信息时代事业单位档案管理面临的困境与改进策略探析

摘 要：随着信息技术不断发展，信息技术逐渐应用在事业单位档案管理工作中，提升了档案管理的工作效率。但在事业单位档案管理信息化应用中仍面临较多问题，制约了事业单位档案管理的发展。本文结合事业单位档案信息化管理的意义，分析了信息时代事业单位档案管理面临的困境并提出改进策略，以供参考。

关键词：信息时代；事业单位；档案管理；信息化建设

时代的发展加快了事业单位改革进度，其公益服务职能也变得越来越明显。面对如此的发展环境，事业单位必须改变以往的档案管理模式、提高管理手段的信息化程度。比如，在档案管理工作时运用各种信息技术提高管理效率、实现系统化管理目标、开展有关档案管理的科研活动，再根据时代要求提出可优化档案管理策略的方法，灵活调整档案管理方式，构建与社会需求相符的档案管理模式。

一、事业单位档案信息化管理的意义

1.提高档案管理质量

针对事业单位的实际情况制定改革规划、优化档案管理方法与技术，提高档案管理者的专业水平，运用符合社会标准的质量化、精细化档案管理方法，合理运用档案数据信息资源，突破传统档案管理方法，避免因人工操作而造成的失误及不确定性风险，使档案管理朝着互联网式、大数据化、智能化等趋势发展。在信息化改革时期，档案管理的保密性和安全性也会大幅提高，这不仅能让相关方共享档案信息资源，还能提高相关资源的质量。

2.优化档案管理模式

为了让档案管理质量持续提升，使事业单位与社会各界共享档案资源，还需优化档案管理工作体系，明确相关方与该体系的责任与义务，构建更贴合社会需求的档案管理工作机制。在信息量越来越大的21世纪，仅凭传统的纸质档案管理方法很难收集所有和事业单位有关的内部消息或行业信息，更无法提高档案管理效率。而搭载信息化技术的管理方法不仅可制定档案整理、加工、调取机制，还可在各大单位间共享信息资源，使档案信息互通有无，减轻专职档案管理人员的工作压力，突出档案信息的传递价值。档案信息化能整合各种形式的档案资源，把档案信息交流平台的正向作用完全体现出来，真正做到于平台中分享与档案信息相关的种种资源，在扩大档案信息传输和使用范围之余，将档案资源的最大价值体现出来。

3.实现档案数据共享

在互联网中运用信息技术可形成无障碍式信息数据传输方法，实现信息资源的共享及流动。事业单位运用信息技术后就能用电子化手段处理档案信息，档案信息处理效率也将大幅提升。事业单位档案管理的重点在于合理地储存、使用各類数据资料。而引进信息技术就能于技术层面满足档案信息的存储与应用，有利于相关单位的信息共享。从现代化档案管理实践经验来看，事业单位进入运作状态后需用到各种各样的档案信息。只有突出这些信息或资料的独特价值，才能读取出其中的有效数据，所以，事业单位必须在档案管理期间灵活运用各种信息技术。

二、信息时代事业单位档案管理面临的困境

1.对档案管理重视度不高

部分事业单位没有意识到档案管理的作用与意义，甚至会忽略这项工作，导致事业单位难以提高档案管理水平，也无法捕捉到对档案管理进行信息化改革的重要契机，导致档案管理存在诸多漏洞，部分价值较高的信息甚至因未在第一时间收集而无法突出最大化价值，还有些重要档案也因此而被泄漏。从当前的情况来看，很多事业单位看重的是技术、设备变革或公益项目，很少在档案管理方面投入时间、精力，难以制定合理的档案管理方法及策略，亦无法根据时代发展调整档案管理方法，难以记录事业单位的工作成果，更无法发挥档案资源的核心作用，难以发挥单位内部的档案管理在整合人力资源、资源分配、节能环保等方面的作用。

2.档案管理机制不完善

档案管理工作是一项涉及诸多内容的工作，在实践期间一定要严格依照标准及要求规范工作，才能达到预期的管理目标。虽然国内有很多事业单位通过持续发展，提高各方面建设完善度，但和档案管理有关的制度机制，其完善度与科学性还有待提高，这也是事业单位难以提高档案管理效率的主要原因。从事业单位目前的档案管理状况不难看出，造成该现象的主要原因是事业单位对档案管理不够注重。档案管理人员工作时会因没有科学、合理的管理制度制约，而做出各种形式化工作，甚至会在未明确管理方向与目标的情况下进行各种档案管理工作，致使档案管理的有效性与深度大打折扣。有些事业单位因未制定合理的档案管理制度而无法顺利开展档案管理工作，还令管理过程变得特别混乱，进而影响单位内部其他工作进度，导致事业单位难以实现长期发展目标。

3.档案管理资金投入少

由于事业单位不够注重档案管理工作，很少为这项工作投入资金和人力资源，又无法凭借自有资金推动档案管理的信息化建设。尤其是最近几年，有些事业单位开始减少投入资金，未及时更新档案管理设备，没有制定与国内档案管理信息化发展相符的优化策略，因此，无法抓住机遇，调整档案管理模式，这令单位的档案管理基础极其薄弱，甚至有的单位仍使用着传统的纸质管理方法，没有主动尝试先进的互联网技术，使其档案管理信息化建设极其缓慢。传统的纸质档案管理方法不仅要投入大量时间与精力，还会影响管理者的心态，导致档案资源的优化与保管建设进度难以加快。有些事业单位虽设立了信息化平台，但进入平台后仍采取人工搜索或人工收集等方式，不利于档案管理的信息化发展。

4.档案人员综合能力低

进入信息时代后，事业单位的档案管理人员若不主动提高自身综合能力就很难达到理想的档案管理效果。在当代社会，工作质量与效率能否提高与人才的专业水平息息相关，在事业单位内部也是如此，只有档案管理者的专业水平较高且有良好的互联网素养，才能循序渐进地开展档案管理工作，发挥各种档案资源的最大化价值。如今，国内的事业单位档案管理效率虽然有所提升，也引进了大量的优质人才，但这些人才的本专业并非档案管理，参与档案管理工作时很难于第一时间找到问题的关键并及时解决。另外，很多事业单位没有意识到档案管理的作用与意义，在档案管理期间过于随意，甚至没有依照单位的要求及相关标准执行各项工作，这是档案管理效率难以提高的根本原因。

5.档案安全管理不到位

网络风险因素是事业单位难以提高档案管理效率的另一个原因，很多事业单位由于没有构建与时俱进的档案管理系统，未及时更新档案管理技术或相关设备，抑或管理人员的综合素质较低，未投入大量时间与精力去维护现行的档案管理系统，没有及时更新相关技术或展开全方位的日常监管而影响档案管理质量。从目前的情况来看，事业单位还要做好信息技术整理工作，分析可能出现的安全隐患，加快信息化建设进度，运用各种切实可行的安全控制手段应对可能发生的种种危机，档案管理信息化既是事业单位进行事业创新发展的必经之途，又是社会发展的必然趋势，是档案管理面对信息化时代必须做出的改变。只有规避随意的档案管理方法，营造出更加严谨的档案管理防控氛围，提高档案管理安全系数，引进各种安全防控技术，事业单位才能灵活应对档案管理期间的各种风险。

三、信息时代事业单位档案管理的改进策略

1.提升档案信息管理重视度

事业单位若要提高自身的档案管理水平，就应注重日常管理工作，将档案管理视为关键的任务之一。只有高度重视档案管理工作，投入大量的时间精力与资金，为档案管理配备优质设备，加快信息化档案管理工作制度建设，在展开绩效管理时将档案管理视为最重要的考核指标，才能实现预期管理目标。在此期间，事业单位可根据实际需求调整档案管理规划，提高档案管理者的专业水平，使其养成专业意识，同时也要进行和档案管理有关的科研活动，加大对档案建设工作的宣传力度，营造出更浓厚的档案管理改革氛围，让档案管理人员意识到档案管理信息化建设的作用与意义。另外，主动申报各种可推进档案管理工作的资金，运用社会各界及政府的力量加快信息化档案管理建设进度。

2.完善档案信息化管理制度

提高档案管理规范性的关键在于制定切实可行的档案管理制度。比如，在进入信息时代后，通过调整档案管理模式与方法，优化档案管理制度，将该制度的指导及发挥作用体现出来，进而达到更理想的管理效率。在实践期间，事业单位要高度重视档案管理工作，意识到这项工作对单位长期发展的作用。只有如此，才能根据档案管理期间出现的种种问题及实际需求，对档案管理制度做出灵活调整与优化，在实践期间检验该管理制度是否可行，并根据实践期间发现的问题做出调整与优化，以期发挥该制度的最大化作用。当然，事业单位还要重视档案管理理念的革新，具有与时俱进的信息化管理理念，通过信息化理念及手段提高档案管理效率，再结合科学、合理的档案管理制度及各种网络信息技术进行全方位的管理工作，这不仅能纠正档案管理期间的种种问题，还可形成更加创新的档案管理模式，把档案价值充分体现出来，令事业单位凭借着高效且合理的档案管理实现长期发展目标。

3.加大档案信息化建设资金投入

政府可通过为事业单位提供适当的资金或设备资源等方式，加快档案信息化建设进度，通过优化基础设施推进档案信息化发展。需要知道的是，事业单位有很多档案资料都属于机密性资料，必须基于具体的工作情况及条件，对相关软硬件设备加以完善。在此期间，应高度重视建设档案信息化数据库，依照规范流程对档案资料进行数字化处理，再按照事业单位的规章制度归档不同的电子档案。确保在数据库中收录所有和事业单位有关的档案，利用涉及各个方面信息的数据库资源加快事业单位的信息化建设。为突出这项建设工作的时效性，事业单位的领导人员及管理者必须高度重视相关建设工作，为此类建设项目投入大量资金，利用专项建设资金优化单位内部的基础设施，妥善维护或保养已有设备，以期延长相关设施设备的使用寿命，为档案信息的查阅或记录奠定设备基础，让档案管理人员以更加便利的方式开展工作。

4.提高基层档案人员专业性

进入信息化时代以来，能否及时获取数据信息，既与单位的发展息息相关，还是体现不同单位人力资源的重要因素。由此可看出，事业单位如果要实现创新型的档案管理模式，就必须重视人力资源。这就需要事业单位意识到培养综合素质良好的档案管理团队的作用及意义，并将提高档案管理队伍的综合素质视为核心任务。

首先，事业单位要根据档案管理实况，灵活运用线上培训、组织专题讲座等方法培养或提高档案管理者的专业水平，使档案管理者通过各种方式提高自身的专业素质，具有符合时代要求的档案管理能力。

其次，针对档案管理者的道德素质展开全方位培训。在培训档案管理者期间，既要提高其专业水平与道德素养，还要注重对管理人员的信息素养培养，可通过新老员工分组配合的方式提升彼此的综合实力，使所有档案管理人员学会以现代化技术提高档案管理效率。

最后，制定和档案管理有关的考核制度，如采取定期考核，激发档案管理者的学习热情，使其主动学习、了解各种与时俱进的档案管理技巧与知识，运用这些先进的知识与技能提高管理绩效。

5.加强档案信息化安全管控

事业单位若要保证档案管理效率、突出各种档案资源的最大化作用，就必须注重档案管理信息化的安全问题。比如，注重日常风险甄别工作，深入了解档案管理的信息化流程，确保档案管理与各项责任与要求相符，找出档案管理期间的各种潜在风险，依照规定做好各项检查工作，定期更新管理设施，加快局域网建设进度，做好在线上传播核心档案的各项管控工作，持续研发可稳定运行、低风险的档案数据信息共享系统，以此满足信息时代对于档案资源的应用需求，为档案的应用及交流营造安全的网络环境。同时，制定涉及各个方面的安全监督评估体系以及完善合理的档案数据信息编写、处理及审核办法，动态判断各种潜在风险。通过涉及各个方面的实时监控，提高网络档案数据信息的安全系数。总之，进入网络时代后，档案安全管理的重点在于注重信息化建设，明确档案管理的具体范围内容及管理重点，再制定切实可行的档案管理制度，明确当下及往后可能出现的风险因素，再运用各种信息化技术调整档案管理方法，提高档案管理者的技术水平与专业水平，根据时代需求展开档案管理工作。

四、结语

综上所述，时代的持续发展使档案管理成为事业单位最重要的任务之一。但时至今日，仍然有很多事业单位存在没有制定科学合理的档案管理制度、相关管理者综合素质较低等问题。事业单位可在经营发展期间构建综合素質较强的档案管理队伍，投入更多的时间与精力构建信息化档案管理平台、数据库等方式，提高档案管理效率与质量，为事业单位的长期发展奠定扎实基础。

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（作者单位：鱼台县教育和体育局）

作者简介：魏书桦（1978—），女，汉族，山东济宁人，本科，中级馆员，研究方向：文书档案。