公立医院电子会计档案管理问题与对策研究

武启峰 张萌洁 徐庆峰

摘  要：随着信息技术的跨越式高速发展，传统的会计档案管理模式已无法跟上时代发展和精细化管理的要求。档案管理也不再是面对没有生命的纸张，仅做搬运工作。如何把档案管好、管活，使其重新焕发出信息时代数字跃然眼眸的活力，是摆在管理者面前的又一崭新课题。本文从档案信息化建设的政策入手，通过分析现状与问题，给出了建设会计电子档案的思路和落地措施。

关键词：电子会计档案；数字化票据；信息共享；图像采集

Abstract： With the rapid development of information technology by leaps and bounds， the traditional accounting archives management model has been unable to keep up with the requirements of development of times and delicacy management. Archives management is no longer about dealing with lifeless paper and only doing transportation. How to manage the archives so that they can rejuvenate in the information age is another new topic for leaders. Based on the policy of archives informatization construction， this paper proposed the ideas and implementation measures for the construction of accounting electronic files by analyzing the status quo and problems.

Keywords： Electronic accounting archives; Digital bills; Information sharing; Image collection

随着基于互联网的新业态、新模式蓬勃兴起，电子发票、电子客票、银行电子回单等电子会计凭证的应用在我国逐渐普及，加之各单位信息化建设水平和精细化管理水平的日益提升，包括会计凭证、账簿、报表等在内的会计资料越来越多地以电子化形式生成、传输、存档。[1]虽然各类单据的电子化传递极大方便了使用者，但在传统会计档案管理向电子会计档案管理转变的过程中，依然存在一些关键问题需要解决，诸如单据的电子化标准、生成规范、合规性约定、电子格式和风险防范等，所以迫切需要在新旧模式衔接实践中对存在问题分析研究，并據此提出针对性的解决措施，助力电子会计档案管理顺利实行和落地。

1 实施电子会计档案的政策背景和必要性

1.1 政策背景。为更好地适应我国经济社会的快速发展和电子信息技术的广泛普及，2015年12月14日，财政部和国家档案局联合下发最新修订后的《会计档案管理办法》，自2016年1月1日正式施行。这是《会计档案管理办法》自1984年印发以来，经过1998年首次修订之后的二次修订。新《管理办法》的变化主要体现为五个方面：一是完善了会计档案定义和范围，二是新增并明确了电子档案管理要求，三是完善了会计档案销毁程序，四是明确了会计档案出境管理要求，五是明确了会计档案定期保管期限。其中，最为令人瞩目的变化是新《管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力，明确了电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理。

新《管理办法》的实施为会计电子档案提供了有力制度保障和遵循。同时，各类电子会计凭证的应用逐渐普及，国家层面也陆续发布文件在全国范围内开展试点工作，为推进电子票据的稳步应用提供指导。

2015年国家税务总局正式启动增值税电子普通发票试点工作，会计凭证电子化自此步入快车道；2017年财政部启动财政电子票据试点应用工作；2020年上半年，国家税务总局启动增值税专用发票电子化试点工作；同年12月在全国新办纳税人中实行增值税专用发票电子化；2019年4月，国家档案局办公室、财政部办公厅与国家税务总局办公厅联合发布《关于开展电子发票电子化报销入账归档试点工作的通知》；2021年2月上述部门与商务部办公厅再次联合下发《关于进一步扩大增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作的通知》，推进电子发票在更广泛的地区和行业进行试点，为下一步电子发票的铺开做充分调研准备。

2020年3月，财政部和国家档案局联合制发《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，明确了合法的电子会计凭证、电子会计档案与纸质会计凭证、纸质会计档案具有同等效力，承认了电子会计凭证的法律效力，提出电子会计凭证电子化单轨制报销入账归档全流程电子化的要求，加强了对会计、档案工作领域的具体指导。

1.2 实施的必要性。电子会计档案相较纸质具有更多优势。相较于纸质档案，电子档案能够实现基础数据采集、数据规整、自动生成凭证和报表等一系列标准化、智能化流程。其优势主要体现在节能环保、高效检索、降低管理成本等三方面。[2]

首先，在我国建设资源节约型、环境友好型社会的大背景下，电子档案能在最大程度上减少纸张、油墨的使用，减少木材等自然资源消耗，助力绿色发展、循环发展、低碳发展。

其次，电子档案可在计算机等端口通过检索功能实现数据共享和查阅功能，根据各类人员的岗位职责进行检索范围的授权分配，并且在此基础上进行更深层次的大数据分析，在数据利用率上远远优于纸质档案。

2 电子会计档案管理的现状与问题

2.1 信息化基础薄弱，难以提供技术保障。信息化、智能化的电子会计档案管理涉及与多个系统对接，对一个单位的信息化建设水平有较高要求。单位若受制于资金投入和管理水平，对信息化软硬件支持力度不足，未对信息系统进行必要的运行维护，则难以使电子会计档案管理达到目标效果。

2.2 电子会计档案的数据可读性与存储安全性存在漏洞。电子会计档案的存储格式较多，包括PDF、OFD、WORD、EXCEL、TXT、JPG、DBF等，数据库代表包括Oracle、SQLServer等。

电子格式的多元性为数据可读性带来了以下风险点：一是从不同系统中提取的数据，需要开发人员进行技术对接，使之能够转变为可用、准确的会计语言，存在一定的技术要求；二是数据格式的更新迭代可能会造成老旧的电子数据无法读取；三是对于拍照或者扫描而来的数据源，存在图像分辨率过低从而导致识别读取困难的风险。

从数据安全性来讲，相比于纸质凭证存储载体的单一性，电子凭证可在计算机、硬盘、光盘甚至云端进行存储，因此需要更高级别的技术保护。

针对电子储存的数据，一是电子档案对电子设备的依赖性强，可能存在特定的磁性介质因磁性消失而导致数据损毁灭失的风险；二是存在网络病毒和黑客攻击的风险，可能对各类数据进行删除、新增、篡改，以达到窃取商业机密、干扰市场行为的目的，对电子会计档案的安全性带来巨大挑战。

2.3 电子发票的真伪查验、重复报销。由于电子会计凭证的纸质打印件具有易篡改、易复制且难察觉等特点，如果不能依靠软件系统进行发票真伪检验和查重检验，规避可能存在的重复报销、虚假入账、篡改信息的漏洞，则存在重大的内控缺失。

3 电子会计档案管理改进措施及建议

3.1 形成制度、明晰赋权，保障电子档案安全可用。单位应根据自身管理要求、业务流程标准、信息系统建设等实际情况形成制度，制定适应自身需求的会计电子档案工作规范，对电子档案的获取、审批、入账、归档、移交、保管、借出、备份、鉴定销毁等方面做出具体工作规范和要求，指导现实工作。尤其要明确岗位责任和安全保密制度，做到有章可依。如何保障档案数据的安全性和可用性？

首先，应在制度中规范电子档案备份的具体流程和要求，如实时或定时将电子档案备份至硬件设备或云端，进行备份核查、定期检查，做好库房管理，避免因电子数据自身不稳定性、自然灾害、人为破坏而造成数据丢失。

其次，严格设置各岗位权限，尤其要慎重配置档案“增、删、改”权限，可考虑设置修改数据、单据附件条件下的多级审批，另外还可以采取数字签名、添加水印、双向加密等方式防止篡改。同时，移交会计电子档案时，应当将电子档案及其元数据、读取平台（软件）一并移交，保证新旧数据的长期可读性。

3.2 技术把关、严防漏洞，保证信息系统平稳运行。会计档案的全流程電子化管理离不开信息系统的支持，一套严密成熟的信息系统是实施电子档案管理的基础保障。单位应在已有报销系统和会计核算系统基础上，根据自身管理需求，评估软件开发公司的技术能力，最终选择是在现有系统中新增加档案管理模块，还是直接选用成熟的档案管理软件与本单位现有软件进行对接。

从源数据的接收上，信息化系统应支持从PC和移动端的各类软件、微支小程序等多端口获取数据，在识别电子资料来源真实、有效后，及时进行分类规整。同时，利用高速扫描仪、手机、报账机等端口进行实体附件的图像采集。

在收集好附件及数据后，系统即刻进行单据附件分类归档和数据规整，及时进行信息传输，避免后期大量信息冗余。在系统能够有效接收、管理和利用电子档案的同时，还应当建立起电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系，保证线上线下档案的相互对照。在数据的再利用方面，系统应能实现多条件下的检索功能。同样地，针对查询借阅功能，应设置不同人员的查询权限。

3.3 对照要求，熟用管理工具，规范电子会计凭证报销入账。单位在具备条件时通过软件系统进行电子会计凭证的查重检验和收管。对于从外单位取得的电子发票，不能仅使用电子发票的纸质打印件报销入账归档，应当同时保存电子发票的原始PDF或OFD文件，并建立线上电子会计凭证与线下纸质会计凭证的检索关系。同时加强报销审核，杜绝仅将电子会计凭证作为报销入账的唯一凭证。

4 未来电子化会计档案建设展望

电子会计档案的推行是适应新形势下电子商务、电子政务发展的必然选择，是推进绿色低碳可持续发展的有效手段，是会计凭证报销入账归档全流程电子化的最终结果。确保电子会计档案的真实、完整、可用、安全，是实现后续精细化管理的根本基础。可以预见在不久的将来，数据造假将变得更加困难，视频、音频也可能成为有价值的会计档案材料，交通票据自动推送无需取票，各类电子发票也能自动获取。信息化时代的大浪潮下，推动电子会计数据的深度开发和有效利用，将为单位决策和管理提供更多维度、更具参考价值的会计信息。

*基金项目：2022年度河南省档案科技项目（2022-R-008）；河南省软科学研究计划基金资助项目（222400410444、222400410278）；河南省医学科技攻关软科学研究基金资助项目（RKX202002002）；河南省医院协会医院经济管理研究基金资助项目（HNYYJG-20202-06A）。

参考文献：

[1]钟晓燕.电子会计档案管理存在的问题与对策[J].质量与市场，2022（06）：142-144.

[2]谢荣娟.电子会计档案管理应用研究[J].财经界，2021（23）：157-158.

（作者单位：河南省人民医院  武启峰，硕士研究生；张萌洁，会计师；徐庆峰，高级会计师  来稿日期：2022-10-20）