浅议医院档案信息资源的利用研究策略

摘 要：医院档案能够全面、真实、客观地记录医院的发展过程，具有重要的学术价值、文化价值和社会价值。但从实际情况来看，医院档案信息资源开发利用未得到重视，存在档案资源利用意识匮乏、信息化管理水平程度不高、档案管理机制不完善等问题。本文以福建某三甲医院为例，简要阐述档案信息资源的价值意义，并深入剖析该医院档案资源利用存在的问题，力求找到提升档案资源利用的策略。

关键词：医院档案；价值；利用；策略

医院是关乎生命安全的公共卫生机构，对人民健康与社会发展都有着重要作用。在医院发展过程中会产生很多档案信息，档案的原始性和真实性特点使其能如实反映医院发展历程，为医院发展和创新提供最初始、最本真的数据支撑和研究资料。然而，在現实生活中，医院只是对各类档案信息资料进行简单的整理、汇编，存在“只管不用、重管轻用”的现象，没有“主动上门”服务的意识。早期医院档案管理人员也只注重档案信息的管理，往往要等到其他部门来查找时才提供相关档案材料，绝大部分的档案信息资料都被“束之高阁”，大大降低了医院档案的利用价值与作用。医院各类档案信息的有效利用，不仅可以为医院文化发展与建设提供数据支撑，还可以为医院宣传以及教学、科研等提供有效的理论依据，从而推动医院全面、可持续发展。

一、医院档案信息资源的价值与意义

医院档案信息资源具有学术价值属性，能够为医疗、教学、科研等学术活动提供重要参考。医院科研、医疗、人事、财务等档案是一种重要的知识资产，其对医院临床研究、教学实践等科研管理工作具有十分重要的意义。医院除了救死扶伤，还是重要的科研基地和平台，为各种疑难杂症的解决发挥重要作用。医务人员在开展具体科学研究和实验时，会根据自己的研究方向对医院相关专业档案数据进行比较、研究和分析，以确保开展研究的有效性和科学性，这不仅提高了医务人员科研和医疗技术水平，也让患者享受更加优质、高效的诊疗服务。比如，医院为了对某个专科疾病进行调查研究，通过档案信息系统查询和调取一个时间段内相关专业疾病的档案资料，包含该专科疾病的病患症状、治疗过程、效果、治疗难题等一系列资料，并进行系统的比较分析，从而找到治疗该疾病的突破点和创新思路，为医学专科建设和发展做出贡献，也可以为医院医疗成果推广提供重要支持。

医院档案信息资源具有文化价值属性，能够为医院文化建设与发展提供数据支撑。医院文化在医院建设和发展过程中发挥着重要的功能和作用，因此，医院文化建设越来越受到重视，而医院档案是医院文化建设的重要数据依据和思路启发。医院档案真实记录了医院文化的发展过程，医院工作者通过查阅档案再进行文字润色，医院的院训、口号、使命、愿景等内容就是如此产生的。同时，还为医院文化建设提供丰富的数据和指导资源。医院档案是重要的第一手材料，不仅可以实现对医院发展历史和精神的凝练，也可以为医院文化建设提供丰富的素材，通过档案挖掘出精品和特色资料，形成独具特色、优质的文化产品，帮助医院树立良好的形象，提升医院文化魅力，加快医院文化建设发展步伐。医院往往会通过建立院史馆、成果展等形式来展示医院多年来的发展事迹和成果，而院史馆的大量资料和图片都来源于医院档案。另外，医院想要打造独具特色的文化产品和文化品牌，就需要了解医院的历史发展进程，而医院档案正是见证医院发展的原始资料和历史记忆。比如，为庆祝建院85周年，重修院史、重建院史馆，而这些资料和内容都要从医院档案中总结、提炼，以此真实再现医院的光辉历史和发展过程。此外，我院的院训、办医理念、文化内核、“附一文化”“附一精神”等精神文化理念都是对医院档案精髓的提炼和升华。

医院档案信息资源具有社会价值属性，为医院可持续发展和社会稳定提供重要支持。档案信息是医院决策的重要参考依据，可以帮助决策者全面了解医院的发展历史，总结医院发展经验，合理规划医院的发展方向，对医院可持续发展发挥着重要作用。随着现代化和信息时代的到来，医院可以通过信息化技术和手段，实现不同医院、学科学术研究资源的共享，利用多学科之间的档案信息数据进行统计分析，分析学科疾病之间的内在联系与规律，推动多学科建设与发展，从而推动医院整体医疗水平的提升。同时，医院是社会整体中的一个组成部分，具有公益性质，是治病救人、保障人民身体健康的卫生事业单位。医院档案资源的有效利用推动了医院医疗水平和服务能力的提升，医疗服务水平的提高推动了患者满意度的提升，一定程度上保障人民群众健康和社会和谐稳定。比如，健康体检档案、疫苗接种档案等，医院相关部门对档案分门别类，按照特定的分类方法进行整合，并借助一些分析工具对档案数据进行分析，医生或临床研究者就可以针对有价值的体检信息给予患者重要的健康指导，或者作为研究数据，以期进一步保障人民群众健康和医学事业的进步。

二、医院档案信息资源管理与利用的现实困境

1.对医院档案信息资源的认知不够，缺乏利用档案的意识

医院往往把治病救人当作最重要的工作，但是对档案管理工作并不重视，认为只是医院的常规工作，导致档案信息无法得到有力的开发，其价值也不能被有效利用。一方面，是医院管理者对档案工作不重视，把档案工作视为从属、次要的行政管理工作，认为档案只是一堆数据和资料，只要把档案保存、保管好就可以了，并没有发挥其真正的价值。医院各个专科、学科的档案信息经过稍加整理就被送到档案室保存，除了特殊情况需要调取外，这些档案可能就会成为一堆“废纸”，等待着保存期一到就被销毁的命运。比如，为避免病人个人隐私信息、资料等泄露，同时也为了避免不必要的医疗纠纷，医院的病历档案一般不允许调用，更不可能去开发利用这些档案了。我院的管理层及档案工作者对档案不够重视，把档案管理当作一项简单的接收工作，只是把档案信息资料简单地接收、堆放到相应区域，并没有对其加以判断、分类，导致档案失去利用的价值。此外，为节省人力成本，医院档案工作者大部分是兼职，专业技能和水平不足，对归档、查找等档案管理流程不够明晰，导致档案资料混乱无序，档案查阅困难，甚至无从查找，经常出现档案资料缺失或信息错乱，常常要耗费大量的人力、物力去分辨和寻找，档案信息资源的质量无法保障，更无法有效利用档案。

2.医院档案信息化程度不高，难以发挥档案的价值

档案管理信息化是档案开发利用的重要基础，没有档案资源的信息化，档案资源的利用场景和途径则会大受限制。随着现代信息技术的发展，医院档案管理越来越倾向于信息化管理模式。大部分医院已经开始采用信息化手段对档案进行管理，但档案管理模式转变需要时间，一些医院无法快速转换管理模式，对新产生的医院档案采用双轨制保管机制，即纸质档案和电子档案同时保存，但这样就会造成档案管理的混乱，纸质档案的信息化加工远远不够，电子档案资源也不够丰富，无法真正发挥档案资源的开发和使用价值。由于网络环境的复杂性和不稳定性，档案信息资源的安全性也会受到威胁，限制了档案资源的有效开发利用。医院有多个院区，为实现多院区协同发展，推动多院区、多学科之间的档案资源共享，引入了专门的档案管理系统，连接各个院区的档案信息资源，但由于档案资源更新、上传档案系统不够及时，各院区之间的档案系统不兼容等因素，档案资源的利用和共享仍然存在一些问题。

3.医院档案管理机制缺失，医院档案信息资源利用率低

医院档案利用率低，除了医院管理層和档案管理者认知不够、档案信息化程度不高，还有一个很重要的原因是档案管理机制的缺失。没有完善的档案信息化管理机制，就会导致档案信息资源像“一盘散沙”，无法发挥档案资源的价值。比如，医院档案管理人员在档案移交的过程中，由于没有统一的管理标准和规范，没有建立规范、统一的档案管理接收、审核等机制，导致档案室接收到的档案资源不够完整，一些档案工作人员专业水平也不高，无法鉴别和认证该档案的利用价值，盲目接收一堆没有价值的档案资源。此外，随着现代信息技术和社会的发展，医院没有及时跟上档案管理工作的时代变化以及综合需求，这在很大程度上影响档案管理工作的正常部署、管理和档案资源的有效利用。管理制度的缺失对于医院档案管理工作造成的负面影响正在不断加重，一些档案管理者受限于老旧制度的制约，无法对档案管理进行创新，使得档案管理工作无法得到足够的保障。

三、提升医院档案信息资源管理与利用策略

1.加强宣传，提高对档案信息的重视

由于医院档案管理工作得不到重视，对档案信息资源利用产生不利的影响，因此，医院管理层要充分认识档案管理工作的重要性，将其纳入医院发展规划之中，根据医院实际情况，创新档案管理模式和方法，以科学、有效的方式加强档案管理工作的宣传教育，营造人人重视档案的良好氛围。在日常档案管理实践中，医院管理层可以邀请省内外档案管理专家进行指导授课，提高档案管理人员专业知识和理论知识，加强档案管理人员对档案管理与利用的重视程度，不断提升档案管理工作的业务水平与专业能力。医院通过加强宣传，提高档案资源和利用的知晓率，提高档案管理工作的重要性，不仅为医院档案资源开发提供良好支持，也确保了医院档案资源能够得到有效利用。为进一步加大档案的宣传和利用，一是通过医院官网、微信公众号、短视频、媒体报道等多种方式扩大档案工作的宣传范围，不断输送新鲜的档案和档案管理知识，拓宽档案管理人员的眼界，提升全院职工利用档案的意识；二是通过档案知识趣味赛、专家讲堂等形式对档案管理工作人员进行科学、系统的培训，提高其专业水平与技能；三是增强档案工作人员主动服务的意识，及时听取档案需求主体的反馈意见，创新档案编研工作，不断优化档案服务的程序和丰富档案内容，实现档案信息资源利用最大化。

2.加大投资力度，完善档案信息化建设

俗话说，巧妇难为无米之炊。医院要加大对档案工作的投入力度，只有引入先进的档案管理信息系统和设备，才能充分发挥档案的利用价值。因此，医院加大档案方面的资金投入，完善档案信息化建设，对提高档案信息资源的利用效率至关重要。通过现代信息管理技术，不同部门之间、不同院区之间可以实现档案资源共享，大大提高了档案信息资源的利用率。医院要完善档案管理信息技术，需要在人力、物力及技术等方面加大投资力度，不断完善、改进档案管理信息系统，加大档案管理人才的培养力度，为档案管理工作提供良性的工作环境，从而使档案资源得以充分发挥利用价值。除了档案管理人员要不断提高信息化管理水平，医院各部门之间也要积极配合档案管理工作，保障档案资源来源的正确性和完整性，减少因整理档案信息资源而带来不必要的人力资源损耗，

同时，也能够为使用者的研究提供数据保障和支撑。近年来，医院通过招标引入专门的档案管理系统，运用科学的档案资源检索方式，提高了档案资源收集、归档、查找的效率和质量，为医院全体职工档案信息资源利用提供极大的便利。同时，为提高档案信息化应用水平，医院根据当前档案的实际情况及多院区发展实际，合理运用现代化技术和管理手段，减少了档案管理过程中不必要的人力、物力的浪费，逐步实现不同院区、不同档案信息系统的资源融合、共享。

3.创新档案管理机制，提高医院档案信息资源质量与水平

医院档案涉及人事、科技、病历、文书、财务、审计、后勤等各方面的内容，见证医院从无到有，从弱变强的发展历程。随着医院不断发展，医院档案信息资源也成倍增加，档案管理难度也不断提高，如果没有完善、科学的管理机制，档案管理将会出现无序状态，大大降低档案管理质量与水平，档案资源的利用价值也会受到影响。因此，医院要结合时代发展和实际需求，对档案管理过程中存在的问题提出对策，创新档案管理模式，同时根据国家相关法律规定，制定科学合理、符合医院实际的档案管理制度，优化、规范档案管理工作。同时，在信息化时代，尤其是5G时代背景下，档案信息资源面临着网络窃取、非法盗用等威胁，医院要加强档案信息化建设，保障档案管理的规范性，保障档案信息资源的安全与使用。档案利用者也要遵守档案资源使用相关管理规定和技术标准，对档案资源进行深入开发和利用，提高档案资源的利用率。因此，医院加大对档案管理制度的落实力度，严格要求档案工作人员和档案需求主体按照规章制度开展档案管理与利用工作，同时完善相应的考核、奖惩机制，年终给予优秀档案管理者、利用者绩效奖励，激发档案管理人员和利用者的积极性，使得档案管理更加规范，档案利用更加高效。

四、结语

总而言之，医院档案信息资源的有效利用与开发，对医院科学决策和医疗质量提升等方面都有着重要的作用。医院要加强档案资源利用意识和档案管理意识，提高档案管理工作的地位和价值。同时，医院也要顺应信息时代发展变化，加大对档案管理工作的人力、物力支持，完善档案信息化建设，优化档案利用和开发途径。此外，医院管理层和档案管理人员也要紧跟国家相关规章制度的更新变化，创新档案管理模式，完善切合实际、科学有效的档案管理制度，持续提高档案管理质量与水平，充分发挥档案资源价值，为医学研究和医院可持续发展做出贡献。

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（作者单位：福建医科大学附属第一医院 ）

作者简历：林晓丽（1991—），女，汉族，福建三明人，硕士研究生，助理馆员，研究方向：档案管理，公文写作。