施。档案管理部门通过对海量数据的归集整理，综合市场需求和使用者需求，对各类档案数据进行聚类和分析，探究数据间的关系，进而建立数据模型，为其他同行提供参考，不断提高档案资源的利用价值。

2.互联网的发展给档案管理带来便利

（1）促进技术水平的提高

互联网信息技术的出现和快速发展为档案管理带来便利，使得档案管理的技术手段更加丰富和多元化，通过互联网信息技术，档案数据录入、检索、分类更加便捷，很大程度上降低了工作强度。互联网+时代的到来，不仅提升了互联网的应用价值。

同时，也使档案存储形式由传统纸质档案向图片、音频、视频等存储形式的多样化发展，档案管理技术出现多样化的选择路径，促进了各类档案之间的关联性，极大提升了档案管理的效率。

（2）档案的时效性得到提高

信息化时代档案分类工作日趋完善，档案时效性也变得愈发重要，对传统档案管理而言，因为依靠人工较多，导致工作中各项时间周期较长，查询借阅等工作耗时耗力，与档案的便捷高效相悖，无法适应信息时代的高效率需要，而互联网技术恰能有效弥补这一缺陷，可以最大限度地提升档案管理的敏感度，实现档案的动态跟踪，让档案信息的更新变得简单、便利。另外，以互联网信息技术为基础建立起新型档案管理系统，并将云计算、大数据、区块链等技术优化整合，形成档案管理的新局面，助推档案管理能力提升，保障档案的时效性。

（3）服务空间得到拓展

近年来，随着经济水平快速提升和社会生产力的快速发展，各类档案资源和数据信息呈现爆发式增长，给传统档案管理带来了巨大压力。在传统档案管理模式下，档案资源占用的物理空间大、经济成本高，很难实现新时期的档案管理要求。以互联网信息技术为依托的档案管理系统，利用云空间不仅存储成本较低，还方便随时查阅和离线管理，为庞大繁杂的档案数据管理带来了极大的便利，也进一步扩展了档案服务空间。

3.新媒体的应用给档案管理带来发展

（1）档案载体更加丰富

长期以来，传统档案管理内容单一，服务手段落后，灵活性较差。而新媒体环境以其独特的载体形式和传播形式，利用其广阔的虚拟空间将各种科研信息、教育信息、娱乐信息、政治信息、社会信息等存储其中，为各类档案管理提供巨大的信息量，极大丰富了档案内容，使档案传播形式集文字、图片、影音于一体，大大增加了其吸引力。

（2）新媒体拓宽了档案空间

在新媒体应用和普及之前，大多数档案管理机构的档案不管是馆藏内容还是服务对象，相对来说都是孤立和自成系统的。进入新媒体时代，档案管理机构可以把传统的馆藏档案以及有关档案管理机构的建设与发展输进网站，同时，可通过设立聊天室、信息反馈等栏目，向社会各界人士提供交流思想、传播信息和反馈信息的通道。这样，档案管理人员可十分便捷地了解外界的动态，与利用者进行沟通与碰撞。更重要的是，在新媒体环境下，档案管理思想得到了开放，档案的价值选择得到多元化发展，档案管理的空间得到拓展。

（3）提供更为宽阔的大舞台

传统档案管理相对来说是封闭的，各档案管理机构之间互不干涉，各自为政。进入新媒体时代，信息的不断开放和档案管理机构之间交流的日趋频繁，大大加快了档案的信息化建设。一方面，新媒体使档案管理机构之间的资源共享越来越丰富；另一方面，档案管理机构可借助新媒体传播机构内的动态和成果，以扩大知名度和影响力。因此，新媒体不仅是档案管理机构走向社会的通道，更是其展示自我的大舞台。

二、新时期档案管理工作面临的挑战

1.档案管理在大数据时代面临的挑战

（1）保密安全存在隐患

先进科学技术的飞速发展为档案管理工作带来便利，但是，技术的变革如同一把双刃剑，在提供有益服务的同时，也使保密和安全问题变得迫在眉睫。一方面，涉及信息技术上的问题，另一方面，还涉及法律乃至道德上的问题。在新时期，必须对档案管理和档案开放标准进行重新定义，制定出更为严格的新标准。无论是国家机密档案，抑或是涉及隐私的个人信息被泄露，都将会给国家、社会或者个人带来财产和生命安全的重大损失。

（2）技术层面有待突破

大数据时代对档案管理技术层面的要求又提升一个新的高度，大数据系统的容错率和可扩展性问题就是有待突破的难点。大数据的容出错率涉及复杂的计算方法，因而非常准确、严谨的算法是不存在的，也是不现实的。在能力可及的范围内，通过人工技术尽可能减少失败率和出错率是大数据系统的主要目标。事实也证明了系统成本与容错率的负相关性，当容错率越低时运营成本将越高，而容错率越高其运营成本越低。因为，市场空间单一，目前，执行快速计算的硬件设备价格都比较昂贵，尤其是具备人工智能的设备更是价格昂贵，这些集成设备的运用自然就增加了系统的采购成本和后期的维护成本。

2.档案管理信息化发展面临的挑战

（1）工作人员信息化意识程度不足

各类档案资源是档案管理部门持续存在的最为基础也是最为核心的立足依据，随着信息化时代的发展，档案用户包括需求机构及个人对档案的利用已不仅仅是单一的纸质档案，而是衍生出复杂的需求形势，快节奏的工作生活状态也使得用户更加注重丰富、便捷、高效档案资源利用。与一般的文字材料不同，档案材料还具有其另外的特殊性，如一般难以通过多种途径获取各类信息化的资源。另外，现有的公文运转机制尚不能完全实现数字化，很多文字材料需要通过扫描成图片之后再进行格式转换，然后才能进行数字化处理。现实中，不少档案管理部门及工作人员对档案的保存意识薄弱，同时，因为知识面和能力水平的限制，可能也不知道如何進行有效保存，这就造成一些宝贵的信息资源遗失。

（2）传统载体信息化进度缓慢

基于现有的信息化技术水平，可以通过原件扫描和缩微后扫描胶片两种技术手段完善档案数字化，无论选取哪一种方式，都需要相应的“人财物”准备，其中部分设备的价格比较高，需要大量的资金支持。还有一些比较特殊的载体档案，如声像档案等，其存储、管理及后续的数字化工作，都需要不同的设备才能完成，所需要的代价就更高，还有部分机器设备工作效率和工作时限的原因，数字化工作无法快速实现。为规范管理，一般将扫描后的材料按照统一格式的图片进行保存，这就需要对扫描设备和扫描的图片质量有较高的要求，扫描出的档案内容必须精确，特别是以图片形式保存的文字材料，为后期便于全文检索，还需要在扫描后进行格式转换，这就需要消耗更多的人力和时间。

（3）多媒体的传播率有待提高

在信息化时代，档案管理机构的档案资源包括文书材料档案和多媒体信息档案，这是多媒体技术在信息化时代广泛应用的有力体现，也是适应信息化时代的必然结果。基于多媒体的特性，传统多媒体结构化数据库已经无法更好适应用户的需求，这就需要深度开发较为前沿的非结构化数据库，即多媒体模糊检索技术，从而为档案管理和利用提供更为便捷的技术辅助手段。此外，由于互联网技术的快速发展，针对网络安全的问题也越来越敏感，因为一些主客观原因，目前，对于档案工作的网络安全管理还没有较为详细的规范标准，只有较为笼统的管理制度，在电子文献、数字档案描述等标准方面还存在一些不足。事实上，这些标准的建立已经成为现代档案管理组织建立规范、安全的信息资源体系的重要前提。

3.档案管理在实践利用中面临的挑战

（1）服务方式未及时更新

随着社会信息量的激增，档案资源越来越丰富，各类机构和人群对档案服务的需要也越来越多，越来越丰富，远远不是传统面对面式的服务，已经由主动服务代替以往的“坐等上门”的形式。其中比较明显的变化，如在服务时空上不是“到点关门”，而是不受时间、空间限制，这些形式上的变化对以往的档案管理服务形式是一种全新的挑战。在信息时代，档案管理机构在从事实体档案服务工作的同时，可能还将承担网络中部分虚拟用户的特殊需求，然而，档案管理机构的档案资源一般无法像开放型的场馆那样直接面向受众用户，由于档案的特殊性，还需要对用户进行一定限制，在场地和使用群体上要求较高，以往管理模式容易实现，但是，通过网络环境直接实现的话目前还存在一定的困难。

（2）隐私保护存在客观缺陷

通过互联网信息技术实现新型档案管理方式，必须以原始馆藏资料为基础，通过资料扫描、数据录入等构建起完整的档案数据库。要建设数据库，就必须占有大量的资料，而这些资料很多是由特定的单位和个人创作的，凝聚着他们的劳动价值，这就无可避免地涉及知识产权方面的问题。档案管理机构为方便管理档案，会向档案所有者提取相当详细的信息，有时这些信息会被档案管理工作人员传递给其他机构，造成档案所有者信息的泄露。因为，档案所有者较多，档案管理工作过程也比较复杂，所以，关于档案所有者的隐私问题也亟待解决。

（3）法律效力有待提升

在档案管理部门中有一个共识就是档案是作为传统事务的载体，凭证作用是其重要特点，在法律实践中也得到较好的认可和体现。然而，由于其可修改性，在法律层面上通过设备对数字档案的认可仍有待讨论，这将不可避免地影响数字档案凭证的作用。数字档案在档案管理机构中的法律效力面临各种困难。首先，中国的诉讼法列出了七种形式的法律证据。传统的纸质文件无疑属于书证，但由于后来的性质多变，电子文件无法作为权威文件出现。其次，中国对证据的能力规定了“原件和原件优先”的规则，“如果确实难以提交原件，可以提交副本、照片、副本和摘录”。所谓“原创”强调文件载体的原始性，但数字档案的信息内容是不是原创的，很难检查其真实性。证据的真实性是决定其证据强度的关键，因此，证据的真实性包括消息内容的完整性和消息所依赖系统的完整性、可靠性，包括数字档案从生成、传输、存储到收集的可靠性。

总体而言，在信息化、数字化快速发展的新时期，档案管理工作也不可避免地发生了较大的变化，其中有些方面使档案管理工作受益较多，而有些方面又面临严峻的挑战。立足新时期，各级档案管理部门及其工作者都应顺势而为，创新服务理念和管理模式，提升服务质量和服务水平，不断满足新时期的用户需求，助推档案管理事业的发展。

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基金项目：青海省科研基础条件和能力建设项目“青海省地方病档案资源数字化建设与应用”（2022-ZJ-NL02）。

作者简介：徐松（1992—），男，汉族，河南信阳人，硕士研究生，馆员，研究方向：档案管理、档案信息化。