不动产信息档案的电子化保管和利用初探

摘 要：随着时代的发展和进步，我们国家对不动产统一登记和对不动产信息档案的保管、利用有了新的推进和部署，同时也提出了更高的需求。如何能在当下的信息时代，实现不动产档案的电子信息化管理，进一步完善不动产档案保管和利用的规范性和科学性，更好地提升服务质量、提高不动产档案管理的标准，已成为目前各级不动产档案管理部门都面临的一次新的考验。面对新形势下对不动产档案管理提出的新挑战，不动产档案管理部门需要紧跟信息化时代的步伐，要提出创新的工作方式和管理方式，更加现代化、規范化以及标准化的建设不动产信息档案电子化管理平台，加快不动产档案管理的电子化进程，同时也需要进一步完善和健全不动产信息档案电子化管理和应用领域的相关法律法规，科学持续健康地发展不动产信息档案管理。

关键词：档案管理；不动产登记；电子化利用

不动产登记制度一直以来都是我们国家物权制度的重要组成部分，是指通过不动产所有者进行申请，从而由国家专职部门对不动产物权及其变动事项做出记录的一种行为。我们国家的不动产档案的保管和利用因此而产生，其目的是为不动产的登记工作提供稳定且重要的保障。传统的不动产登记档案主要基于人工书写和保管，过程烦琐复杂且容易出现登记信息错误、档案损毁等问题，对不动产所有人造成很大的损失。在如今信息化技术的时代，我们必须充分利用电子化信息技术的优势，对不动产登记档案的利用和保管方式提出新的变革，实现其电子化和自主化，从根本上大幅度地提高不动产登记档案的效率和质量。本文就现有的不动产档案管理和利用的问题进行深入分析，提出进一步的电子化管理的方法和措施，希望能为不动产档案的电子化保管和利用提供有效参考依据。

随着目前全球进入信息化时代，不动产登记档案作为国土资源管理的重要组成部分，如何更加充分地利用现代化信息技术，实现不动产档案保管和利用的电子化和自主化，有效解决传统的不动产档案保管和利用中带来的弊端，有效提高不动产档案管理和利用的效率，同时保证更高质量的完成不动产登记工作，改善我国不动产登记服务地流程和群众体验，为人民提供更好的服务和保障，更加有效的促进不动产事业的进步和发展。

1 不动产档案电子化利用的意义

不动产，是指依自然性质或者法律的规定在不可移动或移动后会引起其性质、形状改变的财产，包括土地、土地定着物、与土地尚未脱离的土地生成物、因自然或者人力添附于土地并且不能分离的其他物。2013年11月20日，国务院常务会议决定：整合不动产登记职责、建立不动产统一登记制度，不动产登记参照《不动产登记管理条例》。这项决定更是大大提高了不动产权利人的合法财产权的保护，同时大幅度提升政府的效率和水平，具有重要的跨时代意义。不动产档案的电子化利用即是实现这项制度的重要方式，将传统的混乱的不动产档案信息进行归集、整合、电子化，可以大大提高不动产档案的利用效率。

现代信息化处理的技术逐步深入到不动产档案的管理和利用中，它以计算机技术为核心，使传统的档案存储方式发生了质的变化。新一代电子存储介质体积小且存储量非常巨大，比传统的纸质档案的存储量要高出数以亿万倍，同时新一代电子信息化的媒体不管是进行新增输入、删除、查询、修改等操作都远远高于纸质媒体，而且随着互联网的应用普及，不动产档案的管理也可以实现一定范围内的信息共享。

2 不动产档案电子化保管和利用目前面临的问题

2.1 不动产档案的共享率较低

自2013年国务院提出全国的不动产实行统一登记的制度以来，面临的最大问题就是不动产档案的共享率较低。为解决此问题，我国已颁布了多项不动产档案管理相关条例和多项法律法规来从各个方面规范和整合不动产档案的管理。然而事实上，由于在此之前的不动产信息登记和管理涉及公安、法院、民政、林业等多个部门，档案分散管理混乱，各个系统之间没有统一的规范，在传统的纸质档案管理模式下很难实现统一，对开展新时代的不动产档案管理工作造成了很大的阻碍。不动产的统一登记要求将原有的分散在房、地、农、林、渔等各个职能部门的登记职责统一划转到不动产登记机构进行登记，因此，对不动产档案管理部门来说，如何把原来的分散在多个部门的档案资料进行整合统一管理，不管在工作量还是工作难度上来说，都是一个巨大的挑战。

2.2 对各平台整合存在较大技术难题

各部门都有自己的档案管理规章和制度、档案管理软件或平台、档案编目方式，且有的实现电子化管理，有的依然沿用纸质档案管理的方式。因此，要整合分散在各部门间的档案，并且进行统一的编目、整理、电子化录入等工作，不动产档案管理部门面临着巨大的工作量和工作压力。工作人员在大量的重复工作中非常容易出现失误，且这些失误无法得到及时发现和解决，在积累的未解决问题越来越多的情况下，工作人员的工作时间会日益紧张，最终影响到不动产登记工作的效率和质量[1]。同时，要将统一整理之后的不动产档案电子化也存在较大的技术瓶颈。由于之前各个职能部门并未实现数据共享，这就导致在不动产统一登记之后，整合各平台的数字化信息存在技术瓶颈，各平台之间采用的编写语言和内部逻辑不尽相同，无法进行统一。例如：原来在土地部门进行登记的数据，绝大多数的业务数据都没有和地籍数据库进行关联，范围非常小而且数据更新也不及时，房产登记的数据上有很大一部分房源都没有建立统一规范的楼盘表。而林地部门的登记则普遍采用传统的纸张记录信息，档案资料的存储也并未关联数据库，相关信息也不完整。所以要实现各平台间的数据整合还存在很多技术难题亟待解决。

2.3 基础设施不完善

由于不动产统一登记之后面临着巨量的数据整合，因此，原有的硬件设施的落后和老旧成为目前行业各个方向普遍存在的问题，基础设施设备没有及时更新换代的弊端对于不动产档案的电子化管理和利用的推行造成了很大的影响。长期以来网络管理系统的病毒和漏洞的管理也不到位，对于推行不动产档案的电子化管理的安全性更是存在极大的威胁。而对于工作人员来说，陈旧的设施设备也造成了电子化利用的实际感受非常差。可见，硬件设施老旧更新不够及时、系统漏洞不完善无法保证安全的问题已经严重影响了不动产档案信息化建设的进程。

2.4 相关法律法规不完善

2016年以来，国家和各省市地区先后出台《不动产统一登记暂行规定》和《实施细则》等相关法律法规条例，但内容相对比较宽泛且只有短短的几个章节。不动产登记机构整合后应当转移各个部门相应的不动产登记档案，但对于具体时间、规定、规范并没有明确的规章制度，各个城市之间在协调原来职能部门的档案移交工作时困难重重。虽然国家规定在国土资源安全局下设立了不动产登记局，专门负责不动产的统一登记的职责，但是目前相关的法律法规还不完善，各个部门之间也并没有明确自身职能的界限，不确定不动产各部分的权利归属，不能保护所有者的合法权益，经常会出现重复登记、权利交叉等问题，导致登记信息有误，对不动产登记工作也有不利影响。

2.5 储存介质的寿命影响

在存储寿命的问题上，电子档案较纸质档案虽然有了大幅度的提升，但依旧会因为存储介质的改变影响档案的保存时间。纸质档案受到环境影响，例如温度、湿度、霉菌等的影响，会直接导致纸质档案的保存寿命减少。同样，电子档案也会受储存介质的寿命影响，从而影响到电子档案的寿命。随着信息技术不断推陈出新，电子储存介质也逐渐成熟和稳定，从软盘、光盘、硬盘发展到服务器、云储存等，技术的革命为电子档案的保管提供了有力的支持，但随着档案资料的大量增长，也在对储存介质的容量和安全性提出了更高的要求[2]。

3 针对不动产档案电子化保管和利用过程中遇到问题的解决措施

3.1 强化思想认识

目前我们面临的是一个知识经济的时代、高科技时代。在现代化技术日益精进的今天，不动产档案的保管和利用技术的创新也显得尤其重要。首先应该做到观念创新，从根本上认识到科技知识在不动产档案保管利用工作中的重要性，主动学习新知识、提升新技能。其次要改善我们工作中运用的工具、设施和手段，它包括计算机、传真、电子等现代化的办公机具及通信手段。

不动产档案的管理最基本的要求是工作人员必须具备比较强的责任感，持续的引进具备扎实专业技术的新时代现代化档案管理人才，从基层建设中强化队伍的技术素养，大力推动各层级人才专业技能的不断提高，加强对档案管理人员的思想教育，形成统一的思想认识，全国一盘棋，心往一处想，劲往一处使，早日实现我国的不动产统一登记全面联网。

3.2 加强人才培养

专业的人干专业的事，人才就是生产力。提高不动产档案管理人员的专业技能迫在眉睫，一方面要加强对现有的不动产档案管理部门人员进行专业技能的培训，提高现有人员的专业技能知识和素质，另一方面就是要引进专业的档案管理类人才，尤其是具有较高学历和专业从事信息化建设的专业人才，扩充不动产档案管理队伍，提高队伍的整体技能水平和业务素质。只有这样，才能应对未来对不动产档案信息化建设提出的更高要求。

3.3 加强不动产档案数据库的建设

数据库是不动产档案实现电子化的重要载体，也是不动产档案数据建设的基础。未来，所有的不动产档案数据整合利用都要依存于数据库进行实现，因此，不动产档案数据库的建设就显得尤为重要。数据库是纸质档案和电子档案间的重要桥梁，是提高不动产档案利用效率的关键。它的建设在整个不动产统一登記工作中占据着举足轻重的地位。所以，要做好不动产登记数据的维护，确保不动产登记信息的安全稳定运行，有效提高信息的交流质量，需要从整体环境的角度进行深入分析和思考，对信息管理系统进行分层管理，包括不动产登记的事务管理[3]，只有夯实了档案库建设这块基石，才能建立起不动产统一登记的高楼大厦。

3.4 完善相关的法律法规

目前，不动产的登记和档案利用等工作的开展尚处于开展阶段，相关法律法规的不完善和各地政策执行的不统一，使我国不动产全国统一登记制度的实施和实行面临很大的挑战。提出并能切实开始实施一套完善的法律法规和实施细则是我国现在非常急切的任务，规范全国的不动产登记和档案利用行为，做到不动产登记和档案利用有法可依，有法必依。这样才能为下一步的全国联网铺平道路，也有利于各部门之间的信息共享，只有这样才能提高工作效率，规范工作流程，为之后的全国统一登记提供有力的法理支持。

3.5 保证电子档案信息的安全

如何提高目前不动产电子档案的保密和安全工作，我们急需根据现有情况，针对电子档案管理制定一套完整的、切实有效的安全保密制度。第一，要保证电子档案的调阅人必须是权利人本人或与本不动产存在利害关系的相关人员，并保证其在合法有效的范围内调阅和使用不动产电子档案；第二，要保证电子档案的时效性和真实有效性，并保证其不会被篡改；第三，运用技术手段，对操作系统进行加密升级，保证储存介质的稳定和安全。

3.6 加强电子档案数据检查审核

确保不动产电子档案信息的真实有效是不动产电子档案归集的首要条件，不动产信息的来源渠道有很多，从何落实房产档案的收集工作是每个不动产信息工作者要上的第一课[4]。要确保搜集到的信息真实准确，首先就是要上级档案部门派遣人员到基层单位对档案工作进行检查和督导，以便保证房产档案的完整性，对房产档案移交问题进行探讨，让负责搜集信息的工作人员直接参与到实际项目中去，这样就可以加深对档案电子数据的了解，对后期数据的审核工作也可以起到一定的帮助；其次，对于已经搜集和整理的原始档案资料，在后续的处理过程中要严格遵循不漏、不改、不删的原则，确保内容的原始性和真实性。如果收集上来的档案数据本身就未遵循以上原则，那么就要经过重新收集整理，再进行归档。

3.7 完善激励与保障机制

奖励机制的建立是制度完善的必要环节。建立工作日志，可以有效地保证不动产电子档案在整理、归纳和传递的每个环节都有明确的记录，可以确保相关人员的职责[5]。对认真负责或者有突出贡献的相关单位和人员，应当给予必要的奖励，以此激励所有工作人员在今后的工作中争当上游。此外，要体现不动产电子档案在实际工作中所具有的效率优势，进一步推进不动产档案利用的电子化步伐，为日后不动产实行统一登记铺平道路。再者，建立畅通的反馈渠道也至关重要，一套合理高效的评价机制有助于提高工作人员的服务效率和质量。

结 语

综上所述，由于我国传统的不动产登记档案查询利用方式已经无法适应于时代的发展需求，应积极采取有效措施促进不动产登记档案的电子化查询与利用，要实现不动产登记档案资料的电子化储存保管与利用，首先要加强从业人员的思想教育，统一认识。其次要建设一支业务素质过硬的管理队伍，提高工作效率。最后就是要完善硬件设施，为不动产档案的信息化建设提供物质保障。只有这样，才能确保不动产档案的电子化利用顺利进行，为全国的不动产统一登记事业提供坚实的保障。

参考文献

[1]赵鑫华.不动产登记的电子化与自主化分析[J].经济研究导刊，2017（13）：171-172.

[2]卢焰.不动产电子档案信息化管理的探讨.[J] 《基层建设》2017（24）：10-12.

[3]张保红.论不动产登记的电子化和自主化[J].中国土地科学，2015，29（10）：28-34.

[4]梁玉兰.电子化不动产档案管理利用发展平台建设[J].科学与技术，2019（10）：342-343.

[5]张玮琼.不动产登记档案利用服务的问题与对策分析[J].档案学通讯， 2016（5）：62—66.

作者简介：王铎，西安市不动产信息档案管理中心，助理馆员，研究方向：档案管理。